档案管理的信息化建设分析

韩雪灵

摘要：档案管理是当前企事业单位中的重点工作，在社会的发展过程中，由于企事业单位业务量的增加，档案信息的内容也更加丰富，以档案管理工作提出了更高的要求，作为企事业单位业务办理以及发展决策制订的重要依据，如果档案管理效率不足，档案信息出现误差，会对企事业单位的发展和运行产生严重影响。在信息背景下，档案管理模式也要有所创新，结合高新技术，加强档案管理的信息化建设，全面促进管理效能的提升，这也是当前企事业单位的重点任务。本文对此进行分析研究，并且提出了几点浅见。

关键词：档案管理;优势作用;信息化建设;策略分析

1 档案管理信息化建设的优势作用

1.1保证档案信息安全性

在之前的档案管理模式中，档案信息通常以纸张为载体，具有实质化的特点，这种档案存储方式存在很大的弊端，不仅会占用很大的空间，而且纸张在长期的存储过程中，很容易出现破损，导致档案信息遗失，对企业的发展会产生很大的影响。而电子化的档案管理模式，可以实现虚拟化的信息管理，在这种模式中，档案信息是以数据的形式存储的，只需要利用信息设备或者移动硬盘，就可以承载大量的档案数据，占用空间较小，而且不会受到时间因素的影响，信息遗失的概率较低，最重要的，电子化的档案管理模式，有助于提升档案信息收集、整理以及调用的效率，更好的为企业服务，根据实际需求，只需要在检索目录输入档案编号或者关键词，系统就会自动的索取相应的档案内容，整个过程耗时较短，可以更好的满足企事业单位的运行需求，提高其整体的运行效率。

1.2提高管理效率

对于企事业单位来说，档案文件的重要性是毋庸置疑的，各种业务的办理，都需要以档案信息为依据，而且发展决策的制订，也要依赖于各种档案文件，档案管理效率的提升，是企事业单位非常关注的问题。在传统的档案管理模式中，管理效率较低，档案信息的获取以及文件的制订和存储，都需要依赖于工作人员来完成，而且在技术因素的限制作用下，部门之间的联动性不足，许多的档案信息文件都不能及时归档，在档案信息的查询过程中，要进行大量的文件翻阅，不仅耗时较长，而且反复的翻阅，会加速文件破损，给工作人员带来很大的工作压力。在信息技术的作用下，可以改变之前的档案管理模式，应用信息化管理系统，部门之间的联动性更高，各个部门产生的档案信息都能第一时间归档，档案信息处理实现了自动化，效率较高，而且档案信息的查询工作也非常便捷，这也是信息技术在档案管理中的主要应用优势，为此，加强档案管理的信息化建设是非常必要的。

2 档案管理信息化建设策略分析

2.1创新管理意识

信息化的档案管理模式意义重大，与传统的管理方式相比，以信息技术为基础的当那管理工作明显效率更高，而且信息内容也更加精准，优势显著。为了加速档案管理的信息化进程，管理人员要真正的认识到信息技术的应用价值，当档案管理部门的领导意识到档案管理信息化建设带来的有利作用之后，掌握大数据技术档案管理工作的内涵，最大限度的提升自身和相关工作人员的档案管理信息技术应用能力。保证档案管理有一个良好的环境，为档案管理部门装配专业且完善的档案管理信息处理设备，确保为档案管理的信息化建设奠定发展的基础。档案管理的信息化建设得到重视，就会获得相应的建设资金投入，这样一来就能够建立档案管理信息化的服务平台和数据库。信息服务平台能够帮助工作人员更快的进行档案的整理、归纳和保存，有助于档案管理工作更好的开展。数据库的建立有助于提升对档案资源的利用率，保证档案资源能够发挥出最大的价值。

2.2健全档案管理信息化建设的各种机制和体系。档案管理本身就具有比较强的专业性、保密性和系统性，因此这项工作对档案管理的机制必须具备完整性和系统性的特点。档案管理的内部体系完整性包括的内容很多，如档案管理的责任机制、对档案管理工作人员的激励机制和绩效考核机制以及对档案管理信息化建设的监督机制等。从健全档案管理责任机制的角度来说，档案管理工作需要责任机制作为保证，对档案管理人员的责任、义务以及相应的权利进行明确的划分和落实，保障档案管理部门的相关领导和基层工作人员的责任意识都能够得到提升。从健全档案管理工作人员的激励和绩效考核机制角度来说，要想保证档案管理工作人员的工作积极性，需要档案管理机制发挥作用。对档案管理的相关人员进行绩效考核，将档案管理工作的质量纳入到绩效考核的指标体系当中。综合考虑档案管理工作人员的指标状况和档案管理工作人员的绩效状况，将两者结合起来进行档案管理人员的总体评估。

2.3加强档案信息安全防护

信息技术的出现和应用，给档案管理工作带来了创新机遇，全面促进了档案管理效能的提升，但是在这个过程中，也带来了一些风险隐患，网络环境的质量，对档案信息的安全性产生了直接影响，如果安全管理不到位，网络环境中的风险因素，容易对档案信息造成侵蚀，导致信息篡改或者被窃取，这种情况对企事业单位的发展非常不利。就现有的形势来看，当前的网络环境质量较差，风险因素众多，在信息背景下，关于档案信息的安全管理工作也要持续深入，把网络风险对档案信息产生的影响控制在最低限度，提高档案信息的安全性。具体来讲，在档案管理过程中，企事业单位要设置防火墙，对内网和外網进行隔离，增加访问权限，对于非法访问及时的做出预警和阻隔，通过这种方式，可以有效的提高档案信息的安全性，这也是一种非常高效的安全管理手段。此外，对于重要的档案文件，可以设置加密系统，形成加密文件，采用信息加密技术，提高档案文件的安全等级，利用各种安全防护措施，进一步促进档案信息安全性的提升，保证档案管理信息化建设的稳定推行，这也是企事业单位管理层需要重点关注的内容。

3 结束语

综上所述，现阶段，信息技术在各个领域中都得到了广泛应用，在信息背景下，许多行业的生产和管理模式都发生了根本性变化，信息化建设也是档案管理的必然趋势。在之前的档案管理工作开展中，主要以人为管理的方式为主，管理效率较低，信息化技术的应用，能改变这些管理问题，有助于促进档案信息重要作用的充分发挥，对企事业单位的发展和运行具有非常重要的意义。企事业单位方面要树立信息化意识，根据自身的发展需求，持续加强档案管理创新，消除档案信息风险，进一步的发挥出档案管理的重要作用。

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