基于效能监察体系下的经济合同标准化履约验收模式研究

蔚应斌 安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂

合同履约及验收是采购活动的关键环节，是考核采购的物资、服务或者工程建设成果是否符合管理预期和合同标的重要一环，对于促进合同顺利履约、提高投入产出比、提升管理效能、优化供应链管理起着至关重要的作用。目前，大多数单位在合同管理相关制度中，虽然提及了合同履约验收，但均未对各类合同履约过程验收环节做出明确的程序、方法、要求，导致在实际工作中验收责任难以界定、验收形式不规范、验收成效难以体现，甚至部分环节还存在着较大的廉洁风险点。为有效解决上述问题，我们以建立合同履约过程标准化验收模式为切入点，明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。通过引入效能监察（效能监察是行政监察机关及其受行政监察机关委托的组织，在政府的领导下有计划、有目的地针对行政管理的效率、效能，以及国有企业生产和经营管理的质量效果、效率、效益等情况开展的一项监督检查活动），以合同履约验收为监察对象，对履行合同履约验收的职责情况进行监督检查，紧紧抓住验收责任、程序方法、结果运用等关键点，通过效能监察，自查梳理问题、新建标准制度、优化验收流程，进一步提高了验收的科学化、标准化、程序化水平，有效地降低合同履约过程验收环节的廉洁风险。

一、全面调查研究，制定合同效能监察方案

在制定效能监察方案之前，我们对合同履约过程中验收环节开展了全面调研以及合同履约情况专项评查，听取各方的意见和建议，组织人员进行座谈讨论。在取得共识的基础上，制定下发合同效能监察方案。按照方案部署和“统一要求、分别负责”的原则，成立“合同履约过程验收环节”效能监察项目组，形成由监察部门和合同主管部门牵头，财务、审计以及各业务部门密切配合的工作机制，建立覆盖全业务链的合同管理员队伍，围绕制度执行、流程优化、勤政廉政、管理缺陷、行为偏差等方面，明确了验收工作的规章制度建立、落实及标准执行情况和综合分析限时整改三大工作任务，规定了自查、复查、整改、总结等工作步骤，为全面启动效能监察工作奠定了坚实的基础。重点做好合同效能监察方案以下两个方面：

（一）明确合同验收的总体要求

1.确定适当合同验收范围。明确在对外经济活动中，一次性发生金额在3万元以上（含3万元）的物资采购、建安工程、租赁业务、运输业务、技术类业务、委托类业务、维修类业务、劳务外包等所签订的合同，需要组织合同验收工作。

2.验收主体和依据要清晰和具体。规定实施部门是合同履约验收工作的责任主体，并及时按合同约定的验收时间、方式、程序等内容组织验收。对外签订的合同中的验收标准或双方的义务、质量要求、技术要求等，是履约验收及后评价的依据，同时也包括双方在履约过程形成的有关过程或阶段验收、单据、信函等原始文字资料。

3.验收时间要按合同约定时间或阶段进行。原则上按合同约定时间或阶段进行，建安类项目按有关规定进行验收，固定资产投资类项目验收在投入使用后进行验收，物资采购类项目在到货确认后进行验收，服务类项目在提供相关服务后进行验收。

4.验收方式要符合实际要求。项目实施部门需要根据项目的性质、内容和合同约定，选择一种或几种方式相结合进行验收：阶段或专业验收、现场验收或验证、带料上机运行验收、会议评价、实物验收。

5.验收标准要切实可行。原则上要求采用符合国家法律法规规定，执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范，或根据实际企业情况或需要达到的目标，拟定相关技术参数、质量要求等，或需要满足特定需求（如产品生产日期、供货方式等），以上均须在合同中予以明确，并易操作和执行。

（二）验收工作的程序和要求

1.成立符合规定验收小组。由实施部门组织协调，组成3人以上（单数）的验收小组负责具体验收工作。对于技术复杂、专业性强的采购验收，可根据相关具体要求另行委托外部专业机构或专家验收。验收人员可由使用部门、实施部门、归口部门等部门负责人或部门书面指定人员组成，原则上已参与项目招标文件评审的人员不得参与实施项目的验收工作。

2.编制完整细化“一单式”验收方案。要求实施部门在验收前需要提供项目验收方案，以方便验收小组成员在实施验收前熟悉验收项目概况，便于验收实施，验收方案包括但不限于以下内容：采购文件和合同中明确的采购需求或参数要求、技术要求；采购文件及供应商投标文件和响应承诺情况以及合同明确约定的要求；项目完成的基本情况；双方约定的验收内容、时间、标准、方式方法；过程运行或安装、调试、试运行、培训记录；双方义务完成情况；货物或服务质量状况；使用或试运行情况评价；有无违约情况，或违约处置情况等形成“一单式”验收方案。

3.对照验收方案实施验收。验收小组对照“一单式”验收方案和过程材料，按验收的内容，对供应商提供的货物、工程或服务按照采购文件、封存样品、中标通知书、合同进行核对、验收，以书面形式将验收情况报告。

4.出具独立客观验收结论。验收小组完成验收后形成的验收记录、验收意见、检测报告等资料应作为合同验收主要过程资料。验收合格的，验收小组所有成员应签署合格意见，验收意见应包括“货物已收到（或服务已完成、工程已竣工），验收合格”等字样；验收结果与采购文件、封存样品、采购合同有出入的，应在验收意见上载明偏差具体内容并提出处理意见。有不同意见的，应当写明并说明理由。

5.力求验收结果准确无误。实施部门除加强对验收过程记录的管理外，须根据验收情况填写合同验收情况公示表，在一定范围内进行公示，公示期至少自公示日第二天起3个工作日。验收过程记录包括但不限于以下内容：验收方案、合同验收单、付款情况、验收情况公示以及过程运行或安装、调试、试运行、培训等原始记录。

6.运用验收结果（结算和支付）。原则上验收合格并经公示无异议的项目，实施部门应当按照双方合同的约定与供应商结算，及时向供应商支付资金，并退还各类保证金（合同中另有约定的除外）。验收结果不符合合同约定的，应当通知供应商限期达到合同约定的要求。造成损失的，供应商应当承担赔偿责任。

7.验收资料备案与归档。合同项目验收合格后，项目实施部门应当将验收过程记录在15个工作日内归档。项目实施部门应当妥善保管采购验收资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，并将采购验收资料归入采购项目档案，保存期限为从采购验收结束之日起至少保存10年。

二、紧扣重点环节，深入开展合同效能监察

项目组根据效能监察方案，紧扣自查、复查、落实整改等重点环节，认真抓好效能监察活动的组织实施，坚持闭环管理，切实提高效能监察的针对性和实用性。

（一）自查阶段

项目组通过查阅资料、沟通协调、走访现场等方式，全面查找合同履约过程验收环节的节点和存在问题，整体把握推动自查工作。经过自查，项目组确定目前合同履约过程验收环节存在以下问题。一是对验收缺乏正确的认识。随着现代企业采购管理工作不断加强，采购过程管理规范，监督到位，但在合同签订后，业务部门存在“重招标采购、轻履约验收”的思想，加之缺乏相应的管理知识和技能，对合同相关验收条款执行不严格。二是没有一套科学、有效的验收标准。目前企业对外签订的合同，在履行合同规定的权利与义务后，验收工作可能存在因人、因事、因部门而产生差异，验收责任不明确，验收方式、方法不尽相同，验收重点和细节把握不到位，收而不验，验而不实的现象时有发生。三是“五重五轻”现象影响验收效果。重形式轻内容，走马观花不负责；重数量轻质量，标准降低难发现；重“硬件”轻“软件”，服务条款待落实；重结果轻流程，中间环节存隐患；重验收轻整改，问题发现了未纠正，上述现象严重地影响了验收效果。

（二）复查阶段

项目组及时召开项目协调会，结合相关规章制度和管理标准，对自查发现的问题进行了研讨，分析影响效能发挥的主要因素，对合同履约过程验收环节各流程节点进行梳理细化，针对自查发现的问题提出了整改意见和建议。通过广泛征集意见、建议，并对企业现在合同进行分类，将验收模式分为工程、采购、服务三大类，建立“一单式”标准化验收模式，明确验收标准中各相关部门在履约验收中的职责，对合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、档案归档等提出具体要求。同时要求强化合同履约验收是合同管理的关键内容认识，由“重签约、轻履行”向“事前、事中、事后”全过程管理的合同管理方式转变，实现合同的真正闭环管理。

（三）落实整改阶段

项目组积极发挥组织协调作用，对照整改问题，协助各相关部门分析原因，制定整改方案，落实整改措施，并对整改情况进行过程跟踪，巩固整改成果。根据上一阶段发现各部门合同管理缺乏统一管理的问题，同时为进一步发挥各部门在合同管理过程的主观能动作用，引入兼职合同管理员制度，由各部门兼职合同管理员负责本部门的合同履约验收工作，保障合同档案管理体系顺利建立。采购履约验收环节规定具有可执行性，彻底扭转了“重招标采购、轻履约验收”的问题，重视履约验收环节，验而不实的现象未再发生。

三、及时整改合同效能问题，确保整改落实到位

在效能监察实施过程中，项目组始终坚持实事求是、客观公正、求真务实，着力于发现和纠正问题，堵塞漏洞、规范管理。对发现的问题切实整改，夯实管理基础，推动流程优化和效能提升。

（一）制定标准、规范管理

根据合同管理要求和合同评查结果，经多次讨论、修改，制订合同履约验收及后评价管理制度，并正式发布运行。验收标准中明确各相关部门在履约验收中的职责，对合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、档案归档等提出具体要求。

（二）加强培训，提升技能

为帮助各部门尽快了解和掌握新的验收制度，项目组组织各业务部门的合同兼职管理员和经办人员进行学习和交流，对验收的要求、步骤进行详细说明，重点从合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、材料归档入手，让各部门掌握了合同验收要点，为更好地开展履约验收打下了坚实的基础，有力地推动合同履约验收规范化、标准化验收程序和要求，开花结果。

（三）以赛促学，加快应用

为进一步强化合同履约验收意识，提高新制度的运用程度，多次开展合同履约及后评价劳动竞赛，通过开展劳动竞赛，进一步提高了各部门合同履约标准化验收的意识，提升了验收的知识和技能，加快了验收新模式在企业的应用。

（四）选出试点、现场指导

为更好地协助各部门开展履约验收工作，我们选择典型业务部门作为试点，对照新制订的合同履约验收及后评价管理制度的要求，共同制订验收方案，实地协助开展履约验收工作，提高验收标准的可操作性，确保验收要求落实到位。

（五）修订范本，固化成效

项目组根据合同履约验收及后评价管理制度的要求，将相关验收时间、标准、方式、结果、款项支付等要求，进行分类归纳汇总，修订了合同范本，加入验收相关要求和标准的必选条款，进一步固化成效。

四、系统施策，合同效能监察成效明显

项目组在此次效能监察项目实施过程中，紧盯关键问题，紧扣关键环节，通过调查研究、专项检查、问题整改、劳动竞赛等多种手段，系统施策、多措并举，有效地提升了合同履约过程的验收管理效能，成效明显，具体如下：

（一）建立了标准化验收模式

该模式明确了验收的人员构成、责任大小、程序方法、结果运用等方面的要求，在验收过程中规范了验收小组集体研究决策规则，设计了验收组长终身负责制的制度要求，构建了各类合同验收的程序方法，设计了一单式验收表单，将原有主观的、散乱的验收评价，上升到客观的、标准的验收管理层面，实现了验收的“全程可控，终身可溯”的效果，为企业进一步规范采购、招投标、合同管理奠定了扎实的基础。

（二）有效地降低了合同管理中的廉洁风险

在该效能监察项目实施之前，个别合同存在长达数年由单个人进行验收的情况。由于没有明确的制度约束，使得在验收过程中，个人意见往往代替组织意见，极易在验收环节产生寻租行为。在出台新制度后，明确了“以验收小组的意见为最终的验收结论”，“项目经办人原则上不得是验收组长”等要求，从制度层面斩断了验收环节可能存在的利益交换，从而有效地降低了廉洁风险水平。

（三）为今后的合同条款拟定提供了科学依据

自去年以来我们在对近年来采购项目招标文件与合同签订符合性检查中发现，合同均涉及验收相关条款问题，覆盖率100%。我们对在效能监察项目实施过程中所取得的好经验、好方法进行了概况和提炼，进行分类归纳汇总，将验收程序、时间、方式、标准等，固化到新的合同范本相应条款中，从源头上杜绝了招标文件与合同签订不符合问题的发生。

（四）强化了招标采购的全生命周期的管理

众所周知，招标采购管理流程长、环节多，从立项、招标采购、合同履约到合同续签、供应商评价，很多环节既相互关联也相互影响。此次效能监察项目，通过实施标准化验收模式，将验收结论作为履约保证金（质保金）支付、供应商评价、招标文件制定的重要依据，紧紧抓住“验收”这个牛鼻子，进一步强化了招标采购的全生命周期的管理，为企业从“应招尽招”走向“真招实招”提供有益的尝试和宝贵的经验。