劳动人事争议仲裁档案管理提质增效的途径

文/福建省邵武市劳动人事争议仲裁院 廖桂梅

随着我国经济社会的持续发展，劳动力市场的发展需求不断扩大，各行各业对于人员需求不断增多，但同时也不可避免地产生了较多的劳动人事争议。这些劳动人事争议问题复杂、多样、频繁，这就要求相关人事部门加大对劳动人事争议仲裁工作的重视力度。特别是当前我国正处于社会经济不断转型与发展时期，劳动人事争议仲裁工作处理得好坏必将影响当前经济社会能否持续健康发展。要想正确处理好劳动人事争议仲裁，必须充分利用好劳动人事争议仲裁档案这一重要材料，这也是实现“案结事了人和”仲裁工作的关键。为此，做好劳动人事争议仲裁档案管理的提质增效有着极其重要的意义。

一、当前存在的问题

（一）档案管理人员综合素质不高。对于仲裁档案管理工作来说，虽然根据《劳动人事争议处理办法》和《劳动人事争议仲裁委员会办案规则》的有关规定，结合各省市县实际，针对管理人员和管理内容制订了《劳动人事争议仲裁档案管理办法》，但在实际工作过程中，难以按照要求配备相应的档案管理人员；而且配备的档案管理人员素质往往不高，在档案管理方面知识欠缺，经验不足。对于各类型仲裁档案的具体功能也难以明确，在工作中很难做好档案分类整理和管理。这样必然会影响劳动人事争议仲裁档案管理工作质量的提升和效率的提高。实际工作中，应要求档案管理人员不断提高专业性、时效性、针对性等综合素质。

（二）信息化程度不高。新形势下，信息化技术高速发展，在目前的劳动人事争议仲裁档案管理工作中，要求应用信息技术，比如庭审录制的录音带、录像带、影片等声像档案，必须利用信息技术做好归档工作。但是有些经济落后地区，管理的方法仍然很传统，还是沿用纸质档案。在管理档案过程中，出现档案保管难度大、管理效率低等问题，难以实现现代化管理。目前的劳动人事争议纠纷，不仅经济发达地区突出，在偏远落后的不同区、县也明显增多。在开展以传统手工操作为主的档案管理工作时，如果当事人想查阅相关档案以进行劳动人事争议仲裁，翻阅起来要花费大量的时间和精力，影响到劳动人事争议仲裁工作的开展。为此，信息化程度不高问题已严重制约着劳动人事争议仲裁档案管理工作的效率。

（三）对于档案管理重视度不够。在处理劳动人事争议仲裁的过程中，办案人员的主要精力放在调解争议上，主要做好庭前调解、庭中审理、庭后调解和裁决争议问题，完成当前工作内容；而对于后续的档案管理工作重视不够。他们没有意识到档案管理的作用，这实际上也是工作的重点内容。由于重视不够，导致档案管理制度存在不规范、不严密问题。比如，档案查（借）阅不规范、不严格，造成档案遗失、泄密，甚至被不法分子利用等严重问题。实际上，在很多案件中案卷档案信息在劳动人事争议仲裁中起到很关键的作用，对于案件能否顺利解决有直接影响，档案信息的完整性甚至会直接关系到争议成功与否，影响到工作的开展。因此，不重视档案管理不仅将直接影响劳动人事争议仲裁工作的顺利开展，还影响整个仲裁档案管理的质量和效率。

（四）仲裁档案利用率不够。当前，由于各地区间经济业务的联系日趋频繁，跨地区的劳动人事争议纠纷也越发增多，对仲裁档案的共享列入必须解决的日程。在案件审理过程中，劳动人事争议仲裁档案的存在感很低，很难实现现代化信息管理，要改变传统的人工记录档案，否则会影响劳动仲裁工作的开展。首先，纸质文书档案根据制定的《劳动人事争议仲裁档案管理办法》中有关查（借）阅的相关规定，除上级、同级或上级党委、人大、政府、人民法院、当事人和代理人外，其他单位原则上不得查（借）阅，这样的内部管理原则导致许多仲裁档案未得到充分利用。其次，一些工作人员责任意识不强，在处理案件时没有完全利用好档案，造成仲裁工作开展效率不高。再次，由于仲裁档案没有实现电子信息化，直接影响了仲裁档案的利用率。由于仲裁档案利用率低直接影响了劳动人事争议仲裁档案管理工作服务功能，未能实现档案管理工作的高效发展。

二、档案管理提质增效的途径

（一）配备专业化人员。目前，从事劳动人事争议仲裁档案管理的人员专业性不强，提高档案管理人员素养已是必然趋势。因此劳动人事争议仲裁组织在招聘档案管理人员时，要提高标准，以加强队伍建设。当前，引起劳动人事争议仲裁的案件种类很多，这就要求档案管理人员具备专业知识，要按照仲裁档案管理工作流程和保管要求，在整理档案时分期限、分类别完成文书、物证、电子和声像等各种载体档案立卷和归档工作，从而有效提高劳动人事争议仲裁档案管理工作的质量和效率。通过科学的档案管理，能提供相对应的资料，为劳动人事争议仲裁服务。对于上级、当事人、代理人和法院来说，在查（借）阅档案时更加便捷，缩短查（借）阅档案时间。通过规范档案管理流程，使管理效率以及工作效率同步得到提升。

（二）促进档案信息化管理。随着科技的发展，我国各行各业都应用到信息技术。为顺应新形势发展需要，劳动人事争议仲裁组织要将先进的信息技术在档案管理中进行应用。信息化技术改变了文件记录的模式，同时计算机及音频设备在审理案件中已得到广泛应用，很多信息被记录成音、视频的形式。因此，劳动人事争议仲裁组织要引进先进的设备，对档案进行信息化管理，实现数字化，从而有效提升档案记录的效率和水平。通过现代化设备分类处理各类信息，提高存储的安全性，也使得档案更加完整，为上级、当事人、代理人和法院查（借）阅劳动人事仲裁档案提供便利。通过引进信息化技术，改变了传统的档案管理手段，减少了人工工作量，从而解放更多人力投入其他工作中。同时，管理人员要与时俱进，学习信息化平台的使用，通过与互联网有效结合，全面提高管理效率。

（三）健全档案管理体系。由于劳动人事争议仲裁档案管理过程中相应的管理制度缺乏，因此要结合实际使用情况，对于各类档案在管理流程中，从立卷、装订、归档、保管、利用、销毁等方面制订详细的规章制度和文件。在进行立卷时，要注意收集、保管办案过程中形成的与案件相关的材料，做好筛选、检查、修补工作，确保材料的完整和规范。在装订时，文书材料统一使用A4型纸，按排列顺序装订成册。在归档时，按归档流程，案卷应在结案送达后一个月内归档，对于归档整理好的材料按年度建立《归档案件简明情况表》，将案件的基本信息输入计算机，并链接裁决书、调解书、决定书等结案文书的电子文档，从而完成所有档案的归集。在保管中，按照相关要求，应配备专用档案库房，定期加强安全检查，对劳动人事争议仲裁档案按仲裁类型，保管期限分为10年和5年，对录音带、录像带、影片等声像档案，按形成顺序并根据案件保管期限定期复制，单独存放保管，防止磁化。利用时，在保证档案完整与安全的前提下，开展档案查（借）阅等利用工作，并建立档案利用台账。通过档案管理信息系统来查找案卷，查询材料的正确性，以及是否有利用价值。要规范查（借）阅制度，在查（借）阅时前，先填好案卷申请表，再提交领导审批同意，方可查（借）阅。案卷归还时，档案管理员要对材料的正确性和完整性进行对比，无误后再归档。通过文书档案和信息系统二者的相互验证，使档案管理工作更加规范，档案信息更加安全。在销毁时，县级以上劳动人事争议仲裁机构应成立劳动人事争议仲裁档案鉴定小组，由熟悉相关业务的人员组成，对保管期限届满的档案进行鉴定，不宜销毁的应重新划定保管期限，已过保管期限且确无保存价值的案卷档案，经劳动人事争议仲裁机构负责人批准后2人以上监销，并编制销毁清册，归档备查。

（四）规范档案的保密性。在仲裁档案管理中，安全工作要足够重视，在大数据时代，安全工作不容忽视，要做好安全保障工作，还要全面做好网络平台的安全工作。目前常见的劳动人事争议档案有两种：一种是保密性，一种是非保密性。特别是涉及国家秘密和军队秘密的劳动人事争议仲裁档案，按照国家和军队有关保密规定执行，涉及商业秘密和个人隐私的劳动人事争议仲裁档案，不得查阅。确需查阅的，应经劳动人事争议仲裁机构负责人批准。因此保密性档案管理要求很严，保密性也很强，一般只应用在机构内部。非保密性档案要与外界网络交流，二者在管理形式上存在明显差异，但也要严格进行管理。这就要求档案管理人员严格执行好档案管理规范，从而提高档案管理的安全性。同时，要制订标准化管理制度，做好相应管理人员的培训工作，做到统一保管、专人负责，确保源头的可靠性。

（五）加强基础设施的投入。通过档案管理工作，使仲裁档案更加完整和准确，从而使劳动人事争议仲裁工作顺利开展。为此，我们要加大基础设施投入，提高劳动仲裁档案管理水平。基础设施主要指刻录机、扫描仪和计算机，这些在档案管理中都能用到，以提高档案管理的信息化程度，使劳动人事争议仲裁管理水平得到提升，实现信息共享，同时使档案管理流程更加简化，提高档案管理效率和质量。

（六）细化档案管理措施。首先，档案的归档范围要进行细化，在劳动人事争议仲裁时，要对档案归档范围进行完善，范围要求明确、细致，要跟上时代发展要求，持续性进行改进。在制订范围时，要保证归档材料的完整性，确保满足内控体系建设，要有可验证性。符合法律监管要求，体现劳动人事争议活动的要求。其次，要深入文书档案归档的各个环节，及时构建档案归档工作体系，要及时制订好归档计划，对于归档的关键问题要重点标注。在归档的重要时间点，比如岁末年初，要落实好集中全面的文书档案管理工作，确保归档工作的全面性，以及工作的细致性。在调整组织架构以及配置时，要注重做好各类档案交接工作，按交接规范要求做好交接记录，进行留痕留责，确保档案资料都记录在案。

三、结语

综上所述，劳动人事争议仲裁档案是劳动人事争议仲裁活动的真实记录，是做好劳动人事争议仲裁工作的必要条件，档案管理工作要引起高度重视。当前的劳动人事争议仲裁档案管理工作中还存在档案管理人员综合素质不高、信息化管理不全面、管理体系不完善等问题，新形势下，要不断提高劳动人事争议仲裁档案管理工作的服务质量。只有不断提高档案管理人员水平，强化劳动人事争议仲裁档案管理意识，及时解决档案管理中存在的问题，才能提高劳动人事仲裁效率。当前科技在不断发展，信息化技术也不断更新和完善。进入大数据时代，必将对各行各业产生重要的影响，对劳动人事争议仲裁档案管理工作提出更高的要求，要不断优化劳动人事争议仲裁档案管理的模式，不断提升档案管理水平，增强服务机能。