数字化背景下的教师人事档案管理分析

李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

随着科学技术的不断进步，数字经济、数字城市等发展理念应运而生，这充分体现了“数字化”在社会发展中的作用。人事工作作为服务党和国家大局的核心工作之一，其重要性不言而喻，而要想提高工作水平，就要积极引入数字化技术。人事档案管理作为人事工作中的关键组成部分，其管理水平能够直接影响人事工作整体质量和效率，所以加快人事档案数字化建设速度至关重要。众所周知，人事档案详细记录了人才的个人信息、工作经验、专业能力等内容，在评估人才综合素质、预测其未来发展等方面可以发挥重要作用。学校作为教书育人的重要基地，其发展离不开广大教师的支撑，做好教师人事档案管理工作，无论对教师个人还是学校整体发展而言，都有着至关重要的作用。实施数字化管理，不仅可以提高管理效率和质量，还能够减轻人力负担，利于为学校创新改革奠定基础。

一、教师人事档案数字化管理概述

（一）人事档案数字化概念

数字化技术是信息工程技术中的重要组成部分，当前被广泛应用到各个领域，也包括档案管理方面。概括来说，数字化档案管理就是采用扫描技术、数据库技术、计算机技术、数字摄像技术等先进技术，将载体多样化的档案资源转变为数字化信息，使信息以数字的形式储存在计算机设备中，如此不仅能够保证档案信息的真实性、完整性和及时性，还能够在网络连接背景下实现档案资源实时共享。

人事档案管理工作涉及内容较多，包括档案收集、整理、鉴别、应用等多个环节。将数据库、多媒体、计算机等先进技术引入人事档案管理工作，并建立数据库，能够实现档案资源的数字化处理和储存，同时基于数字化管理平台的查询检索和电子存取等功能，还能实现与学校自动化办公系统的有效衔接，从而提高学校综合管理水平。

（二）人事档案数字化管理的优势

1.办公效率高

在教师人事档案管理工作中引入数字化技术，能够为档案资源共享和实时传递提供便利，有利于为学校领导决策提供准确依据。另外，办公人员利用互联网平台，可以快速在终端设备上查询档案信息。相对于传统管理模式而言，这种方法突破了时间和空间的限制，充分体现了数字化管理的优势和价值，有效提高了学校办公效率和管理水平。

2.信息容量大

以往的教师人事档案的载体大多为纸质，在储存过程中需要占用大量空间。随着学校人才队伍建设水平的不断提升，教师人事档案更新速度也逐渐加快，在管理过程中，档案管理人员需要将大量时间和精力消耗在档案资源收集、整理、鉴别等方面，这不仅会降低管理效率，还容易受人为因素影响出现误差。而推行数字化管理，可以将各种载体的档案资源转变为数字化形式，并储存于计算机系统中。众所周知，计算机系统本身具有容量较大的特点，不仅能够储存大量档案资源，充分保证档案资源的完整性和准确性，还能够节约纸质档案占地面积，有效提高办公室空间利用率。

3.可以保证原件的完整性

纸质档案经过数字化处理后，即可形成数字化档案资源。使用者在查找档案资源时，只需通过终端设备调取数字化档案即可，而不需动用纸质档案原件。只有对数字化档案产生疑问时，才需要调取纸质档案进行核对，如此能够有效减少纸质档案的翻阅率，避免其受人为因素影响而出现损坏、缺页、篡改等不良现象。

二、数字化背景下的教师人事档案管理存在的问题

（一）管理理念落后

思想是行动的先导，只有在思想上提高重视程度，才能在行动上提高效率。当前，虽然大部分学校都认识到了人事档案管理的重要性，但存在一定的管理理念滞后现象。其主要原因在于档案管理人员自身思想受到局限，容易受传统管理模式的禁锢，导致工作开展中重点模糊，简单来说就是将过多时间和精力放在人事档案收集、整理等环节，而忽略了人事档案利用率的提高。尤其是在数字化背景下，学校需要不断提高信息化建设水平，如果档案管理人员没有及时更新管理理念，将会导致管理效果大打折扣。造成档案管理人员管理理念落后的主要原因包括以下三点：第一，教师人事档案管理工作定位不清晰。长期以来，教师人事档案管理工作始终处于教学辅助范畴，并且缺乏相应的薪酬机制。对于教师发展而言，职称评定十分重要，但很多学校并未将教师人事档案与职称评定融合，这在一定程度上削弱了教师人事档案的功能性，其也是导致档案管理人员管理理念落后的主要原因。第二，对教师人事档案管理认识不足。很多教师认为人事档案管理工作归属于档案管理部门，实际上这种认识存在局限性。众所周知，教师人事档案会随着教师教学经历、专业能力等方面的变化而变化，所以在管理过程中需要教师积极配合，完成人事档案收集、更新等工作。如果仅凭档案管理部门一己之力开展工作，势必会降低管理效率，也无法保证档案资源的完整性、真实性和及时性。第三，学校当前在教师人事档案管理中，并未构建相应的管理标准和明确的管理规定。这导致档案管理人员从主观上轻视档案管理工作，从而在一定程度上降低了档案资源利用率。

（二）管理模式与工作需求不符

当前，大部分学校都在档案管理工作中设置了教师人事档案管理门类，并以教师个体为主体，对其信息资源进行统一装盒保存。但打开卷盒即可发现，其中很多信息资源存在杂乱无章、缺页少页等问题，甚至部分年轻教师的个人档案只是一个空壳。这种模式下的档案管理工作，与工作需求严重不符，无法保证管理质量和效率。另外，人事档案管理工作本身具有复杂性特点，而且学校并未形成统一的管理标准，导致档案管理人员在档案收集和整理等方面面临较大挑战。此外，由于相关制度欠缺，档案管理人员在工作执行过程中往往无章可循、无据可依，这会严重降低档案管理水平，也不利于发挥教师人事档案的作用和价值。

（三）档案管理人员综合素质参差不齐

档案管理人员是教师人事档案管理的执行者，其专业能力和综合素质能够直接影响档案管理水平。结合学校教师人事档案管理现状可以看出，部分档案管理人员存在专业水平不足、老龄化严重等问题，主要原因包括以下四点：第一，档案管理工作烦琐复杂。教师人事档案管理涉及收集、整理、辨别、归类、储存、拿取等多个方面，工作内容烦琐复杂，而且包含诸多重复流程。尤其是在新时期，学校教师队伍建设水平不断提高，这也在一定程度上加快了教师人事档案更新速度，使得档案管理人员的工作量与日俱增。很多档案管理人员在面临巨大工作压力的情况下选择转岗或辞职，导致学校档案管理人员大量流失。第二，薪资待遇较低。档案管理工作相对于学校其他岗位而言，薪资待遇较低，导致很多年轻工作者将该工作当作职位晋升的跳板，积累了一定专业能力和技术水平之后，往往选择跳槽去更有发展空间的单位和部门就职。第三，信息化水平较低。在数字化背景下，学校人事档案载体逐渐向多样化发展，这也对档案管理人员信息化水平提出较高要求。很多档案管理人员由于年龄较大，对先进管理技术掌握不足，因此管理效率不高。这些档案管理人员习惯沿用传统管理模式，使得很多教师人事档案在反复整理和传递过程中，出现字迹不清、缺页少页等问题，并且在装订过程中随意打洞，使得教师人事档案的完整性遭到严重破坏。

三、数字化背景下的教师人事档案管理方法

（一）更新管理理念，引入信息化技术

要想提高教师人事档案管理水平，就需要档案管理人员及时更新管理理念，确保档案管理工作与学校其他工作相适应，为促进学校向信息化、规范化趋势发展奠定基础。现阶段，将信息化技术引入人事档案管理工作，已经成为学校创新改革的大势所趋。教师人事档案信息化管理涉及数据维护、信息查询等多个方面，具有系统性、复杂性等特点，所以学校需要在更新档案管理人员的管理理念的基础上，明确划分教师人事管理工作内容，确保档案管理人员了解自身职责。在此基础上，还应设置专业的档案管理流程。具体来说：第一，学校需要制定并健全完善的教师人事档案管理制度，明确管理重点，使档案管理人员及时转变管理思路，除做好档案收集、整理、归类等工作外，还要重视提高档案资源利用率。第二，构建信息化管理平台。学校需要利用计算机技术，构建教师人事档案管理平台，充分利用计算机系统完成档案记录、登记、更新等工作。同时，借助计算机系统统计各种信息数据，从而为档案管理人员制订管理计划提供准确依据。此外，结合教师人事档案管理需求在计算机系统中编制程序，构建数据库，有助于档案管理人员通过网络重点实时查阅档案信息。

（二）创新管理模式，构建数字化管理系统

当前，很多学校在教师人事档案管理过程中，依然采用分散式管理模式，导致档案资源分布在不同部门，这为档案管理人员收集和整理带来巨大挑战，也在一定程度上降低了管理效率和质量。对此，需要学校积极创新档案管理模式，并构建数字化管理系统，引入现代化设施设备，将学校各部门、各岗位连成一体，为教师人事档案管理工作顺利开展奠定良好基础。所谓档案数字化管理，就是将计算机、大数据、数字扫描等各种先进技术应用到教师人事档案管理工作中，将各种载体的档案资源转换为数字化形式，并统一储存在计算机系统上，形成健全、完善的教师人事档案资源库。在此基础上，档案管理人员可以通过计算机完成档案管理工作。由此可见，教师人事档案数字化管理，离不开基础设施的支撑。所以，要想创新管理模式，就要加大资金投入力度，为基础设施建设奠定基础，保证数字化管理硬件设备充足，以此来构建人事档案数字化管理环境。另外，档案管理人员需要通过摄影、扫描等技术，将收集到的教师人事档案进行数字化处理，并以教师个人为单位构建相应文件夹，同时以档案号为文件夹命名，从而为档案查阅、调取提供便利。数字化管理虽然便捷、高效，但管理系统本身存在的开放性和共享性特点，也为病毒入侵、黑客攻击创造了有利条件。为了从根源上规避档案泄露、篡改等问题，需要档案管理人员定期做好管理系统维护工作，并对档案资源进行备份，通过设置防火墙、加大密保力度等方式，减少教师人事档案资源管理隐患。

（三）培养专业人才，提高档案管理人员信息化水平

新时期，学校教师人事档案管理工作数量和难度逐渐增加，这对档案管理人员综合素质提出较高要求，其不仅需要其掌握管理规范和标准流程，还要不断提高信息化水平，能够正确操作信息化系统，从而充分发挥人事档案数字化管理的作用和价值，同时减轻工作负担，提高档案管理效率。为了满足这一需求，需要从以下四个方面进行深入研究：第一，拓展人才招聘渠道，提高人才选拔门槛。学校需要明确教师人事档案管理工作需求，并坚持遵循“优先录取，双向选择”的基本原则，引入专业能力强、工作经验丰富、创新水平高的人才，为提高档案管理队伍基础水平奠定基础。第二，加大档案管理人员培训力度。学校应重点培训教师人事档案数字化管理知识和技术，全面提高档案管理人员信息化水平，同时要求档案管理人员熟练掌握相关政策、规章制度等内容，保证其在人事档案管理工作中能够严格约束自身行为。第三，制定健全考核体系。学校应对档案管理人员进行综合考核，并将考核结果与档案管理人员薪资待遇相挂钩，以此来提高档案管理人员的自我完善意识，调动其工作积极性。第四，适当调整薪资待遇。学校应做好市场调查工作，了解同行业、同岗位薪资待遇平均情况，避免薪资待遇低于平均水平。同时，要实行奖惩机制，针对工作能力强、管理水平高的人员给予相应奖励，相反则给予一定处罚。

结 语

综上所述，在数字化背景下，学校教师人事档案管理工作也要进一步强化信息化建设水平，通过引入各种先进技术，代替传统人力劳动，全面提高人事档案管理水平，为学校的健康发展奠定良好基础。