企业电子文件归档和电子档案管理探讨

郭冬梅

摘  要： 本文首先分析了企业电子文件归档和电子档案管理中存在的问题，接着分析了企业电子文件归档和电子档案管理。希望能够为相关人员提 供有益的参考和借鉴。

关键词： 企业;电子文件归档;电子档案管理

引言

在数字时代，信息化系统管理在企业研发、生产、经营等各项活动中 发挥着极其重要的作用，其间产生了大量电子文件，电子文件的产生，改 变了传统档案的形式、特性，归档成为电子文件管理的重要环节。因此， 企业需要加强电子文件归档和电子档案的管理力度，利用信息化技术和大 数据技术，提升电子文件档案的利用效率，同时要确保电子档案的完整 性、安全性和可用性。

1 企业电子文件归档和电子档案管理中存在的问题

1.1  管理强度不足

首先，电子文件收集归档不及时，电子文件归档和电子档案管理在信 息的传输中造成了一定延迟，严重影响了信息管理的及时性。其次，由于 在电子文件归档和电子档案管理过程中很少使用信息技术来增强档案的交 流换，直接影响企业电子文件归档和电子档案管理的质量与效率。同时， 在电子文件归档和电子档案管理过程中，员工的档案素质意识直接影响电 子文件归档质量和效率。

1.2  缺少档案管理信息

随着信息技术的发展，信息化系统已应用到企业的各个管理环节，在 企业各项经营生产等业务活动过程中，电子档案管理涉及很多原始数据， 其 中一些数据可以反映企业的经济状况。当前，各类企业正在实施档案管理的 信息化， 但是由于对电子文件归档的复杂性认识不足，无法解决各管理系统 链接问题，造成大量的电子文件归档时缺少元数据， 最终导致电子文件档案 数据库无法及时更新，严重影响了企业管理水平的提升和风险管控力度。

1.3  电子文件归档的安全问题

在互联网时代，企业电子文件归档和电子档案管理过程中存在安全问 题。一是企业信息管理系统本身在开发利用过程中存在一些安全隐患，企业 电子文件在线归档存储信息或利用物理存储介质进行保管时，一定离不开局 域网、服务器、管理系统、电子文件元数据等因素背景，物理存储介质具有 人为损坏的可能性。当计算机连接到网络时，很容易受到某些病毒的攻击， 这可能导致盗窃和篡改文件数据。二是企业档案管理系统本身与各业务信息 管理系统兼容的问题，在档案管理系统开发部署前期，与各业务管理系统技 术参数考虑不够全面，很大程度上影响企业各类电子文件在线流传，造成一 些类别的电子文件不能及时归档或在线归档时文件数据的缺失。

2 企业电子文件归档和电子档案管理

2.1  做好电子文件收集积累工作

电子档案管理中不可或缺的环节就是电子文件收集与资料积累，它 们有着至关重要的地位。跟传统的纸质文件收集工作相比，电子文件收集 不仅方便高效，而且收集范围也在持续扩大，收集方法多样化。在企业电 子文件归档管理中，电子文件的收集整理工作可以由电子文件形成部门负 责，正式电子文件包含发送、接收文件。电子文件形成部门将文件发送给 相关人员后，不仅需要对原始文件内容进行归档整理，还需要归档修改后 的文件内容以及发送记录，接收文件后同样需要进行归档工作。部分文件 可能不在正式文件范畴内，但是它的文件内容价值高，可供参考的东西比 较多，此类文件必须严格按照正式文件的归档整理流程进行收集保存，收 集整理过程中一定要认真仔细，避免重要文件遗漏给企业带来损失。

2.2  强化电子文件归档的“四性”保障

进行电子文件归档时，需要做好“四性”检测，为电子档案文件的后 续管理利用提供强有力保障。“四性”检测内容具体为：真实性检测主要 是检测固化信息、数字摘要、元数据、电子属性、信息包等;完整性检测 主要是检测归档文件中数据数量、大小、数目编号、文件内容的真实性和 完整性;可用性检测内容是比较多的，涵盖了电子文件数据、目录、信息 等方方面面，主要是确保人们能够使用、检索电子档案;安全性检测是电子文件归档最重要的检测环节，通过检测查看电子档案管理过程中是否存 在人为改动或非法侵入的情况，提高电子文件保管的安全系数。

2.3  规范管理电子档案移交工作

电子文件形成部门主要的工作任务就是对电子文件进行移交、归档处 理。电子文件的归档方式有两种： 其一是逻辑归档， 其二是物理归档。这两 种归档方式借助的办公平台存在差异性，企业可以根据内部实际情况选择合 适的归档方式。各部门将电子文件移交给档案部门后，档案部门需要立马审 核、判定文件内容，避免电子文件存在内容失真、丢失问题，如果移交的电 子文件不符合相关规定要求，必须要求相关部门检查整理后再重新移交， 从 而确保电子文件的真实性。如果电子文件内容真实完整、安全性好，档案部 门经过审核后就需要确定好文件价值，明确规定好保管期限，最后进行移交 手续办理，移交部门与档案部门需要同时审查移交清册，并且妥善保管移交 清册。整理归档电子文件时，档案部门需要首先确定好基础单位，再严格按 照相关的管理制度和规范标准进行文件分类归档工作，确保各种文件摆放在 正确位置上。如果归档电子文件在公文类别范畴，档案部门就需要重视此类 文件的审核工作，审核的著录项目需要根据实际情况进行适量调整增加。如 果隶属于其他类型，此类电子文件就可以进行常规审核操作，审核过程中需 要注重审核文件信息的真实性和完整性。如果归档电子文件具有较高的保存 价值，档案部门就需要采取电子方案与纸质档案两者同时使用的保存方式， 从而使归档电子文件的安全性得到进一步提升。

2.4  高度重视电子档案保管安全

在线保管主要是使用专业安全的服务器存储电子档案，其他存储介 质的电子文件档案应做专库或专柜存放，避免擦、划、触摸记录涂层。如 果归档载体是光盘或移动硬盘等物理存储形式，需要做好防磁处理，定时 检查介质的安全，确保归档文件的可读性。检测工作可以计划为每两年一 次，主要是抽取一定数量的样本载体对文件内容进行“四性”检测;如果 检测过程中发现归档载体存在问题，需要及时采取有效措施解决问题。此 外，还需要做好电子档案的安全备份工作，异质异地的全数据备份是常用 的备份方式，企业中的信息部门需要提供技术保障，从而确保电子档案存 储的完整性和安全性。

2.5  加强电子档案的利用安全

在线提供电子档案利用时，要根据企业人员管理级别限定利用权限。 企业最高管理者不仅能够调阅各类电子档案，还能查阅电子资料的收发记 录。电子档案严禁在企业外部流传和使用，企业内部可以公开流传一些非 密的规章制度，含有企业商业秘密的电子文件只能限定企业局域网流传， 并且需要增加物理防护和病毒防护系统。企业的财务情况、发展计划、决 策內容、科技研发成果等电子文件档案，限定一般员工利用阅览。企业普 通员工需要查阅一些电子档案，因权限不足，需要通过系统向档案管理部 门提出申请，申请审批通过后才能查看文件。借阅人查阅电子档案时，需 要保护好档案，避免电子档案信息被其他人修改，而档案管理部门需要详 细记录每个借阅人的部门、姓名、借阅时间等，制作成管理台账。

3 结束语

综上所述，做好电子文件归档和电子档案管理工作能够提高档案管理 效率和质量，节约管理成本，为企业的经营发展提供助力。因此，企业需要 加强电子文件归档和电子档案管理，以使其更好地服务于企业的经营发展。

参考文献：

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