高等院校行政管理中信息化建设的思考

□王文鹓

高校能够为我国培养出社会发展所需的各类人才，且随着我国素质教育改革的深化，高校教育行政管理逐渐成为高校教育教学、思想政治管理的重要机制，高校行政管理在保障高校日常工作正常运行中发挥着重要的作用。在信息化时代，利用信息化设备辅助高校进行行政管理，有助于提高高校的管理水平，并增强其管理质量。高校行政管理信息化是具有现实意义的，利用信息技术能够简化行政管理流程、优化行政管理的模式，但当前我国高校教育行政管理仍存在很多问题。为此，探索现代高校行政管理的创新手段，推动行政管理组织模式的变革，展现信息化时代的强效生命力很有必要。

一、完善高校行政管理的信息化机制

(一)高校行政管理的现状。行政工作是高校工作中的重要组成部分，高校行政管理是保证学校各类活动正常开展的基础，运用赋予权力对学校事务进行管理活动，行政管理服务的对象特殊。高校行政管理工作的灵活度有待提高，行政工作的连续性和可持续性也有待加强。为了提高高校教学、科研的实现，高校行政管理必须借助现代科技设备，建立完善的行政管理信息化机制，在一定的机构和制度基础上，通过现代互联网技术，发挥行政管理的作用和行政职能，从而实现高校预定行政管理目标的组织活动。高校行政管理工作是学校日常运作的支撑和保障，目前，高校行政管理水平有限，不能有效地推动学校建设、发展和改革。

(二)完善行政管理信息化机制。完善行政管理信息化机制，高校必须要借助数字设备优化行政审批流程，从而提高行政管理效能、行政管理水平，这与学校的办学水平和办学效益直接相关。通过数字设备对行政管理工作的各项流程进行全程实时监督，并能为教职工提供相关的审批、移交材料服务，切实改变传统且复杂的审批流程状况。通过信息化建设，优化行政管理信息化机制，设置更为科学、合理的行政管理机制。通过完善的行政管理信息化机制，做到有效地精简和规范办事行政工作程序，改进管理服务质量，缩短行政事务的办理时限，让高校教学科研人员能够节约更多的时间，用来开展科研，从而提高学校的整体科研能力[1]。

在信息化时代，高校行政管理的信息化建设，需要依托“互联网+”，积极推动高校行政服务事项的网上办理，简化工作流程，减少浪费环节，提高行政办事效率。利用信息化管理的方式，将“放管服”政策有机地引入行政管理工作中，借助互联网让教职工了解校内的最新政策，提升教职员工工作的积极性、活力，从而实现高校行政管理的合规、科学。通过数字设备，充分授权行政服务中心窗口，确保审批运作的有序、高效。优化传统行政管理的流程，实现行政事务工作流程最短、程序最简的方式流转。搭建行政管理的大数据平台，将高校各类行政管理档案电子化存储，系统提供综合查询，利用严格的权限管控，确保档案文档安全。建立全文检索功能，方便管理者快速应用和完整索引。

开展行政管理，高校应该根据多元的社会需求去设定专业、引进教师、制定培养方案，进而形成特色专业，以此来构筑高校的核心竞争力。这是高校内涵发展的必由路径，也是“放管服”的积极意义。高校要想增强竞争力，具备特色和活力，就必须根据自身的发展规律，建立良好的运行机制。通过数字设备辅助新政管理工作的考站，简化内部审批流程，去繁就简保证降低时间、成本。利用数字信息的大数据平台，整合校内最新的行政管理制度措施和手段，便于教职员工查看、了解。通过信息化行政管理平台，推行行政管理教学、科研活动的开展，积极调动教职员工的工作积极性，从而提高学校的整体实力。

二、提高行政管理队伍的信息化水平

(一)行政管理队伍的现状。高校开展行政管理工作的队伍建设还有待加强，行政管理队伍内部组织成员的水平参差不齐。缺乏长期、科学的行政管理工作监督机制，行政工作监督不到位。行政工作的流程多，过程复杂，审批流程难，不利于高校行政工作的开展，行政工作落不到实处。行政工作的实效性不强，难以达到高校的预期目标和应有效果，行政管理组织成员的思维混乱，管理内部损耗过大，行政管理队伍操作信息化技术的水平不高，不能有效地依靠数字设备准确分析管理机制的合理性。高校行政管理的行政督办立项、任务管理分解、任务管理反馈执行耗时长，难以实现全过程督办管理工作的数字化、智能化处理。在行政管理工作中，管理者利用数学设备的程度低，多采用传统的人工管理，管理成本高，且管理效果低，管理者思路不明确，行政管理工作的重心把握不准确[2]。

(二)提高管理队伍的信息化水平。高校应该提高行政管理队伍的信息化水平建设，确保行政管理的质量，认真查找管理中存在的问题，借助互联网手段找出对策，理清楚行政管理工作的重点思路，树立科学的行政管理理念。信息化行政管理系统可以一键调用会议、公文、日程事务模板，快速发起业务审批，通过行政管理信息化建设，缓解管理者的工作压力，从而节省更多的时间投入到其他更有价值的工作之中[3]。

通过数字设备强化导入行政管理培训，提高行政管理的质量，激发管理者的潜能和工作热情，提高执行力。借助数字设备，行政管理科研、教学、师资队伍建设等方面时，结合数字系统整合的信息数据，进行更好的管理和决策，营造尊重知识、尊重学术自由的行政管理文化。定期通过数字设备向管理者推送有关优质管理的文章，并通过数字设备对管理者进行培训，提高行政管理人员注意礼仪与行政工作的关系的思维方式，增强管理服务意识和大局观念，规范行政管理，提高管理队伍的信息化建设，营造良好的工作氛围。

信息化行政管理系统能够提供丰富的组织数据、表单控件等，能够对行政管理工作的流程分支条件进行引用，实现行政管理自动化流程判断。通过信息化行政管理平台，提供与行政管理工作内容相关的数据，协助管理者完成填写、审批，有效提升管理效率。加强高校行政管理队伍应用信息化技术建设，增强行政管理人员的整体素质，保证高校各项工作的正常运转[4]。

三、强化高校行政管理数字设施的建设

(一)行政管理设施的现状。高校作为学术单位，在日常的行政管理中，高校行政管理还存在一定的不足。缺乏先进的行政管理设施，不能充分发挥出信息化行政管理在学术评价、人才培养、学科发展、其他教学和科研领域中的主导作用。行政管理的人工处理环节较多：对会议前期的议题收集、组织、通知、会议室安排以及对公文的拟稿、会签、发文、收文等环节全靠人工处理，审批效率较低。管理校内各种会议通知、请示等上传下达工作的方式较为单一，行政事务的审批工作量庞大。事务绩效缺抓手：针对高校各项重大、特殊事项的落实工作，由于缺乏有效的数字设备，导致无法对落实过程进行实时的监管、监督，信息化科学考核数据库难以建立。缺少相应的数字管理设备，不利于多校区管理分散，高校本部到二级学院，高校管理呈现出多级管控的特点，而且校领导、分管业务负责人的“多岗现象”普遍存在，缺乏确保各项行政审批工作的及时有效落实。

(二)强化数字管理设备的配置。高校进行行政管理信息化建设，需要强化数字设备的配置。高校进行行政管理可以基于互联网协同运营平台，联动高校内部的核心业务管控，帮助高校打造一体化、规范化、数字化的行政管理模式，有效提升整体的管理效率。高校会议管理一体化行政管理方案价值强化制度执行基于高校的管理需求，全面梳理和构建行政管理制度，实现严谨、合理的权限分配、分级分责、落实责任。

实现行政管理统筹通过对日常行政工作的全场景覆盖，明确不同业务类型的流转程序、特例程序、应急程序，实现统一呈现和按序运作。完善高校信息化设备建设，保障行政管理的目标达成，实行工作量制度，保障基础，目标牵引，实现自上而下的目标分解，落实到人；实现自下而上汇总，确保个人与组织目标的高度一致。提高行政管理服务水平，通过数字设备提供统一网上的教职工服务中心，通过对办事流程的不断优化和改善，提高服务质量，营造良好、专业的高校管理形象。通过建立信息化行政管理模式，明确教师基本工作量制度和管理服务岗位责任制度，保障高校各项工作的正常运行。通过数字设备，智能评估岗位类别，设置以质量和水平为核心的细致化、多样化的激励绩效考评机制，并将考评机制落到实处，对于工作表现较好的行政管理人员，应给予奖励，而对于工作表现欠佳者，应严格惩处，最终提升行政管理的效率和效能，从而促进并推动广大教职工积极创新创优、促进高校及学科整体发展和水平提升[5]。

利用信息化行政管理手段，整合教职工的基本工作量和绩效任务数据信息，作为行政管理岗位考核、绩效分配的基础和依据。通过信息化行政管理手段，形成一体化、移动化的智能行政管理模式。通过数字设备智能深度还原高校人工行政管理处理工作的流程，自动化处理高校内各个类型会议的准备、申请、审批、通知、会务等流程情况，实现从会议申请、发布通知和回执、会议资源管理到下发会议纪要、会后督办落实等全流程的会务服务，覆盖高校办会全场景，以电子化手段实现行政管理的在线化处理，提高行政管理水平。

四、结语

随着信息化技术的不断发展，加上高校竞争日益剧烈的今天，我国高校要想在其中立于不败之地，并提高行政管理能力，就必须打破传统行政管理的模式，需要根据高校本身工作的实际情况和发展的需要提升管理水平。高校应该利用信息化设备辅助行政管理，不断创新和完善管理理念，充分融入创新管理思想，并借助数字化手段实现整体行政管理效率的提高，进一步促进我国高校教育事业的蓬勃发展。