医院药品采购及供应工作内部控制风险点研究

龚红健，田敬林

上海交通大学附属苏州九龙医院药学部，江苏苏州 215000

医院作为提供医疗服务的重要机构，药品采购及供应工作对患者的生命安全和治疗效果至关重要。然而，该领域面临多种挑战，包括识别体系不健全、风险管理人才缺乏、管理制度不完善等问题，这些问题可能危及患者的健康和医院的财务状况[1]。因此，提高内部控制的质量，成为医院管理的紧迫任务。本文采用文献综述和问题分析的方法，搜集了与医院药品采购及供应相关的文献和研究，了解了该领域的现有风险点，通过问题分析，对医院药品采购及供应工作中的多个潜在风险进行了详细研究，最后，根据问题分析的结果，提出了改进和加强内部控制的建议，以应对这些潜在风险。通过问题分析和建议，提高医院药品采购及供应工作的内部控制质量，有助于医院识别并解决潜在的风险，减少资源浪费和患者安全风险，提高医院的声誉和可持续发展，增加患者和供应商的信任。

1 当前医院药品采购所存在的问题

当前医院药品采购面临着许多问题，这些问题可能会影响医疗服务的质量、患者安全以及医院的财务状况[2]。以下是一些可能存在的问题。

1.1 药品采购及供应识别体系不健全

医院药品采购流程是医疗机构运营的关键环节之一，而在这一过程中，对药品的准确识别和规范分类显得尤为关键[3]。部分医院的药品采购及供应识别体系存在明显的不完善之处。这种不完善体现在多个方面，包括药品信息的不清晰、药品分类的不规范等问题。这一问题的根本在于药品的信息管理不够细致和有效，缺乏明晰的标准和流程，导致了混乱和不透明的情况。

药品分类的不规范也是一个值得重视的问题。规范的药品分类不仅能够帮助医院更好地管理库存和供应，还有助于确保患者能够获得正确的药物治疗。缺乏明确的分类标准可能会导致药品的错位存放，增加了找药的难度，同时也可能增加了药品过期的风险[4]。

这些问题不仅仅是行政和管理方面的挑战，也直接关系到患者的用药安全和医院的运营效率。为了解决这一问题，医院需要制定和执行更为健全的药品采购及供应识别体系，明确的流程和标准，以确保药品信息的透明和准确性，同时规范药品的分类和存放，从而提高医院的整体管理水平，确保患者获得更好的医疗服务。

1.2 药品采购及供应风险管理人才缺乏

药品采购及供应风险管理在当今医疗行业中具有至关重要的地位，然而，面临的最大挑战之一是人才的短缺[5]。这一问题牵涉到多方面的知识领域，包括药学、管理、法律等，需要具备丰富的专业背景和跨领域的综合能力。然而，在实际情况中，这类综合性的人才相对较为稀缺，给医院的药品采购及供应风险管理带来了巨大挑战。

①药品采购及供应风险管理需要深刻的药学知识，以确保医院采购的药品符合严格的质量标准，以保障患者的安全和疗效[6]。这方面的专业知识包括对不同类型药品的特性、药品生产过程、药物相互作用以及不同供应商的可信度等方面的了解。没有足够的药学知识，医院难以进行准确的风险评估和药品选择，可能导致不合理用药问题，对患者造成风险。

②管理和法律方面的知识也至关重要。在药品采购及供应过程中，需要确保合同的合规性、供应商的法律责任以及采购过程的透明度和合规性。缺乏这些知识，医院可能会陷入合同纠纷、法律风险或监管问题，导致不必要的法律责任和财务风险。

③药品采购及供应风险管理还需要高度的协调和沟通能力，以便与供应商、监管机构以及医院内部各个部门进行有效的协作。这种跨领域的协调和沟通需要丰富的管理经验和领导力。

因此，缺乏这类综合性人才可能导致医院无法有效地进行药品采购及供应风险管理。这可能会表现为药品供应链的不稳定性，药品质量的不一致性，以及无法及时应对市场和法律变化所带来的挑战。

1.3 药品采购及供应的管理制度不完善

1.3.1 缺乏科学评估和监督 医院药品采购及供应过程中需要开展科学评估和监督，以确保药品的质量和效益[7]。如果缺乏科学评估和监督，就可能出现药品质量不一、价格不合理等问题。

1.3.2 缺乏对药品库存的有效管理 医院药品库存管理是药品采购及供应的重要组成部分，如果管理不善，就可能出现药品积压、过期、损坏等问题[8]。因此，医院需要建立完善的药品库存管理制度，对药品的存储、保养、发放等进行严格的管理，以保证药品的质量和安全。

1.3.3 缺乏应急处理机制 医院药品采购及供应过程中可能会出现各种突发情况，如供应商破产、药品质量问题等[9]。如果没有应急处理机制，就可能出现无法及时供应药品、影响患者治疗等问题。因此，医院需要建立完善的应急处理机制，以应对各种突发情况，保证药品的及时供应和患者的治疗安全。

2 内部控制风险

2.1 采购流程风险

医院药品采购的流程是确保患者获得合适药品的基础，然而这一流程也伴随着一系列潜在风险[10]。首先，需求确认环节的准确性直接关系到医院所需药品的数量和种类，若需求确认存在偏差，可能导致药品采购过多或过少，从而造成资源浪费或药物短缺。

2.2 供应链风险

药品供应链的稳定性和质量直接影响着医院药品的正常供应和患者的治疗效果。在供应链管理中，存在多种风险，涵盖供应商的信誉、物流延误以及库存管理等方面[11]。①物流延误是供应链管理中常见的挑战之一。由于药品的特殊性，一旦发生物流延误，可能导致急需药品的缺货，进而影响患者的治疗计划和医疗服务的连续性。物流延误还可能导致药品过期、失效，进一步浪费医院的资源。②库存管理不当也是供应链风险的一大方面，过多的库存可能导致药品浪费，过少的库存则可能导致急需药品的缺货，难以满足患者的需求[12]。

2.3 内部协调风险

医院药品采购及供应工作的顺利进行不仅需要内外部合作伙伴的密切协调，也需要医院内部各个部门之间的紧密配合[13]。然而，在这个协同过程中，难免存在一些潜在的内部协调风险。这些风险可能包括信息共享不足、采购决策的不科学等。

不充分的信息共享可能导致重复采购或漏采购的问题。当各个部门之间没有足够的信息沟通与共享机制时，则会浪费资源。另一方面，信息共享不足也可能导致某些重要药品未能及时采购，影响患者的治疗计划[14]。

2.4 数据管理风险

在医院药品采购及供应工作中，数据的重要性不容忽视。药品清单、采购合同、库存情况等大量数据的准确管理直接影响医院的药品管理效率和质量。然而，数据管理不当可能引发一系列风险，包括信息丢失、泄露和错误等问题，从而对医院的药品管理产生不利影响[15]。

信息丢失可能发生在数据存储或备份过程中，如果医院没有建立健全的数据备份机制，一旦系统故障或意外事件发生，重要的药品采购信息可能丢失，导致采购过程中断和数据无法恢复。

数据泄露风险可能对药品采购及供应带来严重影响。药品采购涉及供应商的信息、合同细节等敏感数据，一旦这些信息泄露，可能导致合作伙伴的信任受损，甚至可能被不法分子利用，给医院和患者带来潜在危害。

此外，数据错误可能导致采购和库存管理的混乱。如果药品清单、规格、价格等数据存在错误，可能导致错误的药品采购，造成药物的浪费或短缺。同样，库存信息的错误也可能导致医院难以准确估计药品的供应和需求，影响医疗服务的连续性。

2.5 内部审计风险

内部审计在医院药品采购及供应工作中扮演着至关重要的角色，是确保内部控制有效性的一项关键环节[16]。然而，在进行内部审计时也存在一定的潜在风险。如果审计不充分或存在疏漏，可能导致潜在问题未被及时发现和解决，从而使风险得不到有效控制和防范。

审计不充分可能忽视一些细节和关键问题。医院药品采购及供应工作涉及众多环节，如果审计过程中未对各个环节进行全面审查，可能导致一些风险点被忽略[17]。

审计存在疏漏也可能使风险得不到及时控制。如果内部审计流程不严密，审计人员未能深入挖掘问题的根本原因，可能只对表面问题进行处理，而未能识别问题的潜在根源。这种情况下，问题可能在未来再次出现，给医院药品采购及供应带来不利影响。

除此之外，审计的频率和周期也可能影响其有效性。审计频率过低可能导致问题得不到及时发现，而审计周期过短可能难以对问题进行深入的分析和解决[18]。因此，医院需要根据实际情况制定合理的审计计划，确保审计的全面性和有效性。

3 如何应对内部控制风险

3.1 建立健全的内部控制制度

医院应当以建立健全的内部控制制度为前提，来保障药品采购及供应的合规性和透明度。制定内部控制政策和流程时，需要考虑采购的全过程，从需求确认、招标采购、供应商选择到合同签署等环节都应有明确的规定。此外，明确各个环节的职责和权限也是必要的，以确保责任的明确性和责权相符。这种制度的建立将帮助医院规范药品采购的各个环节，减少潜在的违规行为和错误。

3.2 强化供应商评价和监督

建立供应商评价体系需要综合考虑供应商的信誉、质量标准和合规性等方面。不仅要定期对供应商进行评估，还需要对新供应商进行严格的审核，确保其资质和信誉。此外，对合作供应商的监督也是至关重要的。定期跟踪和评估供应商的绩效，及时发现问题并采取措施，确保他们持续符合医院的要求，从而保障药品的质量和供应的稳定性。

3.3 优化供应链管理

为了优化供应链管理，医院应当加强物流管理并建立监控和预警机制。物流延误可能会对药品供应产生严重影响，因此建立及时的物流监控系统，一旦出现延误情况，可以迅速采取措施。同时，合理的库存规划也是必要的。通过数据分析和预测，医院可以避免库存过多或过少的情况，确保药品供应的稳定性和持续性。

3.4 加强内部协调和沟通

内部协调和沟通对于避免问题和风险的产生至关重要。医院应当建立跨部门的信息共享机制，确保各个部门之间能够充分了解药品采购及供应的情况。定期召开跨部门会议可以促进交流和沟通，解决协调问题，从而避免因信息不对称而引发的错误决策。

3.5 规范数据管理

建立完善的数据管理制度需要确保药品清单、采购合同和库存情况等数据的准确性和安全性。数据录入和存储的规范性是关键，防止数据错误和丢失。此外，建立备份机制可以在系统故障或意外事件发生时保障数据的安全性和可恢复性。

3.6 加强内部审计

规范的内部审计制度可以帮助医院及时发现问题并提供改进意见。审计不仅要涵盖药品采购及供应的各个环节，还要针对关键风险点进行深入审查，找出问题的根本原因。制订详细的审计计划和频率，确保审计的全面性和有效性，进一步提升内部控制的质量。

3.7 培训与教育

为医院相关人员提供关于药品采购及供应的培训，将有助于提高他们对内部控制政策、流程和风险防范的理解。培训可以覆盖从采购流程到数据管理等方面的内容，使员工能够更加认识到自身在内部控制中的作用和责任。增强员工对内部控制的认知和意识，有助于减少潜在的风险。

4 结论

医院药品采购及供应工作的内部控制风险点涉及多个环节，需要综合性的管理和防范。为此，医院应建立健全的内部控制制度，明确流程、职责和权限，加强供应商评价和监督，优化信息管理和技术应用，同时加强内部审计，及时发现和解决问题，确保药品采购及供应工作的合规性和稳定性，为患者提供更安全、高效的医疗服务。