新时期高校干部人事档案管理与利用的实践与思考

文/武夷学院人事处 储华

高校肩负着为社会主义建设事业培养建设者和接班人的神圣使命。高校的建设和发展，离不开高素质的管理和教师队伍。干部人事档案是高校一项基础且重要的工作，为人才资源的优化配置和选拔使用提供一定的参考依据，并且在高校人才管理工作中同样具有重要的地位，能够推动高校各项工作顺利开展。

基于此，相关高校为了有效加强此项工作，提出新的要求及更高的标准，必须与时俱进，进一步更新思想，改革创新，切实优化档案管理和服务模式，不断提升档案开发利用质量，为新时期高校的组织、人事管理决策和学校各项事业发展提供可靠依据和有力支撑。

一、干部人事档案管理相关概述

（一）主要内容。干部人事档案中的分级管理是以干部个人姓名为单位实行不同类别的管理，档案内容详细记录了其基本信息、政治履历、业务能力、工作表现、奖励处分、工资待遇、提拔任免、廉政情况、健康状况等内容的原始文件专卷材料，这将关乎其自身利益。

（二）重要作用。干部人事档案管理是一项基础且重要的工作，其内容涵盖了干部的个人基础信息、就职经历、教育情况等，从整体上客观体现了建档个人资料信息，也是任用干部的主要信息来源，同样也是作为选拔人才的一种客观且科学的参考资料。就干部本人而言，该档案所保存的材料信息包含多个方面，其中材料信息中的公章、个人印章等能够代表其自身权益。就我校目前的档案管理工作而言，主要分为两大版块内容。首先是针对干部人员的调动、转正、晋升、评选等方面，需要使用其个人档案。此外，针对某些需要报考在职研究生、出国留学等干部人员，也需要用到个人信息档案，作为相关证明材料。档案内容详细记录了干部的个人基础信息及工作经历，因此能够作为一种客观的、理论的参考依据进行使用。干部人事档案像是一个庞大的人才信息资源储备中心，在高校管理中发挥着导向和联接作用，对于学校师资队伍建设和人才管理使用具有不可替代的作用。同时，干部人事档案的提供利用还可为纪检监察、公安、审计部门的案件审理工作提供重要依据。做好干部人事档案管理与利用，直接关系到高校的建设和发展，对于提高学校管理水平无疑具有重要意义。

（三）基本原则。其基本原则同样涵盖了多个方面，包含档案的收纳与整理、鉴别与分类、保管与利用等环节。其中，保管与利用环节需要遵循分级管理与集中管理等模式，确保能够发挥管理的最大作用效果。1.分级管理原则。分级管理是干部人事档案管理工作应遵循的基本原则。在此原则指引下，干部人事档案在进行资料收集与整理的过程中会有明确的监督审核机制，避免出现越级实施的问题，这在极大程度上能够保障干部人事档案管理和利用工作的规范化、科学化发展。2.集中管理原则。集中管理原则是在分级管理的基础之上，需要对不同类别的机构施以集中化管理。干部人事档案实行集中统一管理，严禁任何人私自保管干部人事档案和档案材料，有效避免档案出现造假、混乱、空档等现象，切实维护干部人事档案的完整与安全。此外，干部人事档案管理工作还应坚持安全保密、真实规范、方便利用等原则。

（四）相关特点。1.统一性。归档单位与归档形式是干部人事档案管理工作的基础。一般情况下，干部人事档案的立卷工作是由专门的人员统一完成，而且档案立卷内容的分类也是统一的，每卷干部人事档案实体都有不同的类型，具体需要看干部人员是用作何种用途。2.分散性。干部人事材料收集工作源自于不同的渠道，由于材料类型繁多且复杂，再加上单位不统一的问题，因此决定了档案具有分散性的特点。所以高校人事部门要全方位收集和有序管理复杂的干部材料信息，在归纳整合中进行分类辨别，干部材料的分散化给干部人事档案管理和利用工作提出较高的专业性要求。其中，复杂的材料需要单独进行放置，并交由专门的管理人员进行分类归纳整理。3.流动性。干部人事档案工作也是一种动态管理模式。因此其具有一定的流动性，无论是档案本身还是干部本身，涉及职位调动，都会带来一系列档案变动。此外，由于人员所在单位不同，因此会频繁出现档案移交工作。4.机密性。高校干部人事档案内容除了记载干部人员基础信息以外，还详细记录了自身优缺点及成绩，因此该工作需要严格落实保密制度。

二、强化高校干部人事档案管理和利用的措施

目前，我校干部人事档案管理与利用工作，坚定地以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，主动融入学校转型发展大局，坚持与时俱进，积极开展实践，扎实做好基础工作，使干部人事档案工作的质量和效率得到提升。

（一）建立新时期背景下的长效运行机制。高校干部人事档案管理和利用，是一项严肃、系统和长线的工作，回顾近十年来我校的做法，从完善制度入手，软硬件建设齐抓并进，逐步建立起符合新时期发展要求的长效运行机制。首先，强化组织领导，营造良好氛围，学校成立档案管理领导小组，负责监督指导，通过宣传和引导，提升广大教职工的档案意识，使各部门主动配合开展工作。其次，建立健全相应的档案管理制度，着重从材料收集、信息监管、档案管理等多方面为切入点，详细制订对应的条例细则，切实做到有章可循、依章办事。再次，完善基础设施建设，学校在干部人事档案用房和目标管理所需的设备器材方面持续加大投入，保障硬件升级达标合格。再者，强化人才队伍建设，选拔优秀的档案管理人才，明确档案管理人员的相关职责，规范其个人行为，进而有效提高干部人事档案管理工作。最后，遵循“严谨、规范、细致、保密”原则，切实做到严格程序、严把关口、严守纪律。

（二）保持干部人事档案审核达标工作常态化。以中央统一部署并推进的全国干部档案专项审核工作为契机，深化改革档案管理模式，并将审核成果贯穿干部人事档案管理工作的始终。档案筛查是最基本的底线要求。因此，需要按照“严标准、细准则”的要求，针对在校的每一份档案都要严格仔细进行检查，如果在检查的过程中发现档案材料不全、页面不洁净、手续不完备等问题，需要逐一进行核实校对并及时予以更正。

（三）推进干部人事档案资料归档流程标准化。新时期，我们以《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案整理工作细则》等为指南，着力推进干部人事档案工作流程的规范化，建立更加标准化的作业形式，做到材料收集要及时、材料鉴别要仔细、档案整理要规范，以完善的制度与规范的流程保障档案管理工作的质量。材料收集工作是一个长期性、增量式过程。实际工作中，我们注重发挥档案工作者的主动性，建立与学校教务、科研、人事等各档案材料形成部门的联动机制，畅通人事档案信息传递渠道，掌握人事档案材料形成的规律，抓住各项档案材料形成的时间节点，力求及时全面准确地收集学校全体职工的档案资料，还需要注意把握高校特点，将反映教师教学科研能力以及个人专长的材料一并收集，使档案材料内容更为鲜活丰富，更具有参考价值。在材料征集的基础上，强化对所收集材料的鉴别审核，仔细甄别每一份材料。如：对于干部人事的职位晋升或学历信息等材料，需要重点把握时间信息的连贯性，如果发现内容出现遗漏的情况，则列出缺补材料清单，或及时退回处理，补办补全，以保障干部人事档案的权威性、准确性和真实性。在档案整理过程中，规定了各种材料制作标准、归档时限和手续，每季度进行一次归档，每年进行一次整理，将档案材料分类管理到位，以便于后续查找使用。

（四）强化干部人事档案资源的创新与利用。目前，我校正大力推行人事档案管理与建设工作，改变以往重管理、轻服务的观念，在主动服务和开发利用方面积极作为，将干部人事档案进一步管好用活，使档案资源在新时期发挥更大的作用。1.人事专员响应我校干部人事管理与利用工作的号召，通过对档案信息进行综合分析，及时提供人才引进和流出情况、干部和教职员工队伍结构状况等相关数据和信息，为学校发展献计献策。例如，每年的人才引进或大的人事调配过程中，干部人事档案室积极协助和支持，提供人事统计信息或人事档案转递服务。2.做好档案管理基本工作，同时还需要不断扩大其应用范围，其中需要特别注意的是，人事档案的查询、借阅以及出具相关证明材料等服务都需要在保密的环境下进行，由为少数部门服务，扩展为向社会适度开放，区分不同对象、不同目的和要求，满足社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求。在办理入职、调动、任免、退休等手续时，提供档案资料信息的服务。3.不断丰富档案内涵，在归档材料上不限于《条例》规定的十大类内容，尽量全面地收集反映归档对象真实情况的重要材料，如近期教学科研成果、社会福利待遇、住房情况等，使档案成为全面立体反映干部个性特点和能力的信息库。4.根据学校各部门对人事档案信息的需求，积极构建干部人事档案信息平台，挖掘和汇总有价值的干部档案资源，对建档对象的有关信息进行摘录和加工，运用计算机信息技术开发人才资源信息数据库，如学科带头人信息库、中层干部信息库、教职工学历层次结构信息数据库等，通过档案数据库的管理系统有效实现档案的智能化管理。

三、推进高校干部人事档案管理与利用的思考

（一）转变管理理念，实现管理与利用共存。干部人事档案属于公共类型档案，具有一定的社会作用。高校要更新观念，结合本校的实际情况做好干部人事档案管理与利用的制度建设与制度创新，在确保安全保密的情况下，简化档案利用手续，提升档案利用的效率。要加大宣传力度，增强干部职工的档案意识，营造开展干部档案管理的良好外部环境。要从思想观念上真正理解干部档案工作的根本目的，推动档案资源从集权式利用到普惠式利用的转变。

（二）健全工作机制，推动档案管理高效化。一要理顺高校干部档案管理运行机制，尽量成立专门的档案馆（中心），避免干部档案分别隶属于组织部、人事处或办公室的多头分散管理格局。二要完善归档制度，随着干部考察、考核、学历、培训、聘任、晋升、奖惩等需要入档的材料不断增多，必须建立科学、合理的档案材料收集长效机制，克服工作的盲目性和被动性，疏通和拓展档案材料的来源渠道，丰富档案资料的内涵，力求材料的真实性和全面性。三要将现代信息技术应用到干部人事档案管理中，在建立健全纸质版干部人事档案的同时，也要建立对应的电子版档案，实现干部档案管理工作的信息化发展。

（三）强化人员素质，提升队伍建设力度。干部人事档案管理工作人员的个人素质及工作能力能够直接影响工作效率及质量。首先，基于新时期背景下的高校干部人事档案管理工作，需要加强人才队伍建设工作，确保管理队伍的稳定性，考虑到管理工作的复杂化及精细化，需要选择年富力强、有较高政治素养和档案专业素养的人员从事这项工作，关心他们的工作环境和成长需要，尽量避免人员频繁流动。其次，需要不断强化继续教育和专业培训，不断为档案管理人员提供接受教育的机会。让他们掌握新知识，拓展新视野，不断提升业务能力、网络办公能力和现代管理能力，以适应新时期高校事业发展对干部人事档案管理的新要求。最后，要构建吸纳和留住优秀人才机制，在生活中需要施以关心，增强使命感和光荣感，压实责任心，调动积极性，促进干部人事档案管理工作再上新台阶。

（四）创新管理手段，推进信息化档案建设。如今正处于信息化时代，电子信息化档案应运而生，实现网上信息资源共建共享。因此，档案管理工作进入数字化、信息化时代。高校档案管理工作同样需要向智能化方向发展，加大对信息化资源的投入力度，加快人事档案管理与利用系统的引入与搭建，构建干部人事档案信息平台。一方面，提取和整合档案信息内容，构建信息资源中心；另一方面，需要应用先进的信息化技术，实现传统纸质化档案与现代化电子档案的双重管理。

四、结语

高校竞争的核心归根结底是人才的竞争，干部人事档案是人才信息的重要载体和主要来源。新时期加强高校干部人事档案的管理与利用是一项系统、复杂而重要的基础性工作，必须适应新形势的需要，坚持与时俱进，创新工作思路，完善相关机制内容、加强管理队伍建设、规范档案存档及归档的流程，不断扩大智能化档案的应用范围，进而实现其利用价值，为选人用人提供决策依据，为学校的改革和发展做出应有的贡献。