电网建设工程中项目档案的精细化管理措施探究

文/广东威恒输变电工程有限公司 张景茹

项目档案管理工作是电网工程建设中的重点之一，自电网工程立项始，对整个项目的设计、采购、施工、调整、运作等环节开展详细管理与记录。其难度通常与电网建设规模呈正向相关，规模越大，项目档案管理难度则越高。电网建设的项目档案管理工作是工程内容盘查、竣工审核、费用结算等多项活动的重点参考资料，也是工程正常运转后各部门进行生产运输、技术升级、故障维修、科技研发等项目的参考依据。研究发现，目前我国电网建设工程的项目档案管理工作尚处于初级发展阶段，存在较多亟待解决的问题，比如档案管理人员专业思维较差、档案管理意识较低、体系建立不规范、实际工作落实不到位等，需要对此类问题提出对应方案有效解决，提升电网建设工程项目档案管理的工作效率与质量。

笔者所在广东威恒输变电工程有限公司（以下简称“威恒输变电”）在电网建设项目档案管理中，实行“建设一流工程、打造精品档案”的工作理念，创新工作思路及运转方式，合理有效做好档案管理规划并加以实施，积极参与管理过程和质量把控，严格监督档案的收集管理、归档分类、自查验收以及竣工检查等工作环节，提高了项目档案管理的工作效率，提升了工作精准性，保证了工作质量，为电网工程的建设与安全提供了较为显著的帮助与支持。

一、电网建设工程项目档案实践工作中的问题

近年来，为顺应城市化建设进程和区域经济发展的需求，我司集电网建设资源优势，高效、优质地持续推进主网、配网、迁改用户等工程建设，产生了大量的工程档案。档案内容涉及范围广且杂，产生了一系列管理难点，如参建单位多、投资金额较大、技术改革较多、建设周期较长等，而在实际的工程档案管理中，亦存在档案载体较多、案卷文件多、涉及专业面较广等特点。同时，由于档案利用要求较高、审核批准流程繁杂等原因，致使工程档案管理出现档案利用不便、使用流程复杂等问题。

（一）“重项目、轻档案”的工作思维致资料处理工作滞后。电网建设项目通常时间跨度长，任务较重，在实际建设过程中，会更加侧重于对建设的进度、施工质量、建设安全性的关注，从而忽略了项目档案管理。加上部分工作人员缺少档案管理认知，致使项目档案资料的收集与交接较为松散，无法有效迅速执行相关档案处理工作，致使档案收集工作严重滞后，存在拖延现象与差错问题。例如笔者工作中发现，部分文件本应责任人手写签字，但有些负责人却用“有事脱不开身”“操作流程都熟悉了”等等理由而使用签名章或委托代签，可以说这是极其不负责任的。档案收集缓慢的情况屡见不鲜，《档案业务指导书》中有明确规定，即“基建部门在投产后3月内，应监督各参建单位完成归档审查整改，编制《档案移交清册》《电网建设项目档案移交表》，与经审查合格的项目文件一同移交至档案部门。”工作发现，部分单位未严格按照指导书规定进行档案收集，仅完成电子档案系统的录入，实体档案收集存在严重滞后，并存在问题整改缓慢的情况，在发现实体档案收集缓慢后，无法迅速作出相应对策，致使实体档案的收集工作难以开展。此外，由于部门电网建设工程中，档案专职人员安排较少，导致其他岗位工作人员也投身于档案整理活动，档案归档的效率不高。对此，可合理调整现有人员配置，适度采用兼职方式，提高档案整理人员的配比，提升档案收集与整理效率，尽量保证实体档案与电子档案有效收集。

（二）项目档案管理体系不健全，档案处理质量不高。由于建设单位普遍存在重建设、轻档案的情况，致使其通常忽略了对档案资料的收集、积累、整理、归档制度一体化的建立，部分建立对应制度的单位亦可能存在制度过于落后、针对性较低、应用标准过期等情况。而由于项目档案管理体系的漏洞，可能导致在电网建设过程中出现档案管理松散与档案质量低下的情况。主要体现为：工程建设过程中各个阶段相应的文件材料格式不统一、不规范、材料产生时间不明确、归档类型分类混乱、负责人分配合理性较低等，并由此引发档案收集不完整、归档工作安排不清晰、档案移交不及时等情况，从而对建设单位的档案管理工作效率、质量都产生较大影响，增加了档案收集与归类的难度。另外，项目档案管理工作在运作中还存在工作分配不合理的情况。笔者发现，有的单位针对个别创优工程项目，可能较为重视档案方面工作，使其具有较完善的档案文件资料等。但部分小工程，因建设负责人的不重视，致使其项目档案的收集、归档工作开展较差或不开展，导致相关的项目管理文件、合同、招投标文件均未能得到有效管理，影响了项目运转的安全性。

（三）管理制度执行及责任落实不到位。建设单位职能部门在制订了对应的项目档案管理制度后，未能有效践行制度，合理安排档案管理工作，导致项目档案管理仅停留于文字表达，并未有效落实。主要体现在：工程进入款项审核时单位拖延工作时间，不按照合同进行档案审批，加上档案管理人员各司其职，将档案管理程序的其他步骤置身事外，不予指导和建议，影响收集工作的效率与质量，并进一步阻滞了后续工作的开展，导致引发“蝴蝶效应”；建设单位通常下辖多个部门，在实际工作中，各部门可能沟通交流较少，无法合理有效地对整体项目建设进度进行管控协同，并且对应的文件审查与项目文件收集管理均处于各自负责的情况下，导致文件收集管理效果较差，在急需使用时，无法快速查找对应文件，影响整体工作效率，甚至可能出现文件前后矛盾、逻辑混乱等问题。笔者曾见过一起案例，工程项目竣工之后对应的工程档案文件，直接由参建单位向各档案室移交，并未安排专人进行档案收集与分类，致使档案存在漏交、错交的情况，相关资料收集管理不合格，严重影响了后续工作的开展。

（四）档案安全存在漏洞，信息化技术应用有待健全。参建单位的工程技术、档案管理人员流动性较大。在实际档案工作中，若发生过多人员变动，或引发项目工程档案管理安全隐患问题，如文件资料易损毁丢失、故意篡改、保存不当导致字迹褪色等等，将对档案的安全保密性造成严重威胁。笔者就单位资料了解到，某一项目的档案管理检查中，发现建设单位未能严格按照规定进行档案保管，致使项目档案没有足够数量的备份，保留的一份档案在不同的运转单位中流转，致使项目档案的利用难度较大，且存在档案内容不一，安全系数基本为零。传统的档案管理主要是对纸质档案进行扫描并备份管理，而随着相关技术的不断发展，电网电子商务合同、物资采购、财务审计等均具有信息化处理的可能性，都会导致电子信息文件数量突增，其电子文件的汇集与归档管理成为项目档案管理的工作重点。但当前档案管理制度发展偏缓，与电子文件发展有一定差距，工作难度提升，很难高效。

二、以精细化管理理念开展档案管理的策略

（一）档案精细化管理内涵。精细化管理是现代管理学中的一种理念，是社会分工精细化以及工作质量精细化大背景下对于现代化管理工作所提出的必然要求。通常精细化管理建立在常规管理基础之上，并最大限度减少管理在运作时所占据的资源与成本。在档案工作中，有别于传统的档案管理规章制度，精细化管理制度要求将管理目标与业务标准进行有机结合，将档案管理标准由粗放化管理改革为全流程各环节细致把控的管理模式，同时加上信息化的平台传送，将档案管理的要求与相关制度传达给系统使用者，并简化档案收集、归档的流程，提升档案管理工作的效率。

（二）管理策略。1.转变观念，稳定根基。思想观念的转变、档案意识的提高是做好项目档案工作的前提。可合理利用每年的“国际档案日”或挑选特定时间来开展档案工作相关培训活动，定期对工作人员进行管理类科普以及实践活动来提升其档案管理认知及法治意识，最终将其运用到工作中，做到高质高效。例如项目建设初始阶段，即应设立专门的档案管理人员，并制订好合理的档案管理兼职工作制度，使建设单位的技术人员、职能部门相关人员能参与档案管理工作，从而增加管理工作人员配备。同时，为兼职的工作人员进行专门的档案管理培训，利用发放手册、举办知识讲座等方式，增强培训效果。南方电网调峰调频公司制作的《项目档案工作常见问题60问》，即可作为以上措施的典型代表，为工程档案管理提供了参考方向。其主要制订了30～60天的轮岗培训时间，目的在于对新上岗档案管理人员的职责进行提升，以保证档案管理质量。同时，其在培训过程中针对工程监理单位的人员亦开展一系列培训工作，提升员工对档案管理知识的了解，使其提高工作质量，进行有效监管。此外，单位在绩效考核过程中可将档案管理工作纳入其中，明确各部门的主要职责，提高项目档案管理的针对性，并提升对不同环节中项目档案管理问题追查可靠性。同时，通过将项目档案管理的工作分配至各部门的日常工作考核中，提高工作人员对档案管理的关注及重视，提升部门对档案管理的积极性与严谨性。2.健全管理体系，加强档案工作管理。由于上级单位项目的档案管理结构制度有可能随着工程建设改变而提出新的要求，因此，应要求单位的档案管理人员专门负责与当地档案部门进行沟通交流，了解相关制度的变化情况，并针对本单位的具体情况，作出适应制度与要求的变化和调整，以保证单位项目档案管理工作可合理有效地开展。此外，档案管理人员应当积极做好沟通桥梁的作用，将上级单位的指示及时传达至单位各部门，解决规范体系落实不到位、档案管理工作重视不足等问题。具体可由档案部门与各部门进行沟通，参与至实际建设工作中，在各建设节点进行项目文件的收集与整理，并提出相应的文件管理整改方案与建议，及时纠正可能存在的问题，提升管理效率；对于具体管理部门，应落实监管职能，实行管理责任制，安排专人对各部门的档案管理情况进行监管，明确工作内容，督促工作人员的工作落实情况，提高对各部门的监管力度，提升整体的档案管理效果。一系列的管理措施，使不少单位取得良好效果。比如：云南电网公司曾构建“大档案”管理体系，将公司总部的专职档案管理人员委派至各工程项目建设点进行现场指导，并组建专门的档案管理小组，开展评优工程监督活动，从而提升档案管理效果；贵州电网公司办公室及基建部门，每季度末（具体时间不统一）到基层单位进行专项档案管理检查，了解档案管理现状与问题，制订针对性的解决方案并切实施行，提高基层单位的档案管理质量；广州供电局每月举行档案管理工作例会并实施循环管理，达到档案管理的安全与高效。3.全过程精细化管控，保障档案质量。全程实施档案管理的精细化管控，在项目正式开工后，针对档案管理召开专门例会，把握工程建设的关键节点，不定时对档案管理工作进行检查，至少不低于2次，并在检查后对现有的档案管理情况进行评估，及时纠正工作问题与漏洞，优化管理内容、制度，提升工作效率。项目竣工前，应当由档案管理人员积极参与竣工档案的编制，并要求各部门重视且全力配合编制工作，以保证竣工档案快速有效完成，提高档案的质量与准确性。其次，应当加强对档案内容的管控，明确档案内容的具体格式、要求等，使各部门收集的档案具有一致性，便于后续档案归档工作的开展。例如保证档案文件材料字迹清晰、图标准确整洁，对应签字盖章齐全，书写字迹应当符合保管要求，各类原材料的相关文件应当具有出厂证明、合格证、实验报告、复测报告等，并按套整理。各项电子档案的格式应有明确规定，电子版竣工图应为PDF或GWF格式，电子文件整理有明确的相关信息，整理序号、保管期限、保密等级、整理日期等。4.重视档案信息化建设，开展电子档案管理。2022年3月开始，国家知识产权局不再提供专利纸质证书，而是全部转为线上颁布。电子文件归档模式转变必然会影响项目档案的管理工作，而目前工程项目合同以及招投标档案已逐渐完成单套制的转化，为适应转变，提升档案管理效率，单位应积极调整策略。所以对于电子文件档案管理应对症下药，专门制订管理计划并提高监管力度，由专人对电子文件的收集、转移、管理等流程进行精确负责，保障电子文件的有效留底保存，提高电子文件的安全性。同时，积极督促工程内部各部门之间的合作与配合，高效进行电子文件的收集移交工作，将电子文件档案管理全方位整合，形成安全高效的新局面。

三、结语

综上，在电网建设工程项目中应做到有系统、有规范、有纪律地处理档案管理工作。实践而言，工作中各级工作人员必须更新理念，事前要充分准备，事中要积极监控以提高规范性，事后要仔细归整与核查，以保障档案质量，从而全方位、精细化开展档案相关工作，为工程建设及单位发展提供有利的参考依据。此外，还要紧跟前沿积极尝试应用新设备与新技术，促进档案管理水平不断提升。