沟通协调能力在高校教学秘书工作中的运用

徐萌

摘  要：高校教学秘书肩负管理与服务的双重使命，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。在教学管理中，教学秘书需要协调处理好教师、学生以及领导之间的关系。提升教学秘书的沟通能力，有利于促进教学管理沟通的有效性。本文从沟通协调能力的内涵入手，对高校教学管理人员的沟通能力进行了分析，同时提出了教学秘书提升沟通协调能力的方法，为保证教学正常运行、高校教学质量提高和人才培养目标提供保障。

关键词：沟通协调能力;教学秘书;教学管理

一、教学秘书沟通协调能力概述

（一）沟通协调的内涵分析

沟通是指在社会组织中，管理者在履行管理职责时，为了实现既定目标，在各部门之间、层次之间、人员之间，利用媒介、语言、载体，进行观点、思想、信息、情感的传递和交流的行为过程。沟通包含语言沟通和非语言沟通，在管理学中占有重要的地位，甚至可以作为管理的基础和前提。通过沟通，人与人之间交流了思想，传达了情感和意见，并通过相互了解、团结合作，进而完成工作任务。协调能力是指管理者为了实现组织目标，在与人交往的过程中，运用沟通等方式调整各方的利益和关系，使各个环节结合起来，使之分工协作、互相配合，继而完成既定目标。

沟通协调能力， 包括沟通和协调两种能力，是一个事物有机联系的两个方面。协调是目的，沟通是方法，两者互相影响。沟通是相互交流、相互理解，协调是和谐一致、配合得当，两者之间是相辅相成、密不可分的。协调的目的主要通过沟通来实现，而积极主动的沟通就是协调。

高校的教学秘书作为院系教学管理工作的基层管理者，是保证系部教学工作正常运转和教务管理工作有效完成的重要角色。他们的工作琐碎而复杂，包括协助领导进行教学常规事务管理、落实教学方案、实施教学计划、进行教学总结和反馈，是服务师生的重要力量。教学秘书作为教学管理工作的沟通者与协调者，要对自己的工作进行完整的定位，做到服务于教学、服务于教师、服务于学生，起到桥梁和纽带的作用。因此，教学秘书要构建全方位的、各层次的协调关系，更应该努力提升沟通协调能力。

（二）教学秘书沟通协调的对象研究

教学秘书的沟通对象主要包括：领导、教师、学生及相关职能部门人员。

第一，与领导沟通

教学秘书与领导的沟通包括与学院领导、系部领导的沟通。教学秘书要了解全局，及时收集、整理各类信息，发挥参谋助手作用，围绕工作重点，发挥主观能动性，按时完成领导交办的任务。教学秘书要树立信息意识，提高收集、分析、处理信息的能力，并将重要的信息及时反馈给领导，并要抓住重点，分清主次，便于领导决策。教学秘书与领导的沟通方式多种多样，无论是口头的、书面的，还是电子形式的，都需要措辞准确、谦虚有礼貌，尤其是语气要平和，注意沟通的态度和方式。

第二，与教师沟通

教师是教学工作的主体，教学秘书在与教师的日常交流与沟通中，要体现尊重、民主平等的原则，在第一时间及时了解掌握教师的教学、科研等情况，并把教师的有关信息提供给领导及相关部门。要加强信息化工具的应用，比如建立微信群等，为信息传达提供相应的便利。对于教学反馈的信息，教学秘书要做好相应的汇总处理工作，及时向校领导反馈教师反映的问题，并善于倾听教师的可行性建议和意见，对搞好教学管理工作将起到推动作用，从而保证教学与管理工作的顺利进行。

第三，与学生沟通

在学生管理中，教学秘书作为与学生最密切的接触者，扮演着极其重要的角色。教学秘书的思想观念，也对学生的管理产生重要的影响。教学秘书要树立全新的管理理念，强化自身的服务意识，给学生以正确的引导，使学生树立正确的人生观，从而达到教书育人的教育目标。教学秘书要尊重学生的意见和建议，倾听学生的困难烦恼，及时与学生沟通，进而增进师生之间的感情。教学秘书要及时传达上级教学管理部门的相关文件信息，维护学生的知情权，善于征求学生的意见和想法，实现对学生的全方位、全过程服务。

第四，与相关职能部门人员沟通

教学秘书作为学院与学校机关处室的联络人，经常打交道的相关职能部门主要包括教务处、科研处、人事处、学生处等。职能部门布置的具体任务都要由教学秘书去落实。教学秘书要经常与各職能部门保持密切联系，协调好与各职能部门的关系，及时收集信息、反馈信息，从而保证教学秩序的正常运转和教学管理工作的顺利完成。

（三）提高教学秘书沟通协调能力的意义

首先，有效的沟通协调可以提高教学管理工作效率。在教学管理工作中，有效的沟通协调能够明确任务目标，理顺工作流程。教学秘书对自己的工作目标越清楚、对工作环境越熟悉，工作就会越有效。有效沟通协调能够及时消除学校各个管理部门之间由于缺乏沟通造成的协调性问题，进而增进部门之间团结协作的能力，提高工作效率。

其次，有效的沟通协调能使管理决策更加合理和有效。信息时代的到来，意味着高校管理者要依据信息做出决策。而管理者的决策过程就是把信息变成行动的过程。在这个过程中，需要管理者及时地进行沟通，收集、处理、传递信息，做出科学高效的决策。如果校内教学管理人员之间、与校外与社会之间缺乏交流，那将导致信息的闭塞，不利于学校管理者做出决策。

最后，加强沟通协调能稳定教职工的思想情绪。有效的沟通能够让教育管理者对学校的状况有所了解，尽快让管理者熟悉工作。当管理工作产生困难或者误会的时候，主动的沟通协调能够让大家分析原因、找出对策、化解矛盾，使人与人之间在感情上相互信任，改善其人际关系网络质量，使大家在价值观念上实现统一，增强管理团队的向心力和凝聚力，进而保证教学管理工作有序、高效的进行。

二、促进高校教学秘书提升沟通协调能力的具体对策

提升教学秘书的沟通协调能力，采用科学的沟通协调方法和艺术，有利于提升教学管理效果。

（一）转变教学管理人员的管理理念

高校管理者想要全面提升高校的管理水平及管理效率，就必须转变思想观念，树立以人为本、服务为本的管理理念，树立管理就是服务、服务就是管理的思想理念。教学秘书要把自己作为服务师生的对象，认真做好教学服务工作。在服务过程中，要加强沟通，把有效的沟通作为服务工作的前提。只要通过有效的沟通，才能了解老师和学生们的需求，才能更好地进行教学管理，提高服务和管理的水平。当出现一些难以沟通的问题的时候，教学秘书老师更要树立沟通意识，并积极运用一些沟通技巧，耐心细致地做好沟通工作，让沟通到达一个更深的层次，让师生心悦诚服。

（二）相互尊重与换位思考

在沟通中，沟通的双方都应在互相尊重的基础上，进行换位思考，使沟通效果达到预期目标。高效的领导、教学秘书、教师、学生，都是教学管理工作的重要组成部分。各个群体的地位都是平等的。所以，教学秘书在沟通的过程中，更应努力调整好自己的心态，在尊重的前提下，沟通对象深入的理解，确保沟通的有效性，也有利于营造良好的校园环境氛围。

（三）提高教学管理人员的专业素质

加强对教学管理人员管理能力的培养，可以提高教学管理人员的专业素质。首先，教学秘书要增强教育管理方面的专业知识，运用现代教育管理理论知识去处理管理过程中出现的问题和难题，将自身的工作职责履行到位;其次，在处理教师之间人际关系方面，要把握好双重原则，即把管理和服务的原则充分发挥出来，在沟通过程中，多了解对方的想法、需求，学会换位思考，再次，在与学生进行沟通过程中，也把握地位平等的原则，拉近与学生之间的距离，保持良好的师生关系，正确处理好人、物、与环境之间的关系。

（四）为教学秘书提供多样化的培训机会

高校应多为教学秘书人员提供培训机会，提高教学秘书的专业素养。首先，高校可以定期组织和安排教学秘书去专业机构开展进修学习，加强教学管理专业知识、教学软件、沟通能力等方面的学习;其次，教学秘书老师可以到其他高校进行访问、参观、学习，学习借鉴其他高校的做法和经验，对自身的工作进行相应的调整和改进;再次，可以开展专家讲堂，聘请专家、教授等有经验的前辈，开展相应的专家讲座，对本校教学管理情况进行指导，提升教学管理工作水平。

（五）充分发挥激励作用

高校应建构科学合理的教职工考核机制，充分运用激励机制的作用，将教学秘书的工作职责、工作成绩、工作能力、工作态度等多种因素综合起来进行考虑，并与岗位薪资挂钩，形成完善的考核评价指标体系。对于做出突出贡献的教学秘书，可以物质奖励和精神奖励相结合，最大程度地激发教学秘书的工作积极性、主动性;反之，如果出现重大错误的教学秘书，要给予一定的处罚，严格规范和约束教学秘书的行为。

（六）重复沟通，加强反馈

重复就是通过不同的渠道，反复地发送相同的信息。在工作中，大部分的沟通中都存在着不同程度的信息失真和理解偏差，重复沟通则可以降低沟通失误的可能性。在教学秘书发送的信息传递到接受者之后，可以根据沟通信息和对象的不同，采取不同的方式进行反馈，这样既可以避免因为理解不同造成的沟通障碍，又可以确保沟通的有效性，增强了信息的被接受和理解的程度。

（七）善于利用非语言沟通

在沟通的过程中，除了语言沟通之外，还可以运用非语言沟通，这包括肢体语言、辅助语言、空间关系等。大多数非语言沟通都是在不经意间表达出来的，能起到强化沟通有效性的作用。在沟通过程中，教学秘书要合理解读对方的身体信号，正确地使用态势语。比如，多给予对方微笑，将这种好的情绪带给对方;重视眼神的交流，关注交流对象，和对方建立信任感。正确运用态势语有利于教学秘书开展服务工作，使沟通在愉快的气氛中展开，取得良好的效果。

参考文献

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