基建档案纸质档案与电子档案并行管理

崔秀云

(甘肃省气象局 ，甘肃兰州 730020)

0 引言

科技的脚步发展逐渐加快,而电子信息化建设科技也应用于了全行各业当中,特别是档案管理方面得到了电子技术的推进,基建档案才完成了传统纸张和电子文档的融合,而各自的管理功能也得到了实现才能够做到并行管理,也给基建提供了更为理想的信息管理基础。尽管当前的中国仍然处于数字化时代当中,大部分的电子文档仍然要有纸质文档补充,在并行管理下可以进行互补,是重要的管理与应用模式。

1 纸质档案与电子档案并行的重要意义

1.1 纸质档案管理特点

在信息技术社会发展当中,电子产品文档和纸张文档相互之间都有着各种不同的优点并需要互相配合,因此相对于电子文档而言,纸张文档既有着固定的属性特点,也拥有着相应的载体依附性[1]。文档对人们整个社会生活来说也进行了记载,它包含着文档在原生信息内容方面的价值,它也是文档本身的物化表现形式,中国纸质档案的发展史也相当久远,其承载着信息与历史的变迁。结合档案的实质而言,是一个社会现象,因为以前档案的形成和传承都是以纸质的形态出现,它也就构成了档案信息和载体统一,属于社会重要的一种信息资源。由于纸质文档具有信息与载体之间相互依赖的特性,其也能够对数据的原始性进行记载,从而体现了信息内容的真实性。纸质档案具备原生信息上的特色,其和其自身载体形成了纸质档案独有的凭证作用。结合产生的历史过程与后果来看,纸质文档是在使用电子档案时进行了直接转化产生的,它对历史情况做出了全面客观的记载,并具有使人信服的原始历史凭证效果。它与文档信息系统互为基础,对信息进行记录,基于一定的要求之下对实物材料做出完成的实物材料,同时把形成的材料逐一录入在文档里面并加以标注,比如指定的文书或者具有法律效果的签名印章,这都反映出了文档在原始形成时痕迹,而纸质文档的原始凭证作用是电子文档没有方法替代的。采用手工的模式对纸质文档进行管理相对于电子文档而言,在对于承载信息的处理上并不具有明显优越性,不过由于它所固有的原始特性远比电子文档更为出色。例如将内容与载体信息集中在一起,而纸张和附着的材质更具有稳定性,使得人们能够有理由地相信纸质文档还是能够反映出人类的历史活动。当没有办法针对电子文档所具有的长久性与证据性质加以判断的时候,就必须结合档案工作人员职业精神的视角来分析,而不可以简单地把传统档案管理模式给抛弃。

1.2 电子档案具备的特性

当前基建电子档案管理工作大多是采用光盘载体来完成并报送系统的,而光盘归档工作主要是靠的是对计算机设备的读取以及管理,然后再经由这种模式上传到人力资源管理软件中。[2]在这种处理过程中,必须把基建文档资源和机读模式等作为重要物质对象,通过微机来对归档文献信息加以搜集和整理,并经过各个阶段的机械加工,使之能够转换成微机软件形态的二次文献信息。而电子文档所涉及的内容一般是电子公文和电子图表等,因此相对于纸质文档来说,电子文档的特点就更加突出。

(1)电子档案管理可以更加的快捷与准确,其可以通过文字和图片收集的方式对于信息内容进行表达,并且能够做到一次性录入,重复性使用,可以更方便文字的查找和利用。

(2)电子文档具备着信息共享性,其可以利用计算机管理软件模式,在同一个时间段之中可以供管理人员与用户来进行共同阅读与使用,不会受到时空限制。

(3)采取光盘来进行存储,光盘存储的密度多要比纸质档案理想。

1.3 两种模式档案管理的特点

根据纸质档案与电子档案不同的特性,再加上当前国家在电子基建档案上的实际管理状况,在未来的一段时间之内,电子档案还不能够将传统纸质档案模式完全替代,但纸质档案正在向电子文档方向逐步发展,属于必然的趋势。纸质档案管理还存在着一些的局限,比如随着时间推移纸质档案会有一定的印迹现象,同时还会收到环境温度和空气质量的影响,此外,也可能会出现纸质档案的流失情况,从而需要重新把电子文档导入到档案管理里面。目前,基建电子文档信息大多是利用互联网或者光盘等方式进行传输和存储的,因为这样才能够对同一即将领域中不同的档案资料与数字资源或者图片等信息有所保留,在通过手机或者筛选系统的过程中都会转变成通过计算机软件对二次文献信息加以鉴别[3]。在一个方面也就是在时间利用率上的特点,在基建档案中和其他领域文档也有着不同,在很多情形下都要针对文本、音频和图片等内容加以录入,而因为传统的纸质模式无法实现这些功能,于是电子文档也就应运而生,利用多次录入和传递就可以进行电子文档的补充与使用。但在另一方面,也是由于信息资源共享的特点,基建领域中在电子文档上能够不区分时间和空间的,通过多个使用者来进行资讯的共享阅读和利用,并且降低了等待的时长。

2 档案管理电子档案管理应注意的问题

纸质文档相对而言具有更高的稳定性,但电子文档整体的载体稳定性并不理想,易于损毁,所以归档工作十分重要。为了可以更好的防止出现数据损失的状况,需要制作出几个不同的档案进行备份保存,这样提升了工作量也加大了光盘存储的数量。而作为电子档案的指导机关,与有关主管部门都必须对于电子归档信息管理工作加以统筹,对于实施归档的地方收录了属于电子归档信息的集合点,也必须有指导机关来对于合格性加以检验,并进行电子档案的归档和管理工作。档案指导部门也必须做好建立个人电子档案系统的思想引导工作,同时从源头上对于电子文档质量做好监管。电子档案有着时效性,与此同时需要对使用效率加强重视,相比于其他领域的档案来说,大部分情况下还是要依靠声音与图像来进行记录的,因为应用传统纸质档案会受到局限,也不容易对于信息进行整合,所以采取电子档案记录与整合的时候就有了良好的契机,电子档案管理模式可以实现多次的记录与输出,还可以保证电子档案信息的管理上更加完善,为后续的发展以及信息的利用提供更加便利的条件。

2.1 做好电子档案上的制作,加强工作人员管理

任何管理工作的成功开展,都离不开人员的支撑和协助。而管理人员专业素质及其综合素养,也直接关系到管理工作的效果及其品质[4]。不过,就部分基层建设档案保存与管理工作情况来看,部分管理人员的素养也亟需提高。由于电子文档大多都是采用他人意见制作的,其保存与检索处理工作都是要根据他人意图完成,因此档案管理工作工作人员往往没有实战的机会,而且由于新信息存储技术的应用,也导致电子文档保存与管理工作的形式也出现了变化,管理者们很容易适应不了管理与工作模式的转变。大数据背景下的基础工程档案管理工作,对管理者提出了比较严格的技术能力要求,员工不但要了解相关大数据管理技术的基本知识,还必须掌握一定的计算机处理技能。不过,很多的工程档案管理员工在大数据管理技能运用上,也面临着掌握欠缺的现状,所以针对参加电子档案制作与管理工作人员都要做好培训。因为电子归档和纸质文档是不可以相互替代的,所以在完善电子归档流程的管理体系的时候,必须进行全程的审核,必须全面进行策划和建设,进行各个环节的职能规范和分类,构建起相应的归档管理体系。而在基建档案管理的时候,也就必须和未来的新型文档载体技术加以融合,特别是在目前的纸质文档与电子档案技术共同发展并相互依存的阶段,就必须进行更加严格的质量考核和标准化管理,避免出现负面事故。对于基建档案管理来说,需要每年做好档案管理人员的培训,丰富电子档案管理培训的内容,使基层档案员可以有丰富的知识水平。

2.2 完善电子档案过程的管理制度

利用电子档案的便捷之处比较多,但是由于各种用户与形式存在差异,所以会为电子档案管理造成隐患。需要做好电子档案的管理,并且进行开发利用,健全电子档案管理制度。电子档案在归档的内容和范围上,相对于纸质内容而言都存在着相当大的不同,因此必须进行准确无误的规定,在存档的时候要求政府相关的技术指导部门针对电子文档内容进行全面、仔细的抽查,而针对不符合规定的内容,要明确具体的方法。开展建设档案管理工作的时候,采用最新技术的方法更有利于相关工作的进展,也有助于富裕了建设中档案管理工作的生机和活力,与此同时也给建设档案管理工作提供了新的发展思路。随着当前国家基础工程进展的速度越来越快,在对于电子档案管理水平上也将大大提高,成为一个全新的载体档案,需要对传统纸质模式加以替代,不过由于这个趋势同时又会受各种原因的影响和限制,特别是对于电子档案还不能充分地对自身弊端加以解决,尤其是在进行纸质档案管理的时候还不能充分满足现代化模式,还需要经过一段时间的发展与当前发展态势相互适宜,在这种过程当中,关于电子档案的管理协调和处理与适合纸质档案呈现互相关系和协同发展的关系。

2.3 做好电子档案管理制度的个性和创新

因为基建档案保存工作的时候,主要是为了确保建设过程中以及在施工后的几十年来都能够处理好突发状况,并且防止发生冲突,以及在很久以后才能进行有据可查,而针对在实际的工作流程中不管是电子文档或者纸质档案,都需要满足服务到位。在这个情形下也需要做到取长补短、扬长避短,在开展实际建设档案管理的时候,就应该满足并与时代同步,再根据中国传统的纸质文档实行电子管理系统,针对签字与会签等都要具备实物证明,在将其制成电子档案之后,就需要依照标准分类来做好纸质档案的归类管理,这样也能够对不同档案的缺点进行弥补,对于基建档案做好双重保障。针对二种建档的工作模式进行了优化,以确保国家基建档案管理工作人员能够把国家档案资源优势充分发挥起来,同时结合现实情况来进一步丰富档案管理形式,对考评制度进行了落实,加强两种模式的并行管理,防止发生突出问题,另外,在对于档案管理的时候,要通过专业培训不断的提升专业上的知识与技能,做好档案管理人员的行为规范,提升档案管理人员的管理意识,充分将管理优势发挥出来,使档案管理效果更加理想。

3 结语

综上所述，目前信息资源与技术都得到了迅猛发展，信息化的产业占据全球不同领域之中的比例也越来越大，与此同时，其也对于中国经济发展起到推动作用。在基建档案管理过程中，需要做好满足管理方式的先进与完善理念，做好电子档案与纸质档案的并行研究，并且结合实际情况来制定出配套的制度，这样可以更加科学有利的实现基建的发展。