“互联网+”时代档案信息化建设思考——以《“十四五”档案事业发展规划》为背景

文/湖北省城乡建设发展中心 乔峤

“互联网+”时代，对档案管理工作来说，既是机遇又是挑战，面对海量的信息资源和档案信息，用户对档案信息的需求日益增长，档案管理工作需要探索信息化新路径，才能充分挖掘档案的价值，最大程度满足用户多元化需求，实现档案事业高质量发展。

目前已有学者以《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称“规划”）为基础，分析档案信息化的转型与发展。冯亮秋等学者基于《规划》，分析档案信息化战略转型的路径：完善体制机制、加强统筹协调、优化人才结构、落实经费保障；徐拥军等学者认为，《规划》遵循“顶层设计+全流程升级”的思路，从宏观角度对完善体制机制提出了任务建议，从业务流程角度分别对电子文件归档和电子档案移交接收、数字档案馆（室）建设、档案信息资源共享利用三个维度进行了重点部署。

一、档案信息化建设的现状与未来

“十三五”时期，我国档案事业取得长足发展。值得一提的是，档案信息化建设加快发展，建成一批高水平的数字档案馆（室），电子文件归档和电子档案管理工作取得重要成果，电子会计档案单套制取得良好效果。

用户对档案信息、档案文化的需求日益增长，尤其是在“互联网+”环境下，档案管理工作迫切需要加快全面数字化转型和智能化升级。“十四五”时期的主要任务之一，即加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。一是完善档案信息化保障机制。从顶层设计来推动档案信息化工作，为档案信息化管理工作提供制度保障。二是加强电子文件归档和电子档案移交接收。促进各类电子档案应归尽归、应收尽收，以确保电子档案基础资源建设，为档案检索、利用、开发等后续工作提供支撑。三是加强数字档案馆（室）建设。将数字档案馆（室）的建设纳入政府信息化建设总体规划之中，推进与办公系统、业务系统相互衔接的电子资源管理系统建设，实现对档案资源的高质量管理。四是推进档案信息资源共享平台建设。实现馆际档案信息互联互通，包括网络通、数据通、业务通等，提高档案服务的质量，扩大档案服务的辐射面。

省级层面的《“十四五”档案事业发展规划》相继印发。《“十四五”云南省档案事业发展规划》提出四项具体任务：完善档案信息化保障机制、加快传统载体档案数字化、规范增量档案电子化、推进数字档案馆（室）建设，以期实现档案信息化再上新台阶的发展愿景。《“十四五”黑龙江省档案事业发展规划》指出，实施档案信息化强基工程，加快实现档案数字转型和智能升级，完善档案信息化发展保障机制，加强电子文件归档和电子档案移交接收，加快数字档案馆（室）建设，推进档案信息资源共享平台建设，推进档案信息化建设取得新突破。省级《规划》中档案信息化工作任务各有侧重，但都把完善保障机制、建设数字档案馆（室）放在重要位置，这为档案信息化建设明确了方向。

二、档案信息化建设的挑战

（一）观念障碍。档案馆（室）及其主管部门对档案信息化工作的重要性和迫切性认识不到位，缺少必要的政策支持和资金投入，致使档案信息化工作进展速度较慢、效果不明显。档案从业人员思想意识淡薄，对档案信息化工作认可度和接受度较低，习惯使用传统的管理手段和方式开展业务工作和提供档案服务。可见，没有超前的规划部署和主动的积极融入，档案信息化建设还留有较大发展空间。

（二）制度缺陷。档案信息化工作区别于传统的档案管理，需要建立健全相关制度，以适应“互联网+”背景下档案信息化管理工作的需要。就目前而言，我国各级层面的相关制度和标准不健全、不统一。在法规制度方面，电子档案管理等规章及行政规范性文件需要重点制定、修订；在标准规范方面，电子档案、数字档案馆（室）等方面的标准体系还有待完善，需要加快推进《电子档案单套制管理一般要求》《电子档案证据保全规范》等行业标准的发布实施。此外，还需加强《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准的解读和宣传贯彻工作。

（三）安全隐患。“互联网+”背景下，档案信息化工作依托网络、系统和设备，易受到网络攻击、软件漏洞、非法访问等因素的影响，引发安全事故。此外，档案信息化安全管理的制度不健全，安全措施执行不到位，档案信息化管理工作人员的安全意识淡薄等，也会使档案信息在形成、运行、处理、传输和利用过程中面临着高风险。

三、档案信息化建设的实施路径

（一）树牢档案信息化建设意识。在信息化浪潮下，档案馆（室）工作人员要积极构建档案信息化管理思维，认识到档案信息化管理的重要性、必要性和迫切性，通过自主学习、参与培训等方式了解信息化技术，并将信息化技术手段融入档案管理的业务工作中，立足于用户的需求，为用户提供便捷的档案信息获取方式和精准的档案资源服务。档案馆（室）的上级主管部门应该将档案信息化建设纳入部门信息化建设的整体规划中，对档案信息化工作给予政策倾斜和资金支持，从而促进档案馆（室）信息化建设长远发展，激发档案信息化工作人员干事创业的信心。

（二）加强档案信息化管理机制建设。档案信息化管理机制建设是档案信息化建设的必经之路，完善的管理机制是开展档案数字化和网络化的基本保障。冯亮秋等人提出，应从管理体制、责任机制、考核机制三个角度来完善档案信息化战略转型的体制机制；籍莉认为，要制定规章制度、建立健全档案数字化管理的标准、建立档案监管机制，夯实科学规范的档案管理信息化机制和标准体系。档案信息化管理机制要有前期的制度建设和后期的监督管理。一方面，加强制度建设，遵循各级法律法规和标准规范，并结合本馆实际工作业务，明确档案信息化管理的主体和内容，制订各项规章制度和标准规范，以规范档案信息化管理工作方法、技术标准和业务流程；另一方面，加强监督管理，引入“互联网+监管”模式，利用档案信息化管理平台，对档案信息化工作开展全过程监督检查，主要针对档案信息化安全保障事项；档案库房、设施、设备配置情况；档案工作人员信息化管理工作成效；档案信息化收集、整理、保管、提供利用情况进行监督考核，以确保档案信息化建设的质量。

（三）推动档案信息资源库建设。档案馆（室）利用现代化技术对档案数字资源进行收集、整理、保存和提供利用，对于现有馆藏资源，可以利用扫描、拍照、缩微等技术，将纸质资源进行数字化处理和存储；对于新入馆资源，应及时以电子形式归档、备份、移交。电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，因此档案馆（室）要对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。在档案信息资源库建设中，还应该重视挖掘档案数据资源和用户信息资源。一是挖掘档案数据资源，建立“档案知识”数据关联，推进档案数据化建设；二是挖掘用户信息资源，提取用户的借阅信息，获知用户的借阅习惯，利用关联规则分析技术，推测用户的档案信息需求，提供个性化的定制档案服务。

（四）加强对现代化信息系统的维护。档案馆（室）应当以相应的管理手段和技术措施来应对各类安全隐患。档案馆（室）应遵循完整性、易用性、有效性和兼容性的原则，并结合本馆（室）实际，制订档案信息化管理应急预案、档案信息化安全防泄密方案等。对于信息内容安全而言，应采用备份技术、密码技术和压缩技术等，确保电子文件的真实性、有效性和完整性。对于管理系统安全而言，如应用系统软件、操作系统软件和数据库软件等软件系统，应选择符合标准和安全规范的软件产品，确保系统的稳定运行。对于网络管理安全而言，要做好通信线路的安全防护、入侵防御、身份鉴别及访问控制工作，并使用杀毒软件加强病毒防治工作。

（五）强化信息化人才队伍建设。“互联网+”时代，档案馆（室）要加强档案管理人员综合素质的培养，强化人才智力支撑。一是积极主动引入档案管理综合型人才，拥有交叉学科背景、懂信息技术的专业人员优先任用；二是组织形式多样的培训活动，培训内容的覆盖面要全，建立起专家和档案管理工作人员双向沟通渠道。此外，还要鼓励档案工作人员积极参加馆外培训；三是加强馆际合作，与其他馆结对子，利用信息共享平台，加强档案信息化工作业务交流与沟通。

在数字化时代，传统的档案管理理念和模式已经不能满足用户日益增长的档案资源和服务需求。档案馆（室）和档案工作人员要树立档案信息化思维，积极投身档案信息化建设工作，实现档案信息化再上新台阶的奋斗目标。