财务机器人RPA在财务共享中心应用

邓 颖

信息化时代，财务管理经历了数次重新发展。由于计算机技术具有强大的存储功能和会计核算功能，它将逐渐取代部分手工财务管理工作。于是，大量的财务软件层出不穷，比如：用友等会计软件在会计效率上实现了质的飞跃。此外，ERP系统软件的出现，可以对大公司的财务状况进行汇总和处理。通过收集信息技术，可以重构财务管理的业务流程，并与更专业的财务管理相结合，提供财务共享服务，不仅提高了财务信息的科学性，还能确保质量。但从企业财务共享服务中心的现状来看，会计人员大量的重复劳动降低了工作效率。因此，基于RPA技术的金融机器人应运而生。

一、RPA技术概念及其特点

（一）RPA技术的概念。 RPA（Robotic Process Automation）指的是机器人过程自动化，这是一种基于软件机器人和人工智能的创新业务过程自动化技术。它具有跨应用、多功能的优点，可以模拟人以更低的成本、更快的速度和更高的精度执行重复和密集的操作，并通过预设程序与现有用户系统进行交互，以提高生产效率，为企业创造更智能、更优化的财务管理模式。2017年，德勤等四大国际审计公司相继推出融资机器人和过程自动化解决方案，标志着机器人过程自动化（RPA）在财务领域应用的开始。RPA还在电信、证券交易、产品交易、保险、银行、制造业等领域广泛应用。RPA的引入，为财务共享模式框架下的财务会计全过程优化注入了新的活力，将更加智能化、数字化的RPA技术应用到财务共享模式中，有助于财务共享中心流程实现标准化、专业化和自动化，更好地发挥价值创造作用，进而提高企业的核心竞争力和可持续发展能力。

（二）RPA技术的特点。 RPA技术的核心是用自动化和智能技术代替人力，实现重复、固态的过程无需人工决策。为了有效提高劳动效率和减少人为错误的发生，笔者拟结合财务工作实际，总结其特点如下：（1）自动编程可代替手动操作，实现24小时连续运行。（2）代码程序，有用且高效执行，具有比手动更高的准确性，错误几乎为零，避免了手动操作风险。优化财务处理和分析将有助于公司降低运营成本。（3）机器人在虚拟或物理环境中，无需打开与系统的接口，只需通过用户界面与各种应用系统（包括ERP、juice、CRM、OA等）交互，即可自动执行日常工作密集型和重复性任务。（4）RPA可以完成财务管理任务，包括高容量数据和高频交易处理，无需手动触发，并自动执行流程以帮助公司释放财务资源。

二、RPA在财务共享中心的应用

财务机器人的应用场景需要符合两大要点：大量重复、规则明确。财务机器人适用于具有清晰定义和极少例外情况下的重复和确定性过程，即适用于大量规则既定的交易活动，利用特定的软件算法，与多个应用程序交互，自动完成各类管理任务，在用户界面（即UI层）执行事务流程。常见的财务流程包括员工费用报销、采购到付款、订单至收款、固定资产核算、资金结算等。

（一）费用报销。（1）接收报销单据：将相关退款发票和文件传输至系统后，RPA将自动识别和汇总这些文件，起草退款文件，申请授权并进入下一阶段传输。（2）智能审核：在报销系统中提前手动建立成本报销程序；RPA总结了报销账户检查和验证、预算控制和报销标准验证的程序；按照既定的逻辑规则记录和报告测试结果。（3）自动付款：退款文件批准后，应编制付款文件并自动转移至付款中心，RPA将根据付款计划付款。（4）处理账务和出具报告：根据财务人员制定的会计规则自动生成会计凭证。完成归档和发布流程后，编制财务会计报告并上传至系统。

（二）采购到付款。（1）供应商管理：自动将供应商信息上传到系统中，包括记录和识别供应商的企业许可证图像、验证其企业资格以及定期更新供应商管理系统数据。（2）采购付款：收到并批准采购申请后，传递到付款获取系统，用于生成付款账号、账户等。通过RPA自动提取该信息并将其提交给基金会计系统，以完成付款流程。（3）账期处理：根据指定的会计期间自动执行相应的应付和预付支付会计。（4）供应商确认：自动处理供应商确认并返回结果信息，自动查询订单状态和发货状态。

（三）销售到收款。（1）客户信用管理：自动请求客户信用信息，并将数据传输至信用模块进行客户信用评级管理。（2）自动开票：RPA自动过滤销售数据并执行开票。（3）应收账款对账核销：根据账号等信息，自动对收到的应收账款及相关数据进行对账，如果存在对账差异，则单独列示并发回。如果对账正确，则自动进行核销。

（四）资金管理。（1）银企对账：RPA自动收集银行流水账务数据，并出具银行余额调节表。（2）现金管理：RPA自动进行现金收款和现金预算信息的收款；按照系统预先嵌入的现金管理规则，根据不同的支付方式和金额，结合专业智能算法，适时完成资金的安排和分配；同时，可以动态监控基金的收入和支出，并实时控制集团资金的使用情况。（3）付款指令查询：当发出付款单时，RPA将询问银行自动跟踪和检索返回的付款结果。

（五）预算管理。（1）预算编制：根据预算管理模式，RPA按照年份规划预算，按照季度滚动预算，按照月份调整预算。（2）监测预算执行情况：RPA将对监测预算执行的每一步实时监控流程和连接，定期或不定期审查资金使用情况，并监控预算程序。（3）编制财务报告：RPA根据市场数据和历史报告信息编制财务报告，编制相应的差异报告，并提供储蓄或盈余反馈；这是由预算和实际执行之间的差异造成的。

三、RPA的应用价值

（一）提高工作效率。与传统财务管理相比，财务机器人的工作效率有了显著提高。由于金融机器人采用数字化、智能化结构，因而投资较少，通过对相关人员的检查，RPA财务机器人效率是手动财务管理的2-5倍。在信息时代，员工流动和职能转换经常出现问题。传统的财务管理需要花费大量时间和精力来培养财务人员。专业素质和新的培训政策、法律法规，制约着企业的发展进程。有了RPA机器人，企业就可以直接解决上述问题，降低运营成本。此外，RPA可以连续24小时工作，具有较高的准确性。运营标准化有利于企业控制财务管理成本，提高产品生产效率，以实现可持续发展目标。

（二）保证工作质量。 由于RPA财务机器人具有完善的系统结构和智能化处理系统，可以有效提高操作精度，克服传统财务管理方法的高出错率、早期处理等缺点。此外，RPA financial robot可以设置多个验证标准值，以及时捕获非熟练数据，确保操作标准化，并减少财务人员因主观意识产生错误的可能。PRA财务机器人还可将日志审计程序集成到程序中，在特殊情况下，财务机器人最终将按照公司规定直接履行责任，提高应急能力，减少经济损失。

（三）节约工作成本。 RPA财务机器人通常会接管一个自动流程，与手动财务管理相比，该流程将35%-50%的成本合并在一起。由于RPA财务机器人广泛应用于财务管理，因此它可以从工资和福利的角度控制公司的运营成本。在手工财务管理模式下，财务工作大量重复，不仅技术含量低，而且很枯燥。这就是为什么迫切需要基于RPA技术的财务机器人，这是当前和未来企业财务管理的必然趋势。

四、总结和建议

信息时代，人工智能技术具有广阔的发展空间。在现代中国，企业财务管理逐步一体化，金融共享服务中心逐渐成熟，而各种智能技术的出现，为金融共享服务平台提供了强有力的支撑，不仅可以控制金融管理，还可以促进金融转型。与传统的财务管理方法相比，它具有几乎百分百的准确性，并节省了大量的财务管理成本，实现了企业可持续发展。财务机器人主要基于计算机化和自动化，将财务共享服务中心集成到RPA技术之中，加快了整个公司的财务管理流程。正是由于这些特点，为基于RPA技术的金融机器人提供了巨大的发展空间。