探究人工智能技术在档案管理工作中的应用

◎王振华

随着大数据时代的到来，人工智能作为计算机技术的重要组成部分已经得到了广泛的应用。在档案管理过程中，人工智能技术不仅能够对信息进行智能化的检索和管理，还能为档案使用者提供更加优质的服务体验，让用户的多样化需求得到进一步满足。在科技快速发展的形势下，人工智能技术与档案管理工作实现了更加深入的融合，使档案管理工作变得更加高效。

一、在档案管理工作中运用人工智能技术的作用

（一）有效避免档案管理工作出现错误

在档案管理工作过程中，人工智能技术的有效应用，可以有效避免错误的发生。档案信息可以通过人工智能技术进行智能检索和分类，使档案管理人员准确、便捷地查找到文字、图片、音频等所需信息。借助人工智能检索技术，信息查找可以拥有多种路径，信息检索和分类的准确率会得到极大的提升。也就是说，人工智能技术将档案信息按照时间、名称以及属性等要素进行划分，重新对其进行排序，并根据输入的关键词检索到想要的内容。

（二）增强档案管理工作的安全性

当前，电子档案替代了以往的纸质档案，使档案管理工作变得更加方便快捷，但电子档案的安全性也是人们较为重视的一个问题，而人工智能技术则可以使其拥有较强的安全性。

通过人工智能技术可以设置安全权限，档案管理工作人员只能查看权限以内的档案内容，这样档案信息的安全性就可以得到有效保障。与此同时，人工智能技术可以使入侵检测效率得到进一步的提升，增强防火墙的安全系数，一旦有不安全因素入侵，则会被阻挡，使它们无法进入档案信息系统中，从而使档案得到有效保护。

（三）切实提升档案管理工作的效率

随着时间的推移，电子档案的数量不断增加，且内容也非常繁杂，如果采取以往的处理方式，电子档案的管理效率则会降低，这对于档案管理工作的开展和优化是极为不利的。而人工智能技术的出现，则让档案管理工作变得更加高效便捷，工作人员通过此项技术可以对档案内容进行细化，创建智能信息运作体系，有效连接起档案管理工作的各个环节，从而让系统的使用者可以获得更好的使用体验。

（四）缩减档案管理工作成本

人工智能技术是一项可持续更新的技术。档案管理部门只要在前期投入技术、人员等成本，人工智能技术自身的先进性就会为后期的具体管理带来长久的利益。人工智能技术不仅使档案管理工作变得便捷，还为后期的运作发展提供了动力。长远发展来看，运用人工智能技术可以使整体成本得到有效控制。

二、人工智能技术在档案管理工作中的具体应用

（一）在档案管理工作中实现智能安全管理

档案安全对于档案管理工作来说至关重要。当前，指纹、人脸以及虹膜等智能识别技术已经被广泛应用在档案管理工作中，例如在档案库房门禁系统中的应用，其不仅可以让没有权限的人员无法私自进入库房，还为工作人员进入库房提供了便利。智能监控作为视频监控技术的升级，其主要通过对原始视频图像进行背景建模、目标识别以及跟踪等系列化的分析，来掌握目标的行为和事件。而智能监控系统的优势可以实现自动报警，当危险要发生的时候，它会提前给工作人员发出预警，让他们能够及时进行防范。这样档案部门就可以通过智能监控系统，让档案库房的安全系数进一步增强。与此同时，智能控制技术还可用于档案库房的恒温恒湿系统当中，以此对库房环境的温湿度进行自动化控制。

就目前情况来看，在保护档案信息安全方面，通常使用的是智能防火墙以及入侵检测系统等人工智能产品。智能防火墙是通过多种人工智能技术对用户访问进行识别和控制，并且对病毒、网络攻击等可以进行自动拦截和阻止。其还具有身份认证、审计管理等功能。以往所使用的入侵检测系统，虽然能够对入侵现象进行实时监控，并发出预警，但却存在效率低、误报多等不足之处。而智能入侵检测系统则实现了升级更新，不仅能够对入侵现象做出精准、快捷的识别，还能够对攻击者进行自动追击，并收集相关的数据信息。由此可见，智能防火墙、入侵检测系统等人工智能技术能够对档案信息安全进行有效保护。

（二）在档案管理工作中实现信息智能收集

就网络档案信息资源来说，其通常是以数字化形式来记录的，并以多媒体形式进行表达，被广泛存储在网络计算机的各类介质上面，之后再借助计算机网络通信方式对传递和展现的档案信息内容进行集合。随着互联网时代的不断发展，网络档案信息资源不论是数量还是种类都在不断增加。因此，在档案管理工作中，针对大量的网络档案信息资源，可以通过各种智能代理来进行搜索、分析以及过滤，以此来实现档案信息的智能化收集这一目标。

智能代理主要由反射、学习以及目标等多种代理结构组成，其具有自主性、交互性以及适应性等特征，它能够在使用者制定的收集规则之下，对所需要的信息进行自动收集，还能为使用者提供相关的服务项目。每一种智能代理都有着各自不同的具体功能和实现目标。因此，在实际的档案管理工作过程中，相关工作人员可以根据自身的收集需求，选择相应的智能代理，以此更加高效地完成工作目标。

（三）在档案管理工作中实现信息智能分类与检索

目前，在档案管理工作中，已经由以往的纸质档案逐步转变为电子档案，并提出了纸质与电子两种档案并行的制度，这对档案管理工作来说无疑是多了份保障。电子档案信息主要分为文本类、多媒体类以及数据类等类型。在档案管理工作过程中，可以运用自然语言处理、模式识别等人工智能技术，对各种电子档案信息进行智能分类处理。文本分类属于自然语言处理技术范畴，其工作原理主要是通过已经被标注过的文本样本集合，找到文本属性及其类别两者之间的联系，并通过智能化学习对新文本的类别进行判断。一种是档案管理工作人员可以通过提前设定好的档案具体分类方法，智能区分开数据库中文本类电子信息档案的类别；另一种是其可以对网络上存在的文本类电子信息档案进行智能分类。针对多媒体类的电子档案信息，可以通过图像、语音以及视频等识别技术来进行智能识别及分类。

电子档案信息资源数量越来越庞大，且种类繁多，致使传统信息检索的不足之处越发被凸显出来，尤其是检索效率低，无法满足当前档案管理工作的需求，而采用智能检索技术则可以解决这一问题。与传统信息检索相比，智能检索可以根据用户所输入的关键词，检索出与之关联性较强的结果，并对检索出的结果按照相关联程度进行排序，这样可以使用户更加快速地获取到所需信息。智能检索除了检索文本之外，还可以检索图像、音频以及视频等信息资源，例如需要对文档进行查找时，可以输入相关语言，人工智能技术会将语音自动转换成文字。

其还在档案管理系统当中提供模糊音识别功能，让搜索更加便利。另外，图片识别也拥有着较大的应用优势，尤其是对那些时间跨度大且不是非常完整的信息，只要将相关图片输入就可以进行搜索，从而能够获取到与其内容较为接近的档案信息。随着互联网的迅猛发展，会有越来越多的多媒体类电子档案信息出现，智能检索将发挥更大的作用。

（四）在档案管理工作中实现智能档案价值鉴定

在档案管理各项工作中，档案价值鉴定是一项复杂化、系统化的工程，它对判断档案是否有留存价值起到了决定性作用，因此，在对信息进行鉴定时，应科学合理地运用各种规则和方法。在档案管理人员进行鉴定时，可以借助档案价值鉴定专家系统，尤其是对于保存价值很难确定的文件信息，档案价值鉴定专家系统可以提供相对专业的建议，并且可以随时随地进行，极大地节省了相关成本。

（五）在档案管理工作中实现智能档案服务

在档案管理工作过程中，一直以来都将为用户提供优质的档案服务作为工作宗旨，这也是档案工作服务于社会主义事业的重要体现。传统的档案管理工作主要是为用户提供阅览、展览以及咨询等服务，而新的智能档案服务则在原有的基础之上增加了网站、新媒体等服务方式。而且，随着人工智能的不断发展进步，智能型公共服务机器人也会被逐渐应用到阅览、展览以及咨询等服务当中，从而为用户提供更多更加优质的智能化服务。

例如在提供阅览服务的过程中，可以为用户提供茶水等服务；在展览服务当中，可以对用户提出的问题给予相应的指导和讲解；在咨询服务中，可以为用户提供更加全面的解答等。而就智能档案服务来说，其主要是通过网络来开展的，用户数量是非常多的，特别是在互联网信息技术迅猛发展的形势下，档案使用者的数量还会急剧增加。档案管理工作人员可以充分利用数据挖掘技术深入地挖掘使用者的行为习惯，这样可以对使用者的个性化信息需求做到及时掌握，为用户提供更精准的服务，从而让档案管理工作能够获得更加广泛的认可。

（六）在档案管理工作中实现信息网络共享

随着大数据时代的到来，档案信息共享已经成为档案管理发展的必然趋势。通常情况下，档案的借阅和查找工作都是极为复杂的，但随着人工智能技术的应用，其以网络信息技术作为依托，创建起了一个档案信息共享平台，各项档案信息都会集中到这个平台上进行处理和审批，之后再调配和传输出去。这样不仅使档案使用流程得到了极大的简化，工作效率和质量也得到明显的提升，而且还让用户享受到了更加优质的服务体验。

三、人工智能技术与档案管理工作有效结合的方向

在大数据时代背景下，人工智能技术在档案管理工作过程中会得到更加深入的应用。人工智能是建立在大数据技术基础之上的，通过对其进行深入的研究和应用，逐渐形成了智能技术。

在开展档案管理工作过程中，档案是以数据信息作为主体内容的，而人工智能技术正是经由对大数据不断的训练和深度学习，积累经验并总结得出档案管理工作的基本运行规律。在信息化技术迅猛发展的形势下，档案管理工作呈现出了数字化、电子化以及智能化的发展趋势，所以说人工智能技术与档案管理的深度融合是大势所趋。在这种趋势之下，档案管理工作会更加趋于人性化，以此使广大档案用户的多元化需求得到充分的满足。除此之外，档案管理工作还能科学合理地利用人工智能技术进行变革，根据时代发展需求，对档案管理体系进行创新，创建一体化的档案管理平台，从而使档案服务体系能够充分发挥其优质、高效的优势，为广大用户提供全面化、人性化的服务，进而推动档案管理工作效率和水平的提升。

四、结语

综上所述，人工智能技术的广泛应用，给人们的生活和工作带来了许多便利条件，并且随着对人工智能技术的深入开发，人工智能技术会发挥出越来越大的效用。以往的档案管理工作已经无法适应时代的发展，也满足不了广大用户对档案的实际需求，还存在着一定的不足之处，而将人工智能技术科学合理地运用其中，则能够实现档案信息的智能安全管理、智能收集以及智能分类与检索等，这样不仅能让档案管理工作真正实现转型升级，也能使档案管理工作更加人性化，为广大档案用户提供更加高效的智能化服务，切实满足人们的需求，获得更加广泛的认可。