大型综合性公立医院智能财务报销工作的探究

陈曼玲

引言

随着当代智能经济技术的快速发展，各个医院应加强各项管理工作电子智能化进程。其中，财务报销作为一项涉及多个部门，办理程序较多且规定严格的工作更应该是优化改良的重点。一方面，医务人员繁忙的工作性质导致他们没有过多的时间熟悉最新的财务报销相关政策，另一方面，医务职员也无法在第一时间将报销所需相关材料交至财务处进行报销申请和审核。严谨繁多的财务规章制度和相关科室间的来回奔波使医院职工在进行财务报销时感到艰难和无力。因此，医院需要大力推行报销智能化的普及，优化财务报销管理模式，在保障医院财务报销严谨性的同时，提高财务报销效率，提升医护人员报销的满意度，减轻医务人员及财务人员的工作负担。

一、大型综合性医院财务报销工作面临的主要困难

1.财务报销时间冗长致使医务人员不满情绪高涨。面对面现场手工报销最主要的问题是报销手续的复杂性过度消耗医务人员有限的休息空闲时间。（1）以办理学习班报销为例：由于用科研经费举办学习班的报销材料所涉及的项目多，参与人员多，审批科室多，相关规章条例也多，导致财务人员需要较多时间认真帮助医务人员梳理报销材料，讲解确认报销事项，再加以认真审核。如果有缺漏报销材料的情况，医务人员不得不返回材料存放地，取得材料后再次前往财务处。这导致医务人员消耗大量往返于材料存放地和财务处之间的路途时间，导致医务人员对报销深感愁苦。（2）由于各业务部门都有规定的固定的材料审核时间，因此，医务人员前往各业务部门和财务处报销相关事项的时间较为集中，导致产生长时间排队等候的状况。一旦材料中有缺失前端业务部门的审批事项或提供的材料中有部分缺漏，医务人员不得不返回上一审核环节重新进行审核，然后到财务处再次排队办理业务。而再次排队办理业务的情况不仅造成时间的重复浪费，还易引发医务人员的不满情绪。（3）医务人员为配合各业务部门和财务处的正常办公时间不得不选择在夜班之后等调休时间到各业务部门和财务处进行报销业务的办理。高强度、长时间的工作之后还要赶忙在短暂的休息时间内办理并不太熟知的报销业务，会让医务人员在心理上感觉等待和办理时间更加漫长，而引发不满和烦躁的情绪。另外，办公时间上的不相合适也会导致医务人员选择将报销材料搁置存放，直至年末等特殊时间点集中将大量的报销材料一次性进行办理。集中性的大量材料报销将导致排队等候和办理报销的时间更加漫长，从而导致医务人员加深办理报销需要大量时间的印象，然后又更加坚定一次性完成大量报销材料办理的选择，最终导致产生这样恶性循环的结果。（4）医务人员因为繁忙的工作性质导致大部分医务人员更倾向于将自己的报销材料交给刚好也要到财务处报销的轮休同事或者交给相关课题组的学生代为办理。但是由于代为经办的人员通常只是帮忙携带报销材料至财务处，并不完全知晓需要报销的医务人员的报销具体事项，以至于不能完成缺失材料的填写或补充说明报销事项的特殊之处（且有些说明材料由于文件的要求，仅能由本人签字书写），导致报销因为事项未明确而无法完成报销（即使进行电话联系询问，也可能因为医生职业的特殊性，遇上需要报销的医生在台上做手术，电话无法接听的情况）。以差旅费报销为例：需要报销差旅费用的医务人员需要对往返当日在途用餐情况进行详情勾选，并签字确认。而代为报销的经办人并不了解实际情况，且无权代为签字，导致报销无法完成，需再次前往财务处办理。这将使得报销经办人和需要报销的当事人情绪上感觉办理繁琐且耗时长，引发不满情绪。

2.部分报销业务的重复审核，重复消耗报销时间。补充所缺材料后的再次审核和简单量大事项的机械重复，都将造成报销办理的无效时间消耗。（1）虽然为提高财务报销工作效率，财务人员通常会将全部欠缺材料项目的清单写明后交给前来办理报销的医务人员，但依旧存在医务人员再次办理时仍未带齐材料的情况（如办理报销的医务人员丢失财务人员提供的欠缺材料项目清单，或报销当事人更换代为办理的报销办理人）。因此，为保证报销材料的完整性和合规性，当医务人员再次前往财务处办理报销业务时，财务审核人员需要再次审查所有报销材料，但重复审核同一份报销材料将造成时间的大量重复消耗。（2）以试剂材料报销为例，科研材料的报销通常只涉及发票的审核，相关类别和款项限制在医院相关报销文件中都有明确的规定。财务人员只需审核科研试剂发票的真伪，并按照有关规定制作报销单据，填写报销单据摘要、金额等报销相关信息即可。而大型综合性医院（特别是集医疗、教学和科研一体化医院）的医务人员拥有大量的科研课题，需要的零星试剂材料数量也相应较多，且未达医院统一购买管理的要求，因此财务处报销人员需要耗费大量的时间审核相似的报销材料和完成简单的报销单据制作，使财务报销工作效率较为缓慢。

3.报销金额超过预算规定，无法完成报销。非系统化的经费管理使相关负责人或相关项目成员无法实时监管各个项目预算的开支情况，导致报销事项总金额超支或预算各部分安排不合理的情况发生，严重影响报销进度。以科研经费为例：一方面，大型综合性医院的医务人员（特指课题负责人）较多都参与多个科研项目，并不能清晰的记住每一个项目各部分精准的经费预算，导致项目相关人员不得不经常性的到财务处确认、核实经费的使用情况，耗时耗力。另一方面，工作的繁忙使他们经常让项目组成员负责实验材料的购买，并将报销材料交至业务部门审核，并代为办理业务的报销。无法实时查看预算金额，可能会导致代办人员超预算购买材料，使款项无法得以报销，或需调整预算后，再次办理报销，消耗重复办理的时间。

大型综合性医院的医务人员承担医疗、教学、科研等各项艰巨的任务，漫长的报销时间和繁琐的报销程序会对医务人员的时间分配及规划产生不利的影响，进而影响医务人员的科研积极性。因此，优化改良报销流程模式，提高工作效率迫在眉睫。

二、现场报销和移动报销的流程对比

1.线下经费报销的流程。（1）相关业务发生前：由医务人员个人到各业务归口管理部门进行事项申请（如科研经费需到科研处申请审批，人才经费需到人力资源处申请审批，研究生经费需到医教科申请审批，而外出学习培训需到人力资源处进行请假申请和同时到医教科完成培训经费申请）。（2）相关业务完成后：医务人员本人或科室指定人员先收集、携带所有报销相关材料到各科室进行报销事项确认审核，再到财务处办理经费报销。财务审核人员现场对报销经办人讲解、确认报销事项，并根据相关规定核实报销材料后制作报销单据，打印报销单据的封面，签字后送至各相关业务部门。各相关业务部门收集到财务处已完成制单的报销材料后由各业务部门负责人审核并签字，再送至各业务分管院领导加以审核签字。等所有审核签字完成后送回至财务处，财务审核人员进行复审并由财务处负责人审核通过后，再交由出纳付款。整个线下报销过程不仅消耗报销人员各部门奔波办理手续的路程时间，而且消耗在财务处办理报销业务的排队和等待财务审核人员审查材料的时间。另外，线下报销还将浪费大量的报销单据送审签字的时间，遇上相关业务部门负责人或分管院领导出差等不在院内的情况，还会耗费大量的等待签字审批时间。

2.线上移动报销。（1）医务人员在线上报销系统上提出具体事项的事前审批申请，由线上报销系统自动进行归类传送至对应的业务归口管理部门进行审批。（2）线上报销系统自动读取到审批通过的事项申请单后，医务人员依据线上报销系统的提示选择该事项相应的报销模块，在相应的预算内填写实际发生的报销金额和上传报销材料，确认报销材料真实完整后进行报销申请提交。（3）线上报销系统自动归集事项申请和报销材料为一个报销事项，并根据医院管理设定推送至各业务管理部门。（4）各业务管理部门初次审核通过后（即确认报销事项事前申请与实际发生事项一致），线上报销系统将整笔报销事项推送至财务审核人员，财务审核人员进行财务方面的审核后，逐级推送至管理部门负责人和分管院领导审批。（5）待所有审批结束，线上报销系统会推送提示消息给报销申请人，报销申请人带上所有上传的报销材料至财务处即可完成报销。

综上所述，对于报销申请人员来说，只需事前进行事项申请，事后将全部申请材料上传至移动报销系统，等待所有电子签章审批完成再一次性将报销材料交至财务处即可。

线上移动报销一方面实现报销申请、报销材料审核、报销单据制作等一系列报销手续的一体化管理，不仅方便财务审核人员合理分配材料审核时间，也方便医务人员及时补充所需材料。另一方面，线上移动报销在保留线下报销严谨的申请审批流程的同时，节省了医务人员到各个部门来回奔波的时间，方便相关审批负责人利用零星空余时间进行业务审批，减少等待签字审批的时间，实现医务人员快捷完成报销事项。

三、大型综合性医院财务智能化的优势

1.保证及时提供辅证报销材料的齐全。一方面，医务人员多数不具备相关的财务知识且缺少财务报销要求培训，并不明确除了提供发票之外报销时还需要提供哪些材料，导致经常缺漏提交报销材料。线上报销系统将各报销事项进行了明确的分类，并清晰简易的提示哪些材料为必要提供并需要上传的材料，使医务人员可以依据线上报销系统的提示进行报销材料的收集和保存提交。另一方面，采用线上报销系统里的材料暂存功能，医务人员可以在任何地点、任何时间进行材料的上传和保存，方便医务人员实时保存报销材料（如支付记录），减少相关报销材料丢失的风险性。

2.医院内部各系统相关联，提高办理业务效率。线上报销系统与科研系统、人事管理系统、教务系统、经费使用系统、财务一体化系统等医院内部系统相互关联，便于对各类信息数据的搜集、整理、分类、储存，加强数据的统计归集与读取使用。各业务部门和各项目负责人可以根据具体的工作需要，自行对有关数据进行查询，也可以自行及时生成具体工作需要的相应表格，无需到各个业务部门申请查询相关数据。另外，报销申请人还可以在历史单据中查看自己申请报销时提交的相关材料，无需再到财务处申请查看纸质报销凭证，节省了从大量归档凭证中查找具体的纸质凭证内容的时间。

3.系统自动计算报销金额并查验票据真伪，进一步保障报销工作的准确性。线上移动报销系统设置不同报销模块，根据不同的文件要求将各项规定金额及计算公式内嵌至报销系统当中。报销申请人员在相应的报销模块根据实际情况进行相关条件的选择、填写，系统将自动计算出报销金额。同时，系统自动和税务查验系统对接，查验上传发票的真伪。这不仅将减少财务人员计算工作的疏忽错误，减少财务人员机械简单的计算工作量，还在确保发票真实性的同时，大量减少了人工查验发票真伪的时间。

4.实时监控经费使用情况，查看报销进程。线上报销系统实现实时显示预算使用情况，区分已完成金额，待审批金额和剩余可使用金额。各项目负责人和各职能部门可以通过线上报销系统进行全面的预算监管，合理安排各项经费的使用。同时，对于急于完成报销的单据，报销申请人也可以实时获取报销单据的进程，直观的在报销系统上查询到报销单据流转到哪个部门，然后可以自行联系对应部门的人员，跟进各个流程，以加快报销进度。

5.审批责任到个人，加强各审核环节的严谨性。线下报销时，各业务部门已经习惯依赖财务人员进行最后的审核把控，忽视对业务内容实质性的审核与把控。以科研课题专家咨询费报销为例，财务审核人员对项目余额、咨询费标准和劳务费扣税等方面进行审核，而咨询专家与咨询项目任务的相关性必要性则需要科研处进行审核把控。而通常是财务人员已经依照科研处审批通过的材料和财务所需票据完成制单后，科研处通知财务审核人员该笔款项的具体内容不符合其科研任务书的项目规定，要求取消该笔报销款项的审批。审核的疏忽不仅浪费大量反复的审核时间和单据审批流转时间，还导致医务人员产生报销单据临时被通知取消的不满情绪，打击医务人员科研积极性。而线上报销的电子签章审批使责任追溯落实到个人，可以在一定程度内提高各业务部门审核人员的警觉性，加强内部控制管理的同时提升报销工作的效率和透明度。

四、线上移动报销存在的问题

1.系统的不稳定性。线上移动报销系统有时候由于程序需要更新等问题导致系统程序崩溃，进而使报销申请进行到一半所有数据丢失需要重新上传提交所有报销材料。

2.财务审核人员的遗漏。报销单据大批量的显示在系统界面上，而财务审核人员每日只能处理一定量的报销申请，这导致若财务审核人员没有依据一定的规律将有机会遗漏某一笔报销申请，导致该笔报销申请一直处在待审核状态。

3.审批领导因特殊原因无法进行审批，导致报销单据滞留。现阶段线上移动报销经费审批领导只能是单一的指定（对应具体的电子签章），而无法使用AB角的代替行权。一旦某个节点的审批领导因为一些特殊原因（例如支援疫情防控工作等）无法进行报销单据审核，所有汇集到这个节点的报销单据都无法流转，只能等待审批。

4.医务人员未保留纸质报销材料。由于报销事项宣传的未到位，医务人员以为进行报销申请时将报销材料上传至线上报销系统就是完成了全部报销流程，而未留意到系统推送的需要将报销材料交至财务处的通知。待所有审批结束后，发现需要上交报销材料时无法找到相对应的报销材料。

另外，财务报销业务涉及多项不同的事项，有些非日常相关事项无法单独设置模块，未能使用线上报销系统，当下依旧采用线下报销模式。这导致一些非日常报销事项的办理手续更加不清晰，导致医务人员不知道怎样完成事项报销。

五、结语

综上所述，线上报销系统是实现财务核算信息化的探索和初步的实践，虽存在些许小问题有待改进和优化，但采用线上报销系统，一方面可以实现“一次性完成报销”的愿景，提高医院财务报销工作效率，提升医务人员的职工满意度；另一方面，线上报销系统为各项工作的开展与实施提供了便捷性和透明性，加强对各项经费监控的同时促进各个医疗科研事项的顺利开展。因此，应用线上报销系统并在实践中不断完善改良是信息化时代的要求，更是医院持续发展的必经之路。