疫情防控形势下高校校园统一支付平台功能创新研究

张阳

（天津职业大学，天津 300410）

2019年底，一场突如其来的疫情在对人民生命安全造成威胁的同时，也考验着高校信息化建设的水平。对高校财务工作而言，人们同样意识到了高度无接触、全流程在线办公和协作的重要性。面对疫情防控的严峻形势，校园统一支付平台凭借其线上缴费的突出特点在高校收费管理工作中发挥着重要作用。这种高效、便捷的线上缴费模式给师生带来满意体验的同时，高校财务人员迫切希望更多的收费管理工作在校园统一支付平台实现。

一、校园统一支付平台在高校财务收费管理工作中的现状及未涉及的领域

现阶段，高校大多采用“高校学生收费管理系统”“校园统一支付平台”和“高校账务核算管理系统”三个系统进行收费管理工作。“高校学生收费管理系统”和“校园统一支付平台”互联，“高校学生收费管理系统”和“高校账务核算管理系统”互通。其中，“高校学生收费管理系统”应用于财务内部封闭式的局域网，信息只能由财务人员写入和维护，其他人员通过外网无法访问，它实现了手工录入收费信息、收据打印、学籍异动调整、报表查询等半自动化收费管理工作；“校园统一支付平台”应用于互联网，收费范围分为“学费交费”和“其他交费”，“学费交费”包含了“高校学生收费管理系统”里的学费、住宿费、书费、保险费等所有收费项目；“其他交费”包含了学校各职能部门和学院独立申请和管理的各种行政事业性收费、经营性收费等收费项目。收费对象既包括在校生，又涵盖校外人员，从收费管理上实现了真正意义上的“无现金”收费和“数据实时更新”，从便捷性上实现了“24 小时全天候无人值守无地域限制”的线上缴费，解决了高校传统“排队缴费”的难题。“高校账务核算管理系统”也应用于财务内部的局域网，对收费业务进行账务处理，通过“银校直连功能”可实现在线支付。“校园统一支付平台”虽然在缴费功能替代了“高校学生收费管理系统”实现了“全自动化”，但“高校学生收费管理系统”的其他功能“校园统一支付平台”仍未实现线上化，具体包括：

（一）“校园统一支付平台”缺少独立的“学生信息”库

“高校学生收费管理系统”操作模式下，新生收费开始前，招生部门将录取人员名单通过办公网传给教务部门，教务部门根据教务系统为录取名单上的新生编制学号、班级等学籍信息，教务部门将编好的“学生信息”通过办公网再传给财务部门，财务部门先根据教务系统“学生信息”设置“高校学生收费管理系统”里的班级代码，再将教务“学生信息”按照“高校学生收费管理系统”里“学生信息”的格式重新调整，导入成功后“高校学生收费管理系统”生成“学生信息”，同时写入“校园统一支付平台”。同时，一些学生发生学籍异动情况时，教务部门将纸质“学籍异动表”报给财务部门，财务人员根据学籍异动学生的休学、复学、降级等学籍异动情况手工修改“高校学生收费管理系统”里的“学生信息”下的状态栏，涉及应收款的还要相应手动修改应收款。传统模式下“校园统一支付平台”无法实现线上“学生信息”的自动导入和更新，手工编制效率低。

（二）“校园统一支付平台”缺少“应收款生成”的功能

“高校学生收费管理系统”操作模式下，财务人员要按照系统规定格式，根据编制好的“学生信息”，将不同性质、不同专业的学生分别赋予不同的应收款金额后制作成导入格式并上传“高校学生收费管理系统”。传统模式下“校园统一支付平台”无法实现线上“应收款”的自动生成，手工编制易出错。

（三）“校园统一支付平台”未开发电子发票功能

高校收费管理工作另一大难点就是学费收据的打印和分发。每年学费收缴一般集中在春秋季招生和生源地贷款集中放款时，对于一个拥有上万名学生的高校，财务人员在集中缴费月份需要通过“高校学生收费管理系统”针对不同性质的、不同部门的学生进行批量打印，几千张单据需要针式打印机不停地工作一整天，有时还会卡纸导致错票、废票的产生。票据打印完毕后，财务人员还要全员出动并召集些没有课的学生一同对联打的三联发票进行分拆并按票联归类，这个过程因为人多，难免会分错，仍需财务人员最后通过票据张数和总金额进行复核后可保证账票相符，这也让财务人员工作量巨大。最后在发给学院辅导员时，辅导员还要带学生再数一遍票据数，其中不但耗费了大量的人力物力，票据从开具到抵达缴款人手中的周期也很长。传统纸质票据管理造成的财务人员工作效率低、成本高，易出现票据数据出错、存储复杂等问题，而电子票据的应用可有效地解决上述问题。而“高校学生收费管理系统”的票据功能使用性不强，“校园统一支付平台”也未涉及电子发票功能。

（四）“校园统一支付平台”缺少“学费交费”的多条件搜索功能

“校园统一支付平台”为各职能部门和院系提供了简单条件检索的收费批次人员缴费情况查询功能，而学生通过“校园统一支付平台”查询学费收费、欠费信息时，如果学生有欠费，会显示有应收款；如果学生已缴费，则系统显示无信息，无法让学生看到完整的收费明细，而要获取完整的收费和欠费信息只能由财务人员通过“高校学生收费管理系统”导出相关信息，通过办公网传给各需要的部门和学院，催缴学宿费时期，财务人员每天都需要导出各个院系的“学生催款单”并分别传给各院系，还不能保证各院系的实时获取，给财务工作人员造成巨大的工作压力。

（五）“校园统一支付平台”缺少与“高校账务核算管理系统”的互联互通

原“校园统一支付平台”的“学费收费”项目金额是“高校学生收费管理系统”里的学费、住宿费、保险费和书费等项目的合计数，而每天“校园统一支付平台”收取的各项费用是需要在“高校账务核算管理系统”分类进行账务处理的。另外，高校的“高校学生收费管理系统”和“校园统一支付平台”均未与“高校账务核算管理系统”互联。这就需要财务人员每天在记账时，先进入“校园统一支付平台”打印当天的收费汇总报表和“高校学生收费管理系统”里的“收费日报表”核对总金额，再按照“收费日报表”的明细分类选择对应的科目分别记账。最后将两张表和“高校账务核算管理系统”里的银行来款进行认领、核对和记账，账务处理无法实现自动化。

（六）“校园统一支付平台”缺少“更多服务”拓展

高校收费管理工作还存在很多繁杂的线下工作。比如学生退费工作，一些学生在“校园统一支付平台”缴费成功后，因种种原因需要退费时，往往需要往返于院系、教务部门、学工部门和财务部门数回，有时某一部门老师不在，退费事项就要耽搁数日，有时退费学生已经办到最后一个环节，又因一些细节没注意导致前功尽弃，从而怨声载道。再比如生源地贷款的认领、分配和兵役复员学生的学费减免工作都需要通过“校园统一支付平台”实现全流程、在线化、自动化完成。

二、校园统一支付平台在高校财务收费管理工作中的功能创新的意义

（一）互联互通

“高校学生收费管理系统”应用于校内局域网，信息只能由财务部门写入和维护，而它又是“校园统一支付平台”“学费收费”项目的数据后台，这也导致了“校园统一支付平台”无法与教务部门、学工部门进行数据交换，只能各部门间采用excel电子文档进行学生数据获取。通过调整“校园统一支付平台”“高校学生收费管理系统”和“高校账务核算管理系统”之间的系统架构，将“高校学生收费管理系统”的核心功能及数据库内置于“校园统一支付平台”，使“校园统一支付平台”实现收费功能的独立化，即“校园统一支付平台”可实现学生信息、应收款、查询等核心功能全网络线上化，而不仅限于校内局域网。再将“校园统一支付平台”增设电子发票功能或与电子发票系统互联，使得学生在交完费后即可通过“校园统一支付平台”接收到电子发票。最后将“校园统一支付平台”与“高校账务核算管理系统”互联互通，实现收费业务的自动记账功能。

（二）在线化

推动高校财务收费管理工作的全线上的业务协同和智慧运营，在“少聚集、少纸单、无接触”的情况下保证连续有效的收费工作。

（三）共享

高校师生均可通过网址或扫码登录“校园统一支付平台”，查询到自己需要的缴费数据。

（四）自动化

实现“校园统一支付平台”上的“学生信息”“应收款”“学籍异动信息”“退费”和账务处理的自动实现。

三、校园统一支付平台在高校财务收费管理工作中的功能创新的思路

（一）在“校园统一支付平台”系统菜单下增设“学生信息”功能项

“校园统一支付平台”要想实现高校收费管理功能的全流程、全线上化操作，就要摆脱“高校学生收费管理系统”内网下的信息输入模式。各职能部门和院系在新建“其他收费”项目时，都是由申请人上传收费人员名单，这种自助模式极大减轻了财务人员的工作量。通过新建“校园统一支付平台”系统的“学生信息”数据库，不再采用“高校学生收费管理系统”里的该功能，可以有效减轻财务人员手工编制的工作量，也提高了传输的准确率。具体功能模式设计如下：在“校园统一支付平台”后台管理系统菜单下增设“学生信息”一级功能项目，同时下设“学生信息接收”和“学籍异动标记”和两个二级子项目，教务部门在编制好“学生信息”后，登录“校园统一支付平台”的后台管理系统，将财务部门要求包含“学生信息”要素的excel电子表格上传至平台，财务部门可根据教务部门系统导出的含有自身需要的关键要素进行编码，如果教务部门更换新的系统，财务部门可以根据教务部门新系统导出的新顺序重新制定编码，这就使财务部门在自动获取教务部门“学生信息”的同时，也不至于增加教务部门的工作负担。财务部门在接到教务部门已上传新“学生信息”的平台提醒后，可登录平台的后台管理系统，点击“学生信息”功能项，“校园统一支付平台”会自动接收教务部门的“学生信息”数据并检索是否有身份证号或学号重复项，一旦有重复项，系统会弹出对话框释疑，财务部门可与教务部门沟通，如果无误，新数据将在平台数据库中顺延向下排列，从而完成了“学生信息”的导入。另外，教务部门按照财务部门的委托，在每个月的规定日期上传“学籍异动表”电子版，上传格式按照教务系统设定，教务人员导出该表后即可上传，财务人员再收到平台发出的上传信息提醒后，点击平台下的“学籍异动标记”功能项，平台在自动接收教务部门上传的学籍异动信息的同时，自动增设一行“学生信息”功能项下的学生状态栏，这里要指出的是这个新增功能不像“高校学生收费管理系统”里的直接替换原有状态的处理，而是在原有数据链条下新增一条最新的数据链条，以保存最全的学生状态。“学生信息”模块还可根据预置的信息要素设置多种归类和检索功能，以满足不同的查询需求。

（二）在“校园统一支付平台”系统菜单下增设“应收款生成”功能项

为了减少财务人员在excel 中的批量处理，减少应收款设置错误，实现“学生信息”的自动修改后应收款修改的联动效应。新功能模式设计如下：在“校园统一支付平台”后台管理系统菜单下增设“应收款”一级功能项目，同时下设“专业-应收对照表”“应收款生成”和“应收款更新标记”三个二级子项目，新生应收款生成前，财务人员先上传最新的“专业-应收对照表”，上传更新后，再点击“应收款生成”功能项，应收金额会根据“学生信息”功能项下没有生成应收款的学生进行自动生成，一旦有学生出现学籍异动的情况并完成了“学籍异动标记”操作后，财务人员再点击“应收款更新标记”功能项，平台会自动显示“应收款”功能项下需要修改应收款的学生最新信息，同时在“应收款”功能项下需要修改应收款的学生那一行下再增添一列最新的应收款数值，以显示学籍变动带来的新的应收款额。

（三）在“校园统一支付平台”系统菜单下增设“电子发票”功能项

为了形成一整套财政电子票据从生成到验证、再到报销入账、汇缴的完整应用模式，优化票据打印、传递、整理和保管各个环节，节约高校成本，减轻学校财务人员的工作量，在“校园统一支付平台”后台管理系统菜单下增设“电子发票”一级功能项目，同时下设“票据生成”“票据查询”和“自动记账”三个二级子项目，财务人员通过点击“票据生成”功能键，实现“校园统一支付平台”与“高校电子票据管理系统”对接，学生数据维护的信息实时反馈到票据系统中，实现电子票据的开具及收入的上缴；同时，财务人员点击“票据查询”功能键后，缴费学生的电子票据会自动反馈给学生。票据使用者通过高校数字化校园办公平台或财务微信公众号平台，可以登录并实名认证，进行电子票据动态查询。学生和家长们通过邮件或短信获取票据信息，可以随时到网站上查验、下载电子票据；财务人员点击“自动记账”功能键后，实现“高校电子票据管理系统”与“高校账务核算管理系统”对接，进而电子票据信息生成“会计原始凭证”进行报销入账。在“校园统一支付平台”与“高校账务核算管理系统”互连的基础上，改变“校园统一支付平台”中“学费收费”的数据结构，原先在“学费收费”项目下的“住宿费”“保险费”和“书费”等分别由学工部门在“其他收费”项目下新建批次进行收费，这样“校园统一支付平台”收费项目结构与“高校账务核算管理系统”的科目就可以一一对应了，在“高校账务核算管理系统”建立“平台账务提取”功能项目，财务人员点击该功能键时，由“高校账务核算管理系统”提供分录模板，由“校园统一支付平台”提供相应科目具体数字，收费记账凭证自动生成，财务人员可修改、保存和打印。

（四）在“校园统一支付平台”系统菜单下增设“学费查询”功能项

为了实现在“校园统一支付平台”可以查询学费各项报表的功能，在平台后台管理系统菜单下增设“学费查询”一级功能项目，同时下设“综合查询”和“批量查询”两个二级子项目，“综合查询”可实现多种条件多维度复合检索，检索信息包括学号、姓名、身份证号、收费年度、交费时间和学生性质等，条件筛选后可生成全口径信息的多种表格，诸如“收费明细表”和“欠费催款单”等；“批量查询”为新增特色功能，财务人员经常需要查询一批特定人群的收费或欠费等情况，大多采用excel 电子表格中的Vlookup 函数进行比对，但经常因字符不规范导致比对失效，“校园统一支付平台”利用数据库技术的强大钩稽比对功能，帮助财务人员实现导入特定多个学生并进行多条件复合查询的需求，提高了查询的成功率。

（五）在“校园统一支付平台”系统菜单下增设“更多服务”功能项

为了实现学生退费、生源地贷款收费确认和兵役复员学生减免等复杂业务的全流程、自动化和一站式的线上服务，利用“校园统一支付平台”应用于互联网的特性，设计开发分布式交互界面，以“学生退费”业务为例，在平台后台管理系统菜单下增设“个性服务”一级功能项目，同时下设“学生退费”“困难减免”“兵役减免”和“助学贷款”四个二级子项目。学生在办理完退学手续后需要退费时，可登录“校园统一支付平台”缴费端，点击菜单栏上的“更多服务”并选择“学生退费”功能，首先弹出的是“财务信息”界面，该界面包含自动生成的学生基本信息、缴费明细、学费退费金额和需要填写接收退款的银行卡信息，填完后点击下一步，接着弹出的是“教务信息”界面，该界面包含自动生成的学生基本信息和该生的在校起止时间点用于核对，学生确认后点击下一步，然后弹出的是“学工信息”界面，该界面包含自动生成的学生基本信息和缴纳的住宿费、保险费、床上用品费的退费金额，学生确认后点击下一步，最后弹出的是“合计确认”界面，该界面包含退费合计金额、电子发票注销通知和确认电子签字，学生确认后，系统提示退费金额经各部门确认无误后一个工作日内汇到学生提供的银行卡中。上述退费确认信息是系统根据学生办理退学手续后，经学生信息库比对后自动生成的，学生确认后，平台会自动将这些确认单发送到各部门平台后台管理端并短信通知管理员，各部门确认后，财务人员登录后台管理端点击“学生退费”功能项，平台会自动生成各部门确认信息的汇总退费报表，财务人员确认无误后，平台会将账务信息发送到“高校账务核算管理系统”自动记账，账务系统再利用“银校直连”功能在线汇到学生的银行卡中。

综上，“校园统一支付平台”定制功能的构建可以使高校的收费管理工作向着标准化、流程化的方向发展，这对高校降低成本、管控风险、优化经营管理模式具有重要作用，也有助于推动高校财务的数字化转型升级。