人事考试档案管理工作的经验和建议

文/福建省福安市人事考试中心 林俏瑾

人事考试档案管理工作制度包含了保守档案机密、维护人事档案材料完整、方便档案材料使用等，建立健全保管制度是完善人事考试档案管理的关键，人事考试档案管理作为考试管理的关键内容，通过分析人事考试档案可以明确考试当前存在的不足，并记录考试过程，为实施考试提供基础原则，便于人才的调配。基于此，人事考试档案管理人员要充分明确国家规定，加强对相关文件、成绩资料、工作原则的重视，并优化对资料的整理与分析，从而提升管理水平，充分满足考试变化的要求。

一、人事考试档案管理在考试中的作用

人事考试档案管理是由人事考试中心及相关部门，为组织劳资等相关部门在培养与选拔人才的组织、劳资等部门使用人员的工作活动需要的背景下形成的。考试档案含有个人经历、思想品德、业务能力、社会关系等多个方面内容，真实反映出个人参与社会活动的记录及思想、业务能力情况。人事考试档案管理在考试中的作用主要在于为考试相关工作提供索引和初始依据，并为考试工作的开展创造科学便捷的条件，为总结和积累经验，研究人事考录工作制造基础资料，确保档案运用管理的科学性、有效性、合理性和公正性。用人单位通过人事考试中心所提供的考试信息内容，可以为人才提供最贴切、最符合需求的岗位，从而让人才充分发挥自己的作用。

（一）为考试相关工作提供依据。不同的用人单位对人才有不同的要求，例如企业注重人才业务能力过硬，而事业单位侧重人才的业务与思想水平两个重点，利用考试档案可以为单位的用人考察提供基本的资料参考。通过研究考试结果，可以保证考试的质量与标准，在考试中通过分析近几年考试真题，可以掌握命题规律。同时，根据考生试卷来分析真实的答题情况，能够充分把握大部分考生的易错点，明确考试存在的不足等，为考试相关工作提供依据。以此为基础，掌握考生在学习中面临的问题，并筛选重要题型，随后将题型加入题库，实现命题的优化与创新。

（二）为研讨考试发展创造条件。在社会不断发展背景下，人事考试也将不断优化革新，使考试更加符合社会发展需求，满足各用人单位要求，为人才创造良好的学习、自我成长条件。历年考题内容、考试情况最终可以作为考试发展与研讨创新的参考，便于考试的筛选与优化。以往考试所形成的通知、文件，以及办法，都能作为考试决策的依据，并反映出考试决策的结论。具体包含了参与决策的领导与专家思想和意见。同时，相关材料详细记录了考试的变化，能够明确反映每年考试的发展历程，作为考试研究的关键依据。基于此，通过查阅相关档案材料，可以有效分析考试的计划与性质，并分析划定的分数线，来提升命题的质量，为考试发展研讨创造条件。

（三）保证档案管理的公平公正。从考试的本质来讲，为用人单位找到需要的人才，帮助人才进入期许的岗位和工作。但是结合以往档案管理考试的工作来看，大部分工作仅凭考试结果作为评定人才的标准，而这种方式显然已经无法保证单位人才选拔的客观、全面和公平，不仅降低了考试的公信力，在实际情况中也因为片面脱离客观考试体系和方法，而出现各种对单位与人才不利的负面信息。基于此，为避免负面信息影响，充分提升考试公信力，就要制订相应的考试诚信档案，发挥诚信档案的约束作用。考试诚信档案作用在于记录考生的考试违规行为，并记录行为处理结果。最终意义在于保障考试公平公正，满足单位的人力需求。通过考生不良行为的记录，将诚信信息录入诚信档案数据库内，为用人单位提供参考，从而维护众多考生的自身权益，建立良好的档案管理环境。

（四）向单位提供考生情况参考。人事考试包含了公务员录用、事业单位招聘、职业资格及专业技术人员职业资格考试等内容，为用人单位录用提供参考条件。而考试的功能在于诊断与反馈、评定、鉴别与选拔等。考试如同一根“指挥棒”，考试的要求内容关系着人才的教育和思想，很多人认为考试决定着自身的未来发展，所以在思想与能力方面积极向考试靠拢。这期间，备考人员的思想与行为、观念等都受到考试内容的影响，逐渐潜移默化地形成了良好的思维意识，最终在用人单位进行考试情况分析时，可以全面了解人才的思想水平、业务能力、职业素养等内容。人事考试档案最终由人事考试中心管理，可以依据考生的考籍档案为用人单位提供基本信息，帮助用人单位掌握考生情况，并让用人单位依据考生的个人档案相关信息来安排符合考生情况、满足考生要求的岗位，为单位的人才选拔提供重要支撑。

二、人事考试档案管理的工作原则与要求

（一）便利性原则。人事考试档案可以为优化考试工作及命题方式提供基础依据，也可以为考试的进步优化提供参考的资料与文件。由此，人事考试中心要提高对考试资料的收集、整理与归档重视，以便利性为原则优化人事档案管理工作内容，在需要查找人事考试答案时，提升可查询的条件。

（二）统一性原则。考试档案内容关系着人才的选拔效果，为用人单位充分提供人才选拔的依据。所以，考试档案应当由人事考试中心进行统一管理负责，并实施统筹安排。在人事考试档案管理过程中，符合专人专管要求，人员在进行考试资料的相关活动中，要保持一致性与统一性，例如统一进行收集整理、管理调用等，在考试档案使用完毕后，要及时进行归档，加强档案管理的保存性，充分发挥档案资料的使用价值。

（三）完整性原则。考试档案的收集一定要完整，不能有遗漏，也不能随意堆放，要严格按照考试的专业、性质、时间等对档案进行分类，并加注标签。同时要求档案管理员学会科学开展考试档案工作，随时发现、整理、编入档案袋。要定期对档案进行检查，补齐不完整的档案，对于遗漏的档案要查明原因，向单位领导及时汇报。

（四）保密性原则。人事考试安全与公正是人事部门的重要“雷区”之一。考试的公正性与安全性涉及考生的切身利益，且社会关注度极高。一旦考试出现问题，就会对负责人进行处分，导致部门公信力下降，严重影响政府形象。所以，作为组织者，在工作中要充分参照考试档案管理的保密性原则，提高档案管理的安全与公正。

结合国家有关部门的考试保密管理工作“规定”来看，国家统一考试的保密管理工作，要充分符合“谁管理谁负责”的工作思想，由组织考试的主管部门负责，并由主管领导任组长的考试保密工作领导小组进行考试试卷命题、印制与保管等保密管理工作环节。同时，委托组织考试的省、自治区主管部门，应当有效建立同级保密工作部门参加的保密工作领导小组，负责试卷的印刷保管等工作环节。国家保密局会同国家统一考试主管部门，统一进行考试保密管理工作，并结合具体工作详情进行指导与监督检查，从而保证不同区域的国家统一考试保密管理工作合理开展组织实施。人事考试是非常严肃的事情，所有与试题有关的信息都不得泄露，在试卷的命题、印刷及发放期间要加强保密监管，并提高对保密问题的重视。结合国家相关规定来看，档案保管人员要充分符合规定要求，不得向任何人或机构组织透露有关试卷的信息，从而保证考试的公正性与安全性。

三、加强人事考试档案管理工作的建议

（一）建设完善考试管理体系，提升档案管理的科学性。考试档案管理的工作目的在于将各专业资料进行有效保存与划分，从而提升档案的使用效率。所以，在建设管理体系过程中，要充分意识到职能与分工，档案管理人员要严格按照相应程序与规范进行档案资料归档整理等工作。同时，要制订相关安全保密级别，保证优先管理重要文件，并清楚标注各项分类，通过建设完善考试管理体系，来提升档案管理的科学性。

（二）增强管理人员素质管理，提升档案管理服务质量。当前，人事考试中心的档案管理人员多由兼职人员组成，虽然能够明确本科室的工作业务，但是缺乏相应的专业知识与观念。所以，加强档案管理人员的素质非常重要。在实际工作中，要定期对档案管理人员进行教育培训，纠正人员态度，加强人员认识，提高人员意识。同时，档案管理人员要规范开展立卷与编订工作，并逐渐从传统人力工作逐步过渡到信息化工作，提升数字化工作效果，利用电子文档来创造便利的文件检查条件，提高档案管理服务质量。

（三）保证人事档案现场管理，做好档案保护措施。首先，要求考试档案科学分类管理，依据档案的来源和专业，合理列出目录，提高分类的科学性。其次，要求加强档案的联系，做好档案文件编号，在电脑系统中录入考生与专业的名字，便于人员操作快速查找。再次，为避免档案出现破损，要采用黑色墨水钢笔进行档案书写，并做好案卷立卷装订，还要设立密封性强的专用保管柜，避免出现纸质档案损坏或丢失，同时加强电子信息人事档案的建立，做好考试档案管理的保护措施。

（四）加强人事考试档案的分类，保证档案公正安全。1.加强人事考试工作者警示教育。具体工作中，由人事考试部门对近期出现的考试安全事故典型事件进行整理汇编，以《人事考试安全警示》免费发放到相关人员或单位，组织人员学习，从而增强人事考务工作人员的政治意识、责任与纪律思想。2.做好参考考生诚信教育。通过定期开展“诚信考试宣传教育年”等活动，在全社会中营造守纪、诚信考试氛围。相关单位要从维护单位声誉，以及提升部门形象的层面出发，统一开展诚信教育，并组织参考人员整体统一签订诚信考试承诺书，加强考试诚信效果。3.开展社会公众正面引导。加强人事考试公开制度执行力度，联合地方媒体、管理部门、组织部门全面明确人事考试政策法规，了解报考规则、资格审查、资格规定等。同时，要及时公开考务相关的工作，例如录用计划、招生条件、复习大纲及教材等内容。同时，组织考试部门及时公开考试成绩与合格的分数线，公开人员录用名单。通过及时公开相关内容，让社会公众快速掌握了解人事考试的权威信息，避免出现假消息，建设良好的考试档案管理环境。

四、结语

综上，人事档案管理是通过人事管理活动，对人才个人经历、德才表现的记录。结合人事考试档案管理工作的经验看，人事考试档案管理具有一定特殊性，更是人事档案的重要组成部分，人事考试档案属于党与国家的高度机密，任何人或组织不得泄露人事考试档案材料。档案在考试中能够提供相关工作依据，并为考试工作的发展创造条件，向单位提供考生情况，作为用人单位的重要参考。当前人事考试档案管理主要分为文书档案类、考试的案例两种，在开展工作中需要充分符合便利性与统一性等原则，建设完善的考试管理体系，并加强人事档案考试分类，保证人事档案现场管理，应用现代科技手段，引入信息技术设备，从而满足人事考试档案的科学性、安全性与公正性。