基于手工和EXCEL的物资管理流水账应用研究

冯建祝

(长春大学 管理学院，长春130022)

物资管理是供应链管理中一个重要的组成部分。在信息化条件下，管理软件可以提供更加科学的物资管理办法。但是，针对一些临时项目的物资管理，无法做到信息化的应用，如何合理管控物资是一个需要解决的问题。笔者经过新冠隔离点防疫物资管理实践，提出一个解决方案，即先手工记流水账，再将数据转存入EXCEL工作簿。手工记账方便快捷，是不可缺少的原始凭据，EXCEL数据传递、查询、分析、加工和辅助决策功能强大。此方案可以对各种临时性项目物资管理提供借鉴。

一、基础数据表建立

建立一个物资分类表(见表1)和一个物资名称规格清单(见表2)。物资分类的目的是便于各类物资的数据整理，以及对物资的存放和管理。表1的分类中，1到5类是普通物资分类。这些分类可以作为区分物资存放地点的标志。比如，防护类中，防护服数量多、体积大，可以单独存放在一个区域，防护配套件种类多且零散，也可以单独存放在一个区域；消杀类有一定的刺激性气体挥发或者具有腐蚀性，可以集中存放在一个区域；医药、生活和食品类物资，特点是繁杂、单件体积小，适合统一安排在一个区域，若其中有大踪物资，如饮用水，可以单独存放；组合类是为领用得便利和高效设置的，是其他类别物资的组合，不需要提供存放地点(仓库以0表示)。

表1 物资分类表

表1的序号可以作为分类码被表2引用。表2的计量单位设置有主单位、副单位和折算率，记账时既可使用主单位，又可使用副单位。如果到货物资不符合折算率要求，必须用主单位记账。其中，为了拆解方便，组合类物资的主、副单位必须相同。表2各行按表1物资分类表所列类别对物资进行分类，这种设置可以方便后期EXCEL的数据处理。

组合类物资相似于ERP中BOM单[1]，组合类物资在领用时，只需要记录一行，就可以成套领出组合起来的物资，提高记录效率。比如，物资名称“180套+”作为装备类，它是由1件180服装、1个头套、1个面罩、1个口罩、2副手套和1双鞋套组成，即：

180套+ = 180*1件+头套*1个+面罩*1个+口罩*1个+手套*2双+鞋套*1双

表2 物资名称规格清单

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为了对人员姓名等信息进行规范，可以同时设置人员分类和人员信息表。参见表3和表4。设置人员类别，能够为制定物资收发的明细规则提供依据。建立人员信息表，主要用于日常收发物资的流水账中经手人姓名校准，或者出现问题时随时找到经办人。

表3 人员分类表

表4 人员信息表

二、建立日常物资收货、领用和盘点流水账

考虑到手工账的简洁易用等要求，日常物资收货、领用和盘点流水账应该尽量简化，方便使用。所以，按表5所列格式，建立物资日常流水账空表。

表5 物资发货、收货、盘点流水账 日期： 第 页

打印空白的手工账页时，考虑到记账的便利，可以在一页竖排的A4纸上设置两栏，使一页纸尽量多地记录数据。表内各列的使用词汇要保证规范，比如，“事项”可以是“领用、收货、盘点”等。如果是领用，在“发货”一列记录领用物资的数量；如果是收货，可以将数量记录在“收货”一列；如果是盘点，可以将物资盘点值记录在“盘存”一列。为了防止记错行，需要在记下一个人的领用后，划横线与之后业务记录分开。每天记录前，在表头上填写当天日期，页号为“第1页”，序号从“1”起步。记满一页后，新增空页上同样填好日期，页号为“第2页”，序号接续前页。依此类推，直到当天业务完成。

按此表记账时，如果记录的最早物资是新到货入库的，则首次使用该表，最先填写的应该是收货列。有人领用后，物资变化记入发货列。如果启用该流水账前已经有物资存在，则应该先进行盘点，物资盘点的数据记“盘存”列。以2022年3月18日流水账手工记账为例，记录内容见表6。手工流水账每天换一新的空白页记录。

表6 物资发货、收货、盘点流水账 第1页

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三、EXCEL工作簿辅助管理

手工记流水账方便简单，不受设备、时间和地点等的限制，只要有一支笔和一张纸就可以完成记账过程，同时，领用人签名也十分方便。但是，积累多日之后，进行数据查询和汇总十分不便。为此，可以在完成手工记账的同时，制作一套相同的EXCEL工作表，每天依据手工数据转录入EXCEL工作表中。这样查询汇总效率明显提高，也方便提供给相关人员审阅。在这种情况下，手工账起到原始凭证的作用，是对账、查账的基本依据。

(一)工作簿的建立

建立EXCEL工作簿文档，保存为“物资管理流水账.XLSX”。按表1至表5的样式，在工作簿中建立工作表，其中，表1至表4数据也按原表数据录入到EXCEL中。

在日常工作中，每天都有表5流水账的手工账页。将当天工作完成后，将数据转录到EXCEL的表5中，可以在该表连续录入所有日期的数据，序号按1递增连续编号。这种处理便于计算汇总和查询。同时，为了提高录入效率，可以充分利用EXCEL的数据有效性工具，或者函数公式等功能。

针对EXCEL工作表(表5)中所有数据，要保证依据手工录入数据的顺序得到记录。处理办法是清除手工序号，从1开始，按各天数据记录顺序统一按1递增编号。录入后，每日手工流水数据与EXCEL数据的总行数、各行数据要有核对环节，以保证数据转录的准确性。

(二)数据有效性工具的使用

在制作工作表时，应充分利用EXCEL可以使用公式和函数的特点，提高编辑效率。主要进行公式处理的数据有表2的“分类”一列，可以利用数据工具中的数据有效性功能，设置有效性条件，允许序列，来源为表1的“类别名称”中B2至B6的6个单元格数据。同样设置表4的“分类”一列，允许序列，来源为表3的“人员类别”B2至B5的5个单元格数据。表5的“物资简称”，允许序列，来源为表2的“简称”一列E2至E31的30个单元格数据。

(三)VLOOKUP函数的使用

表5的“单位”(计量单位)一列，可以利用VLOOKUP函数[2]，从表2的“单位”一列查找获取对应物资的计量单位，作为默认单位。若表2的列名为第1行，序号列为A列，则流水账第2行“单位”列的VLOOKUP函数可以设置为：

=VLOOKUP(F2,料品!$D$2:$F$31,3,FALSE)[3]

这里F列第2行是物资简称的内容。设置好以后，下拉填充到该列所有记账用到的行。

需要说明的是，当利用VLOOKUP函数自动填充的默认计量单位不是当前记账单位时，必须允许手工修改计量单位名称，以保证EXCEL中数据与手工记录的一致。

有了电子版的流水账以后，主要的数据计算处理可以在EXCEL中进行。比如，物资的快速查询、同类物资的排序、分类汇总和组合类物资的拆解，以及收发存数据核对等。

四、EXCEL数据应用

纯手工数据处理效率低、易错。而转录入EXCEL工作簿后，可充分利用电子数据处理的优势进行数据后期处理。在EXCEL中，主要进行计量单位一致化、套件拆解、分类汇总和辅助决策等操作。

(一)计量单位一致化

在表5右侧增加“主单位”、“换算率”和“折算量”三列。再按物资简称和单位两个关键字段排序，使用IF函数判断单位与主单位是否相同，相同时折算率为1，而当二者不同时，使用函数VLOOKUP到表2中获取折算率值，处理完成后，按照“(发货+收货+盘存)*折算率”定义折算量一列的计算公式，得到折算数量。因为记流水账时，发货、收货、盘存三列只有一列是有数据的，三者相加不会影响折算量一列数据的有效性，这三列无论哪一列有数量，都可以折算出正确的结果。完成后，将主单位和折算量回填到表6中。通过如此处理，就可以得到计量单位完全相同的物资数量，进而进行后续处理。

(二)套件拆解

套件拆解需要在EXCEL中单独建立组合类物资拆解表，这样拆解起来更方便。以“180套+ = 180*1件+头套*1个+面罩*1个+口罩*1个+手套*2双+鞋套*1双”和“套餐=桶面*2盒+香肠*2根”为例，假设拆解范围是表6的第2行至第26行，拆解模型见表7。

表7 组合类物资拆解表

建立表8，将表7中数值选择性粘贴到表8中，再将表6中非组合类物资数据粘贴到表8中，形成一个指定范围的非组合物资明细表。

表8 非组合物资收发数据表

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(三)分类汇总

针对表6的分类汇总方式主要有按物资简称汇总、按经手人汇总两种。无论哪种方式，汇总操作前都要按关键字段排序。比如，先按物资简称排序，再依据物资简称进行分类汇总。分类字段设置为“物资简称”，汇总方式选择“求和”，汇总项有发出、收入和盘存。

(四)辅助决策

1. 配套补货

配套补货以现有库存为依据，补货量采购采取高配、低配或平均配比原则。以“180套”和“180套+”为例，两者差别在于手套的配比量，“180套”是1比1配比手套数量，“180套+”则是1∶2配比手套数量。高配原则时，手套数量X=180防护服件数*2；低配原则时，手套数量X=180防护服件数；平均配比原则时，手套数量X=180防护服件数*(2+1)/2。选择哪种方式，需要结合近期需求变化决定。

2. 消耗速度

消耗速度的计算更复杂一些。按前例，防护类物资是领用了3天的量。那么各物资的历史消耗速度除以3，就是每天的消耗速度(见表9)。每日消耗量对比分析见图1。通过对库存量的比较，可以得到需要的进货数量，供采购部分参考。

表9 物资消耗速度计算表

图1 物资每日消耗速度

五、物资管理需要考虑和解决的主要问题

(一)及时转录数据

EXCEL数据的完整性和及时性是数据处理的关键。手工流水账数据量不大时，很容易实现当天结束任务后立即录入EXCEL工作簿。如果手工数据大或者当天手工业务结束时间较晚时，都会对EXCEL数据的及时录入造成困难。需要操作人员有高度的责任心和认真严谨的工作态度，保证当天数据全部准确录入工作簿。必要时，可单独设立录入员岗位，随时跟进手工流水账的进度。项目长期化以后，可以考虑由专业软件替代手工和EXCEL的操作，使管理水平更上一个台阶。

(二)保证数据一致

一方面，手工流水账数据要及时、准确和可靠，保证账实相符。除了管理员的责任心要强外，必要时可以设置审核环节，保证数据符合要求；另一方面，要做到录入到工作簿的数据与手工账的相符，这个转录过程虽然出错率低，也需要有录入核对过程，这就要求录入人员对物资的收发和盘点非常熟悉，这样在录入的同时，还可以起到对手工流水账进行核对的作用。

(三)重视理货环节

理货是一项重要的基础性工作。经过理货，做到物资摆放整齐、美观，易于清点。比如，饮用水，每箱24瓶，如果量较大，可以分区块摆放，每区块码放4层，第一层按3*4摆12箱，第二层按4*3摆放12箱，第3层按3*4、第4层按4*3码放。每区块共计48箱。区块之间留有适当间隔。防护服纸箱一般只有一面贴有型号、数量签，码放时，应该让标签朝向外面，这样就很容易盘点和管理。

(四)提供辅助决策数据时重视政策影响

不同物资在不同时期的需求变化较大。比如，防疫物资在风险较高时期，“180套+”和“185套+”以及消杀类物资消耗较快，应该缩短订货周期。在风险较低时期，更多领用的是“180套”和“185套”，消杀类物资使用速度也明显下降，就可以延长订货时间间隔，减少订货量。