电子签章在工程项目电子文件归档中的应用与思考

文/马志怡

在工程项目建设管理中，传统的工程图纸在形成时需进行打印、手写签署。归档后的图纸需进行扫描、排架等多道工序。经扫描数字化处理后的文件，因为受到设备以及人为操作因素的影响，扫描质量难以达到理想的档案利用效果；而作为“档案凭证”，具有法律效力的还是纸质版“原文件”，扫描件仅仅作为参考利用的手段。随着信息化发展，电子文件可以通过技术手段从内容、结构和背景信息同传输、迁移等电子化处理后与形成时的原始状态保持一致，再通过加密、电子签名等方式，让电子档案具有真实有效的凭证价值。因此电子签名文件归档逐渐成了当下档案收、管、用的主流。

1 电子签名的法律效力和意义

电子签名是指数据电子文件中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，是通过密码技术对电子文件的电子形式的签名，并非是手写签名简单的数字图像化，而是按照严密的数学原理形成的计算机代码。利用它，能够轻松确认签名者的身份，并验证该文件在签署后有无修改。

2004年8月，全国人大常委会颁布《电子签名法》。该法的主要内容包括总则、数据电文、电子签名与认证、法律责任、附则五个部分，明确了电子签名、数据电文的含义，对数据电文的书面形式效力、原件效力、保存要求、证据效力进行了规定，明确了安全电子签名的效力、条件等事项。

《电子签名法》的作用在于解决了五个方面的问题：确立了电子签名的法律效力；规范了电子签名行为；明确了认证机构的法律地位及认证程序；规定了电子签名的安全保障措施；明确了电子认证服务行政许可的实施机关。《电子签名法》首次赋予电子签名具有与手写签字或者手工盖章同等的法律效力。

2 电子签名在工程项目中发挥的作用

工程项目类电子文件具有专业多、关系密切、数量大、标准化强、保密严等特点。其形成部门广泛，体系庞杂，要想保证其完整性、真实性、有效性、安全性、合法性，绝非易事。而电子签名的出现，从源头上保证了电子文件的合法性、真实性、有效性，对于档案管理利用及作为合法凭证发挥了重大作用。

2.1 电子签名最大的优势在于保证文件的真实性、合法性

电子签名需要签名人使用个人私有密钥通过软件在图纸上生成加密的签名。签名后，图纸内容完全不能进行更改。如果更改，签名自动失效，形成JPEG格式。当电子签名后的图纸进行归档时，档案管理员通过软件对电子签名人生成的信息进行校验、比对、解密，以确认电子签名的有效性、真实性。这种电子签名的图纸保证了电子文件的原始性、安全性以及可追溯性，节省了档案信息收集时间，提升了档案管理部门工程类项目档案收集效率。

2.2 电子签名具有流动性和可操作性

一个小小的KEY（注册码），设计人员在哪儿，名字就可签到哪儿。传统的纸质工程图纸，都需要设计人员进行手签。特别是上千张图纸和图纸会签时，设计人员往往要签上几天才能完成。耗时耗力，效率极低。电子签名有效地解决了这种困扰，设计人员可以批量电子签名，三两分钟就能完成。如果涉及多人会签图纸问题，设计人员无论在哪儿，只要有KEY，随时可以完成电子签名。从流动性角度看，网络信息技术的不断发展，使电子签名突破了时空限制，在图纸签字或图纸会签方面，可以充分利用电子签名的流动性和便利性，让签名变得更为高效快捷。从可操作性层面看，电子签名与传统的纸质签名不同，纸质签名需要签字者在纸质载体上签字，一旦遇上成百上千张图纸，签名就变成了一项非常繁重的重复性工作，对签字者是极大的考验。电子签名则可通过批量签字的方式快速完成签名，大大提升了签名效率，具有超强的可操作性。

2.3 标准先行，成为电子签章在工程项目电子文件应用的有力依据

2015年5月实施的国家标准《建设工程文件归档规范》中，明确了电子签名的应用要求，其中规定：“归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。”可见，纸质档案数字化处理的文件已经无法满足归档要求，而采用安全可靠的电子签名后形成的电子文件既能确认签名人身份，还可以验证签署后是否被修改，保证电子文件的真实性和完整性。因此，电子签名在工程项目中的广泛应用，保证了工程项目电子文件归档移交合法化、规范化、标准化。电子文件的“单套制”归档需求已逐渐成为“刚性需求”。曾经设计人员抱着一堆图纸到档案部门存档的情景已一去不复返了。

3 工程图纸电子签名在项目档案归档应用过程中存在的主要问题

电子签名在工程项目档案验收和管理过程中发挥着重要作用。但目前看来，设计人员对电子签名的应用与归档没有有效结合。一些设计人员未充分认识工程图纸电子签名技术的先进性和科学性，忽视了工程图纸的质量及签章后文件的有效性，增加了工程项目档案验收负担。在实际工作中对电子签名技术运用得不够合理，签名失效、失败屡见不鲜，增加了档案验收压力。

3.1 工程图纸电子签名应用时返签率较高，给设计人员带来烦恼

工程图纸档案有别于其他类档案，对图纸内容信息要求较高，在归档验收时，如果发现图纸中有错误信息，就需要通知设计人员对图纸内容加以修改，修改正确后需要重新电子签名归档。当一张图纸涉及多人签署时，如果有一人签章出现了问题，或对图纸进行了改动，那么电子签名全部失效，图纸上所有人都需要重新电子签署。这不难看出电子签名技术与工程项目档案管理没有深度融合。

3.2 电子签章技术开发程度不够

目前电子签名技术大多在PDF格式下完成。设计人员在电子签名前，需要先对CAD版工程图转换成原尺寸的PDF格式，然后通过电子签章软件进行电子签名。这种做法，有时会因为转换尺寸未调整正确或者是字体形式不兼容，导致工程图质量出现损毁、失真。设计人员还需进行返工。这给设计人员按时归档增加了难度。显然，电子签章软件在技术应用上缺乏实践验证和合理优化。

3.3 因时间和空间不同，电子签名信息无法验证

这主要有两种情况，时间上，数字证书的有效期往往少于档案的保管期限，因此会因为时间问题导致数字证书失效。这时，即使保存电子档案的系统能够连接原电子签名网络环境，也不能起到验证签名的作用。空间上，因为工程项目电子签名档案最终要交付项目业主方，可能会因为系统软件的不同导致签章失效或者是文件损坏等情况。这需要电子签名技术手段能随着时间和空间的变化而逐渐改进和升级。

4 工程图纸电子签名文件在项目档案验收中的实践与思考

新时代，现代信息技术与工程项目档案管理的融合更为深入，电子签名技术作为工程项目数字交付应用和归档的重要手段，提升了项目档案管理效率。在具体操作过程中应重视工程项目档案的前端控制，保证工程项目电子签名文件顺利通过校验，使工程项目档案符合相关验收标准，保证项目档案顺利归档；还应结合工程图纸签名特点，对电子签名软件进行二次开发，提升工程项目电子文件归档质量。

4.1 对工程项目电子签名文件的档案验收

电子签名绝不是一个电子人名那么简单，而是需要较高水平的软硬件支撑，防止其被篡改。作为档案管理员，在收到电子文件的那一刻，电子签名的校验是归档验收的重点，其次才是对图纸内容合格程度的管控。通常，档案管理人员选用ACROBAT PDF或者与KEY相配套的软件对电子签名进行校验。主要核实电子签名人数字信息和签字时间。对图纸上电子签名校验后再对图纸内容进行核实，这其中包括工程的项目名称、装置名称、项目号、文件号等。若其中的任何一项出现问题，都会将电子文件返回设计人员进行重新修改，重新进行电子签名，然后档案管理员对修改好的文件再次校验。

此外，电子签名的使用率在各个企业中参差不齐。当遇到外委项目时，设计方可能没有KEY，他们会采用手签扫描或者贴图片的形式进行签名。这种电子文件在归档时，一方面要求设计方出示正式的函，说明签署情况，另一方面由接收方的相关专业设计人员对图纸进行审核，最后由审核人进行电子签章，这样做才符合归档的基本要求。对合格的电子签名文件，档案管理员对电子文件加盖档案电子专用章。然后将这些合格的工程项目电子档案按项目、装置、专业等形式进行分类、组卷、整理、归档。

4.2 工程项目电子签名文件验收中的建议与思考

电子签名的校验只是项目档案归档管理中的一个环节，但电子签名的有无决定着电子档案的质量，也是成品文件的有效凭证。按照工程项目档案归档要求，设计人员将带有签章的电子文件放入归档的指定共享路径下，然后在OA工程项目归档管理系统平台上提交项目归档申请。经过归档申请层级流转后到达档案管理部门，档案管理人员根据文件路径找到预归档的电子文件，按照档案管理验收标准对电子文件进行校验。如果文件有问题，便返回给设计人员，设计人员首先要按层级撤回电子签名，然后对文件进行修改，最后再重新进行电子签名。这种反复的电子签名降低了项目文件材料的归档效率。有些设计人员不明白电子签名的原理，直接在已经电子签名的文件上进行修改，这种修改后的电子文件，电子签名完全失效，该电子文件直接成为了JPEG格式；还有一些设计人员为了操作简便，在不影响电子签名的情况下，通过PDF注释功能添加文本信息，对电子文件错误内容进行修改，然后进行归档。这种行为依然违背了《电子签名法》的规则，在原文件上进行了修改，失去了原文件的真实性和完整性。

因此，要实现项目设计成品文件高质量归档，减少设计人员不必要的麻烦，就要从项目设计文件归档的过程管控和软件开发上下功夫。

一是对工程项目预归档设计文件进行前端控制。前端控制是指从档案管理的要求出发，对电子文件的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理，并贯穿于文件生成部门与档案部门对电子文件管理的整个过程。这样做旨在对工程项目电子文件生命周期全过程的管控，让电子文件一出生就符合工程项目电子文件归档要求。

通常情况下，工程项目设计文件编制要求都会体现在工程项目的开工报告中。主要包括项目名称、装置名称、系统单元名称、项目编号、文件编号等。这些信息在设计人员绘图前，项目组应与相关专业、档案管理部门进行商榷后形成完整合理的文件。设计人员依据开工报告信息进行有关设计绘图。项目组和档案管理员对设计文件进行全过程管控。特别是在电子签名前，为了保证归档质量，档案管理员对项目设计成品文件的目录、文表中所涉及的档案号、项目名称、装置名称、主项名称、文件名称以及与档案验收要求有关的图纸信息进行抽样检查，对文表和图纸中不符合归档要求的错误信息反馈给设计人员进行修改，保证归档文件的质量，为设计人员顺利归档把好关，铺好路。

二是开发电子校验软件，给文件“把脉”。随着档案信息化管理，档案管理部门应结合自身业务诉求开拓创新，挖潜增效，通过研发小软件、小程序，从源头上提高电子文件归档质量，充分起到小软件“大智慧”的作用。比如开发CAD设计文件智能辅助检查工具，解决设计人员电子签名、归档中的麻烦，全面实现设计文件智能标准检查；CAD电子签名的嵌入；“一键”图纸目录生成，“一键”CAD图拆分合并、一键生成PDF文件等功能，全面提升设计人员出图、签名的效率，可大幅降低各环节人员工时消耗。

在无纸化办公时代，电子签名在工程项目中的广泛应用是大势所趋。档案已不再“纸上谈兵”。与电子签名、电子档案相关的档案信息化建设正在全面领跑档案事业的发展。我们应进一步明确电子签名在工程项目电子文件归档中应用的思路和办法，及时研究解决工作中遇到的实际困难和问题，更好地发挥电子签名对工程项目电子文件归档和工程项目建设的促进作用。