正向结果导向的项目管理制度设计与实施

■ 孟艳 逯益夏 马超飞

因同时承担着项目管理和制度建设的职责，尝试把项目管理思想写进制度管理中，于无形中融合了项目管理的内在要求，提升项目管理效率，取得了积极成效，谈几点体会如下：

一、项目管理与制度建设的重要性与必要性

（一）项目管理的重要性

项目管理作为组织运营的细胞级管理，发挥着重要作用，通过高效的项目管理，不仅实现单项目、多项目、组合项目的效率，并且实现组织级运营目标。多个项目的绩效影响着整个组织的绩效。

（二）制度建设的重要性

如何让管理基于组织运行的正常规矩而不是人为要求，需要制度的保证和约束。制度建设不是一成不变的，需要根据内外部发展变化而变化，“废改立沿”是促使制度建设保持活力的持续性工作，废止不相适宜的制度，修改不相适应的条款，确立新的制度，保持沿用执行良好的制度。“萧规曹随”是我们老祖宗留下来的重要经验。同样的理论在不同的企事业单位中，因不同的发展历史和现实环境，也需要因地制宜制定相应的制度。以项目管理为例，在传统制造业和新兴互联网企业，有着不同的管理重点，相应的制度内容也会有所不同。

（三）正向结果导向的项目管理制度的必要性

制度奖惩要求是管理的风向标，树立明确的正向结果导向，对于引导行为规范起到重要作用。奖惩措施一般是相呼应的，但可以通过强化正向奖励行为，树立正向激励导向作用。这是心理学正强化理论在实践中的有效应用。

二、项目管理制度的设计思路

作为制度的基本要素，从总则、对制度中专用名词的界定、适用范围，管理条款约定到项目管理的重点要求都需要明确。结合项目管理知识体系的五大过程组，即启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、收尾过程；十大项目管理知识领域即项目整合管理、项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理、项目相关方管理，和原有项目管理重点相结合，在术语中兼顾知识体系理论和管理实践的习惯用语，重点在立项管理（整合管理）、成本管理（经费管理）、团队管理（资源管理）、采购管理、考核激励等方面提出明确要求，用制度流程的规范要求形成项目管理的执行力，不需要人为地强调管理，实现制度流程有效落地实施。

（一）PDCA 闭环设计

在项目管理中，启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、收尾过程五大过程组构成闭环管理。任何项目必须考虑如何确立、如何策划、如何监控过程执行和调整以及如何验收，所以在制度规范中，针对不同类型项目的确立和验收，明确不同的标准，过程管理比如预算管理、采购管理等有共性的要求，就统一提出要求。

（二）分类管理

项目分类的出发点：把现有项目通过适合的不同分类标准进行分类，以建立适应更灵活的项目类别要求。把项目按照性质和经费分类，直接对应后续管理措施。在共性和个性的要求中，既贯彻通用要求，也兼顾不同类别项目特点，分而治之，让所有的项目都能找到管理的归属领域。

（三）全过程管理

主要管理要素在项目过程全覆盖，不仅考虑进度管理和成本管理这样的重点因素，而且对于立项前后的延伸管理也做出相应的规定。在实际执行中，立项前管理往往被忽略，但又影响后续过程，因此做出相关规定。项目验收后评价和奖惩是项目管理的有效调节手段，作为项目管理的重要因素纳入管理中。

（四）正向结果导向

项目管理目的是为了实现项目预期目标，包括做出好产品、突破新技术、实现成本目标以适应市场需求等都可能是项目重要目标。对于新产品开发，满足市场需求的产品是重要目标。项目验收后评价和奖惩是项目管理的有效调节手段，所以通过正向结果激励导向有利于明确要求，实现积极效果。

（五）多制度的融合性，形成有主线有支线衔接的制度体系

财务方面的成本和预算管理要求，采购管理要求，团队人力资源管理的要求，都在项目管理制度中应有体现和衔接，既要体现项目管理的主线，也要和现有的制度建立无缝衔接。

三、正向结果导向的项目管理要素分析

确立正向结果奖励基本原则，倒推每个管理环节要求，包括立项、经费、团队、采购、质量等多个方面，明确执行规范，具体如下：

（一）明确项目奖励措施和标准

通过目标导向，确立完成较好的民品项目可以获得奖励的基本原则。设置获得奖励的几个必要条件，包括要求收款尾款必须到帐、质量保证期结束无质量问题、要求客户满意度评分在85 分以上等，有效提高了项目完成质量。

不同类型的项目设立针对性的奖励，包括科研项目的立项奖和结题奖、横向项目提取项目创造净利润的一定比例奖励、产业化项目的分红奖励等，就像商鞅“南门立木”一样。项目一旦确立，每年年底，在项目团队申报基础上，通过会议评审的方式确立相应的奖励等级和奖金，并及时兑现。

（二）明确顾客满意度标准

以客户为中心如何体现？体现在项目设计策划沟通中，体现在交付后的顾客满意度调查反馈中，通过每个项目在交付后一定周期内，回访调查顾客满意度，保持客户沟通的畅通，并要求顾客满意度得分在85 分以上项目才可以参加年度项目评奖。这一要求有效解决了客户合理反馈渠道和项目闭环管理，对客户持续合作起到积极良好的作用。

（三）明确合同归档管理

在合同管理中，规定收付款合同必须及时归档，没有归档的合同相应的项目不能参加评奖。曾有团队对合同不够重视，合同签了，等项目执行完，还没有及时收回合同，在双方发生争议时，存在很大风险。为规避相关风险，要求合同及时归档，完成审批流程和合同管理的闭环。明确这一要求后，杜绝了只重视项目执行，不重视合同归档的现象。

（四）明确收付款合同经费闭环

收款和付款合同在执行中，容易出现有尾款拖欠的问题，收款合同也不记得收尾款，造成账龄逾期3-5 年的账款待回收；付款合同也不付尾款，尤其有些民营企业，容易造成一些不良社会影响。在项目管理制度中，明确收付款合同尾款都必须完全履行完毕，实施三年来，逾期账款条目数量明显降低到个位数，有效解决了可以正常执行尾款而没有及时执行的情况，减少了财务风险和不良社会影响。

（五）明确预算管理

所有项目年初都执行年度经费预算管理，对收入和成本进行大概估算。项目管理部门统一报送至财务管理部门，履行预算审批流程后纳入预算管理。

对外签订合同的市场化项目，有预付款的项目，项目开支从预付款中列支。没有预付款的项目，在年度预算额度内由所财务先期进行垫资，待产品交货收回货款或实现收入后进行结算。项目经费使用应当按照项目合同规定的开支范围，实行专款专用，不得挪用。项目经费支出要严格按照所财务制度的相关规定履行审批手续，由财务管理部门监督、检查。

（六）明确团队管理

批准立项的项目根据需要成立专门的项目团队，项目团队由项目承担单位负责组建。根据项目开展的实际情况，组建项目研发团队。项目团队成立设计师系统，一般设主任设计师、副主任设计师、主管设计师、一般参研人员。项目管理部门发函或发文确认民品项目团队任职文件。

（七）明确采购管理

明确项目立项之初，提出采购策划，包括采购主要内容、预计费用，预计采购时间、拟采用采购方式等，通过组织专家评审，对费用的合理性和采购方式的合理性进行评估，从管理角度实现统筹管理。

采购管理包括立项申请、议价、合同执行和验收等环节。涉及招标、比质比价、价格谈判等规定的需按照相关部门的制度规定执行。

（八）明确合格供应商管理

采购应从单位的合格供应商名录内选择，如果不是，应提交合格供应商外采购申请单独说明。规范和减少从注册资本多少和注册时间过短的企业采购，避免采购风险。

四、项目管理制度实施效果

（一）提高项目团队积极性和主动性

从管理机制上实现了立机制，即用制度和流程管理而不是人治管理。对项目团队来说，能清晰看到有“木”立在那里，就有了承担项目的积极性和主动性。以前可做可不做的小项目，有一点难度的大项目，需要加班的“人情”项目，不因小而丢弃，不因难而放弃，不因忙而推卸。通过实施，各团队承担新项目的积极性和主动性明显提高。通过激励实现了技术人员有积极性做民品开发和市场开拓。

（二）提高项目执行率，比如采购管理

从提高项目管理效率角度提出民品项目采购策划要求，需要三个以上外协外购的项目，在立项后，结合预算提出采购策划，明确整个项目的直接采购明细，采购方式，比如集团集采询价还是单一来源采购，预计采购时间。目前大额的市场化项目、民品基金项目、科研项目都采用这种方式，通过试点在各个部门逐步开展。经过试行，各项目有效减少了申请流程时间，缩短了采购时间，综合降低了采购成本，据统计，节约10%的采购成本，加快了项目执行进度，提高了效率。

（三）减少相关风险

从控制风险的角度看，对于可能造成的风险点，提出预防措施，包括要求收款尾款必须到账，大幅减少了逾期应收账款；付款全部付完，这个要求直接解决不会存在对民营企业拖延付款导致的一些社会问题；质保期结束无质量问题，这个要求项目组不仅保障交付，从全生命周期考虑质量成本；要求客户满意度评价85 分以上；这个要求给客户提供了直接反馈产品使用意见的渠道，避免了沟通不畅的问题，总体上从制度上减少了项目执行风险。