基于流程再造理论的医院人事档案精细化管理研究

刘治东（湖北省妇幼保健院，湖北 武汉 430070）

一、引言

2018年11月20日，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称 《条例》）[1]，《条例》指出全面贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，是新时代干部人事档案工作的基本遵循。医院集医疗、教学、科研于一体，其人事档案全面反映广大医护人员及行政管理人员的个人经历、业务能力、工作业绩等，成为选人用人、发挥人才效用的重要凭证。近年来我国医院人事档案管理工作取得了较大的进步，但依然存在重视程度不足、管理制度缺失、管理方式落后等问题，一定程度制约着医院的发展。本文通过文献研究，对当前我国医院人事档案管理工作存在问题进行分析，并运用流程再造理论，尝试构建出医院人事档案管理精细化流程，为促进人事档案规范化管理提供参考。

二、流程再造理论

流程再造理论（Business Process Reengineering）是由美国麻省理工学院(MIT)的迈克尔·哈默（Michael Hammer）教授和CSC管理顾问公司董事长钱皮（James Champy）提出的。1993年，两人发表《公司重组—企业革命宣言》一书，首次提出“流程再造”概念，即为了飞跃性地改善成本、质量、服务、速度等现代企业的主要运营基础，必须对工作流程进行根本性的重新思考并彻底改革[2]，其核心内容是要从根本上改善原有的工作流程，从而实现企业业务质量和水平的跨越式发展。

随着研究的不断深入，“流程再造理论”的研究领域和思路也在不断拓展，在档案管理方面，主要集中在对档案业务流程的研究，如陈霞（2006）、吴加琪（2008）提出档案馆业务流程的主要内容，即档案馆理念、组织机构、业务内容和管理制度再造等[3-4]。王雯（2007）在档案信息化背景下，提出对档案业务流程再设计的思考[5]。

三、医院人事档案管理存在的问题

一是人事档案管理意识不强。首先，医院领导的重视度一定程度上影响人事档案管理的质量，如人事档案管理相关制度的建立、专职档案员以及档案管理相关设备的配备等[6～7]）。其次，人事档案整理方面存在档案材料收集不及时、不完整、不规范、信息内容前后不一致等问题[8～11]。

二是人事档案管理机制不完善。虞爱丽（2004）、黄思敏（2017）等人认为医院人事档案管理普遍存在标准不统一，不规范，管理无序化、档案利用率低下的问题，其主要原因在于缺乏相应的人事档案管理制度、职责以及标准要求[12-13]。具体来说，主要集中在人事档案整理流程不完善[14]、人事档案整理方法传统，缺乏创新和现代化管理手段[15～16]、人事档案管理手段不透明等方面[17]。

三是人事档案管理资源配置不足。人事档案管理资源配置主要体现在专职档案员和硬件设备两个方面。一方面，专职档案员数量少、业务素质不高致使档案管理效果不佳，人事档案信息资源远未得到充分、有效的开发利用[18～19]；另一方面，库房建设缺乏前瞻性，档案柜、抽湿机、监控仪等配套硬件设备落后。

现有文献对医院人事档案管理的问题研究和对策建议都是针对具体管理细节，缺少管理流程的视角，基于以上研究，本文认为，目前医院人事档案管理应从管理流程着手，运用“流程再造理论”，通过对人事档案材料收集、整理、利用和传递等各个环节进行设计再造，从而促进医院人事档案精细化管理，系统解决在人事管理管理过程中的具体问题。

四、精细化管理“流程再造”模型设计

按照医院人事档案管理“精简高效、以人为本”的基本理念，为了实现人事档案管理流程的创新性变革，基于“流程再造理论”，本文设计出医院人事档案管理流程精细化理论模型（见图1）。该模型以档案收集流程、档案鉴别流程、档案整理流程、档案利用流程、档案维护流程、档案转递流程为构架，形成适应现代医院人事档案发展需要的“收集—整理—利用—传递”的良性闭环，推动人事档案工作科学化、制度化、规范化。

图1 医院人事档案管理流程精细化理论模型

五、医院人事档案精细化管理对策

（一）加强医院人事档案管理流程的精细化

基于医院人事档案精细化管理“流程再造”模型，做好“收集—整理—利用—传递”四个重要环节管理，是解决目前医院人事档案管理过程中存在问题的重要思路。

1.医院人事档案材料收集精细化

档案收集是档案管理工作的基础。医院人事档案材料收集精细化应以“完整、真实、及时、规范”为工作原则，同时强调收集手段的多样性。“完整”指的是能够全面反映职工本人德、能、勤、绩、廉各方面材料；“真实”指的是档案材料内容符合职工的客观实际，尤其是“三龄两历一身份”没有涂改造假；“及时”指的是在档案材料收集过程中要突出时效性，尤其是干部任免、年度考核、职称评审等材料，做到随办、随收、随审、随归；“规范”指的是档案收集工作必须严格符合《条例》的规定，把好材料归档的入口关，保证归档收集的质量。同时，收集归档材料也不应仅仅局限于纸质版材料，还应将纸质版材料及时、规范地进行数字化处理，形成干部电子档案，从而逐步向档案管理信息化迈进。

2.医院人事档案材料整理精细化

档案整理是档案管理工作的核心。人事档案整理以人事档案材料的保管和保护为工作导向，以档案鉴别、档案分类、档案排序、档案编目、档案加工和装订为主要内容。档案鉴别指的是对准备归档的材料进行审查，甄别其真伪和保存价值；档案分类、排序和编目指的是根据《条例》规定，档案材料分为履历类材料、自传和思想类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料、政审等十大类别，参考档案材料形成时间的先后顺序或材料内容的逻辑关系进行排列整理，并通过编写类号、序号和页码固定下来；档案加工和装订则是对纸张破损、字迹材料等不符合要求的档案材料，采取复印、扫描、拍摄、折叠、剪裁、托裱等方式进行技术加工，并对其进行正确装订。

3.医院人事档案材料利用精细化

档案利用是档案管理工作的核心。档案利用应突出以下基本原则：一是规范性。医院应建立健全包含干部职工档案管理部门职责、档案管理人员职责、档案查借阅纪律等在内的人事档案制度管理制度，从而规范档案管理工作；二是保密性。涉及医院秘密的信息应严格保密，同时重视保护医院干部职工的隐私，做到私密信息不扩散；三是安全性。医院必须设有专门的档案室，做到档案室、阅档室、办公室“三室分离”，配备空调、去湿、监控、灭火等设备并定时进行维护；四是便捷性。根据人员性质、人员状态、姓名顺序等要素对人事档案采取分类管理，正确把握干部人事档案保密和开放之间的关系，区别不同情况，满足医院的利用需求。

4.医院人事档案材料转递精细化

档案转递是档案管理工作的关键。档案转递应坚持“规范性、时效性和安全性”三个基本原则。规范性指的是严格遵循信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的要求，认真审核需要转出的档案，对不符合要求的档案认真进行整改；时效性指的是当医院的干部职工出现工作异动时及时为其办理档案转移手续；安全性指的是干部人事档案必须严密包封，必须通过机要交通转递或派专人递送。

（二）提高档案管理人员意识，强化档案材料收集工作

当前，部分医院对人事档案管理工作缺乏足够的重视，“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来不要”成为医院自我调侃档案管理工作的真实写照[20]。基于此，一方面，医院应全面加强对人事档案工作重要性的认识，严格按照中央组织部《条例》之规定，不断增强院内各级领导及职工的档案意识和法制观念。由医院分管领导亲自主抓，加强对人事档案管理的宏观管理并不定时进行抽查，落实档案管理责任，形成“医院分管领导—人力资源部—档案管理人员”的三级档案管理工作机制。另一方面，医院应持续推进跨部门协作。当前大多数医院的档案管理人员不足且为兼职人员，在人事档案材料的归档范围和真伪判断上专业性不足。鉴于此，医院人力资源部门应会同院办公室、科教、纪检等部门，通过部门协作，从而强化人事档案的收集和甄别工作。

（三）建立健全干部人事档案管理制度，创新干部人事档案管理方式

健全规范的人事档案管理制度是人事档案管理工作的基础。一方面，由人力资源部牵头，进一步完善医院人事档案管理工作的各项规章制度，对于档案管理收集整理、分类归档、保存利用等各个环节均出台明确的管理任务与管理要求，从而保障人事档案管理各项流程的规范性和科学性。另一方面，医院应创新人事档案管理方式，在建立干部职工档案的同时建立个人电子档案，并及时引进电子信息系统，将“三龄两历”等关键信息与医院的人事信息系统进行对接，利用大数据服务于医院的医疗和管理工作，使得人事档案信息不再是信息孤岛，从而得到充分利用。

（四）加强档案管理人才队伍建设，不断完善基础配套设施

当前大多数医院的档案管理人员不足，档案业务素质不高。大部分医院的档案管理人员均为兼职，无法专注于人事档案管理，且档案管理工作量较大，档案管理人员长期超负荷运转，精力上难以为继。因此，应大力推进档案管理人才队伍建设，严格按照中组部《条例》的规定“每管理一千卷干部人事档案，应配备一名专职档案保管人员”，首先解决档案管理人员匮乏的问题，并通过举办专题讲座、业务培训等方式不断提高其业务素质。除此之外，医院应进一步加大档案管理工作的资源投入，引进防火防盗防水的档案保管柜、抽湿机、空调等专业化的技术设备，不断完善基础配套设施，为人事档案的规范化管理创造良好的前提条件，提高医院人事档案管理的综合效率。