大数据在学校图书馆档案管理中的应用研究

◆摘  要：在大数据时代，要做好学校图书馆档案管理工作，需引进更为先进的系统与设备，才能对传统的档案管理手段进行更新，强化对档案内容进行数字化的建设与安全管理，提升当前对图书馆档案管理内容的水平及答案应用效果，从而更好的为学校读者提供服务。本文将对大数据在学校图书馆档案管理中的重要性加以论述，针对现有图书档案管理中存在的问题进行分析，从而提供有效的管理方案，为档案管理工作提供动力，仅供参考。

◆关键词：大数据;学校图书馆;档案管理

在学校图书档案管理活动中，传统的档案管理工作中仅是对档案内容进行有效保管。随着信息技术的快速发展，学校图书馆档案管理工作也将从纸媒走向数字化，运用专业的设备与软件将纸质档案资源进行内容的管理，录入相应的数字化信息，并针对原始数据进行内容的存储、甚至可以针对类别进行分类与归档，但由于档案管理刚刚步入数字化，刚开这项工作会有极为复杂的一面，所以，在管理工作中会存在很多问题，针对相应的问题进行分析，提供有效的解决方案，才能提升档案管理高效化的开展。

一、大数据背景下学校进行图书馆档案管理重要性

在大数据背景的影响下，学校图书馆档案管理工作有着更多的优势，其内容体现在如下几个方面：

首先，通过大数据可以强化对图书档案管理的效率，传统的档案管理工作多是对纸质内容进行档案的管理与存储，但学校在漫长的发展过程中，档案资料会越来越多，不仅为后期检索带去负担，也会由于档案存储时间较长，需要定期安排相关的管理人员对其进行保管与清洁工作，这样的管理方案，在一定程度上增加了工作人员的负担。但大数据信息技术的介入，可以有效缓解这一问题，既可以为档案提供更为多元化的存储空间，还可以对相应的资源内容进行查询与调配，提升档案管理效率。

其次，针对大数据在学校图书馆档案管理工作的内容，可以对高校人才培养提供更为专业化的需求。在此状态下可以高校可以培养出适用于该工作需求的人才，通过强化人才对于档案内容收集整理的方法，还需要强化有关人才对于信息技术的掌控，这样在实际工作中通过两者相结合，提升人才自身的综合素质，为社会输送更多复合型的人才，更为档案管理工作效率提升奠定基础。

二、图书馆档案管理中应用大数据技术的优势

（一）大数据技术可以满足图书馆档案管理的基本发展要求

在大數据信息技术的影响下，图书档案管理内容呈现的更为全面化，并在此过程中通过熟练操作及应用信息技术，可以快速解决档案管理中的各项问题，避免因数据内容的缺失而影响到整体档案管理工作的效率。所以，通过信息数据可以提升学校图书馆档案管理工作效率。学校图书档案管理工作在漫长的发展阶段，已从传统纸质档案内容向着数字化的方向演变，并在大数据信息技术的影响下，档案工作需要通过数字信息与云计算等技术满足后续工作的开展，而利用大数据信息技术可以满足图书馆档案管理工作的需求，这是因为在知识经济发展时代，将档案内容转换为知识资源，可以强化图书馆档案管理工作的主要内容，并基于大数据信息技术提升档案转化效果，这在图书馆档案管理工作中有着更高的价值。

（二）与图书馆档案储存信息化要求相一致

大数据时代的来临，会使图书馆档案存储量不断增加，除了档案存储量的增加，图书馆档案的信息化程度也会变得为复杂，这一内容的变化，为图书馆档案管理工作人员提供了机遇与挑战。通过大数据信息技术，可以创建更为规范化的云端电子数据库，该类数据库可以对不同类别的档案内容进行整合与存储，并在整理过程中探究图书馆档案中所蕴含的各项信息，将图书馆档案的多元化价值凸显出来，从而提升对图书馆档案的应用价值，降低图书馆在档案管理过程中对于人力、物力、财力的消耗，从而降低图书馆在档案管理工作中的成本输出。

（三）大数据和档案管理之间的联系性

在社会经济快速发展的状态下，无论是企业还是学校，其发展效率都有着明显的提升，随之而来的是信息内容的增加，这一变化为图书馆档案管理工作，带去了难度，所以要做好图书管档案管理工作，不仅要做好纸质内容的档案管理，还应做好有关图文、视频等内容的档案管理，这一内容的变化也使学校图书馆档案管理工作向着多元化的方向迈进，也为工作人员带去了严峻的挑战。针对档案管理工作数量的增加，要通过有效的管理方案，对现有的学习内容进行弥补，通过大数据信息技术，可以对数据内容进行不同类别的划分：

首先，是对数据内容进行相应的分析与整合，通过大数据信息技术将该技术应用到图书馆档案管理内容之中，可以对各项数据内容进行整合，并以集中处理的方式对其内容进行管理，从而降低图书馆成本的支出。

其次，是对数据内容进行处理，在大数据信息技术的影响下，可以对图书馆纸质档案内容进行数字化内容的转换，形成电子档案，并对该档案内容进行高效化的管理与应用。

最后，是对数据内容进行存储，基于大数据时代，其信息内容以海量化的方式呈现，利用大数据信息技术可以对海量信息资源进行高效的整合与分析，并将有用的资源内容进行压缩，上传到云端，为后续图书馆档案管理工作提供更多的存储空间。

通过上述内容的处理与应用，可以大幅度提升图书馆档案管理工作效率。

三、学校图书馆档案管理现状

高校图书馆档案管理工作内容主要是针对现有的档案内容进行有效化的存储与管理，同时，要将档案管理工作向着数字化的方向进行过度，率先考虑的是图书馆各类档案内容的价值，并针对其价值对纸质内容进行归档，便于后续对档案内容的查阅及管理。在大数据背景下，学校图书馆档案管理工作应客观的对数据内容进行收集，才能确保整体档案存储工作变得更为客观与真实，然而在实际管理过程中，会出现如下问题：

（一）轻采集重归档

图书馆档案管理多是通过采集的方式，对已形成理论性的档案内容进行整理。在采集过程中出现的问题则则较少提及。学校图书馆的档案可划分为人事、业务、声像、党政、财务、设备等类别。档案的分类方法也会影响到数字化采集工作，从而使档案采集工作出现轻采集重归档的问题。特别是在大数据背景下，针档案采集的方式并不唯一，可以通过多种方式对其进行采集，而采集的结果会为不同领域带去不同的参考价值。如，图书馆开展的培训计划与图书馆的招募工作，两者存在一致性，担由于图书馆的业务档案与人事档案从属于不同的领域，所以图书馆在培开展培训计划前，会准备较为详实的备案，这些内容都会留有存档，而图书馆中招聘的细则，每年都会产生变化，但其内容并没有留存，从而为后续档案管理工作带去负面影响。

（二）管理模式单一

学校图书馆档案工管理工作，更应重视档案所带来的价值，通过下发文件，组织相应的活动，对档案内容进行数据采集工作。整体的内容采集多以单线程的方式返回被考察与利用，有关档案管理工作多是将其重点放置在对档案内容的考察与保存上，而从事该工作的人员多为图书馆档案管理的兼职人员，并没有设置专职管理人员对其进行管控。即使学校图书馆在档案管理内容实现了数字化，也仅仅是对纸质内容进行电子归档及加密保存，不同级别的工作人员可以对档案内容进行查阅，但其整体的内容设置与管理还处于初级阶段，其管理模式较为单一化。

（三）缺乏先进的管理理念

图书馆档案管理工作内容的开展缺乏有效的管理机制，过多的将工作的重点放置在档案内容的收集与整理过程中，忽略了事前的准备工作，在学校图书馆档案工作中还存在人工干扰的方式。这样的管理理念不仅浪费大量的人力、物力，并在一定程度上影响图书馆档案管理工作的可持续化发展。

四、大数据在学校图书馆档案管理中的应用策略

（一）建设数字化档案

在對学校图书馆档案管理工作中，要降低对资源的消耗，才能降低在单位时间内的成本支出。所以，开展图书档案管理工作中要做好纸质档案数字化录入的区分工作，才能提升数字归档的效率，并使该项目建设突破传统的限制，以集中化的方式对资源进行高效的利用。在该工作进行过程中，除了要对价值较高的档案内容进行归档外，还应将纸质档案转化为数字化档案，并实现对有关档案内容进行统一化管理的工作，规范整体的内容存储，从而缓解工作人员的压力。对有关档案内容进行数字归档后，不仅能提升整体对档案内容的查阅效率，还能对现有的档案管理内容进行统一的管控，提升操作效率。在管理过程中，应强化数字归档与其他技术方面的关联性，甚至可以将管理系统内容与公众号相关联，延伸图书馆档案管理服务的领域，促进该工作更好的开展。

（二）创建云端储存

要做好大数据在学校图书馆档案管理中的云端存储工作，当整体的存储空间受限时，通过数据信息可以改进这一方面的问题，通过创建云存储为档案工作开展提供基础。利用云存储将不同的数据内容存储到档案系统之中，这样既能保证档案的完整性，还能满足于不同用户对于档案内容提出的需求。在云存储模式中，可适当强化云端档案管理方面的硬件存储设备，拓展整体的信息存储空间，并将配套的软件应用在档案管理方面，从而实现对档案内容进行存储与查阅、处理与归档的目的。整体的存储内容不仅仅限于文字内容，还可以对处理后的图文内容与视频内容相结合，延伸现有的档案存储领域。最后，通过云存储管理平台的方式，对相应的档案管理内容进行系统化的连接，实现双重存储的目的，保障档案内容的完整度。

（三）提高数据检索效果

通过信息技术可以为不同的用户提供更好的查阅服务。相对而言，传统的纸质档案管理工作在这一方面做的不太好，导致整体查阅时间过长。所以，在大数据时代，可以对答案内容进行数据检索，可以快速在诸多的档案中寻找到适用于自身需求的内容。通过大数据可以对相关的档案存储内容进行各类信息的划分，用户仅需要搜索相应的关键词即可满足不同需求的检索，从而提升对档案内容检索的效率。同时，大数据信息技术还可以通过图表的形式对现有的内容进行可视化展示，明确信息在未来发展的趋势，并以特殊化的处理方式创建不同数据分析预测模型，为后续的检索工作带去便利。

（四）挖掘档案用户的信息数据和服务资源

做好当前的大数据信息处理工作，为图书档案管理工作创建更为规范性的数据存储平台，完成对数据内容的采集与处理，全面处理用户的需求，快速搜索到用户寻求的档案，从而满足用户需求。大数据在图书馆档案管理工作中，要做好智能化与个性化的服务工作，特别是在检索服务中，要根据资源进行定制化服务，甚至针对用户的需求提供信息决策服务，为用户提供更为精准的档案资源，加深用户的体验。

五、结语

综上所述，要做好大数据背景下学校图书馆档案管理工作，其开展的难度非常大，学校应对该工作加以重视，不断掌握大数据信息技术，强化对各类档案管理的能力，不断健全现有的数据档案管理体系，完善制度内容的搭建，充分体现出大数据在学校图书馆档案管理工作中的应用价值。

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作者简介

李向宇（1973.12—），女，湖南株洲人，汉族，本科，湖南省农科院子校，研究方向：图书馆图书档案。