人事档案管理在人力资源管理中的运用

沙慧慧

摘  要： 面对日益激烈的竞争，企业在发展过程中应该重视人力资源管理，从内部管理规范中提升企业的管理质量，人事档案属于人力资源管理的 重要内容，在人力资源管理中占有非常重要的地位。人事档案管理主要是对企业人事资料的整理、保存、分析、鉴定、统计等，将每位员工安排在合适 的位置，体现出员工的重要作用和价值。

关键词： 人事档案;重要性;信息化

引言

一直以来，人事档案管理是人力资源管理工作当中不可缺少的组成部 分。有效的人事档案管理工作可以提升人力资源管理的持续稳定运行。伴 随着社会服务的持续提升，人事档案管理已逐渐数字化、科学化、信息化 以及规范化。在新形势背景下，怎样挖掘出人事档案在人力资源管理中的 更大价值，如何有效加强人事档案的利用已成为当下人事档案管理人员的 重点议题。本文将站在人力资源管理的角度，对现代人力资源管理与人事 档案管理的关系进行研究和分析，表明目前人事档案管理工作中存在的问 题并提出个人意见，为进一步提升人事档案管理的创新升级提供参考。

1 现代人力资源管理与人事档案管理的关系分析

现代企业中，人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等 方面进行研究，使其可以在企业中发挥应有的价值，促进企业完成生产、 销售等任务。人力资源管理，会涉及很多的学科，如管理学、心理学、社 会学等。企业在用人的时候，会对人才进行岗前培训，对人才进行职业生 涯发展规划，并对人才的业绩进行考核与评估，满足企业对人才的需求和 要求。在企业人力资源管理中，人事档案管理主要是工作人员的信息、资 料等进行管理，从而更好地考察员工，对员工进行更合理地安置，在企业 发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。

2 人事档案信息对人力资源管理的意义及价值

2.1  人事档案管理对有效发挥人力资源实效有着助力作用

人事档案是企业进行选用人才以及提拔员工的重要依据，同时也是企 业开发利用人力资源的必要工具。企业可以利用人事档案对员工的过往经 历及现状进行全面了解，从而有目标性地对企业人力资源管理架构进行调 整，以便将人力资源管理的相关内容进行有效优化。在此基础上，企业管 理者可以通过人事档案对人才的年龄、性别、技能及兴趣爱好等基本情况 有充足了解，以此进一步提高人员配置的实效，从而实现人尽其才的工作 目标。

2.2  有利于人才的合理运用

通过人事档案信息，组织能够对员工的能力、特征有全面的认识，这 非常有助于人才的合理运用。人力资源管理的核心价值就是要充分发挥人 才的能力好潜力，将正确的人放在正确的岗位上是发挥人才能力的基础， 所以必须要借助于人事档案管理来建立对人才的了解。同时，人事档案信 息的合理运用，也是人才科学流动的基础，只有做到人尽其才，任人唯 贤，才能让人才的价值得到最大化体现。

2.3  人事档案管理有利于科学化且合理化需求预测

人事档案无论在决策上还是管理上都具有重要的咨询作用，可以对人 才需求进行科学且合理的预测。通过有效地利用人事档案，可以提升企业 岗位配置更具科学化及合理化，继而最大程度上降低人力资源成本。由于 社会环境以及企业环境的持续发展及变化，企业针对人力资源的管理需求 也会逐渐变化。因此，需要企业制定出符合现状的人力资源管理规划。利 用人事档案中的数据信息，开展集中分析，从而了解并掌企業现下人才储 备及缺口情况，以备开展具有目标性的人才引进工作。再者，依据人事档 案中的数据信息进行人力资源规划的拟定工作，可以有效避免人资管理浪 费成本，为人力资源与企业发展目标实现供需平衡提供有效保障。

3 人事档案管理问题分析

3.1  人事档案管理重视度不足

当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档 案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的 发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式亟需改 革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理 职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影 响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价 值，不能有效地服务于人力资源管理。

3.2  人事档案管理手段落后

传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技 术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管 理系统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些 信息资源，对这些信息数据进行加工;另一方面，一些单位数字化管理效 率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。  4 强化人事档案信息在人力资源管理中的应用的措施

4.1  动态完善人事档案信息

随着社会的不断发展，要充分发挥人事档案信息，首先要推动人事 档案管理的现代化，拓展管理职能和服务模式，从而为人力资源管理工作 提供更大的支持。人事档案信息作为人力资源管理中非常重要的内容，应 当可以通过引进人力资源相关理论充实人事档案管理，使其发挥更大的价 值。一方面，要定期对人事档案信息予以补充和完善，特别是针对近期工 作、教育的状况，职称、奖励等，使人事档案的价值得到持续补充。另一 方面，针对过往的人事档案要建立有效的审核鉴定机制，这样既能够保证 人事档案信息的真实性和客观性，同样也能够对信息去伪存真，去粗取 精，使之能够更符合时代对人才的需求。

4.2  创建现代化信息管理系统，以此提升人资管理效率

当前是数字信息化时代，企业要了解创建现代化人事档案管理系统的 必要性，从而进一步实现人事档案管理数字化。首先要创建人事档案数据 库系统并搭建相关的数据分析模型，以此实现信息资源的分类处理和数据 统计，从而凸显出人事档案的决策咨询和管理咨询的重大作用。其次，企 业要充分利用云计算、大数据以及云存储技术，以此加强人事档案信息化 的建设。最后，为了保证人事档案内容的准确性以及真实性，企业应通过 数字扫描和数字微缩技术对人事档案进行有效的数字化处理，以此将人力 资源管理效率进行有效提升。

4.3  提升人事档案的利用价值

企业不仅要重视，人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用， 体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人事选拔过程中，丰富与优 化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容， 增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专 业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作 人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出 改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

结语： 有效的选用人才对企业顺利开展各项工作有着直接影响，所以 企业要充分发挥人事档案的重要作用，进一步加强资源管理工作，从而有 效参考人事档案的各类信息资源。在此过程中，要把握好人力资源与人事 档案两者之间的关系，加强完善管理制度和信息化建设等，以此提高人力资源管理的实效，从而促进企业的持续稳定发展。

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