西部地区独立学院档案规范化建设探究

文/宁夏大学新华学院 张桂娟

独立学院作为高等教育大众化背景下产生的一种办学模式，为我国扩大高等教育资源供给、培养急需应用型人才、优化高等教育区域布局、促进高等教育发展做出了重要贡献。独立学院档案作为广大师生长期在教学、学习、管理等各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图片、音像视频以及物品等不同形式的材料，具有记录历史、传承文明、服务师生的功能，是独立学院发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。但独立学院办学历史相对较短，特别是对于西部地区的独立学院来说，由于受多方面因素制约，档案意识特别是档案规范化建设相对滞后，需要加强和规范。

一、档案管理规范化建设

独立学院档案管理法制化是做好档案管理工作的基础，也是实现档案管理工作科学化、规范化的保证，要想做好档案管理工作，就必须严格依法治档，实现档案管理制度化。一是要依法治档。为了有效保护和利用档案，更好地为经济和现代化建设服务，独立学院要严格遵守国家、地方、行业等相关法律规定。我国先后颁布了《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，相关部门颁布制订了系统的信息安全法规与标准，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》《计算机病毒防治的办法》等。这些法律和规度的制订，在档案的管理、收集、整理和利用等工作环节中发挥了极其重要的作用，有力保障了档案管理工作的顺利进行，为档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。二是要建章立制。随着社会的发展，档案管理工作也在不断进步，尤其是随着档案管理设备的提高，设施的进一步优化，档案种类载体的多样化等特点，要求档案管理的理念和方法必须不断改革，与时俱进，全面创新，不断提高，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，还要建立健全符合高校发展的各项档案管理规章制度。只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度地发挥其应有的社会作用。独立学院要结合自身办学实际，在档案目标管理工作中始终把制度建设贯穿于档案管理工作全过程，制订或修订档案收集归档、借阅利用、安全保密、档案统计、鉴定销毁、库房管理、档案人员考核等各项规章制度，细化档案管理人员工作职责、统一档案立卷标准和要求等，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依、严格执行，确保档案科学管理、规范管护、有效使用。

二、档案标准规范化建设

档案工作标准化是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础。当前西部独立学院形成的各类档案主要是由各院系办公室或秘书兼职收集分类归档管理，这些档案管理工作人员在分类整理归档案中，缺乏统一的管理标准，通常是按照工作要求或个人习惯来归整各类档案，如电子档案缺乏统一的元数据，没有按照逻辑实时归档，只是按年度直接保存在计算机硬盘或光盘中。纸质档案归档，装盒也没有标准，其档案材料的版本、纸张大小、文字格式、装订式样等各类档案技术标准都不一样。

西部独立学院将档案工作中技术方法和档案设备等实行统一的原则和规范，严格按照标准化建设有着非常重要的意义。高校档案工作的标准按照性质可分为技术、业务、组织和管理等标准，其具体内容包括了档案著录标准化，档案代号代码标准化，档案工作专业名词术语标准化，档案收集、接收、整理、编目、鉴定统计和提供利用标准化，档案标引语言标准化，档案工作设备标准化，档案编纂及出版格式的标准化，档案制成材料的标准化，档案装具和库房建筑标准化等。可以说，在档案标准化建设过程中，我国已有了非常成熟的要求和行业标准，这些标准都是以档案学的理论，档案工作的实践经验为基础，最终形成大家共同遵守的工作标准，这些标准具有先进性、合理性、科学性等特点。当然，在西部独立学院档案标准规范建设中，既要有客观要求，又必须保证质量，使其真正发挥科学管理、推动档案发展的作用。

三、档案信息规范化建设

档案信息化建设是指对独立学院档案的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制订标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范就如在信息化的高速公路上要时刻遵守的“交通规则”，这些规则对于保障档案信息内容和网络运行的安全畅通，具有非常重要的意义和作用。

目前，独立学院在推进档案信息化建设中，主要存在以下问题：一是在校园信息化建设中，主要以推进教学信息化建设为重点，而往往忽视档案信息化建设，或将档案工作信息化建设边缘化或简单化，没有将档案工作纳入校园信息化建设的整体规划中去统筹。二是校园档案信息化系统建设层次标准不一，各种标准的规范性、标准性、共享性较差，不能完全适应档案信息化建设共享的社会需求。三是从信息化建设的科学性要求和解决目前信息化建设中存在的各自为政、相互封闭、重复建设的问题出发，在档案信息化建设中缺乏总体规划，制订统一的规范化标准。

西部独立学院要积极推进档案管理信息规范化建设，逐步将学校教学、科研、管理和生活服务中有关的档案资源进行数字化，建立档案信息系统网络，有计划、有步骤、有重点地推进档案数字化和信息化建设，把档案中蕴藏的丰富资源开发出来，逐步实现档案信息资源的共享，为完善学校信息化和数据化建设提供服务。特别是加强档案信息化体系建设，档案信息资源体系建设涉及数据、网络建设和应用体系开发等方面。

四、档案服务规范化建设

档案信息服务是指档案馆通过档案信息的收集、整理、归档、利用等一系列活动，为用户提供所需的档案信息资源，以满足用户的档案信息需求，为用户解决各种社会问题提供方便。所谓大数据时代的档案信息服务，是指充分利用云计算和大数据技术，从各种类型的档案信息中，快速获得有价值的信息，实现迅速、优化、系统、科学的档案管理模式。

独立学院要立足学校发展实际和特色，做好档案服务规范化建设。首先，要做好传统档案的服务功能，既重“收”和“存”，又重“查”和“用”。其功能主要体现在其可以为学校教学和科研工作提供参考依据，为组织和人事工作提供查证资料，为学籍管理和毕业生就业提供基础信息，为校园基建和后续维保工作提供图纸资料，为财务和资产管理工作提供原始凭证。其次，要做好大数据环境下的电子服务工作。大数据给档案信息服务模式带来了机遇与挑战，未来档案服务机构的核心竞争力很大程度上取决于其信息服务的能力，这就要求档案服务机构对服务方式进行创新。大数据时代是信息的时代，不仅包括繁多的数据，也包括各种数据平台，如Web2.0、微博、微信等。数字档案云服务内容主要包括：数字档案信息资源、档案云服务基础、档案云服务控制、档案云服务应用、用户终端设备等多个方面。

档案信息服务互动系统是一个全方位的档案信息交流平台，该平台由档案服务机构自发研制并采用Web2.0技术，满足利用者的多样化需求。是一个功能强大的档案服务互动平台，简化了档案工作人员的操作流程，显著提高了工作质量和效率。大数据环境下的智能化、信息化平台非常成熟，其形式多样，功能齐全。

一是信息推送功能。通过档案信息服务系统，档案工作者可以发布并且推荐一些档案信息资料，无论是文字、图片还是视频，确保用户能够看到自己感兴趣的档案资料，以提高档案信息的公开度和利用率。这些档案资料不仅要包括学院档案、个人档案等，还要包括本馆特色的档案信息。同时，档案工作者可以利用微信公众号等信息平台发布一些最新的馆藏信息，如档案馆开放信息、讲座信息、展览信息等。总而言之，档案推送这一版块主要是全面展示档案馆信息与最新信息的。二是档案查询功能。档案查询主要是对用户提供查档服务，根据主题、关键词、责任者等为用户提供相关的档案信息。服务范围包括档案馆藏资源目录体系、档案使用方法，并在帮助用户的过程中不断总结用户需求，有组织、有计划地组织好档案信息资源、档案资料等。同时，档案服务机构要逐步改善技术水平，创建档案服务系统，提高档案信息服务的查全率与查准率。档案服务机构要逐渐完善和丰富档案内容，无论是文字、图片还是视频，一应俱全，为用户提供丰富的档案资料以供参考和查询。三是档案咨询功能。档案咨询是档案管理机构与用户相连接的纽带。信息平台作为新兴的信息交流媒体，具有优秀的社交网络服务属性，人与人之间可以进行实时交流、互动和资源共享。用户通过信息平台能够直接和档案服务人员进行交流，一对一的方式使双方的交流更为顺畅，也能逐步建立起档案服务人员与用户之间的情感桥梁。通过档案咨询，档案服务人员会认识到工作中有哪些不足，从而提高服务效率。用户可以通过在线咨询得到档案服务人员的答复，对档案工作的理解将会更加深刻。