事业单位档案管理工作的现状分析

杨小亮

摘  要： 机关事业单位档案是其运营保障工作中的重要一环，伴随着机关事业单位的发展。在新的历史起点上，机关事业单位的档案管理工作被赋 予了新的要求，只有进一步解放思想，以创新引领档案工作发展，才能真正肩负起新时代档案管理工作的历史使命，切实推动档案工作创新发展。

关键词： 事业单位;档案管理;工作现状;工作创新

引言

人事档案管理作为机关事业单位的基础管理，在提高人力资源管理效 率，促进单位发展，为领导提供决策依据等方面发挥着重要作用。人事档 案管理包括档案的收集、整理、分类、归档、保管和查询等，具有一定的 复杂性。在新时代背景下，各行各业都迎来了新的发展机遇，机关事业单 位人事档案管理工作也不例外，如何做好新时期的人事档案管理工作以及 如何解决不断暴露出来的新问题已经成为了现阶段各级人事档案管理部门 研究的新课题。

1 事业单位档案管理存在问题

1.1  重视程度不高

第一，重视程度不够。在信息化迅速发展下，人们对档案工作的管理 意识越来越淡薄，加之一些单位的领导层面工作重心放在业务工作上，对 档案工作认识不到位。第二，没有专业档案人员。很多单位没有设立单独 的档案管理部门，多将档案管理工作归于办公室，档案管理人员兼职，业 务能力水平不足，且工作时间不能保证，档案工作多为应付。第三，没有 专门档案设施。有些单位没有单独的档案室，甚至没有档案柜，或者档案 柜没有规范有效利用，有的就是一间办公室，融档案储存、查阅档案、杂 物仓库于一体，环境杂乱，给档案储存带来很大风险[1]。

1.2  事业单位档案管理人员水平不高

事业单位的档案管理工作往往会涉及到十分复杂、系统的工作内容， 对于相关从业人员的专业素质有着较高的要求，同时对其个人品质也有着 一定的要求，例如必须具备耐心、细心的工作品质。然而，实际情况却 是，大多数事业单位的档案管理人员专业素养有所欠缺，同时在职业态度 方面不够端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行为。

1.3  信息化水平落后

目前事业单位仍多是纸质化档案管理，未普及大规模信息化档案管理 手段，分析认为，主要是受传统思维模式影响，沿袭旧制，缺乏改革突破 的信心和勇气;档案信息化建设是一项系统工程，需要大量资金和人力支 持，财政资金投入不足是摆在面前的一大难题;信息化管理对电子办公尚 未普及的地区、部门单位也是一种挑战。

1.4  事业单位档案管理方式不合理

在信息化时代背景下事业单位的档案管理工作缺少对于信息技术的正 确应用，无法保持与时代发展步伐的一致，  仍旧停留在传统的管理模式 中。造成该现象的主要原因在于大部分档案管理人员的思想较为落后，关 于档案管理工作的认知依旧停留在传统层次，也就导致日常工作开展存在 大量工作方式不合理的情况。

2 新时期机关事业单位人事档案管理工作的有效策略

2.2  提高重视程度，加大投入水平

新时期，各级领导和人事档案管理工作人员要高度重视人事档案管 理工作，注重提高政治站位，主动担当作为，以首善标准不断提升档案工 作的科学化、制度化、规范化水平，充分发挥人事档案在建设高素质、专 业化干部队伍中的重要作用。干部人事档案具有不可再生性，一旦损毁便 无法补救。因此，加强基础设施建设，维护干部人事档案的安全、完整显 得尤为重要。各级机关事业单位要加大人事档案管理的投入，高标准进行 硬件设施建设，着眼未来10至20年干部人事档案管理工作需要，建设智 能化人事档案库房，严格按照《干部人事档案工作条例》推进落实好档案 库房、阅档室和档案管理人员办公室“三室分开”， 加强“八防”——防 火、防潮、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物相应基 础设施建设，确保档案安全[2]。

2.2  加速档案信息化建设，着力做好手段创新

事业单位的档案信息化建设工作早在20世纪末就已经开展，伴随着 信息技术的快速发展，档案信息化建设也呈现了持续改进、不断创新的趋 势，结合机关事业单位档案工作特点及管理现状，在新时期加快档案信息 化建设，可以从以下几个方面入手：一是加强机关事业单位领导层对于档 案信息化工作的重视，将信息化建设工作纳入单位总体规划，出台相关的 支持政策，推进档案信息化建设有序开展。成立档案信息化工作委员会， 加大人员及经费支持，为信息化建设提供有力保障。二是加快档案数字化 建设进度，机关事业单位应建立符合自身实际的数字化模式，从长远发展 角度来看，还应以自主数字化为主，外包服务为辅。根据档案保管和利用 的需求，优先对于利用频繁的档案进行数字化建设，确保在建设周期较长 的情况下，能够优化信息化建设的内容结构，使其更贴合实际需要。三是 制定信息化建设规划，细化信息化建设工作计划，从信息化建设目标、责 任分工、实施阶段、成果验收、资金投入等方面进行统筹，有组织地做好 档案信息化建设工作。

2.3  拓展事业单位档案管理服务能力

需要清晰认识到事业单位所开展的档案管理工作的核心目的是为事业 单位的发展提供服务。故此，关注服务能力的提升十分关键，首先需要针 对相关从业人员的职业素养进行培训，以此提高其服务能力。要求相关从 业人员能够快速掌握信息技术手段，推动信息化技术在档案管理工作中的 应用。同时也需要关注从业人员职业品质的培养，强调日常工作过程中的 尽职尽责。在实现服务能力提高的同时，需要关注服务内容的拓展。具体 是指将先进技术形式用于服务内容拓展领域，转变被动等待的状态，转而 为事业单位的日常运行，提供主动的档案服务，以教导的形式将档案信息 在事业单位内部进行流通，不断提高档案管理服务的专业化和个性化。最 后，作为一名事业单位的档案管理人员需要保持积极进取的学习心态，在 日常工作之余，主动学习档案管理工作的新知识和新技能，例如关于各类 新引进的信息技术的操作技巧等，致力于提升自身的专业化水平，从而铸 造一支高精尖的档案管理人才队伍[3]。

2.4  健全制度，推进档案管理规范化

合理的档案管理制度是机关事业单位开展档案工作的必要条件。机关 事业单位要立足本单位实际，建立健全档案管理工作制度，包括档案的收 集、归档、保管、使用、查阅、借阅、保密、销毁等各个流程环节，做到有 章可循、有据可依。制度生命在执行，制度制定后要及时组织学习，并一以 贯之抓好贯彻执行。要将档案管理工作纳入部门科室考核，建立档案管理奖 惩考核机制，通过落实奖惩措施，调动全体员工干事创业的积极性[4]。

3 结束语

综上所述，档案管理工作水平直接影响单位整体管理水平。机关事业 单位要切實提高思想认识，增强每个人的档案管理意识，健全完善档案管 理制度，运用科学、规范的现代化信息管理手段和方法推动档案信息化建 设，打造专业、高效的档案管理团队，最大化地发挥档案利用价值，服务经济社会发展。

参考文献：

[ 1 ] 陈丽生 . 刍议干部人事档案管理的人才建设作用 [ J ] . 中外企业家， 2020（16）：127-139.

[2]张祖娟. 当前事业单位人事档案管理建议[J].办公室业务，2020（08）：170.

[3]于皓.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].办公室业务， 2020（08）：84-86.

[4]王燕青.事业单位提升人事档案管理水平的探究[J].商讯，2020（11）：196.

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