基于存货核算与管理的财务业务一体化策略研究——以用友ERP 为例

丁淑芹，东 宁

（青岛理工大学，山东 青岛 266035）

0 引言

我国“十二五”规划中提出要把“创新驱动、转型发展”战略目标贯穿于经济社会发展的全过程和各个环节，迫切需要财务发挥其应有功能。对企业而言，日益激烈的竞争要求其不得不优化供应链的各个流程，从各个环节挖掘价值增值的空间。由此可见，无论是宏观环境还是企业的自身发展都对财务提出了更高的要求，财务管理转型势在必行。对财务人员而言，实现财务转型就是要由原先的以账务处理为主的核算转为以立足业务、关注价值增值为主的价值增值与管理。而实现业务过程中的价值增值就要求财务人员必须将财务与业务的关系梳理清楚，即实施财务业务一体化策略，如此才能从财务的角度分析和判断业务环节中的增值或不增值业务。财务业务一体化的基本思想是在互联网、云计算技术、数据库技术等信息技术条件下，将企业整个供应链中的业务流程与财务会计流程有机融合，同时将计算机领域的“事件驱动”概念引入企业整个供应链流程中，以具体的业务环节为出发点，根据业务单据自动触发业务处理规则并进行财务处理，从而实现财务业务一体化信息处理，使财务数据和业务融为一体。在这一指导思想下，文章以用友企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统为例，梳理存货核算与管理业务流程中的财务业务一体化策略。

1 存货核算与管理业务流程、业务单据与账务处理的关系

存货核算与管理流程的基本目标是降低存储费用、满足生产管理需求、降低存货管理风险、保证存货信息账实相符等。如果没有一个有效的存货核算与管理流程，存货难以实现其核算与管理的目标。

尽管企业存货的种类有所不同，企业具体的组织结构也不尽相同，但是多数企业的存货核算与管理业务过程会包括以下几个关键的业务流程。

1.1 存货采购环节

存货采购环节的流程控制必须要设计存货请购、询价与审批的控制环节。所有的采购必须由采购需求部门填写采购申请，由相关的部门或人员审批通过后进入选择供应商等下一个流程。

1.2 验收入库环节

为了保证存货物资的数量和质量，各种形式入库的存货物资必须要设计验收入库的控制环节。该环节由仓储部门根据入库的要求进行相关的检验，如果通过检验，则填写入库单确认存货物资入库。

1.3 存货仓储保管环节

存货的仓储保管环节需要设计完善的存货仓储保管制度，保证存货物资的安全性与完整性，并能够及时提供存货的相关信息。

1.4 存货出库环节

如果存货发货出库环节控制无效，则极有可能导致存货物资流失。因此，存货出库环节必须要设计出库控制环节。一般来讲，仓储部门应该对经过审批的领料单或销售发货通知单等出库单据的内容进行审核，符合条件的准予领用或发出，并填写相应的出库单，根据出库单据及时进行账务处理。

1.5 存货盘点环节

为了及时了解存货的账实相符情况，保证存货物资的完整性，需要定期或不定期地进行存货盘点。对盘点结果及时查明原因，落实、追究责任，及时进行账务处理。同时，在期末根据盘点的结果及存货信息进行存货的期末计价处理，以保持存货价值的相关性。

存货核算与管理业务过程中涉及的入库、出库单据不仅满足业务流程管理的需求，同时也会对财务数据产生影响。因此，需要根据业务单据进行相应的财务确认并制单。将业务环节、业务单据与账务处理三者进行一一对应，可以得到三者之间的关系，具体如表1 所示。

表1 业务环节、业务单据与账务处理对应关系

2 基于存货核算与管理的财务业务一体化策略

存货核算与管理系统借助各种单据全面收集了存货管理活动中产生的业务信息。转账处理是将业务信息按照一定的规则转化为凭证形式体现的会计信息，实现库存管理与财务的信息集成。存货管理财务业务一体化主要通过两个功能的设计实现，包括定义凭证模板与生成记账凭证。其中，定义凭证模板主要完成定义信息转化规则；生成记账凭证是根据定义的转账流程，将入库单、出库单等业务单据中所记载的业务信息转化为记账凭证形式的会计信息。

存货核算与管理环节的财务业务一体化首先需要进行凭证模板的定义，即针对存货业务中不同的单据、业务特征，定义不同的实现业务信息转化为会计信息的规则，在业务发生时自动触发规则，由系统根据凭证模板的定义获取科目、金额等信息，自动生成业务凭证。

2.1 定义凭证模板

2.1.1 采购入库单

采购入库单中存储了采购存货的名称，初始设置的存货科目中设置了各类存货对应的存货科目及存货的对方科目，因此采购入库单对应的业务凭证的借方科目可以直接来源于采购入库单中存货关联的存货科目及存货对方科目。采购入库凭证中的金额可以直接从采购入库单中获得。具体的凭证信息获取来源如表2 所示。

表2 采购入库单的凭证模板

2.1.2 产品入库单

产品入库单中存储了入库产品的名称，初始设置的存货科目中设置了各类存货对应的存货科目，因此产品入库单对应的业务凭证的借方科目可以直接根据产品入库单中的存货关联搜索，并识别初始对方科目设置中的存货科目及存货对方科目，从而更新记账凭证。产品入库凭证中的金额可以直接从产品入库单中获得。具体的凭证信息获取来源如表3 所示。

表3 产品入库单的凭证模板

2.1.3 销售出库单

销售出库单中存储了销售出库存货的名称，初始的存货对方科目中可以针对销售出库类型设置各类存货对应的存货科目及存货的对方科目，即主营业务成本，因此销售出库单对应的业务凭证的借方科目可以直接来源于销售出库类型中存货关联的存货对方科目及存货科目。销售出库凭证中的金额可以直接从销售出库单中获得。具体的凭证信息获取来源如表4 所示。

表4 销售出库单的凭证模板

2.1.4 材料出库单

材料出库单中存储了材料出库存货的名称，初始存货科目中针对材料出库类别设置各类存货对应的存货科目及存货对方科目，因此材料出库单对应的业务凭证的借方科目来源于根据单据中存货关联的存货对方科目，而贷方科目直接来源于材料出库中关联的存货科目。材料出库凭证中的金额可以直接从材料出库单中获得。具体的凭证信息获取来源如表5 所示。

表5 材料出库单的凭证模板

2.1.5 存货跌价准备

存货跌价准备设置中已将存货跌价准备科目、计提费用科目设置完成，因此在期末计提跌价准备处理时，系统可以直接从初始设置中获取对应的借贷方科目，从计提跌价处理单中获取业务凭证上的金额。其凭证信息获取来源如表6 所示。

表6 存货跌价准备凭证模板

2.2 生成记账凭证

凭证模板定义完成后，在转账生成环节要进行记账凭证的生成，即系统根据凭证模板上的转账规则自动将业务单据上的数据传送给对应科目的借贷方，生成完整的记账凭证。

当企业发生采购入库单业务时，系统根据采购入库单凭证模板的定义，首先对采购入库单的存货（如203 商品）进行识别，进而搜索与“203 商品”相关联的存货科目“库存商品”及存货采购科目“在途物资”，然后系统将从初始设置以及采购入库单中获取的相关科目信息、科目对应的金额信息一并发送给记账系统。

3 结语

文章梳理了存货核算与管理业务环节的基本业务流程，并建立了业务流程、业务单据与账务处理之间的关系，最后以用友ERP 为例，总结了存货核算与管理业务环节的财务业务一体化策略。通过对存货财务业务一体化策略的梳理扩展到整个供应链上的财务业务一体化策略，以一体化的思维方式进行业务流程管理、财务处理，从而实现立足业务、实施财务的价值增值管理。