档案馆业务工作优化及创新策略

2022-05-16 07:27李定军
锦绣·上旬刊 2022年2期
关键词:创新策略档案管理

李定军

摘要:在信息时代背景下,社会大众对信息的质量以及数量的需求提出了更高的要求,这使得档案管理工作的效率被提上日程, 与之相应的档案业务工作这一核心环节的优化升级必不可少。作为档案事业的重要主体,档案馆需要注重对业务工作进行进一步分析及研究,采取创造性的管理策略和管理手段,确保档案馆业务质量和水平的综合提升。业务工作优化复杂及多元,实践性强,对管理工作人员的管理能力和管理意识是一个较大的挑战。管理者需要注重将管理思维有效调整,把工作重心放在业务的优化升级上,创新管理策略和管理手段,保障档案管理的稳定运作以及可持续发展。

关键词:档案馆业务;档案管理;创新策略

引言

作为档案馆内部管理工作中的重要组成部分,业务工作优化的影响显而易见。新时代背景下的档案馆业务迅速发展,为了实现与时俱进,管理工作人员需要以业务工作的优化升级为基础,了解各项管理业务开展的现实条件,在全面调整以及改进的基础上实施对症下药,灵活利用多种管理策略及创新技术,保障档案馆各项业务的有效落实,为档案馆的稳定建设及可持续发展营造良好的环境和条件。

一、档案馆业务工作现状

为了应对时代发展的挑战,许多档案馆开始以业务发展为基础,着眼于时代发展的进程积极实现转型变革,其中业务工作的持续优化和创新非常关键。从目前来看,档案馆业务工作周期比较长,工作效率不够高,存在许多不规范的问题,不够理想。管理工作人员需要关注对不同业务环节的分析和研究,实现环环相扣,加强对不同管理流程的有效改进以及全面创新。对于档案事业的发展来说,档案馆的重要性不言而喻,只有以档案馆业务工作的优化升级以及全面创新为基础,才能够确保档案管理事业的全新发展,开拓新的局面。党的十九大报告强调了创新的重要作用以及首要动力,在构建社会经济体系的过程中创新的重要性不言而喻,档案管理工作也需要实现逐步创新。因此档案馆档案业务工作需要以此为基础,明确档案事业持续发展的重要依据,着眼于档案管业务发展的现实条件,通过对业务工作内容及发展方向的分析和研究,找到问题的核心所在,确保业务工作的逐步优化,积极创新工作思路和工作手段。

二、档案馆业务工作发展历程及工作内容变化

档案工作在不同的时期呈现着不同的侧重点,与阶段性的经济发展要求、综合国力以及国情存在密切的关系。国内档案馆档案管理工作的实践性和应用性比较明显,各个阶段的工作要求差异较为明显,档案实体管理阶段、信息管理阶段以及知识管理阶段最为关键,不同阶段的业务开展要求、方式、理念以及流程各有区别。实体管理阶段更加侧重于对档案的有效搜集、分类、整理,其中内容鉴定、档案保管、统计分析以及利用是重点。信息管理阶段则与网络信息技术的合理利用存在一定的联系,大数据技术以及互联网技术最为关键。这些有助于档案业务类型的逐步丰富以及有效创新,确保档案馆档案业务的优化升级以及宏观管理。在网络技术快速发展的过程中,档案馆档案业务工作迎来了繁荣发展阶段,传统的实物档案管理备受诟病,并且直接被打破,突破了时空限制。档案信息和载体逐步分离,我国正式进入了档案知识管理阶段,管理工作人员需要结合这一阶段的管理侧重点,将独立管理、保存、加工、利用工作相结合,确保档案内容的优化升級。

(一)档案收集的变化

传统档案收集工作比较复杂及多元,在新的时代背景下信息资源的利用率有所提升,系统化、智能化、自动化搜集成为了主体,这一点有助于保障档案管理工作的完整性、科学性和针对性。整个系统的准确性也有了明显的提升,操作过程非常的快捷以及方便,能够有效的避免人工管理模式所存在的各种不足,保障档案管理质量与预期目标之间的紧密对接。

(二)档案分类整理的变化

在对传统档案管理工作进行分析时发现,分类整理工作过程比较复杂,内容多元并且要求较为严格,这一点使得整体的工作质量和工作效率不够理想。在网络信息技术快速发展的过程中,电子档案管理系统使得档案分类整理工作自动化、智能化,过程变的简便很多,同时为档案文件的查找以及利用提供更多的便利,取得了明显的成效。

(三)档案内容鉴定变化

作为实物档案管理工作中的重点以及核心内容,鉴定工作的影响显而易见。这一工作要求管理工作人员须结合具体的内容,明确档案的重要价值,保障档案期限以及密级的合理分配。网络信息技术的利用使档案内容鉴定工作大幅提速,管理工作人员需要更关注对文档价值的鉴定及分析,利用各种现代技术设备,对档案完整性、真实性以及可读性的有效检测,实现工作质量及水准的综合提升。

三、档案馆业务工作优化及创新现状

(一)档案业务工作周期长

档案馆作为我国档案事业的管理体制,其运作模式比较复杂,职能性较为显著,内部档案业务工作较为多元,包含不同的管理环节。因此需要投入更多的时间、物力,以此来保障业务工作的协调管理,全面提升档案业务管理工作的质量,实现部门之间的有效联动。但是有一部分档案馆的档案业务比较复杂,管理质量出现了明显的差距,工作量相对偏高,所采取的管理策略和管理手段比较机械和传统,耗费了诸多的时间成本。这类问题越来越严峻,最终导致的业务工作周期持续拉长,各个部门如果没有意识到自身的重要工作责任,一旦出现问题就会使得原有的工作周期被持续延长。

(二)部分档案业务工作不规范

从宏观的角度上来看,我国档案馆档案业务工作比较规范,能够严格按照前期的制度标准去落实。但有一部分业务工作的规范度却不够理想,这一点在电子档案业务工作管理上体现得比较明显。有的档案馆忽略了电子档案的有效鉴定以及全面搜集,无视电子档案管理工作的有效创新,大部分直接以实物档案的业务与管理工作为基础,难以实现档案管理工作与原数据之间的有效对接。在互联网技术快速发展的过程中,我国明确强调了网页信息、电子邮件以及其他信息的档案管理要求,对具体的档案管理范畴进行了明确界定。但是非结构化数据的占比比较高,实质的主体较为复杂,因此难以实现规范化运作,无法确保电子档案信息管理质量及水准的综合提升。

四、档案馆业务工作优化及创新策略

为了实现档案馆的稳定运作,管理工作人员需要关注业务优化及创新的相关要求,采取恰当可行的策略和方法,确保业务管理质量及水平的综合提升。

(一)坚持以用户需求为中心

档案馆需要意识到自身的公共服务属性,关注对档案业务工作的进一步优化及升级,站在用户的角度树立良好的服务意识。着眼于日常业务开展的现实条件,通过对服务对象真实需求的分析和研究,灵活利用多种业务工作管理策略,保障业务管理工作质量的综合提升,确保每一个主体都能够主动参与其中,真正实现档案馆档案业务工作的有效落实。管理层需要着眼于各项业务开展的现实条件进行科学合理的评价,了解用户知识信息的获取情况,关注公共服务策略的有效改进。其中自身业务工作的全面优化及创新非常关键,管理工作者需要以用户调查为基础,了解用户对档案业务服务的态度及印象,明确用户的个性化需求,创新策略,在进一步优化和升级的档案业务基础上,确保档案业务管理质量及水平的综合提升。

(二)打造扁平化的组织

档案馆档案业务体系的各项工作非常关键,这一工作需要以职能分析为基础,确保各部门能够意识到自身的工作责任,明确职能的重要差异。为了尽量避免部门沟通出现阻碍,实现业务处理质量的综合提升,管理工作人员需要以内部结构的优化升级为基础,在有限的管理岗位中扩大管理幅度,密切上下级关系,加快信息纵向流动,为业务优化工作以及创新提供更高的效率,保障档案馆档案业务工作的有效落实,充分体现各项业务的协调性,凸显扁平化组织的重要作用和价值,实现各项管理工作的有效改革及创新。

(三)以信息技术为重要手段

为了实现稳定运作,档案馆必须要抓住档案业务工作的核心要求,以信息技术为重要手段,关注对用户满意度的分析及研究。了解用户对档案业务工作的现实需要,将业务工作的優化和创新落到实处,明确不同的重要工作节点,确保各工作细节的全面落实。其中现代化信息技术能够提供有力的支撑,管理工作人员只需要着眼于流程优化以及创新的核心要求,掌握现在信息技术的使用策略,保障档案业务效率及质量的综合提升,为用户带来更优质的服务和体验。将档案业务工作(收、管、存、用)由线下迁移到线上,实现对档案全流程一体化管理。将档案业务由传统的纸质管理模式升级成电子化为主的管理模式。只有这样才能够凸显档案馆业务工作优化及创新的时代价值,保障各项管理工作的全面改革及优化落实,真正实现管理资源的合理配置,档案馆的综合实力也会得到明显提升。

结语

档案馆业务工作优化及创新比较复杂,涉及诸多影响要素以及工作要求,档案馆需要意识到业务工作优化的艰巨性,关注用户需求。始终坚持以用户为中心,促进扁平化组织的有效打造,利用信息技术来调整工作思路及工作方略。

参考文献

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