大数据时代大学生档案管理创新与发展研究

王 萍 杨凌职业技术学院水利工程学院

随着数字技术的快速发展及普及推广，如何在高校大学生档案管理工作中创新应用数字化技术，已成为未来高校大学生档案管理工作的重点发展方向。在高校大学生档案管理工作中灵活运用大数据技术，能够有效推动档案管理各项工作的信息化、现代化进程，切实提升高校大学生档案管理工作的质量与效率，为当代高校大学生档案的有效管理提供科学决策。现在分析高校大学生档案管理新变化的基础上，探讨大学生档案管理所面临的困难与挑战，并提出深化大数据时代高校大学生档案管理创新发展的思考和建议。

中共中央办公厅、国务院办公厅于2021年6月印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确了我国未来五年的档案事业发展规划。加强高校档案服务能力建设是传承高校历史文化，促进高校档案事业可持续发展的重要途径。

随着互联网和大数据技术的应用和推广，档案电子化的速度正在加快，但传统纸质档案所占比重依然较高，无结构的档案与有一定结构的档案加快融合。目前，我国高校大学生档案管理工作正处在转型期，高校大学生档案管理面临新的机遇与挑战。不断加强档案资源利用、安全、治理体系建设，实现档案管理数字化和信息化，有利于创新高校大学生档案管理模式，优化管理方式，提升档案管理服务质量。

高校大学生档案管理的新变化

档案信息化建设战略促进高校大学生档案现代化管理的改革创新

近年来，国家相继出台了“互联网+”“中国制造2025”等关于大数据发展的国家重大发展战略，在相关政策中更是强化了电子档案管理要求，提出在合理利用信息资源的基础上，加上智能化算法，形成智能辅助工具，大力倡导档案利用便捷化、档案管理安全化及档案管理信息化。新修订的《中华人民共和国档案法》《全国档案信息化建设实施纲要》等也有对“档案信息化建设”的明确规定。大学生档案资源作为高校涉及广泛、存量庞大、流动性强的档案资源之一，适应数字资源智慧融合与利用的需要，提升高校大学生档案管理过程中的资源整理与信息分析能力，将有效实现高校大学生档案管理工作的数字化、现代化目标，切实保护大学生的个人档案信息，推动高校大学生档案工作的高质量与高效率发展。

智慧校园快速推进高校大学生档案管理数字化建设步伐

新时代，我国高校纷纷开展信息化、数字化校园建设，推动网络信息技术和档案工作结合，高校大学生档案信息也越来越接近大数据的性质。针对利用需求和现有数字化档案开发成果不匹配的问题，各高校以智慧校园服务平台为依托，引入现代数字化档案管理信息系统，促使大学生档案开发向数据层级方向转变。通过大数据环境下信息资源的“云存储”和“云计算”建设，对大学生档案数据信息进行统计、比较、整合、重组、分析，构建大学生档案管理信息系统，促使高校各项管理工作与大学生各类管理系统相连接，实现大学生档案资源管理系统大融通，推动档案现代化建设进入新阶段。

以信息化为支撑的档案管理智能化不断提升高校大学生档案多元化服务水平

随着高校大学生档案资源开发利用工作的持续推进，服务国家人才战略、服务高校创新发展、服务大学生职业发展将成为高校大学生档案管理工作的重心。将信息化和大数据技术引进高校大学生档案管理工作中，通过对用户设定的档案资源进行智能化收集、分类、整理和分析，不断创新档案管理工作的理念、方法、技术及模式，深入挖掘和分析档案信息的价值，借助大学生数字档案管理系统服务平台向人才提供和推送有关信息，使其从传统的纸质档案管理模式顺利地向自动化管理模式转变，从而满足人才的个性化档案服务需求，充分实现大学生档案数字资源信息利用和社会共享服务的目标。

高校大学生档案管理面临的新挑战

信息化管理意识不足

传统高校大学生档案管理工作处于教学辅助地位，局限于对大学生档案资料的收集、整理、使用和保存，档案管理工作的核心价值没有得到体现，重要性没有得到真正认识。随着大学生数量的不断增加，以及档案材料越来越丰富，高校大学生档案管理成为高校档案工作的重要组成部分。基于5G时代背景，互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链技术和档案工作的深度融合，信息化和智能化对高校大学生档案管理提出了更高的标准和要求，传统的管理理念和模式已经难以满足大学生档案资源迅速收集和处理的要求，严重影响了大数据时代背景下高校大学生档案管理工作开展。

档案信息更新不及时

新时期高校大学生的档案管理是一个伴随着时间及政策变化而不断演化的动态过程。在档案管理工作的开展中，准确、有效地更新高校大学生档案信息，从而展现出新时代高校大学生档案管理的效率。在此基础上，高校大学生档案管理的一线工作者必须具有良好的工作时效意识。然而，现实问题是，在实际的档案工作中，由于相关部门工作人员档案管理意识的缺失及其对档案管理工作的重视度较低，因此档案管理工作无法有效开展，进而影响档案资料的归档及时性，导致档案资料无法及时有效地完善。整体而言，目前高校大学生档案管理存在档案数量大、内容复杂等问题，倘若高校依然采取传统的档案管理方式，则会加大新时代高校大学生档案管理工作的难度，无法满足新时代对高校大学生档案管理工作的要求。同时，档案数量大、内容复杂、档案收集与汇总工作反复、无效重复性工作多等问题，不利于大数据时代高校大学生档案管理的创新变革。

档案管理内容质量不高

高校大学生档案管理内容方面存在两个问题：首先，当代高校大学生的档案具有数据量大、条目复杂、保管周期长等特征，单一的职能部门无法对其进行有效管理。同时，由于各行政单位职权的不同、管理模式的差异性，各部门在档案交接过程中缺乏有效的交流与合作，进而导致不同部门之间在档案数据管理过程中形成了行政壁垒。因此，只有促进高校多部门联动，实现部门与部门之间有效的数据传递，才能满足高校大学生档案管理的需求。其次，目前还无法有效应用大数据技术对大学生个人档案数据进行量化分析和再加工，从现有的数据中难以发现管理业务的问题和漏洞，造成档案数据利用效率低下等问题。

档案的安全性存在风险

目前，各大高校已经尝试将大数据等技术应用在档案数据管理过程中。数字化的档案管理方式有利于提高档案管理工作人员操作的便利性，但同时也不得不考虑由于数据信息的共享及快捷性特征所产生的档案信息安全问题。其具体表现在高校档案管理人员对档案的数字化管理没有进行深入的业务学习，对相关技术及功能的理解仅仅停留在信息传递和文本编辑的层面，缺乏档案管理的安全意识，造成数字档案管理的安全风险。例如，某高校档案管理人员不熟悉档案操作系统，导致大量学生数字档案丢失。同时，数字档案的安全性对数字技术的应用标准较高，如果发生病毒或外界恶意侵入的危机事件，会对系统内的个人档案信息造成极大的威胁。

高校档案管理队伍有待加强

目前，高校档案馆的部分工作人员没有进行过专业数字化技术应用及使用等相关技能的培训。其对数字技术的应用仍然停滞在初步认识阶段，缺乏对数字档案管理的理解，进而无法有效地通过数字技术为高校大学生档案管理工作提供有效的帮助。此外，较多高校都存在轻视档案管理队伍建设的现象。学校在引进科研教学型人才等方面会花费较大的精力与资源，对档案管理人员的要求却仅仅是基本的业务能力。档案管理人员数字信息学习的滞后性，阻碍了高校大学生档案管理的数字化建设，使其滞后于高校的整体发展。

深化大数据时代高校大学生档案管理创新发展的思考和建议

创新管理理念，强化服务意识

坚持以知识为本的管理思想，将创新和保障融入档案生产过程和管理过程。树立“万物皆数”的思维，在高校大学生档案管理工作中注重发挥互联网技术和大数据的作用，逐步形成大数据时代档案信息管理现代化意识，不断推动传统纸质档案管理向新型数字化、电子化档案管理方向转变。树立系统意识，善于开拓创新，对高校大学生档案数字化管理形成完整有效的科学设计，促进档案管理数字化工作的顺利开展。

创新技术应用，实现信息化管理

建立有效的宏观协调沟通机制，建立高校大学生档案管理中心，增进其与高校党政办公室、学生工作处、人事处、财务处、图书馆、信息中心等部门的联系与合作，综合统筹规划档案管理工作，全面整合各种高校大学生档案管理资源、档案数字资源以及档案基础资源等，促进其对高校大学生档案数据的有效管理。充分利用基于大数据技术的高校大学生档案数据信息平台的优势，形成大学生档案智慧分析库，主动且高效地向大学生个人及管理者推送个性化、精准化的信息服务。简化整理，强化检索，优化服务，创新档案利用服务方法和手段，有效发挥高校大学生档案的服务功能和实效性，把纸质档案变成鲜活的信息。

创新管理模式，开展个性化管理

首先，采用责任制管理模式，针对高校大学生档案数量大、种类多等特点，明确各种档案文件的首要负责人，界定其工作内容和责任权限。同时，在档案管理方面引入绩效管理模式，对档案管理人员进行全面考核，以绩效考核和人事考核为结果导向，采取年初、年中、年终等多时期节点考核的方式进行考核，依据考核结果对绩效较差的工作人员进行批评教育或惩罚，对绩效考核优良的工作人员进行奖励。

完善安全管理，加强信息保护

安全的管理系统是所有档案管理系统中最重要的组成部分，包括档案信息的收集、汇总以及保密工作标准等，能使数字档案在实际应用中的安全性更高。由于高校大学生档案信息中涉及教育经历、获奖经历等大量个人信息，如何对个人信息进行有效且安全的保密处理，是数字化档案管理所面临的首要问题。通过安排专项工作人员对设备进行定期维护及安全检查，实现对数字技术硬件的有效管理。同时，对数字技术的软件进行有效的加密处理，针对重要信息实施监控管理，进而实现数字技术在软、硬件中的安全性及有效性应用。

重视队伍建设，提升专业素质

针对档案管理人员专业素质较差、业务培训较少的问题，可以从以下几方面改进。

首先，可以通过引进档案管理系统维护、数字技术应用、数据库创建和使用等方面的专业人才，培养具有较强专业技术能力、扎实的档案管理基础、较强数字技术操作能力的人才。

其次，通过建立健全相关数字档案管理的培训机制，加强数字化、信息化技术等新时代档案管理技术的培训，提升相关档案管理工作人员的专业技能。

最后，通过制定科学的奖惩制度和考核机制，建立一支能满足数字时代高校大学生档案管理发展需求的高质量、复合型档案人才队伍。

近年来，随着高校规模的不断扩大及人数的不断扩招，高校大学生档案管理逐渐面临档案数量大、种类多、内容复杂等问题，传统的档案管理方式已经难以满足新形势下高校大学生档案管理的需求。在大数据时代下，创新高校大学生档案管理理念与模式，以档案信息化建设为依托，强化服务意识，开展个性化管理。同时，从传统的馆藏中心模式向服务中心模式转变，重视档案管理队伍建设，紧密结合学校实际需求提供数据支撑服务，提升档案工作在高校各项工作中的重要性和安全性，充分发挥档案的数据价值，从而为更好地开展高校各项工作服务。