企业存货管理存在的问题及改进建议

左 溪

一、企业存货管理概述

存货管理是指企业对存货实施有效的管控，包括存货资产结构分布、存货资产质量、存货管理模式、存货周转状况、存货成本、存货效益等多项内容。存货资产结构分布不合理、库存过多、存货周转缓慢，存货占用流动资金就多，利息负担就会加重，但是如果过度降低库存，偏离实际生产则不能保证正常生产运营。存货管理要重点关注信息管理，科学管理模式结合存货管理信息系统，在满足正常生产经营或销售需要的前提下，加快存货周转，提高资产运作效率，降低存货成本、提高经济效益。企业存货管理的意义有：

（一）保证企业生产经营顺利开展

企业储存适当的原材料和在产品，有利于组织均衡生产和缓冲商品供求波动，对保证生产经营活动连续正常进行和财务目标的实现具有重要的作用。企业供应链的各个环节都包含存货，所以每个环节均有可能产生积压的存货，存货一旦过多，就会隐藏各类管理问题，例如：人员冗余、过剩存货、交货延迟、质量问题、设备问题、产能不足等。而存货的降低会将各类问题通通暴露出来。存货管理是供应链管理中重要的一个环节，可以保证企业生产经营顺利开展，因此提升存货管理水平至关重要。

（二）有效降低企业运营成本

存货管理不当会带来存货毁损、过期、被盗、贬值等风险。企业需要通过科学合理的管理方法来避免存货出现积压、短缺，提高存货周转速度。存货的储存涉及采购成本和储存成本，不同的存货管理水平，会带来不同的资金占用水平。企业需要根据自身的生产和销售情况，仔细研究市场变化规律，保证合理供应存货，既不能因为储备过少导致停工待料造成停工损失，也不能因为储备过多造成存货积压，出现资金浪费。优秀的存货管理会在存货成本和效益之间做好权衡，可以降低企业资金占用，提高资金使用效率，降低企业运营成本，提升企业盈利能力。

二、企业存货管理现状

（一）库存积压较为严重

企业管理者大多存货管理理念落后，企业的存货管理只注重了存货的“数量”，而忽视了存货的“质量”，导致了存货大量积压。企业不重视存货资产质量管理，日积月累的结果带来了库房里有大量已过期存货、近效期存货、毁损存货以及滞销存货。当前存货管理现状突出表现为：一是存货存储量过大，采购没有计划性；二是：存货周转速度过慢，造成大量积压；三是：占用大量流动资金，增加了资金运营成本，影响了企业正常运营。

（二）存货管理中内控机制缺失

企业虽然制定了采购招标、存货盘点、出入库等相关管理制度等，但是制度制定往往流于形式，并未真正发挥制度的约束作用。同时制度本身也存在不合理、与企业实际生产经营脱节以及对企业内控管理没有任何正面作用等问题，严重影响企业正常生产经营。存货积压、短缺可能导致流动资金占用过量或者停机待料；存货采购业务未经适当审批或者未按照授权审批制度越权审批，可能出现徇私舞弊、欺诈导致资产损失；存货验收程序不规范、保管不善，可能导致账实不符、存货损坏变质、被盗、滞销存货过多等，会造成资产损失；存货盘点流程有问题不规范，不能真实反映存货资产状况导致财务核算不准确、账实不相符。

（三）缺乏科学的存货采购计划

存货采购计划在存货管理中起着重要作用，但仍有一些企业在存货采购环节中缺乏周密、严谨的采购计划，存货采购数量、时间及到货时间等均无计划性，忽略了存货的采购成本、存储成本和资金占用成本,采购环节中出现无限额采购、反复采购和大额采购，导致存货大量积压、库存周转很慢。有些企业采购人员，缺乏对企业生产设备、存货周转率、经营计划等情况的了解，在未完成采购流程审批下进行盲目采购，采购缺乏计划性。同时也存在有的存货在需要时才被发现没有库存，通知采购去进行紧急采购。

（四）存货资金管理意识淡薄

存货资金管理意识淡薄、没有资金时间价值观念，导致资金效益管理水平很低，不重视存货周转。企业存货储存偏高不仅增加存货储存成本，而且造成企业资金周转缓慢、资金紧张，企业陷入经营困境。计划、采购、生产与销售等环节都是影响存货资金占用及其周转的重要因素。计划管理的信息化水平偏低，计划管理的准确率较低造成了大量库存积压，计划调整的随意性导致存货资金占用较大，周转速度较低；同时采购也缺乏精细化管理，采购订单在满足正常需求的基础上，通常存在放大的情况，进而造成了储备资金的占用与库存积压或者报废等；大多制造企业生产环节较多，大部分为单一品种大批量生产，传统的生产方式导致生产效率偏低，资金周转速度较慢；销售环节为了提高企业市场占有率，需要大量囤积产成品，忽视了资金周转问题。

（五）存货管理信息化程度较低

很多中小企业存货管理仍然处于粗放式管理模式，对存货管理要求不高，或者出于成本考虑未引进现代化进销存管理软件，缺少必要的信息技术手段，仍处于手工记账状态。通过纸制账簿登记存货的进销存状态，除了数量上的管理，存货的其他基本资料都不健全。采用传统的手工记账，会降低工作效率，生产部门、采购部门和销售部门无法及时了解存货的实时信息，不能实现存货信息在部门间的共享，很大程度上影响了财务存货核算的准确性。同时手工记账与现代化进销存软件对比，更容易造成存货账实不符，从而导致财务报表数据错误不能真实反映企业的存货资产状况。此外，很多企业的存货管理人员大多数是普通库房管理员，文化水平和信息化水平都不高，且企业缺乏统一的存货管理软件使用培训。

三、企业改进存货管理的建议

（一）提高存货管理水平、降低存货积压

存货管理中大量的库存积压，让企业管理者越来越意识到不可忽视对存货的数据分析。存货数据分析可以从存货占比、库龄、结构和周转率等几个方面进行。对存货占比进行分析，可以清楚地了解占比较大的存货都有哪些，需要重点关注；对存货库龄分析，可从仓库、物料等角度进行筛选过滤，帮助企业管理层及时了解库存各项存货的库龄及久滞未销的物料等。对存货结构进行分析，分析存货具体的项目构成及各存货项目比重，管理者可以直观查询物料库存余额及库存数量、占比等信息，还可从时间、物料等维度对公司的存货结构进行联动分析，从而更全面地掌握企业存货结构变化，防止库存不合理，虚耗资金占用，为企业节约存货管理成本；对存货分析要观察库存变化趋势、存货周转率变化趋势，一般情况下存货周转率越高，说明该产品更容易销售、竞争力更强。但周转率也不是越高越好，还得根据企业行业特点、所处大环境等情况具体分析，还可以结合毛利率、存货报酬率等进行分析。通过对存货的详细分析，可以从时间、商品维度帮助企业全面了解企业存货趋势变化及探索产生变化的原因等。

（二）加强存货内部控制降低内控风险

企业存货管理可以划分为：申购、采购、验收入库、仓储保管、领料出库、盘点处置等六个流程，所涉及部门包括存货需求部门、采购部门、仓储部门和财务部门等。加强企业存货内控，需要建立健全内控机制：首先，企业要组织、建立和完善存货管理业务流程所涉及的内控制度，对各个环节严格控制和监督。严格制定采购和销售管理制度、授权审批管理制度和监督检查制度等，控制存货的申购、采购、保管、销售、盘点和监督等环节。其次，要梳理出业务流程的标准化工作流程，优化业务流程，明确部门职责、权限及分工，促进部门间和岗位间的积极配合，保证存货管理不相容岗位相互制约和监督。识别出存货的采购和付款为不相容岗位相分离，存货的入库和出库为不相容岗位相分离等，用以保障企业资金和存货安全。最后，财务部门要加大监管力度，定期检查存货业务相关岗位和人员工作实施情况，随时对各个存货业务流程进行抽查，复核业务流程是否按照制度和标准流程执行，如果发现未按照制度和标准流程执行要按照相关制度对有关责任人进行处罚。

（三）加强存货采购管理，控制采购成本

首先，加强企业部门间及运营各环节之间的紧密协调，在企业内部形成良好的采购计划管理意识。每月根据生产经营需求制定合理的存货需求计划，采购通过对各部门存货需求的整合形成每月的采购计划。月底，通过采购计划与实际消耗对比分析，找出每月提交存货需求计划中的缺点和不足，针对缺点和不足，对采购计划进行修正，实现采购计划的提升效果。其次，要严格规范采购流程和采购行为，严控采购成本，大宗物料、大型设备等通过公开招标采购，日常物资采购通过年度招标方式确定供应商或者通过三方报价对比方式选择性价比最优的供应商。企业采购人员也应提高自身业务能力及综合素质，对供应商的经营范围、资质、信誉度及产品的品质和价格充分了解；积极拓展合格供应商渠道，采购务必做到货比三家，购买性价比最高的存货。最后，对存货采购计划中的采购质量，监管部门必须对采购的各个过程和环节实施严密把关，避免徇私舞弊、暗箱操作等损害企业利益的行为出现。

（四）坚持资金占用与周转优化原则

1.完善计划管理体系

在计划管理方面，要不断完善其管理体系，使计划管理更加科学、合理和高效。制定出不同周期的生产计划，如年度计划、季度计划和月度计划等，以此指导企业生产经营，不断提高预测的准确性。计划管理体系的健全，主要包括生产计划、采购计划和销售计划等内容，要对计划进行科学管理，使其落实程度不断提高。

2.明确存货占用目标

企业的存货占用目标要明确，以年度销售计划为依据，核定各月存货占用目标，同时对产成品占用情况进行分解，并且根据生产线，核定原料和在产品资金占用情况。

3.及时处理不合理的存货占用

企业要对不合理的存货占用进行定期处理，通过系统分析与讨论，列示出储备资金、原料、在产品和产成品的资金明细与进度，展开全面清理工作。对于呆滞（3个月或者6个月以上只入不出的）存货及时进行处理，分析其中原因，并提出处理对策。

4.全面推行精益生产

为了实现高效生产，企业要全面推行精益化生产理念：消除一切浪费，终极目标是“零浪费、零库存”，并且不断深化精益生产，在企业发展过程中，消除不良修正的浪费、制造过多的浪费、等待的浪费、加工的浪费、搬运的浪费、库存的浪费、动作的浪费和管理的浪费。全员参与，精益求精。用精益武装现场管理、用协作消除生产浪费。通过推行认识浪费、发现浪费、消除浪费，促进产品制程、控制材料损耗；提升经营绩效、降低经营成本。

5.存货管理采用ABC库存控制法

存货的日常管理可以采用ABC库存控制法，主要是根据存货的重要程度将企业的存货分为A、B、C三类，这样做既能保证重点也能照顾一般。ABC库存控制法根据存货的价格和数量划分存货的重要程度，分别采取不同的管理方法。A类存货虽然数量少但资金占比很大，需要实行重点管控，要求库存记录准确，加强日常控制，进行不定期的抽查，重点监管该类存货的领用和库存情况，例如大型备品备件等，属于很重要的库存，尽可能增加订购次数，减少库存数量，按需申购，提升A类存货的周转速度，减少资金占用；B类存货为一般存货，适当控制，实行日常管理；C类存货虽然数量繁多但是资金占比较小，可以采用最简单的方法管理即可。通过对ABC库存控制法的应用，企业可以精准的抓住重点存货，压缩总库存量，促使存货库存结构合理化，释放被占压的资金，加速资金周转。

（五）引入先进软件系统，加快信息化建设

中小企业要想顺应时代发展的需要，使存货管理水平达到现代化管理要求，就得引入先进的存货管理软件系统，例如ERP系统、SAP系统等整合企业所有资源信息，将产、供、销全产业链纳入到一个统一的信息管理体系中。

首先，引入存货管理软件系统企业可以对存货的申购、采购、入库、出库、退货等环节实施动态监控，企业的所有存货数据需求方都能系统中实时查看，例如库存数量、单价、账面金额等，存货各类数据信息清晰明了，很好得解决了原来存货管理中库存信息不对称、信息不共享等问题。

其次，应用软件系统后可以对数据进行详细分析，简化盘点工作，自动形成存货各类信息，例如只入库不出库的呆滞物料存货明细表，包含存货数量和金额等信息。软件系统的库存预警功能，企业可以根据实际生产经营需要设置存货库存上下限数量，从而有效避免有销售定单库存无货、大量囤积存货带来的资金占压以及存货长期滞销导致过期带来的损失等。

最后，通过存货软件系统，财务部门可以准确核算存货的发出成本和期末结存成本，提高了财务核算的准确性和精确性。

四、结语

综上所述，存货管理作为企业管理的重要组成部分，需要企业认识到存货管理的重要性，梳理现有管理中的问题，有针对性地进行改进，努力提升存货管理水平。存货管理应以建立健全内部控制体系为中心，提高存货管理分析水平、降低存货积压，完善采购计划，控制采购成本，坚持资金占用与周转优化原则，实现流动资产的快速周转，保持企业高效快速运营，降低企业运营成本，提升企业的经营效益，积极为企业健康发展创造环境。