如何实施财务信息化管理完善医院内控制度

马翠翠 郑州市第六人民医院

引言

对于医院而言，财务信息化管理是实施内控制度的主要手段，通过财务信息化管理，不仅可以在内控制度中固化财务活动，还能保证内控制度落到实处。实施财务信息化管理，可以改善、优化财务管理工作，完善内控制度，防止盗窃、贪污等不良事件的发生，确保医院物资和财产的安全，实现医院的管理和发展目标。现结合工作经验，就医院财务信息化管理进行分析和探讨。

一、医院财务信息化管理概述

（一）医院财务管理

作为为社会提供医疗服务的实体，医院具备公益化的特质。财务管理的任务是管理资金、成本和利润，主要包括编制预算、管理财务活动、完善财务内控制度等。在财务管理工作中，通常以总会计师或财务主管院长为领导，采用集中管理的模式运行，规模以上医院的财务管理模式为总会计师制度，该制度中，责任人是总会计师或医院的财务负责人，管辖财会资金计划等工作，并和医院后勤、门诊、临床、行政等部门联系和互动，确保医院财务管理工作安全、高效的开展。具体框架（见图1）。

图1 医院财务管理总会计师制度体系框架

考虑到医院的公益化特性，财务管理工作的目的不只是追求利润最大化，更重要的是提升医疗服务能力。对于医院财务管理，国家提出了这样的要求：核定收支、超支不补等。多数情况下，对于大型或中型的医院，一般实施定项补助。一方面，对于小型医院，则实施定额补助，医院需要遵循军队、国家等物价政策，门诊费、住院费都要使用财政部门的票据。另一方面，由于医疗服务消费具有非弹性的特质，医疗价格和衍生出来的财务管理活动，必须遵守财政部门的要求，但是在会计处理、财务管理等工作上，处理手段、程序和一般企业的财务管理类同。

（二）医院财务信息化管理

医院财务信息化，针对的是医院这类实体的财务管理流程特征而进行的信息化革新。借助现代的处理手段、计算机技术，革新医院的财务管理理念、业务流程、管理模式等方面，重点表现为整合和共享财务数据、再造和监控管理流程等。一般来讲，财务信息化管理是借助财务系统或软件实现的，具备财务管理的各个功能，不仅能做到事后调整，还能做到事前预测、事中管控。由于财务信息化管理采用信息技术革新以往的管理模式，可以大幅减轻工作压力和强度，使烦琐的工作变得简单化；保证财务数据精准、安全的传输和分享，为医院高层了解资金现状、做出重大决策提供依据；实现各部门的信息交流，为医院财务状况、经营情况的实时监控提供便利。除此之外，还可规范化医院的财务管理。以往的手工操作中，财务管理工作频繁出现资金信息缺失、账实不符等情况，而财务信息化的建设，可以很好地规避这类问题。在信息化管理下，可以使财务人员在接收新信息的同时，发现虚假信息，从而改善财务管理理念和模式，促使财务管理工作更加规范化，提升管理水平。

二、医院财务信息化管理存在的问题

（一）财务信息化管理薄弱

在大多数的医院中，普遍存在对财务信息化管理认识不够的问题，认为医院管理的重点是临床、医技科室，应将主要的精力和财力放在医技科室和一线部门，财务部门只是为一线科室提供服务的部门。这种情况下，为了减少医院的支出，只为财务部门提供简单的报表、总账模块，限制了财务管理软件作用的发挥。

（二）缺乏整体规划思路

对于医院的管理而言，财务管理是非常重要的环节。而财务信息化管理，可以反映医院的整体效益，信息化管理的实现，必须依赖财务信息化。从当前来看，绝大部分医院在信息化建设过程中，并不重视财务信息化管理，没有进行科学规划，最多也就是应急改造集成系统，这样财务信息化管理在预测、控制等方面，既缺乏统一的协调，又增加物、财、人的浪费，加大财务信息化管理的建设难度。

（三）财务信息化管理系统缺失

信息化背景下，医院财务信息化管理不只是医院财务管理的重要内容，更是医院实现财务管理可持续发展的必要环节。基于整体角度分析，财务信息化管理除了要明确规划目标外，还要建立在信息化基础之上。分析我国的医院财务信息化管理现状，发现很多医院并未对其进行规划，财务管理水平得不到提升，医院的财务数据也不完整。

（四）缺乏专业的财务信息化建设人才

想要实现财务信息化管理，发挥其实用价值，既要为其配备现代化的软件，还要具备复合型的人才，专业化的系统分析和维护人员。财务信息化管理的实施，对财务人员提出了更高的要求，不只要具备专业知识，还要具备计算机知识。分析发现，我国很多的医院财务人员都是从手工操作模式转变而来，计算机知识匮乏。由于不了解财务信息化管理，也就没有对财务人员进行培训，导致现有财务人员不符合信息化时代的需求。具体表现为：日常工作中，只能简单的在财务软件中录入财务数据，不能深度分析数据背后的内容；计算出现问题时，无法及时处理，只能等待专业人员处理，降低工作效率。

（五）财务信息数据缺乏统一标准

由于不重视财务信息化管理，也没有将财务管理软件纳入信息系统的规定中，财务软件和医保软件系统、收费软件等相互独立，数据不共享，降低财务数据的使用效率，造成资源浪费。由于财务数据未得到充分的利用，导致业务信息得不到共享和集中管控，各项业务频繁操作，出现疏漏、不规范等现象。伴随着医院账目的持续增加，各项业务经费的存取量越来越大，若无法实现财务数据的规范化，将很难满足工作需求，甚至会妨碍到财务信息化管理的建设步伐。

（六）信息化安全技术不高

医院财务信息化管理的建设和实施，处于一个开放的环境中，若环境存在安全问题，比如操作不当、中毒等，极有可能会造成财务数据丢失，严重时造成系统瘫痪，给财务管理带来巨大的损失。另外，财务信息化管理下，以往的财会数据由电子符号替代，纸质数据由磁介质替代，易受外力影响，增加信息的不安全性。

三、如何实施财务信息化管理，完善医院内控制度

（一）提高对财务信息化管理的认识

财务信息化管理将财务人员从烦琐、复杂的工作中解救出来，提高了工作效率，推动了信息化建设。作为医院的管理者，必须深刻认识到财务信息化管理的重要性，为其提供充足的硬件设施，为信息化管理的实施奠定基础。同时，在医院内部加大财务信息化管理的宣传力度，特别是财务部门、业务部门，加深相关人员对财务信息化的认知，实现业财融合，提升财务管理水平。

（二）科学规划信息化建设思路

为实现财务信息化管理，需要医院管理者、财务人员意识到信息化建设工作的紧迫性，坚定建设财务信息化的决心，给予充分的关注。组织相关机构和小组，科学的规划财务信息化建设工作，基于实用性、综合性的原则，制定系统化的建设计划，在人、财、物三个方面给予支持。如此，才能在强化各部门监管的同时，发挥出财务信息化管理的优势。

（三）建立健全医院财务信息化管理系统

财务信息化管理影响着医院的会计管理、会计核算等一系列活动，必须构建一套完善的财务信息化管理系统，推动财务管理工作的有序进行。一般来讲，医院财务信息化管理系统包括以下几个方面：

第一，收费管理系统。在医院，收费系统包括两个部分：一是门诊收费系统，根据医师开具的电子处方或检查单，门诊患者在自助机缴费后，到药房拿药或到相关科室检查。也可以在收费窗口缴费，时间仅需几秒。该系统信息化的实现，可以提高收费效率，减少人为操作带来的失误。二是住院收费系统，在患者住院期间，患者持入院证办理住院手续。若患者属于扶贫救助或有医保，由医保办核实身份，签订免缴住院预交金的手续后，患者再办理住院手续。自费患者可通过自助机或微信平台缴纳预交金，或者到收费窗口缴纳。住院过程中，医师在系统中开具化验、检查等医嘱后，先由审核岗审核，再上传至医技科室预约，患者按照预约时间检查，检查前先确认记账收费；开具的药品医嘱，同样先由护士审核，再上传至配药中心。患者出院时，护士在系统内点击出院，患者信息实时上传至医保办，审核后办理结算，患者根据短信内容办理出院结算。住院收费系统的信息化，缩短了患者办理出院、费用结算的等待时间，提高了医疗服务水平和患者的满意程度。

第二，医保管理系统。该系统包含省、市、县社保局和新农合办公室的联网系统，用来核准和审定医保患者的门诊费用和住院费用，查询医保患者的公费标准，维护医保收费项目等。医保管理系统实现信息化，可以节约患者医疗费用的报销时间。

第三，病区管理系统。该系统包括住院患者的床位管理、费用查询等，可以提供患者住院期间的医疗动态、费用明细查询。该系统既能够管理患者的动态，核算患者的住院费用，还能提高医院的透明度，提高住院系统的服务效率，加快病床的周转速度，防止患者欠费、漏费等现象的发生。

（四）培养复合型的财务信息化人才

财务管理信息化除要加大硬件的投入外，还要重视复合型财务信息化人才的培养。上述得知，当前医院普遍缺失复合型的财务人才，无法满足财务信息化管理的要求。一方面，医院可以组织现有财务人员，定期或不定期的参加培训，内容既包括专业知识，也包括计算机知识。培训结束后，对财务人员进行考核，不合格者继续培训至考核合格。这样有助于提高财务人员的业务能力和信息技术能力，帮助其尽快适应新的工作理念和模式，为财务信息化管理的实施奠定基础。另一方面，医院可以从外界招聘人才，加大薪酬和福利，留住人才，为医院的财务队伍注入新鲜血液，进而提高财务管理工作质量。

（五）制定统一的信息编码

财务信息化管理的关键工作是确保信息编码的规范性和统一性。只有这样，才能保证财务信息共享，实现各部门的信息互通。而且，相对统一的信息编码，可以结合财务数据，综合分析医院的财务状况，为管理者提供准确、全面的信息，从而做出精准的决策。此外，对信息编码进行统一、集中的管理，可以节约工作成本，提升工作质量。因此，为了保证财务信息的完整性、真实性，对于输入数据应统一编码，以规范财务管理工作。

（六）维护医院财务信息系统的安全

为保证医院财务系统的安全性，防止数据丢失或泄露等问题的发生，应做好以下工作：一是确保财务信息数据安全，未经领导获准，不可擅自向外提供任何的数据、资料、程序等；不能修改系统内的数据，对机内程序进行加密，以免被篡改。若需要对程序进行优化和功能上的扩充，必须获得系统管理人员、财务负责人同意，同时告知软件开发者自己的要求。二是及时保存财务信息数据。对于不同时期的财务数据，要进行备份，明确标注储存的内容。注意保存不同版本和时期的文档资料，包括软件系统、财会软件等。使用过程中，对会计软件的可靠性、完整性进行检查，确保正常运行。加强和软件开发者的沟通，以便随时更新软件。三是保证计算机硬件安全。用于会计业务的计算机，要专人负责、专机专用，不可借给他人或单位。放置计算机的场所，要清洁、防火防磁，重要信息留副本，防止泄密。四是防止病毒入侵。财务信息软件应设置多重防火墙，安装防毒程序，不可使用和财务工作无关的软件，特别是服务于财务信息系统的计算机。

此外，和其他系统形成制约机制。财务信息系统和相关系统相互制约，各系统独立运作和工作，发生减账或退账等现象时，可以相互监督，充分发挥财务内控的作用。比如，物资、药品、设备体系和财务管理系统相关联，财务部门和管理人员可以及时掌握药品的销售、设备及物资的领用情况，并强化管理。又或者，病区管理系统和收费系统、业务系统关联，当住院科室护士录入患者的信息和费用明细时，一旦出现退账、减账的情况，必须由双方科室负责人共同确认后，方可进行退账或减账，任何一方不能自行办理。将收费系统和财务系统关联，有助于财务部门和管理人员了解医院的日收入，掌握日就诊、住院人数，加强医疗服务管理，防止收费人员乱收费或错误收费等现象的发生。

结语

综上所述，医院财务信息化管理的实现，可以减少相关工作的人为干预，将工作失误降至最低，将工作风险降至最小。通过上述分析，发现在当前的医院财务信息化管理中，仍然存在一系列问题，给财务管理工作的开展、管理水平的提升带来不良影响。为充分发挥出财务信息化管理的作用，完善医院的内控制度，建议医院从多个方面着手，提高医院财产的安全性，提升工作效率，进而为医院创造更多的效益。