事业单位档案管理信息化建设探讨

陈磊

摘  要：信息化时代的来临，给我们生活各方面带来了很大的改变。与此同时，事业单位在档案管理工作活动开展的过程中也在朝着信息化的角度发展，当前背景下，有效推动档案管理信息化是一项重要的任务，本文针对档案管理信息化建设进行了研究，希望能够有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

面对当前的背景，传统档案管理工作活动已经无法适应当前信息化时代的发展，所以事业单位需要通过档案管理信息化建设，紧跟时代发展步伐，正确认识档案管理信息化的重要作用[1]。坚持实事求是的原则，从当前具体工作实际作为出发点，采取有效的措施，推动档案管理信息化建设，以此来满足事业单位的发展需求。

一、档案管理的特点

1、时效性

在整个档案管理的工作过程中，档案记录了在职员工的基本信息资料，主要包括员工的学籍材料、组织关系材料、工资材料、奖励材料、处分材料、考核材料等不同的材料。这对于单位的经营和发展来说，充分地把握员工的基本档案，有利于判断员工的特点，通过员工的资料给予员工合适的调配以及升迁等相关的工作，所以在整个档案管理的过程中，必须要保证档案的时效性，以此来更好地应用到这个管理中去[2]。

2、动态性

在整个档案管理的工作过程中，由于员工的个人信息以及履历等方面的资料都会产生变动，所以档案的信息应当及时的进行更新管理，以此来确保档案管理的真实性和可靠性。档案记录工作人员在工作开展的过程中，要对员工的职位变动等一些基础的信息，及时地进行更新，做到动态性的管理，以此来保证档案的全面性[3]。

3、真实性

员工的档案资料需要保证真实性，只有这样，才可以反映出员工在工作过程中的表现以及个人能力的展现档案的真实性，有利于让用人单位更加明确员工的真实表现，更好地判断个人的能力，从而对员工做出合理的工作岗位安排。如果在档案中存在造假的现象，那么员工的能力与档案则会不匹配，在工作的过程中容易出现各种失误[4]。

二、档案管理信息化建设的重要作用

1、提升信息档案管理效率

档案管理工作信息量庞大，传统的档案馆落成工作耗费了巨大的人力、物力。电子信息技术的帮助，大幅度的提高了工作效率，电子信息档案可以借助光盘、硬盘、U盘等信息储存方式进行超长时间的储存，在利用计算机强大的信息处理能力，对档案信息进行分类和管理，核实信息的准确性，同时利用计算机的这一特点，可以实现档案信息的快速检索，节省了信息处理的大量时间，节省人力物力的同时，高质量、高效率的保证工作的正常进行。

2、提升档案管理的安全性

传统的档案管理工作在信息传递的过程中主要是以人为主，在进行信息的传输的过程中，耗费巨大的人力资源同时，信息档案的安全性存在着重大的安全隐患。档案的泄漏、外传、丢失等事情时有发生，工作方式决定了工作的效果，出现这些问题是在所难免的。对档案的弥补工作也有巨大的漏洞，拿已经丢失的文档来说，对丢失文档找回和弥补十分困难，但是电子信息档案可以解决这些难提，档案丢失的情况不会发生。

3、实现档案的云端管理

电子信息档案的电子化储存，可以进行数据的共享，建立档案信息库云平台，对档案进行集中管理，并对档案内容随时进行补充和完善。对于事业单位来说，档案信息庞大，如果能够将档案信息进行合并、整合，能够大幅度节省社会资源，电子信息档案的云端，能够保证信息档案管理工作的公正、公开，对于营造事业单位形象，构建事业单位管理新形式有着重要意义。

三、事业单位档案管理信息化建设策略

1.适当改善档案管理信息化建设的方法

在整个档案管理工作活动开展的过程中，要想推动信息化建设就必须要指明发展的方向。首先需要结合事业单位发展的具體情况开展工作活动，总结事业单位当前的发展规律和特点，明确具体的需求，这样一来，有利于积极完善各项方案。其次，要做好各个部门之间的配合工作，通过实时交流和讨论的方式对相关的工作展开研究，不断提升单位内部的工作质量和工作的效率。必须要清楚地认识到在开展实施计划之前，要做好准备提前做好方案设计工作，针对可能出现的一些风险，提前做好风险规避计划，以此来推动信息化建设的步伐。

2.加强档案管理人员综合素质培训

在整个档案信息化建设的过程中，需要很多高素质的人才来完成这项工作。所以在人员招聘的过程中，应当招聘更多的高素质人员，通过综合素质训练和培养的方式来提升管理活动的有效性。在培训活动开展的过程中，应当始终坚持以人为本，注重培养工作人员的兴趣，不断的提升工作人员的学习积极性。这样一来，才能够取得更好的培训效果。同时在招聘相关档案管理工作人员时，应当扩大招聘的途径，吸引更多优秀的人才，以此来推动整个档案管理信息化建设工作的发展。

3.建立健全网络监督体系

在整个档案管理过程中会面临着很多的难题，其中影响工作最困难的问题是信息安全与真伪这一问题。所以在整个工作活动开展的过程中，必须要建立健全严格的监督体系。网络监督管理体系可以通过内外两个不同的方向来开展监督和管理活动，对内做好相关数据的保护工作，对为防止外部干预，通过这样的方式实现监督管理的最大化。与此同时，在管理过程中，对于网络病毒这一问题也不能忽略，要通过专业人员定期的对档案数据库和设备进行检查和维护，实时保障信息的安全，减少档案管理工作过程中存在的一些问题。

总而言之，当前时代发展的背景，为整个事业单位档案管理工作活动带来了很多的机遇。与此同时，整个管理工作也面临着很大的挑战。所以在今后具体工作活动开展的过程中，事业单位管理部门，必须要认识到档案管理信息化建设工作的重要性。及时创新管理理念、不断提升管理工作人员的综合素质，定期做好技术设备，维护和开发相关的工作，以此来更好地顺应时代发展的步伐，推动工作活动的顺利开展。

参考文献

[1]刘金龙，邢磊，贾宏慧.探索事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台内外，2020（22）：25-27.

[2]曲娟，马静，王郑文.对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].兰台内外，2020（31）：13-15.

[3]徐娟.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].兰台内外，2020（32）：4-6.

[4]李雪莹.事业单位档案管理信息化建设探析[J].中国管理信息化，2019，22（12）：167-168.

[5]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业，2019（06）：47-48