试论艺术院校档案保护机制的建设

田磊

（作者单位：中央戏剧学院）

为更好地开展艺术院校档案管理工作，充分利用好档案资源，实现档案事业的可持续发展，对档案资源的有效保护是艺术院校档案工作的重中之重。那么，建设和推行完善的档案载体保护机制是实现档案安全的决定性科学措施。

一、艺术院校档案概况

艺术院校在正常发展中会形成必要的历史档案，是学校“各项活动而积累、形成的具有保存价值的文字、图表以及电子信息等不同载体信息的总和”。

艺术档案是艺术院校档案的重要组成部分，是学校成长和发展的历史见证。由于艺术档案是随着院校的产生和发展而不断积累的，其中包括学校的科研、教学等活动的记录，还包括学校不同时期的历史情况如增、减设专业、课程具体安排等一系列的内容。艺术档案还反映了学校的师资力量、教学水平、学校的教育特色、文化艺术发展等诸多特点。由于艺术档案涉及诸多教学档案，里面体现着丰富的教学经验，具有相当的借鉴作用，学校可以以此来“对学生开展艺术辅导，利用档案中的声像材料进行观摩学习、示范教学，编定新版教材与教案”，推动教学工作的向前发展。由此可见，艺术档案不仅是学校改善教学质量、修订决策、开展教学评估的重要依据，也是“推进重大科研工作的必要条件”。另外，艺术档案本身具有的艺术特性是无可比拟的。艺术档案通过教学过程中体现出来，比如艺术档案中的声像资料，可以说是学校科研、演出、教学中的艺术精华，拥有很高的价值。

目前，国内艺术院校的档案内容确实比较多、数量也不小。“艺术院校的档案经过几十年的建设，已经形成了比较完整的独立体系，其发展规模与信息占有量已经十分可观，综合开发的基础与能力已经有了很大的提高。”但是，面对日益增长的档案生成量，艺术院校切实保护好自身档案特别是艺术档案也是学校未来面临的重要挑战。

二、艺术院校档案保护的制度性建设

艺术院校是众多高校中的一部分，虽然不占主体，但是每年在各项活动中积累、形成了具有保存价值的文字、图表以及电子信息等不同载体的各类档案特别是艺术档案也是数量巨大的，而且也是逐年递增的趋势。如何有效管理和保护日益增多的档案是目前艺术院校必须面对和需要处理的严峻考验。针对挑战，面对宝贵的档案财产，各大艺术院校为切实做好对本校档案的管理，避免造成无法挽回的损失，根据本校实际情况，及时采取并执行有利于本校档案工作顺利开展的保护措施。这当中首先是在制度性上的建设，就是制定本院校相关档案管理办法，通过相关办法实现对本院校档案的有效保护，这也是艺术院校建立档案保护机制的重要一环。

（一）档案保护制度与法律法规的制定

国家已经出台了权威性的《中华人民共和国档案法》《普通高等学院档案管理实施办法》《艺术档案管理办法》等，因此，各大艺术院校基于以上条例都适当性的做了调整，根据实际工作中遇到的问题或者及早发现的隐患，制定出了本校切实可行的档案管理办法，这些办法的实施都对各自档案的保护起到了指导性的作用。比如，一些艺术院校在保护档案的制度性建设上可谓科学缜密，为加强档案工作建设，推进学院档案工作标准化、信息化管理，科学有效保护学院档案资源，学校会根据有关规定，结合本校实际情况，制定相应的综合档案管理办法或者更为具体、细节的比如演出档案管理实施办法或人物档案管理实施办法等。随着社会发展，档案的维护要求也在提高，那么相应的制度性建设也要同步，在内容上要与时俱进，不断更新，以适应档案发展的新趋势。

（二）执行与完善

目前，全国各大高校乃至艺术性院校在档案资料的保护上执行力度总体上仍不够理想。相当一部分专职人员对艺术类院校档案管理工作认识不足，认为档案管理就是装订、保管等简单性事务工作，也无学术研究意义，能够做到满足本校内部门的查档顺利。个别艺术类院校未完善对管理人员的岗位职责的内容制定，或相应的规章制度内容不够全面，甚至仅有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中落实不到位，严重影响档案管理工作的规范化发展。由于各方面的限制，一些学校缺乏信息化管理，工作效率堪忧。值得深省的是，很多艺术院校缺乏专门性档案管理人才，专业素质不够理想。随着高等教学事业的迅猛发展，学校的档案管理人员配备明显不足，一些领导消极地认为档案管理工作可有可无。档案部门作为“冷部门”，升迁难度大，任职职工也缺乏积极性和主动性。虽然总体上全国高校以及艺术院校在管理制度上制定还是到位的，但是也不能忽视部分院校工作上的不足和问题。当然，大多数艺术院校无论是领导层还是基层都比较重视管理制度的执行，并严格对档案管理人员进行教育与引导，重视对有关人员在管理制度上的培训，也以此作为对职工工作考核的重要依据，同时在执行过程中发现问题和不足，逐渐完善更新本院校的档案管理制度或办法，使之适应现代社会档案维护不断发展而提出的新要求，实现与时俱进的良性循环。说到这里，存在执行力不足的院校必须要重新重视起来，不仅要加强对职工的制度性培训，更要严格对其考核，这样才会有效缓解乃至彻底解决目前的问题。

三、艺术院校档案保障的技术性建设

艺术院校档案保护的机制性建设不仅要有制度上的建设，还要有技术上的建设，两者缺一不可。在技术上的体现主要反映在根据档案的成分与状况所采取的安全防护措施。总体上说，档案保护工作在技术上要做到全面性，涉及档案整个流动过程中，在档案管理的各个环节。技术措施要科学合理，要切实防止档案的损坏，维护档案的完整与安全。不同载体的档案材料，其保护性的要求是不同的，技术上要充分满足，实现档案长久的使用寿命。很多时候，对待档案要以防为主，防治相互结合。技术上及时采取有效措施，避免档案的损毁。倘若档案无法避免地发生损伤，也要迅速进行妥善治理。

这些年，艺术院校在技术上的建设投入了大量的财力、人力、物力，对传统的管理模式也进行改革、创新，以前以手工操作为主，现在大量推行信息化运作。针对档案载体要求具备恒温、恒湿、防虫的保存要求，在设备管理、储藏空间、环境监控等方面均做了大量实际性的技术工作。针对普遍资料采用纸质型，缺少大数据汇总的情况，进行大规模数字化的现代化管理和存储手段，从而对档案数据起到了有效地保护，也更便于利用、调取。

（一）档案载体保护技术的运用与推广

档案材料的使用寿命毕竟有限。档案制成材料以及保管条件都是影响因素所在，保管条件方面比如气候问题和保管场所等，这种内在因素和外部因素相互结合，会引起档案材质的迅速变化，进而缩短其使用寿命。倘若未经科学、有效的防护措施，各类档案包括艺术档案等宝贵的学校财产将难以长期保存。目前很多艺术院校已经认识到这一点，通过先进技术的大量应用，用于“防止档案受损，延缓档案褪变和抢救、修复受损档案”。

针对不同档案载体，广大艺术院校依据科学理念采取相关技术予以妥善对待，最大限度地为档案实体提供保护。

1.针对纸张档案类，在用纸选择上，我国艺术院校普遍遵守国家制定的要求和规定，以《信息与文献 文献用纸 耐用性要求》（GB/T24423-2009）和国家档案局制定的《文字用纸耐久性测试法》，为选择档案纸张的基本依据，避免使用不适宜长久存放的纸张。选择合适纸张作为档案用纸，是档案保护的第一步，接下来就是为档案纸张的保存创造良好的环境，通过添加和科学布置技术设备来提供适宜的温湿度，防止光和空气污染物对纸张的损坏，利用除虫、驱虫设备，有效杀灭有害生物，另外就是实施工程化管理，对档案纸张开展科学性的抢救与修复工作。对于纸张上的字迹，考虑到影响的因素很多，为了保护好档案字迹，很多艺术院校采用先进技术做到防水、防尘、防有害气体、防热等等，尽最大限度地保证字迹的长久留存。

2.对于胶片、照片类档案，艺术院校积极采取有效的科学措施，力求克服会导致档案损坏的不利因素。比如对于胶片、照片的装具材料有严格的要求，在挑选材料中以纸张、塑料、金属为主，但也是经过精心挑选和特殊加工后的。针对存放的库房，也运用科学的技术加以管理，包括控制温湿度，按照国家档案局1987 年颁发的《档案库房技术管理暂行规定》对其实施保护措施，通过安装空气调节机和除湿设备等予以实现，除此以外，严格防止阳光照射，保持库房空气、环境双干净。

3.对于光盘档案等，一些院校根据其材质同样在温湿度、空气污染以及使用频率上加以严格的管控。

4.害虫和微生物的预防。害虫一直是档案保护和预防的重点对象，如果不加以驱离杀灭，这些害虫会啃食、蛀损、污染档案载体，造成档案无法弥补的重大损失。这些年，随着科学技术的发展，对害虫的防治技术有了长足的进步。通过设备控制存放档案的室内温湿度，能够有效抑制其生长和产卵乃至导致死亡。对于入库前的档案，一些艺术院校会采取冷冻方法，即将允许放入冷库的档案放置其中进行相关处理，能起到很好的灭虫效果。在库房的建设上也依据科学保存的理念，采用钢筋水泥或石质结构，在满足抗震、防水、防火等技术要求的同时，还能有效预防虫、鼠的侵害。另外，室内还会放置药物和化学剂等进行预防灭杀。这些年，随着科学技术的发展，对害虫的防治技术有了长足的进步，远红外线辐射杀虫、微波辐射杀虫、气调杀虫等新技术开始在院校档案保管中予以逐渐采用，效果也确实比较理想。对于微生物的防治，方式与方法与灭虫有相通的地方，比如控制温湿度、药物防霉、库房卫生消毒等，除以上手段外，物理灭菌和化学灭菌技术的应用对于很多艺术院校有效杀灭对档案有害的微生物，作用也是非常明显的。物理灭菌包括冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等，化学灭菌包括酒精灭菌、甲醛灭菌、肉桂醛灭菌还有臭氧灭菌等。

5.随着科技的发展，档案载体的多样性和趋向性越来越明显，当今社会，磁带、磁盘、磁卡等大量使用，特别是磁盘（软盘、硬盘），甚至大有成为生产生活主要的存储途径。当然，也就衍生出了大量磁性载体档案。针对这些档案的保护，必须采取严格的科学技术，否则必然无法有效保存。一些院校，不仅对设置存放环境有严格的管控，通过先进设备有效控制存储场所的干燥、清洁、通风，而且会将磁性载体档案放置于防磁柜予以妥善保管，避免受到消磁影响而数据丢失，在使用上也避免磕碰、击打等暴力方式，以正确科学的方式对其进行读取使用，有效维护重要数据。

6.档案的数字化和“信息化建设”已是当今时代发展的必然趋势，在传统档案的保护上是非常科学、务实的举措。随着信息技术的迅速发展，信息技术在社会生产、生活中的应用越来越深入。针对档案，特别是艺术档案的有效保护，艺术院校档案管理工作中的信息化改革必然是适应发展趋势的需要。进行资源的信息化建设，在此基础上，全国各大艺术院校为保护本校档案资源，都已经在有序开展档案数字化阶段性工程，利用相关的多媒体录入设备将胶片、剧照、纸质、实物类等不同载体展开数字制作工作，将其转化为电子档案并备份，以信息网络平台为核心，建立起了可以覆盖院校整体的档案信息库，并进行系统性管理，简化院校内部的流通渠道，不仅使查阅和利用更为快捷与方便，更有利于最大限度地降低直接使用原件的频率，进而尽可能避免在使用过程中造成各种形式的损耗或毁坏，对档案原件起到了实质性的保护，有利于延长档案的使用寿命，这也是当今乃至未来无论是在教育领域还是其他社会领域基于档案保管工作的普遍做法。

7.建立档案灾害预警系统也是目前很多院校采取的有效技术手段。在档案管理场所设置预警监测，建立完善的档案灾害预警监控系统，通过各种监测设备收集有关信息，包括门禁系统、视频实时监控系统、消防监测系统、防盗报警系统、入侵报警系统、专用通信系统与公安、消防等部门报警联网系统等等，这些系统的互补设置能够全面实现对档案库藏安全情况的实时监管、预警预报和对危险情况发生的有效补救。面对突发情况，很多艺术院校也非常重视档案修复工作，力保损失减到最小。

面对纸质档案的损伤，诸如泥斑、油斑、蜡斑、霉斑等斑迹、斑块，通常采用“干法去污、湿法去污、氧化去污”等技术方法，具有明显的去污效果，过程中对档案造成二次损伤很小。而对于有残破或者年代久远而脆弱的纸质档案来说，一般会采用“修补和托裱”技术，这也是对纸质档案常见的修复方式，主要是利用浆糊之类的黏合剂，运用上述方法，把专用的纸张通过补或者托裱的形式，已实现原档案的耐久性。纸质档案自身还会存在一个不容忽视的问题，就是由于长期放置，在一些因素的影响下，其中的字迹会随着时间的推移产生扩散、褪色等现象。根据实践经验，多数艺术院校会采用“物理法显示字迹、化学法恢复字迹”这两类技术方法也是目前比较有成效的修复手段。纸质档案除以上面临的情况和问题外，还要面临酸化风险，纸质酸化后会变黄变脆，所以目前一些高校也会采取去酸技术进行纸质档案的维护与修复。总之，纸质档案的修复要考虑各种因素，对症下药才能有的放矢。

面对音像档案载体的问题，如何有效修复，这是艺术院校面临的现实挑战，因为艺术教学与表演，艺术院校每年都会形成大量的音像档案，这些档案都是院校宝贵而独具特色的财产，如果因为损伤无法修复导致档案失去价值，这对学校来说是巨大的损失。我们知道，音像档案以胶片档案、磁性载体档案居多，也是相对脆弱的载体形式。比如胶片，由于长期放置，如若不去精心维护，胶片很容易发生变形、硬化、韧性变差、褪色等等。面临这种情况，一些艺术院校的工作人员还是很有经验的，通常采取去尘与去污的方法，以及消除划伤、折痕、恢复褪色黑白影像等技术举措，这些技术手段的合理使用对于问题的改善还是很有成效的。而对于磁性载体档案来讲，专业性要求会更高，比如针对磁带上的污斑，一般会采用四氯化碳、氟利昂这样的有机溶剂来消除，由于磁带非常脆弱，清除过程中需要小心谨慎。面对磁带复印效应，也要根据实际情况予以解决，包括将磁带放在低温位置，有利于减弱复印效应，还有经常倒带也能有效打断复印效应。如果磁带受到损伤，磁带断裂，只能采取剪接的方式进行修复，这需要工作人员缜密的手法，对于这样的修复要求，很多院校也在培养手法过硬技术人员。

档案数字化后虽经过备份，是比较稳妥的保护举措。但是，在使用原数据或备份数据时，因各种突发性因素可能会导致数据的部分缺失或全部缺失。那么，虽然定期备份不失为一种预防性手段，但是掌握数据恢复技术也是档案管理人员必须了解或者具备的工作技能。目前，一些艺术院校也在开始在自己的档案管理机构中开发或者使用第三方数据恢复系统，包括尝试使用“WinHex、R-Studio、FinalData、EasyRecoery”等数据恢复软件，遇到突发事故发生后，利用电子系统予以数据的技术恢复，减小数据丢失带来的损失。

（二）工作人员培训与实践

艺术院校大量采用新技术用于档案载体的保护，使档案在使用寿命上得到保障。但是，要想顺利实现这一目的，负责档案管理的工作人员就必须全面、熟练地掌握。现在的艺术院校随着发展，生成的档案载体多样，保管的技术要求性越来越高，非常需要建设一支具有现代化科技知识和业务技能的档案管理队伍，这支队伍必须要掌握相应的技术操作与管理能力，才能有效保障档案的安全。

这些年，全国各大院校特别是艺术院校，纷纷认识到档案教育的重要性，陆陆续续开展对工作人员的相关技术培训，很多院校的档案管理人员已经具备扎实的理论知识、科技知识和现代化的管理手段，他们当中很多人不断学习、优化自身知识结构、并且越来越重视计算机技术和数字信息的学习掌握，这也是新形势下档案工作的必然要求。一些艺术院校定期组织有关人员参加国家档案权威机构举办的相关培训，涉及很多档案保护领域的技术性知识。这些培训班的顺利开展，能够大大提高艺术院校的档案管理人员的整体水平。除参与国家档案机构培训外，还有一些院校也自发性的组织人员培训，通过培训，从事档案的管理队伍人员在水平和保护意识上都得到增强。一些艺术院校，在开展技术性培训过程中，为保证和提高培训质量，会进行相关师资和教材方面的建设，在对档案工作人员培训时注重理论联系实际、学以致用，特别是针对档案保护领域的新知识、新方法，在实践中讲究实用性。在教材上非常关注相关技术发展的新动态，以此满足本院校有关人员学习提高的需要。

还有一些院校，为了稳定队伍力量，保证队伍的总体水平，对其进行的教育培训进行了制度性的保障，对档案人员的技术培训有了规章可依，这项举措其实对档案部门的人力资源总体质量是非常有促进的作用。当然，艺术院校更是在培训的形式、途径和组织方式上都在不断尝试、改进，培训更注重实效性。很多院校根据自身实际需要，在档案保护技术的培训中也会选择更为务实的内容，比如基于需求选择当前更为需要的学习领域。比如，如何有效开展对胶片、照片等载体形式的档案保护、纸质档案如何有效防潮、磁性载体档案（U 盘、移动硬盘和数码存储设备等）的数据恢复等等，这些培训是工作中急切需要面对和解决的，这些务实的培训能够切实的解决实际问题，避免档案的损失，更能调动培训人员的积极心理，实现良好的培训效果。有的艺术院校还会组织专题讲座形式，不定期的聘请一些档案专业人员来进行培训讲授，当然这种活动有必须参加也有自愿参加，有关人员通过职责参与或者兴趣参与，均能获得业务上的提高。还有的艺术院校也会开办档案保管领域的研讨会，也会组织档案人员在实践过程中就遇到和预防的问题进行讨论与交流，这种形式也非常有助于档案工作人员的现实问题处理能力。总之，现在大多数艺术院校正在给档案管理人员更大的发展平台，努力让其获得职业能力的提高，在培养档案人员档案的保护意识和知识积累上均作了实质性的举措。

单件档案损伤或小部分损伤对于院校来讲就已经不是小事，如果面对毁坏性更强、规模更大的灾害，比如：水灾、火灾、地震、台风、泥石流等，那就是灭顶性的档案灾害了。面对如此多的档案素材，特别是艺术档案对于艺术院校来讲是尤为的珍贵，过硬的人员素质以及临危不惧的处理能力，才是保护和抢救档案的重要保证。很多艺术院校对此非常重视，不定期地就会组织开展相关业务培训和演习演练，对档案工作人员讲授档案灾害的主要类型及危害，让工作人员充分清楚认识灾害对档案的危险性。档案馆（室）普遍设置了预警监测系统，有关人员也参与了相关操作与使用上的培训，力求所有人员均可熟练掌握系统的使用，从而实现人和系统共同对档案的安全守护。预先设置档案灾害应急预案，并让所有档案管理人员熟记在心，使参与者一旦遇到突发状况或灾害发生而临危不乱，有序开展对档案的补救措施。针对灾害发生后如何对档案采取正确的施救措施，很多艺术院校根据自身档案载体的实际特点和档案规模情况，制定了适合本院校的应急情况下的抢救原则、抢救流程等等，其中抢救原则多以先重点后一般为主，也就是先抢救珍贵、重要档案，再进一步抢救重要性次之的档案，这是紧急情况下以最大限度的挽救损失的务实策略。在抢救流程上，根据档案的受损情况制定切实可行的抢救方案并及时执行，具体内容各院校皆有不同，但均以科学务实为主导。在对档案部门管理人员进行专门性的业务培训与定期考核后，从事人员在抢救原则、流程上均有了明确认识，避免事发后无法迅速开展有效营救行动，进而实现贯彻与执行的最终目的。

四、结语

艺术院校的档案机构不仅应当执行完善的档案保护领域的制度、办法以及法律法规，还应当采用先进的档案保护技术，工作人员要定期培训，这是一项长期的，不断与时俱进的大工程。档案材料的保护决不可轻视，因为它的唯一性决定了的珍贵价值，因此，必须建立和拥有现代化、系统化的保护机制，才是现代档案事业发展的硬性要求。随着高等教育的迅速发展，艺术院校的档案管理专业诉求只会越来越高、挑战势必越来越大。