我市社保档案管理工作的现状及对策

摘要：随着社会保障的发展进步和逐步完善，社会保障档案资源的社会价值逐渐为公众所认知，作为社会保障体系建设的基础性工作，社会保障档案管理是建设规范化、制度化社会保障体系的重要内容，对实现我国社会保障体系的整体化、共享化、信息化发展有着重要的推动作用。

关键词：档案管理;社保;信息化建设

为加强和规范社保基层经办单位业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生的基础性作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，促进档案管理工作与社保业务工作同步发展，2021年6月至7月底，我们会同相关部门对我市社保局、城乡居保局和14个乡镇人社服务中心业务档案管理现状进行了摸底调查和分析，主要采取实地查看、座谈了解、调查问卷等方式开展调研。

一、我市社保档案管理工作的现状

（一）档案室建设情况

我市社保经办单位都具备档案管理的基本条件，但是，有相当基层单位存在库房资源紧张、缺乏专门的档案管理人才的问题。

1.档案库房设立情况。经统计，市社保局、市城乡居保局档案库房现状。有12个乡镇人社服务中心设立有专门的社保档案库房，占我市社保经办单位总数的86%，只有一个乡镇人社服务中心因办公场所搬迁，临时租赁场所办公，没有设立专门的档案库房;安装有档案密集架的只有3个基层单位，有2个单位既无专室也无专柜存放档案，其余9个乡镇均使用四节档案铁皮柜保管档案、资料。除新市街道、温泉新区、雁门口镇、罗店镇等乡镇人社服务中心档案庫房面积相对较大并且安装有档案密集架外，大部分乡镇人社服务中心囿于办公用房条件所限，设置专门的社保档案库房面积过小、资料杂乱堆积、信息化程度低等情况，档案库房面积承载量满足不了日益增长的社保业务档案数量。

从调研的情况来看，我市各乡镇人社服务中心均意识到档案库房面积承载量不足的问题，有的乡镇增加了档案库房面积，有的乡镇将档案铁质柜或木质柜换成了密集架来缓解档案存放空间不足的问题。

2.配备专兼职档案管理员情况。经统计，我市社保局、城乡居保局均配备有专职档案管理员，14个乡镇人社服务中心中，有11个设有专兼职档案管理员，其余3个乡镇，没有配备专职档案管理员。配备专兼职档案管理员所占全市乡镇人社服务中心总数的78.5%。配备的专兼职档案管理人员中，有大专及以上学历的人数仅有4人，占全部专兼职档案管理人员总数的27%，而且大部分社保专兼职管理人员未经过档案专业培训，缺乏档案管理知识和业务技能。总体来看，除社保局、城乡居保局情况较好外，绝大多数乡镇人社服务中心急需建立档案管理体系和专兼职档案管理队伍。

（二）档案管理情况

由于历史原因，我市各社保经办机构均把业务档案归入文书档案管理范畴，档案管理情况参差不齐。

（1）档案规范化情况。市社保经办机构以抓档案，促业务规范工作为切入点，开展了档案达标升级活动。经过几年的努力和辛勤工作，档案管理工作机制、人员素质、档案管理设备、档案保密、保管及库房基础建设日益完善。

为加大档案管理的硬软件建设，市社保经办机构专设了3个档案库房室，购置了20多套密集架及文件柜，在档案库房室配置了防盗门、电子监控系统、温湿度表、除湿机、消防设施等，各种设备设施运转正常。

在逐步对离退休人员人事档案进行整理归类的同时，加强了对离退休人员数据库的建设，主要内容包括姓名、性别、出生年月、参加工作时间、退休前工作单位、养老金待遇、历次调待情况、家庭住址、联系方式等等，为离退休人员档案管理规范化奠定了基础。市局各业务股室按照档案管理规定和工作流程，规范了业务档案的管理，对归档材料进行规范的分类、排列、编号和编目。各业务档案按编码方案在库房内统一保管，各类档案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的业务档案，做到了同年度、同险种、同环节集中存放。目前查阅一份档案，从目录索引到实现查阅，时间不超过3分钟。

经调研，我市各乡镇人社服务中心积攒了近几年社保业务经办产生的大量资料，所有乡镇都对社保档案资料进行了归档整理。其中：编制了档案检索目录的有13家，占总数的81%;只对部分业务档案资料进行归档整理的有11家，占总数的69%。新市人社服务中心把历年来形成的业务档案资料进行收集整理，比较规范健全;宋河人社服务中心、永隆人社服务中心等9个乡镇人社服务中心对社保业务档案进行集中统一存放，但还需要进一步系统规范整理;有2个镇人社服务中心由于数次“搬家”，其业务档案没有集中归口整理。总体来看，我市各社保经办机构档案管理、保管情况差异较大，缺乏统一、规范的工作标准和管理办法。

（2）档案开发利用情况。经过调研，全市除社保局、城乡居保局由专职档案管理员提供利用服务外，其余乡镇人社服务中心一般由窗口业务经办工作人员按照各自经办业务自行查找档案并提供利用;绝大多数乡镇人社服务中心未建立保管、借阅等档案工作管理制度，日常档案借阅、利用没有相应的借阅登记和利用效果登记;各乡镇都没有意识到建立本单位的大事记制度和对各类业务基础数据进行系统汇编。

二、我市社保档案管理工作中存在的主要问题

（一）缺乏统一的社保档案管理标准。我市各社保业务经办单位社保档案管理标准不统一，主要体现在两个方面，一是归档的范围、管理的形式和档案交接流转等方面存在脱节现象。二是社保档案的完整性，档案存放地点不一致、以及跨区域性的档案。例如某参保人员未退休时，部分人事档案可能在组织部、人才交流中心、参保者自己单位或主管局、档案局等以上某一单位。社保经办机构则只存放了一张参保者第一次投保时所填的纸质加盖各相关单位的参保表。跨区域性是指参保者之前在一个地方工作后调入或转移到另一个城市工作之后的社保档案，由于各个地方情况不同，政策不一致，导致社保档案的归档资料各异。

（二）社保档案管理的手段落后。受经办机构人员经费、体制机制等条件限制，很多经办机构业务档案仍未实现电子信息化管理，未设专科专人，使得业务档案难以进行合理的归纳，使档案的查阅变得困难。又由于软、硬件设施及人员专业技能没有很好的结合，并缺乏相应的专业人才，很多乡镇仍然用过去的手工操作和陈旧的管理方法。

（三）经办机构档案先进技术设备不够。一些乡镇经办机构虽有档案库房、专用的档案软件等基础设施，但缺乏开发和使用档案管理信息的工具，比如各项业务经办时同时扫描资料共享到档案管理信息系统，从而实现与业务信息系统的链接，统一数据格式，以达到利用档案管理先进技术设备来提高经办工作效率。

（四）缺乏档案管理专业人才。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从调研情况来看，我市社会保险专业档案管理人员普遍缺乏。一些经办机构没有专职档案管理人员，兼职的档案管理人员因身兼几岗，档案管理经验交流不多;档案知识培训少;投入档案管理的精力和时间不够，加上经办机构经费不够，很少聘用专业的档案管理人才，档案管理人才的缺乏在很大程度上影响了社保档案管理的规范化。

三、加强我市社会保险档案管理的对策

（一）增强社保档案管理意识。社会保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员准入制度，建立业务过硬、责任心强的社会保险档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进社会保险档案管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化

（二）建立健全社保档案管理责任体系。一是要分工明确、齐抓共管，建立起市人社局、社区、乡镇人社服务中心“三位一体”的档案工作联管责任体系;二是要理顺规范档案工作管理机制。在人员经费、机制体制上实行创新管理，将社保档案管理纳入统一的社保业务体系，统一管理，统一监管，统一考核。

（三）加强档案管理技术基础设施建设。购置社保档案管理工作必须的硬件设备，如快速扫描仪，计算機等。研发和购置档案管理软件，进行电子档案管理。在电脑公司协助下，优先从灵活就业人员社保档案扫描存储起步，自主开发简单的管理软件，用移动硬盘构建的数据库，存储参保人基本信息（如身份证号、档案号、就业时间、缴费情况等）和人事档案信息。

（四）建立合理的档案管理规划。以统一模式，统一标准，统一要求为原则规范我市企事业单位的人事档案教据化，企业年度缴费核定表，人员增减变化表，缴费发票进入系统教据库：退休人员电子档案汇集一处，按居住地建立电子档案库参，参保人社保档案可以通过互联网的方式供本人查闻、核对。

（五）加强社会保险档案人员业务培训。要求各经办机构培养档案管理专业人员，掌握一定的计算机技术，为实现社保档案微机化管理打好基础，便于档案信息的开发与利用，指定专人从事档案管理服务，杜绝工作人员身兼多职的现象。档案管理人员配备专用办公室，提供全时不间断服务。对档案管理人员制定专门指标，进行年度考核。组织社会保险档案人员参加业务培训，提升其政治素养、专业素养和文化素养，培养和造就一大批讲理想、讲道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型社会保险档案管理人才，加快社会保险档案管理现代化进程，为我市社会保险档案管理事业可持续发展提供人才保证。

作者简介：沈诚（1971年8月16日），男，汉族，湖北京山人，大专学历，助理工程师，研究方向：档案整理研究.