论档案形成者

摘  要：档案实体形成者、档案事物管理者和档案信息利用者，为档案活动三主体。档案形成者是档案实践本体的代表，处于第一主体的地位，是整个档案体系中的意义创造者。档案形成者具有突出的实践性与广泛性，分为个人形成者与机构形成者，并以机构形成者为主。他们具有形成与运行文件、临时保管档案实体和整理归档的职责，并对自己形成的档案具有所有权，这些职责的主要承担者是特殊责任形成者。档案形成者在形成档案的过程中会产生一种较明显的意识惰性，需要提升档案意识和加强制度保障加以克服。

关键词：档案;档案主体;档案形成者;档案实体;惰性律

Abstract： The archival entity formers， archival thing managers and archival information users are the three subjects of archival activities. The archival formers are representatives of the ontology of archival practice， in the position of the first subject， the creators of meaning in the entire archival system. Archival formers have a prominent practical and extensive nature， divided into individual and institutional formers， and dominated by institutional formers. They have the responsibility of forming and running documents， temporary custody of archival entities and organizing and filing， and have ownership of the records they form， and the primary bearers of these responsibilities are special responsibility formers. The process of forming Archives creates a more obvious consciousness inertia that needs to be overcome by raising archival awareness and strengthening institutional safeguards.

Keywords： Archives; Archives subject; Archival formers; Archival entities;Law of laziness

1 引言

筆者这里所说的档案形成者，是指档案实体的形成者而非档案事物的形成者。档案实体是指作为档案的基础与本源的文件与零次文献，即形成档案前的原始符号记录（或称“文件及其他原始记录”）。

档案实体的形成者（简称档案形成者）、档案事物的管理者（通常称为档案工作者）与档案信息的利用者（通常称为档案利用者），笔者称之为档案三主体。

在中国档案学界，对档案工作者和档案利用者的研究较多，对档案形成者的研究很少，对档案三主体的整体性研究就更难得一见。档案形成者在三主体中具有前提与主导地位，是档案实践本体的代表，对档案和档案工作都具有至关重要的意义。在认识上、理论上解决档案形成者的问题，不论对档案学理论还是档案工作实践，都具有重要意义。同时，将档案形成者纳入到档案主体的范畴中，建立档案三主体的概念，才可以补上整个档案主体逻辑链条上的一个关键的纲领性的环节，整个档案主体的逻辑链条才能完整，才能纲举目张。

没有档案形成者，何来档案的形成，何来档案的管理与应用。所以，档案形成者的问题，是档案学的一个重大问题。关于这个问题研究的缺失，是一个重大的缺失。同时，解决档案形成者问题，是进一步解决档案三主体及其相互关系的问题的前提。解决了这些问题之后，档案主体理论才是比较完整的成型的理论。

关于以上问题，学术界此前缺乏整体的有针对性的专门研究，但也不是完全没有涉及，在档案著录、档案意识、档案定义等相关问题中都有所涉及。但此前的研究缺少独立的档案形成者的问题意识，少见较完整的有针对性的研究成果。本文将针对档案形成者问题进行专门研究。

2 档案形成者的概念与地位

2.1 关于档案形成者概念的一般表述

严格地说，档案形成者并不是档案事物本身的形成者，而是档案实体的形成者，即档案的本源——原始符号记录（简称原始记录，包括文件与零次文献）的形成者。档案形成者只是它的简称或习惯用法。他们是档案所对应的实践活动的主体，是在实践活动中形成与运用文件及其他原始符号记录并将其归档的行为主体，即档案实体形成的行为主体。

档案形成者的涵盖面极广，几乎包括所有人类实践活动的参与者，甚至包括档案工作者本身。他们包括“任何法人或自然人”或称“国家、非国有组织和个人”“国家机构、社会组织和个人”。创造档案实体的具体实践主体可能以“个人”为单位，但这些“个人”多是某一机构的成员，其创造档案实体的实践行为多是一种职业行为，这种行为的本质是群体行为的一部分。而且，一份档案实体的形成多数是多人协作的结果。所以，档案形成者的主要形式是具有专门实践对象的独立的单一社会群体。特殊情况下也可能为多元的群体主体（或称联合群体主体）。

关于档案形成者，学者们还有一种特殊方式的表述：“在任何一组这样的东西（文件）的背后，都有一个人格化的影子存在，或作为一个机关，或作为一个组织，或作为一个机关组织下设机构，或作为一个家庭以及个人。这一人格化的影子，就是这些文件的制作者和最初的实际拥有者。全部这些文件，就是围绕它背后这一个个人格化的影子（即文件的制作者和最初拥有者）的活动产生，并组成一个个单元。于是我们把这样的文件单元在这个单元内的文件称作档案。”[1]

此外，档案形成者与另外一个概念——档案所有者密切相关。在正常情况下，档案形成者就是档案所有者，他们是享有档案的所有权和知识产权的法人或自然人。这种所有权形式被称为自物权。由于档案是档案形成者在自己的实践活动中形成的，所以档案形成者（所有者）拥有最完整的档案物权——档案所有人有权利在合法的范围内对自己所拥有的档案进行全面、自主的使用和支配，享有占有、使用、收益和处分等最完整的物权。

2.2 相关标准、法规中关于“档案形成者”的规定

此前，学术界较少关注档案形成者问题，因此也缺少对档案形成者定义的理论阐释。而与档案形成者定義有关的主要是一些著录标准和档案法的相关定义：首先，“档案形成者”是档案著录项中不可缺少的内容，相关著录标准中皆有相关定义;其次，档案法中的档案定义一般也不会缺少关于档案形成者的内容。举例如下：

国际档案理事会2000年颁布的《国际档案著录通用标准》（General International Standard Archival Description，ISAD（G））将著录项“形成者”（Creator）定义为“个人或组织的活动中形成、积累和维护档案记录的组织机构、家庭或个人”。

法国《法兰西共和国档案法》（1979）中表述的档案定义：“档案是任何自然人或法人，任何国家机关和组织，或任何私人机构和组织，在执行自己的职能时制作的或收到的全部文件，它不受其形成日期、形式和制成材料限制。”[2]该定义提到的档案形成者是“任何自然人或法人，任何国家机关和组织，或任何私人机构和组织”。

我国现行的《档案著录规则》（DA/T 18-1999）中并没有对形成者及相关概念的表述，唯一涉及档案形成者的是著录项“责任者”，标准中将其解释为“责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人”。

2020版《中华人民共和国档案法》规定：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这里所说的档案形成者为从事社会实践活动的“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人”。

由以上可见，国内外相关法规当从整体上定义档案形成者的性质与范畴时，一般有两个基本点：第一，档案形成者包含所有实践活动的承担者，他们包括所有集体和个人，或所有自然人和法人;第二，档案形成者是档案内容的创造者，并对档案的形成、积累和维护负有责任。

2.3 档案定义中的“档案形成者”

多数档案定义都包括了档案形成者的要素，但表述不尽相同。1898年出版的《档案的整理与编目手册》（《荷兰手册》）给档案下的定义是：“某一行政机关或某一官员正式收到或产生的并指定由该机关或官员保管的文件、图样和印制品的总和。”“一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。”[3]该定义提到的档案形成者是“某一行政机关或某一官员”“一行政单位或它的一个行政人员”。

1953年出版的法国沃尔夫冈·利什根据阿道夫·布伦内克演讲、报告汇编的《档案学》给档案下的定义是：“在某一自然人或法人的法律性或事务性活动中产生，并作为以往活动之查考资料和证据存放在特定场所永久保存的文件和文献的总和。”[4]该定义提到的档案形成者是“某一自然人或法人”。

1975年版《美国大百科全书》给档案下的定义是：“‘档案是指政府机关（公共档案）、各种机构（机构档案）、各种企业（商务档案）以及家庭和个人（家庭和私人档案）所产生的各种文件记录，等等。”[5]该定义提到的档案形成者是“政府机关、各种机构、各种企业以及家庭和个人”。

1949年出版的殷钟麒《中国档案管理新论》一书给档案下的定义是：“档案者一机关中文书处理手续完毕后，集合收发文件及有关之附件，汇案编制，分别门类，庋藏箱橱，备长期参考之卷册也。”[6]该定义涉及的档案形成者是“一机关”。

吴宝康主编的《档案学概论》（1988年）给档案下的定义是：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。”[7]该定义提到的档案形成者是“国家机构、社会组织和个人”。

关于档案形成，从各种著述中可以归纳为两种基本情况：第一，将档案形成者归纳为“政府机关、各种机构、各种企业以及家庭和个人”，即从事人类实践活动的所有自然人与法人;第二，将档案形成者说成是“行政单位或它的行政人员”。这种情况在西方和中国近代（主要是民国时期）和现代早期比较普遍。

西方的档案观念以公共档案为主，所有其形成者常常被说成是“机关及行政人员”。如著名的《档案的整理 与 编 目 手 册》 （ Handleidin voor het ordenen en beschrijven van archieven，1898） 中，给“档案”所下的定义是： “某一行政机关或某一官员正式收到或产生的并指定由该机关或官员保管的文件、图样和印制品的总 和。”[8]英国档案学家希拉里·詹金逊爵士于1922年为档案下的定义是： “某一行政管理或行政事 务（ 无论为公共的还是私人的） 实施过程中所拟 就或使用，成为该事务过程的组成部分，事后由该 事务过程之负责人或其合法继承者保管以备不时 查考的各种文件。”[9]

中国近代（主要是民国时期）和现代早期人们的视界也主要局限于机关或企业。如：曾三同志在 1960 年认 为： “档案是本机关（ 包括工厂企业） 在工作和生 产中形成的文书材料、技术文件、影片、照片、录音 带等，经过一定的立卷归档制度而集中保管起来 的材料。”[10]

2.4 档案形成者在档案三主体中的地位

档案三主体，包括形成者、管理者与利用者。其中，档案形成者是第一主体，在档案三主体中具有逻辑在先和意义创造者的地位。

王荣声、王玉声曾这样阐述过档案形成者的重要地位：“档案的行为主体，乃是档案的核心所在。”“离开行为主体就没有档案，行为主体乃档案的核心所在。我们不能离开行为主体讨论档案的存在及社会意义。”[11]他们在这里使用了“核心”的概念来强调档案形成者的地位。除此之外，在档案三主体中档案形成者的地位还可以使用“意义创造者”“龙头”“前提与规定意义”“首要”“档案实践本体的代表者”这些更丰富、更准确的定位。从整个档案活动和档案体系而言，档案形成者的确是“核心”。但从档案管理而言，档案工作者无疑是“核心”。所以，使用一些更准确清晰的概念来定位档案形成者以及档案管理者、利用者更好一些。具体地说，档案形成者在档案三主体中具有如下地位：

第一，程序在前，顺序定位。与档案工作者与档案利用者相比，档案形成者在程序上处于前端，具有“龙头”“前提”“首要”的地位。没有档案形成者，也就没有档案工作者与档案利用者。

第二，逻辑在先，“形成定性”。档案形成者是档案的“意义创造者”，是“档案实践本体的代表者”。他们是创造档案的人类实践活动的承担者，没有他们，就没有人类实践，就没有档案实体。档案工作者与档案利用者的活动也就失去了存在的意义。档案形成者是对档案本身具有决定意义的主体，他决定了档案的内容是什么，档案的属性和所有权，档案的利用范围，等等，我们可以称之为档案的“形成定性”。与档案机构的“归属定性”一样，档案的“形成定性”也是由档案实践本体决定的，是档案实践本体论的内涵之一。

第三，档案管理的重要因素与依据。档案形成者的工作内涵对后续的档案保管与利用具有“规定意义”，如要“确保档案的著录能够反映共同形成者的观点、经验、表达和认知方式”。[12]

档案管理人员根据对档案形成者特别是对机构形成者的识别来进行档案的整理、著录、鉴定等工作，并最终转换成全宗、案卷等管理形式，以实现档案的有序化管理，并进而影响到了后续的检索、利用等诸多环节。“来源原则”说到底就是“机构形成者原则”。

第四，档案形成者在不同实践场景下会演变为档案利用者。档案形成者形成档案的目的就是在未来的实践中再利用这些档案。而且，这些形成者也是档案信息适用实践活动的承担者。所不同的是，利用者的实践场景和活动目的与形成者的实践场景和工作目的发生了变化，群体成员也会或多或少地发生变化。

在实践中，不论是本单位的档案形成者还是公共服务领域中档案形成者，它们都会在较大程度上与档案利用者发生重叠。这种重叠包括广义的重叠与狭义的重叠。从广义上来说，档案的形成者就是檔案的利用者，它们都是人类实践活动的承担者。从狭义上来说，即从具体的直接的重叠角度来说，在单位内部，两者的重叠度会很高;在公共服务部门，重叠度会相对低一些，但整体重叠程度仍较高。如：购房者利用的房产档案，多数是自己参与形成的。

总之，档案形成者是档案实践本体的行为主体，是实践行为的发起者与实施者，他赋予档案的意义与内涵。因此，档案形成者在整个档案体系中具有龙头意义，是整个档案体系中意义创造者，它对档案管理与档案利用具有前提与规定意义，在整个档案体系中处于首要地位，是档案实践本体的代表者。

2.5 档案形成者在档案管理体系中的重要性

就档案管理活动而言，档案形成者具有两个方面的重要作用：第一，档案形成者在逻辑上是档案的第一主体，他们形成档案实体并将其归档，是归档环节的责任人，所以他们是档案管理活动的“始作俑者”;第二，档案形成者在形成档案实体的过程中，会通过自己的实践活动，将种种烙印打在档案身上，形成种种“档案形成者要素”。所以，尽管档案形成者在完成归档使命后，并不直接参与档案管理工作，但这些“形成者要素”仍然在档案管理活动中发挥着重要作用，是开展档案管理活动的重要的依据要素。档案管理人员根据对种种档案形成者要素特别是对种种机构形成者要素的识别等，来进行档案的整理、著录、鉴定等工作，并最终转换成全宗、案卷等管理形式，以实现档案的有序化管理，并进而影响到了后续的检索、利用等诸多环节。著名的“来源原则”说到底就是“机构形成者原则”，实际上就是“档案形成者要素”在档案管理活动中发挥作用的一种具体反映。

3 档案形成者的特点与分类

3.1 档案形成者的特点是具有突出的实践性与广泛性

档案本体是实践本体，所以档案形成主体具有突出的实践性，即档案是主体在其实践活动中形成。从某种意义上讲，实践主体就是档案形成主体。“由于被称作档案的文件是拥有这些文件的行为者在其实践活动中制作或收到的原本文件，也由于建立一种体系对这些文件实现保管和利用乃是行为者实践活动的需要，因而我们说‘档案是人的社会实践的产物。”[13]

原则上讲，在现代社会，所有人类实践活动的参与者都是档案形成者，档案形成者具有极强的广泛性，所有人都与档案有关，都与档案的形成有关。从这个角度讲，档案形成者在人员组成上几乎等同于社会的全体实践者，这是档案形成者的一个重要特点。

档案在人类实践中无处不在，这一点在档案分类上有较充分的表现：有多少人类实践活动形式就有多少档案，就有多少档案形成主体。如《中国档案分类法》按人类实践活动领域将档案分为19个基本大类：A 中国共产党党务，B 国家政务总类，C 政法，D 军事，E 外交，F 政协、民主党派、群众团体，G 文化、教育、卫生、体育，H 科学研究，J 计划、经济管理，K 财政、金融，L 贸易、旅游，M 农业、林业、水利，N 工业，P 交通运输，Q 邮电，R 城乡建设、建筑业，S 环境保护、土地管理，T 海洋、气象、地震、测绘，U 标准、计量、专利等。这个分类体系充分体现了档案实践本体的思想，也反映了档案形成主体的实践性和广泛性。

3.2 档案形成者的分类

我们可以从多个角度对档案形成者分类，但无论从怎样的角度划分，归根结底都是实践的角度。

从实践内容角度，有什么档案，就有对应的档案形成者。我们可以按照《中国档案分类法》对档案种类的划分，将档案形成者划分为中国共产党党务档案形成者、国家政务档案形成者等19个基本大类。

从实践主体的存在形式角度，我们可以将档案形成者划分为个人形成者与机构形成者。个人形成者是指形成档案的行为是一种非社会性的私人活动。“机构形成者”或称“集体形成者”是指档案形成主体是机关、团体或其他人类实践活动单位。在多数情况下，档案形成活动是一种社会性活动。在这种情况下，个人活动是一种与组织机构有关的工作行为，这个组织机构内的所有个人，都是以组织机构一分子的形式存在的，是作为单位成员的角色存在的，他形成档案实体的行为是一种职务行为。机构或集体才是档案的真正形成者和所有权的归属者。机构形成者以单一单位为主，但也有一些档案实体由多个单位联合形成，即它们具有平行的多重来源。

在机构中，档案实体的形成者一般不会是单位的全体成员，但也不会只是单独的个人，档案实体的形成者往往包括许多参与者与相关人，我们把所有参与者与相关人称为“共同形成者”。这种非单独个人的“共同形成者”在机构形成者中具有普遍性，这是由社会性实践的集体性、分工合作性决定的。

从实践客体的所有权属性角度，我们还可以将档案形成者分为国有档案形成者与非国有档案形成者。

4 档案形成者的职责、权利与档案意识

原始符号记录的形成者因工作需要形成各种记录，他们对自己形成的工作记录具有相应的责任与权利，并形成一定的档案意识。

4.1 档案形成者的职责

这里所说的档案形成者的职责，并不是一个人的职责，而是一个单位内多个相关责任人的职责分工。一般来说由相关业务人员和行政人员（秘书、文书、办公室主任）等共同完成。

4.1.1 档案形成者职责综述。 一个事物从形成到消亡，是一个完整的生命运动过程。原始符号记录也不例外。所不同的是，转化为档案的原始符号记录具有两个既连续又相对独立的生命过程，因此我们又称之为两次事物。其中，首先形成的文件和零次文献为一次事物（人们通常只提到文件），档案为二次事物。在这两次事物运行过程中，原始符号记录的形成与管理主体、价值形态、管理空间等都有所变化。

如图1所示，以文件为例，原始符号记录二次事物的完整生命周期包括：文件起草与形成→文件的运行→临时保管→归档→档案接收与整理→长期保管→利用→销毁。其中，一次事物的运行过程与档案形成者的基本职责是：文件的起草与形成→文件的运行→临时保管→归档。

4.1.2 檔案形成者的具体职责

第一，形成与运行文件的职责。形成文件及其他原始记录（档案实体），是档案形成者全部实践内容和实践职责的有机组成部分，是应尽之责、应有之义。档案实体的形成过程，就是人类实践活动的过程，这是档案实践本体论[14]的重要内涵。档案形成者形成档案实体的职责，说到底就是其实践活动本身的职责。

档案学界关于档案形成与人类实践的关系，有较多的研究和较深刻的认识。如：“档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的……在社会实践活动中形成档案，便成为一种必然性和普遍性的社会现象。”[15]“档案是伴随行为主体行为过程而建立和形成的，离开行为主体就没有档案，行为主体乃档案的核心所在。我们不能离开行为主体讨论档案的存在及社会意义。”[16]

笔者不太赞同档案是人类实践活动的“副产品”“伴生物”的说法。因为形成档案实体是人类实践活动的有机组成部分，是“正产品”而不是“副产品”，是实践活动有机体的“内生物”而不是“伴生物”。就如同我们不能说我们身体的任何组成部分是“副产品”“伴生物”一样，我们也不能说档案实体是实践活动的“副产品”“伴生物”。如果是“副产品”和“伴生物”，就会被打入“另册”，就会被轻视或遗忘。只有正确的概念和意识，才能导致正确的行为和制度。所以，要强调实践行为主体的档案形成者身份，强调档案、档案工作与整个人类实践活动的同一性。只有这样，档案活动才会进入良性发展的轨道。

第二，临时保管档案实体的职责。档案形成者有在文件运行结束后临时保存档案实体的责任。在实践活动过程中，按照实践活动的程序，档案实体的产生总是有先有后的。一个项目，文件的运行有先有后;一个工作年度，文件的产生也会有先有后;等等。在这种情况下，档案实体常常并不能即时归档，需要由档案形成者临时保管。

网络管理的情况下，发生两个重要变化：一是即时归档越来越多。二是档案形成者的职责变成了基于系统管理的职责。在这种情况下，临时保存档案实体的情况仍然是存在的。如：一个工程项目的文件，需要在项目完成时整体验收、归档。这样，在项目整体完成前，就需要将已完成部分的文件在系统中设置为“暂存”状态。

第三，归档的职责。档案形成者在进行一项业务工作时，其最后一项职责是将这项工作的需要移交、归档的文件向档案部门移交、归档。完成这项工作，该项业务工作才算彻底完成，该项工作的全部价值的实现特别是后续价值的实现才得以保证。而移交的文件材料则进入到了“档案事物”的阶段。

1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：“第十一条 机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”“第四条 机关档案部门的基本任务是：（一）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。”

在实践中，部分单位实行档案部门归档的做法，这是错误的。首先，从实践过程看，归档是一项工作的最后环节，理应实践行为主体自行完成，这是实践行为主体应尽的义务;其次，文件的内容与形成者的实践活动具有一致性，只有文件的形成者有权利、有能力并有责任确认文件的属性，特别是确认文件的原始性、真实性、完整性。档案工作者不具有这样的权利、能力与责任，档案工作者只能扮演接收者的角色，不能担当归档者的职责。

4.1.3 不同岗位的档案形成者职责的区别。 从理论上讲，档案形成者在档案形成过程中的具体职责是由实践本体决定的，并成为档案实践本体的重要表现形式。

由于在实践活动中的分工的不同，所承担的角色、责任、职能等的不同，各单位的工作人员作为档案形成者的职责也各不相同。一般来说，每个档案形成者在档案形成过程中的角色分工、地位、重要性和具体职责及所形成档案的形式与内容等，是由其在人类实践活动中的业务分工、职位层级和具体工作内容等决定的。一般而言，档案形成者在实践活动中的地位越高、职责越重要，在档案形成过程中的地位也越高、职责也越重要。如各级领导和业务骨干。

依据在档案形成过程的职责，我们可以将档案形成者分为特殊责任形成者与一般责任形成者。所谓特殊责任形成者，是指在各种业务岗位上，有几种与档案实体形成关系较为密切、较为直接的岗位，如主管领导、办公室主任、文书、兼职档案员等，他们是直接承担本单位、本部门文件及其他原始记录整理、归档职责的人，或是直接承担该项工作领导职责的人，因此称之为特殊责任形成者或重要责任形成者。

在档案形成的特殊责任形成者中，有两类人需要我们给予重点关注：文书与兼职档案员。

文书，指各单位办公室中从事文件收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等工作的人员。他负有将文件及其他原始记录向档案部门移交、归档的职责，是各单位办公室中归档工作的直接责任人。

办公室之外，归档工作的直接责任人为兼职档案员。单位下属各基层业务机构皆需设立兼职档案员一职，具体负责本部门或者本项目组等基层业务机构的平时文件保管与年终或项目结束后文件及其他原始记录的移交、归档工作。

所谓一般责任形成者，就是在业务活动中，根据工作需要自然形成文件及其他原始记录的人，他们只负责自身工作中作为业务工作的组成部分的档案实体的形成工作，不对本单位、本部门、本项目组的档案实体形成工作负有特殊的直接的职责。

4.2 档案形成者的档案权利

档案形成者的档案权利，集中体现在档案所有权上。档案形成者对其在实践过程中形成的档案和档案信息分别行使档案所有权和档案信息产权。

档案所有权是一种自物权，即档案所有人有权利在合法的范围内对自己所拥有的档案进行全面、自主的使用和支配，享有占有、使用、收益和处分等最完整的物权，档案形成主体对档案的形成、收集、整理、保管、提供利用等，享有支配权。档案形成主体对其形成的档案以及档案管理具有相应的权利，不仅体现在档案收集工作中和其他档案工作中具有自由裁量权，还具体表现为选择权、支配权、监督指导权等权利。

从信息产权、知识产权的角度讲，档案所有者对档案信息则有享有、使用、公开、传播、加工以及许可使用或受益等的支配权。档案所有权说到底就是档案这一特定资源归谁所有的权利问题。随着信息资源在信息社会中的地位越来越重要，档案所有权也成为越来越重要的物权或知识产权。

4.3 档案形成者的档案意识

在所谓的社会档案意识中，档案形成者的档案意识最为重要。它是原始记录得以高质量地形成并以原始、真实、完整状态归档的前提。

4.3.1 档案价值实现的延时性与档案形成过程中的惰性律。 人是有主观意识的动物，他们的行为是有意识的行为。这种个体行为首先来源于个体需要，由需要而产生动机。

在正常情况下，如果档案形成者可以清晰地意识到档案对他的生活和工作具有直接的影响，会主动保存这些意义非凡的档案。“可以这样描述档案的形成者状态：文件的形成者或最初拥有者根据自己今后继续进行社会活动的需要，把自己在社会活动中形成的文件按照其社会活动特征整理并归档保存的一个文件集合体。”[17]

人或多或少都是有一些惰性的。这些“自己今后继续进行社会活动的需要”是一种延时性需要，是未来需要、长期需要，不是一种现实需要、急迫需要。而且，这些需要多数是一种集体需要而非个人需要。这样就导致档案形成者在形成档案过程中产生一种较明显的意识惰性，缺乏急迫感、现实意识和积极主动性，得过且过。笔者称这种现象为档案形成者档案意识中的惰性律。这种惰性律具有一定的普遍性，存在于多数档案形成者的意识或潜意识中。

4.3.2 克服惰性律的办法与措施。 简单地说，要克服惰性，做好归档工作，就要把握“意识在先，程序合理，制度保障，系统落实”的方法与原则。其在信息化背景的运行模型是：意识→程序→制度→计算机程序→系统归档。

所谓“意识在先”，就是让群体中的所有人了解档案的意义并主动完成归档行为。使其了解为什么要形成档案，即了解形成档案对他所从事的现实工作的意义和對未来工作的意义，解决“为什么做”是意识问题。所谓“程序合理”，就是所设计的工作程序科学合理、高效简便，解决“易做”的问题。

所谓“制度保障”，就是在设计科学合理的工作程序的基础上，建立相关法律、制度，使相关责任人必须完成归档行为。所谓“系统落实”，就是在业务系统及计算机系统中落实相关的制度与程序。落实每一个档案形成者的职责，关键在业务工作系统本身的设计与执行。通过科学合理的业务工作系统，实现档案实体形成在程序与制度上的保障。

一般来说，档案实体形成之“始”并不会有太大问题，因为它是业务工作的必要组成部分，被形成者认为是理所当然应该做的工作。但档案实体之“终”，从档案实体变为档案事物的必要程序——归档工作，则常常会被忽略、忽视。表现在业务工作系统上就是归档程序或归档模块的缺失。在传统时代，归档程序的缺失，与信息化时代这种缺失相比，还具有一定的软性特征，而软件系统中的这种缺失是“刚性”的，其严重后果更加显而易见。这是今天档案工作中的一个重要的、亟待解决的问题。

在信息化时代，制度与意识表现出刚性的显性的计算机软件程序化模块化。没有这些模块的科学性，一切制度与意识都无从谈起。从意识到制度，从制度到程序，从程序到模块，这个完整的链条最终的结果是模块，是计算机程序。只有在计算机系统中设计并执行了计算机归档程序，档案归档的结果才能出现，否则就无从谈起。目前，许多有档案形成意识的档案形成者会面临一个尴尬和无奈的情形：想归档文件和其他原始记录但没有相应的计算机管理程序，只能徒唤奈何！

注：本文系新版《档案学概论》理论创新系列论文之论档案形成者。

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[11]王荣声，王玉声.档案是行为主体目的行为——兼议档案的双重品格[J].陕西档案，1995（04）：12-15.

[12]United Nations.Declaration on the rights of indigenous peoples[EB/OL].[2018-11-10].www.un.org/esa/socdev/unpfii/documents/DRIPS_en.pdf.转引自：何玉颜.论“档案共同形成者”的概念与内涵[J].档案与建设，2019（05）：8-12.

[13]王荣声，王玉声.档案是行为主体目的行为——兼议档案的双重品格[J].陕西档案，1995（04）：12-15.

[14]丁海斌.档案学本體论——兼谈档案学的根本原则[J].档案学通讯，2015（06）：14-19.

[15]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：33-34.

[16]王荣声，王玉声.档案是行为主体目的行为——兼议档案的双重品格[J].陕西档案，1995（04）：12-15.

[17]王毓慧.论档案的社会存在形态与形式[J].山西档案，1999（03）：11-14.

（作者单位：广西民族大学管理学院、广西数字档案管理研究所 来稿日期：2021-10-05）