新时代海南档案建设工作研究

文/海南大学档案馆 黄伟 何缤晖；海南大学热带作物学院 王思琦 陈银华；海南大学林学院 吴金山 张逸杰

自古人类就有通过文字、图像等方式记录生活的习惯，其中有保存价值的原始记录称之为档案。随着时代的发展，档案的价值逐渐体现，档案法律随之出现且不断完善。我国的《档案法》始于1987年，于2020年完成最新修订。2021年是施行新法的第一年，也是我国印发《“十四五”全国档案事业发展规划》的一年，是档案工作建设的重要时期。对海南而言，这一年还是迎接自由贸易港建设新政策的重要时期。可以说，在新时期新政策的推动下，海南档案工作建设势在必行。

一、档案工作的作用和意义

（一）档案是党和国家物化了的历史和精神财富。通过档案可得知历史发展的走向和规律，明悟中华民族创造的辉煌成果。认真对待档案工作既是对过去负责，也是为未来着想。可以说，档案是中华民族优秀文化的传承载体，是党和国家发展的基石。因此，档案工作是一项崇高的事业，能为社会经济发展提供助力，是党和国家事业发展不可缺少的部分。如今中国共产党成立101周年，过去的历史档案是绝佳的党史宣传来源，是配合媒体响应习近平总书记讲话、延续光荣传统和传承红色血脉的宝贵素材。

（二）档案工作服务民生，便民利民。档案存在于人民日常生活中，包含各个年龄段、各个行业。大到国家、集体，小到家庭、个人，或多或少都与档案建立了联系。开发利用档案资源为民生需求服务，能够简化政府工作，减少服务耗时，是切切实实的便民利民之策，有利于人民群众幸福感的提升和国家的安定团结、稳步发展。档案工作作为社会发展的一项重要事业，将在民生服务方面为社会的进一步发展提供强大助力。

（三）档案工作顺应时代发展要求。随着互联网的发展，信息时代、大数据时代的到来，信息和数据的存在形式变得多种多样，使用频率也在不断提高，已成为国家的重要资源之一。档案是对国家已有材料资源的保护和保存，做好档案工作，是挖掘过去档案资源潜力的前提，也是利用、开发现有档案资源的基础，更是发展未来档案资源的重要保证。因此，档案工作是顺应时代发展要求的结果，是提高国家实力、实现稳步发展的必要工作。

二、我国档案工作发展现状

我国历史悠久，文化底蕴深厚，档案记录的内容五花八门，类别繁多，再加上我国庞大的人口数量，档案总数量呈几何式增长，因此我国的档案资源十分丰富。目前，多个省份采取了一系列措施来规范和促进当地政府机关档案工作的开展，取得了一定成果，但总体情况并不乐观。在传统档案工作中，档案管理人员常常盲目追求效率，但却忽视了对于档案的精细化管理，仅仅停留在对已有档案进行装订、编号和收藏，从而导致在对档案进行搬运转移时，常常会发生档案丢失、毁损。在经济社会不断发展的当下，过往“简单粗暴”的档案管理方式所带来的缺陷已影响时代的进步，当需要对档案进行精细化管理时，也常出现档案找寻困难等情况。

在此背景下，档案数字化是我国档案事业发展的一大趋势，通过人工录入、机器扫描等一系列方式，将传统的、难以保存的纸质文件整理为文本、图片形式并加以保存，能够有效地避免上述问题的发生。此外，档案的数字化管理还能够节约档案的占地空间、节省人力，同时提升信息处理效率。但相比其他领域，目前我国档案数字化程度仍有许多不足之处，如档案数字化标准尚未统一、档案数字化覆盖程度不足等一系列问题。此外，我国还存在着专业档案人员缺乏、管理制度不完善、档案设备不足、档案利用率低等问题。其主要原因在于档案工作者未能深刻认识到档案工作的严谨性和重要性。

三、海南档案工作发展现状

经过多年努力，海南省的档案工作如今已取得一定成就，如海南省档案信息网（琼兰阁）的建成，在很大程度上方便了相关企事业单位和个人了解海南省档案工作的动态，但和时代发展要求相比仍有一定距离。资料显示，海南省也存在其他省份档案工作中所表现出的问题，如档案工作者专业性差、管理制度落后、档案设施不足、档案利用率低等等。多年来，海南省档案工作受其性质影响，档案部门普遍存在着因循守旧、墨守成规的现象。在档案管理工作中，海南档案管理工作队伍中出现思想陈旧、固化，管理松散、程序不规范等诸多问题。此外，档案工作队伍的创新意识、争先意识不够强，推动工作上水平、上档次的信心不足，严重制约档案事业的发展和档案服务功能的发挥。

同时，由于受到传统体制的束缚，海南档案管理和档案研究现实存在全而小、投资分散、功能不全等一系列问题。这种面向窄、规模小、效益低的传统资源配置的管理方式，已经落后于社会化生产方式，远远不能适应社会主义市场经济要求，必须紧跟时代适时改变。基于此，本文结合海南省档案工作发展现状与现代档案管理工作所提出的要求，对海南省档案建设工作中存在的问题进行总结归纳，并提出针对性建议。

四、海南档案工作存在的问题

（一）档案管理人员的专业素养有待提高。档案管理人员作为档案直接接触者，其专业素养高低直接影响档案工作的质量好坏。相关资料显示，海南及其他省份档案工作队伍中专业人员严重稀缺，存在非专业人员从事相关工作甚至兼职管理的现象。这些人没有经过系统的学习，只是因为档案人员空缺而被调派到这一职位，在专业程度上自然大打折扣。现如今随着时代的发展，为了获得更大效益，不管是政府部门还是企业单位对于档案工作的要求和标准都在提高，但档案工作队伍的质量却没有得到相应提升，这无疑不符合时代发展要求。除此之外，部分档案工作者对于档案工作的认识十分淡薄，没有深刻理解档案工作的严肃性、严谨性，仅仅把其当作可有可无的工作，在处理、保存和管理档案时随意散漫。长久以往，自然会埋下许多隐患，对后续档案的利用与开发产生影响。

（二）档案管理制度落后。档案管理制度作为规范和评定档案工作的准则，在判断档案工作质量高低方面起着重要的作用。目前，海南许多企事业单位存在档案管理制度落后的问题，究其原因，在于领导干部对于档案的不重视以及相关投入不足。没有完善的档案管理制度，档案管理人员就没有行事的规则，做事的标准不一，档案管理的规范性就得不到保障。没有完善的档案监督体系，就无法对执行人员和档案进行追踪。不能及时收集和反馈信息，就无法保证档案工作的效益。

（三）档案管理设备不足。工欲善其事，必先利其器，要想做好档案工作，必须有优质的设备。档案库房既需要做好安保工作，也要对档案有很好的保护功能，如防火、防潮、防尘等等，这是最基本的要求。现阶段的档案材料大部分以纸质材料和电子材料为主，受温度和湿度影响大。海南省由于地处热带北缘，全年温度较高，又四面环海，雨水天气居多，气候非常潮湿。相比其他省份，档案的保存难度更大。然而，由于上级的不重视和资金原因，存在库房及基础设施不合格的情况。另外，随着时代的发展，数字档案使用频率不断提高，但相关档案工作部门却未能配置优质的档案扫描仪或其他先进的信息化设备，造成数字档案库无法完善建立，严重阻碍了电子档案的建设和发展。

（四）档案利用率低，开发性差。档案保存的目的就是为了使用。海南省个别企事业单位由于档案工作欠扎实，面对数量多、种类杂的各种档案，难以进行准确的分类保存，不利于档案后续利用。同样，海南省部分单位存在档案开放程度低、借阅程序繁琐、查询效率低下等问题，降低了群众使用档案的积极性，非必要情况下，民众不愿意使用档案资源。档案利用率低，档案应有的作用和价值就无法实现，对档案的开发利用也难以进行。

五、发展对策

（一）加强档案专业人员培养工作。术业有专攻，档案工作对于专业性有着较高要求，因此加强档案专业队伍培养工作是基本之策，更是长远之策。现今，海南省缺少开设档案学专业的院校，因而无法在海南本土针对性培养档案学专业大学生，只能从其他省份获取专业匹配的档案工作者，在档案人才方面获取力较差。青少年是国家发展的储备力量，海南省应依据当地情况在学校中开设相关教育课程，或是通过讲座的形式来提升学生的档案意识，让可能从事相关工作的下一代档案工作者深刻意识到档案的重要性，对待档案工作有责任感，学会利用档案作为武器去反对一些虚假、恶意的言论，自觉维护我国的意识形态安全。海南政府机关和企业单位同样要采取措施来加强自身档案队伍，如严格筛选档案任职人员；通过培训、加强实践等方式提高其对专业技能的掌握；鼓励员工通过自学提升专业素养；与其他单位建立交流渠道，学习他人的优点等等。根据需要，还可结合档案人员能力评估表对档案部门队伍的整体情况进行评估，通过实际结果做出相应调整。

（二）完善档案管理制度。一项合理的档案管理制度决定了档案工作的质量。海南省内各个单位、企业档案部门的上级领导干部应参考相关法律、书籍，在档案管理制度中对档案的收集、管理、保存、使用等一系列流程作出明确规定，为档案工作提供指导，确保档案工作者做事有依据、行事有规范。监督工作是管理制度的一大重点，通过监督可以对档案工作人员进行警示，端正其态度，提高整体档案工作水平。同样，只有对工作结果进行收集和反馈，才能不断健全管理制度。此外，结合当前档案管理工作电子化、智能化、数字化的大趋势，海南省可以加强对档案数字化工作的推进，尝试建立全省统一的档案数字化标准，在全国率先实现档案数字化管理，并且构建省级数字档案信息管理中心，加强档案管理的标准化、便利化，亦能够有效保证涉及机密、隐私档案的安全。

（三）保证档案工作资金投入。要做好档案保存和建设工作，资金投入必不可少。海南省企事业单位应根据实际任务的难易程度，投入相应资金并合理分配，以做好相应保障，同时可以考虑发挥中国特色社会主义市场经济制度的特点，通过与具备先进档案管理技术、经验或资源的企业、个人进行学习与共建，发动社会资金参与省内档案建设管理工作，进而缓解资金紧张、投资困难的问题。

（四）提高档案利用率，实行档案转型升级。新时代，国家要走向开放，档案也要走向开放。不能仅仅保存好档案，还要利用好档案，转藏为用，才能真正体现档案工作的价值，才能真正把档案效益发挥到实处。除了走向开放之外，我们还要走向现代化。数字化时代要求档案必须升级转型，向数字化转变。我们应将提高档案利用率与档案数字化进程相联系，通过互联网技术把档案工作简单化、条理化，提升其使用效率，同时带动档案利用率的提高，为以后开发出更多档案利用方式打下良好的基础。科技查新档案就是档案与计算机结合的成功案例。其通过计算机对档案资源进行检索，能对项目新颖性作出科学评定，现已得到实际应用。除此之外，科技查新档案还能用于文献检索教学、科研评价与预测和学科服务等工作，海南大学曾开展过查新档案应用于学科服务的相关实践工作，在教师和学生中产生了较好反响，有继续发展的价值和潜力，可在海南省进行进一步推广。

（五）海南省应依托新政策，加强档案研究，顺势发展。上述档案工作存在的问题在全国各地皆存在，可采取的措施可以说是大同小异。值得注意的是，相比于其他省份，海南省档案研究工作较为缺乏，没有研究就没有发言权，就无法作出针对性判断。此时正是海南自由贸易港新政策实施的关键时期，海南应把握住机遇，依托新政策的相关措施，加强对应档案的研究工作，如通过新政引入相关人才或是鼓励相关人才来海南参与档案研究工作等等。此外，海南省应在自由贸易港带来的开放环境与大数据平台下，顺势提升档案开放程度，增加档案利用效率，在互联网平台建立的同时，实现档案向数字化升级转型。

六、结语

总而言之，海南省档案工作要想取得较大进步，首先要解决档案队伍、档案制度、档案设备、档案开放及利用中存在的众多基础问题。其次要加强相关研究工作。海南省需要把握机遇，借力于海南自贸港的新政策，利用好海南自贸港吸引来的人才、企业及其搭建的网络信息数据平台等资源推进档案工作相关建设。通过档案工作在自贸港中的实践，得到更多经验和反馈，及时在档案建设规划中作出相应调整，最终真正建立起一支符合时代要求，适应海南自由贸易港新政策的档案工作队伍。