提高科研单位公文管理水平的几点思考

何文上，陈 平，魏继昌，王馨竹

（中国农业科学院果树研究所，辽宁 葫芦岛 125100）

1 公文管理的重要性

公文作为单位（社会组织）从事公务活动中，具有特定管理效力和国家规范的重要文书，更是单位（社会组织）进行管理和开展公务活动的重要工具。同样，对科研单位各项工作的正常运转具有重要基础性作用。

公文管理水平高低是一个单位综合管理工作的一面镜子。特别是在信息化高速发展的时代背景下，线上线下同步运行，以线下为主逐步过渡到某些领域以线上运行为主，使公文管理迎来了新的发展机遇和挑战。如何传承弘扬纸质材料为主时期公文管理工作的优良传统，同时把信息管理、数字化应用场景加持运用到科研单位的公文管理工作中去，是科研单位综合处（办公室）等综合部门工作人员应积极思考的问题。

线上线下同步运转、相互并行的公文管理，不仅在公文处理的业务能力上对有关工作人员的要求没有降低，而且随着电脑、软件版本的变化，对计算机办公软件综合运用水平也提出了较高要求。虽然科研单位在管理队伍专业化水平上近年来有了较大提高，但与科研队伍相比，仍相对落后。同时，参与公文管理工作的人员也包含一部分科研人员，如何使他们更好地掌握和运用公文管理专业知识，解决好工作中遇到的实际问题，同样是办公室从事公文管理工作人员需要解决的问题。

中国农业科学院果树研究所（以下简称“果树所”）是以苹果、梨、葡萄、桃、李、杏、草莓、蓝莓、猕猴桃、樱桃、枣等果树为研究对象的国家级科研机构，是国家果树战略科技力量。由综合处（办公室）具体负责公文管理、宣传、信息化建设、安全管理、督查督办等综合管理工作。一年内处理公文总量在1000 份以上，查阅、利用各种公文材料解决实际问题的数量，也在百余次左右。管理服务从“紧紧围绕中心、积极服务大局”出发，着力强化科技创新、成果转化等核心任务支撑。提高公文管理水平，这不仅是为科研人员节约时间的表现，也是通过高效、便捷的管理服务，全面推进现代农业科研院所的具体表现之一。

2 公文管理内容

从来源角度，不仅包括来自上级和属地有关单位的各种通知、批复等正式公文，还包括各业务相关单位发来的各种工作函件，也包括上级和属地各业务主管部门为布置某项具体工作发来的工作材料，更包括为落实好各方来文、来函、来电任务，形成的各种请示、报告、总结、复函、表格等相关材料，以及为布置工作印发的各种通知材料。这不仅与广义公文管理的含义相近，又兼具农业科研单位与科技创新、成果转化相关工作材料多的特点。从管理流程上看，大致分为收文管理、发文管理、公文写作和归档利用等4 个方面。

2.1 收文管理

对单位对收到正式公文的管理，简称“收文管理”。具体到果树所是由综合处（办公室）进行统一编号登记，将来文机关、收文时间、文号、标题等关键信息填入收文登记表后，由综合处（办公室）负责人提出分文意见，由具体工作人员给相关领导传阅文件，根据领导批示意见及时通知办文部门，对于有明确时间要求的公文，在主要领导批示后，优先给办文部门负责人传阅。随着电子公文的增多，特别是网上办公系统的广泛应用，这一流程既可以通过网上办公系统运转，也可以将线上、线下运转结合起来，形成优势互补。

为便于查询、利用，在收文环节首先要把来文要素登记清楚，涉及不同部门相互协作的文件，需要明确牵头部门。需要通过办公会协调落实的文件，需要在第一时间向分管领导汇报并提出拟办意见，待领导同意后方可落实。为加大督办工作力度，在传阅文件过程中，对有明确报送文件、回复信息时限的文件，综合处（办公室）人员有义务提醒相关领导和主办业务部门负责人，并将相关材料及时转发给相关领导和工作人员，以保证综合处（办公室）在收文管理环节上的高效运转，为完成好相关任务争取更多时间。

果树所收到公文的主要来源是综合处（办公室），通过其他渠道传递过来的公文材料，在进行收文登记时，会注明文件来源，确需传阅的文件方可登记，仅需要业务主管部门向分管领导汇报后自行落实的文件，一般无须在领导间传阅。

2.2 发文管理

按照“非必要不发文”原则，着力精简年度发文数量。确需发文时由业务主管部门根据工作需要起草公文，在综合处（办公室）指导下认真填写发文审核表，由业务主管部门工作人员起草公文后，报本部门负责人审核。业务主管部门对本部门拟发公文的真实性、准确性、科学性负责。待业务主管部门负责人审核后，报分管所领导审核；随后由综合处（办公室）对公文格式按照国家标准对公文组成要素进行审核把关、修改、完善，由综合处（办公室）负责人签审意见，由所长或书记签发。经所长或书记审批通过后，由综合处（办公室）指导或直接完成公文印制、盖章，并将公文修改稿、定稿和审核表存档，按照日期、主管部门、发文文号和标题等统一登记。业务主管部门为不断提高公文水平，也会留存电子版定稿。最后，由业务主管部门完成公文报送工作。

具体工作中，果树所除了正式印发的公文以外，还有部分需要加盖公章的日常工作材料。这类材料多由主管业务部门及分管所领导审核后，填写盖章申请表由综合处（办公室）盖章，由业务主管部门向上级主管机关局或业务对接单位报送，自行留存。同时，随着网上办公系统的广泛应用，这部分材料的传递，也由以前的邮政、快递传送，拓展为网络、快递、邮政、传真等多渠道传送。

为进一步明确主体责任、提高效率，在涉及多个部门联合报送公文时，由牵头部门填写发文审核表，找其他参与部门负责人会签，找本部门分管所领导审核。在报送有明确时限要求的公文时，为弥补纸质公文寄送速度影响，在报送电子版公文的同时，将盖章后的公文扫描成PDF 文件或图片，通过网络传输进一步提高工作效率。同时，为提高公文格式审核水平，综合处（办公室）一般会将不同类型的公文模板准备好，将具体内容填充进去。随着近年来网上办公系统的应用，发文过程有时也会在系统中运行。

2.3 公文写作

公文写作过程，既包括公文起草，也包括公文修改完善，还包括对公文格式的审核与修改。从公文的本质来看，是通过文字信息来传递公务活动意图，以达到落实决策、布置工作、沟通协调、指导任务的目的。实际工作中，始终坚持“短、实、新”的文风，尽量用短句、浓缩短段落，写出短文章。起草公文时，力戒大话、空话、套话，多结合实际工作，写实情、出实招。在求新求变的问题上，更突出向科研人员和果农学习，把一些生动鲜活的事例引入公文写作中，使报告、总结更具可读性。

修改完善草稿是一项任务量大、要求细致的工作。不仅表现在对公文格式的审核、修改中，更体现在对文字、用词、语句，谋篇布局是否科学合理上，既要求对相关业务的整体把握，又强调对公文细节的推敲。一般采用，一人起草公文后，本部门负责人和其他同事共同阅读帮助修改完善的办法。近几年来，起草重要公文材料时，通过所领导组织有关部门负责人和工作人员通过召开专题会议，将稿件题目、提纲、三级标题、每段关键词通过集中讨论，进一步凝聚共识，厘清如何写材料的思路，同时对各段材料进行分工，利用两天左右的时间形成初稿。大家再集中起来，对稿件进行讨论、修改、完善，最后由牵头部门对文字进行统一审核把关。如果是接到重要公文材料写作任务时，直接下笔很难对材料的系统性、整体性有一个科学把握，通过集中讨论可以进一步提高有关工作人员的整体认识水平。

实际工作中，大家充分认识到相关业务知识储备是写好公文的重要基础，如果没有广博的知识积淀，很难在任务需要时应用最合适的知识，所以自觉加强相关业务知识、技能的学习积累就变得非常重要。学习理解国家和上级有关政策，广泛涉及相关学科领域。在写作过程中，把理论知识学习与实际工作、经验、心得、体会与感悟结合起来。

2.4 归档利用

公文档案管理是档案管理的重要组成部分，也是公文管理的重要环节。已经处理完的各类公文，按照“应收尽收”原则，从来源不同进行分类立卷归档，这不仅有利于公文资料的集中保管，更有利于文件资料工作的积累与提高。同一来源的公文依照时间排序，以每卷不超过100 页的要求进行整理。卷内按照时间顺序从前往后依次排列、重新编印页码，卷内目录按照收文、发文时间、标题、页码制作，统一装订成卷，同时保存好电子目录以便查询。同一来源不同卷别公文，按照时间顺序归档。不同来源公文按照上级、各主管业务机关局、属地党政机关来文、业务往来单位来文，以及本单位已经处理完成的正式发文等排序立卷归档，由综合处（办公室）指定专人管理。

因工作需要查阅公文档案时，需由业务主管部门负责人向综合处（办公室）负责档案管理的工作人员提出需求，一般公文经综合处（办公室）负责人同意后即可查阅。查阅敏感信息公文，须经分管所领导或党政主要负责同志同意后方可。接待公文查阅人员时，综合处（办公室）应做好查阅登记。如需对公文进行复印、拍照时，须经分管所领导同意方可。

近年来，随着电子公文的增多，果树所综合处（办公室）也通过电子公文、纸质材料并行归档方式，提高归档材料完整性、准确性，在严格遵守查阅审批权限的基础上，显著提升了其他部门，特别是科研人员的查询效率。具体工作中，逐步改变了过去几个人在档案室翻阅半天的情况，更多表现为输入几个关键词或年份，在电脑或移动硬盘上智能查找。从利用的角度，逐步改变了过去人工录入的情况，转变为文件名称、专有名词的复制、粘贴，更多地表现为对已有档案材料认真分析后，对具体工作在参考、借鉴方面的综合利用。

3 提高公文管理水平的几点思考

3.1 不断更新管理理念

为适应全面建设现代农业科研院所新要求，果树所对管理工作提出了“少干预多参与，少管理多服务，少考核多激励”的“三多三少”管理理念和“不叫不到、随叫随到、说到做到、服务周到”的“四到”工作要求，充分体现了管理工作紧紧围绕科技创新、成果转化核心任务，积极服务研究所发展大局的工作理念，成为综合处（办公室）在具体工作中加强管理、改善服务的重要指导思想。

我们根据国家行政机关公文格式和上级具体要求，对上行文、平行文、下行文格式进一步规范化梳理，提高了公文各要素符合标准程度。同时，积极总结不同办公软件对公文格式的影响，梳理出一整套破解公文格式问题的工作技能，努力确保了公文运转过程中的实际需要。遇有公文格式审核任务时，始终坚持“事权优先”，不论休息时间，还是节假日，都始终坚持做到了随叫随到、积极服务，直到其他部门满意为止。

3.2 加强业务技能培训

随着公文管理的专业化程度越来越高，对建设专业化公文管理队伍也提出了更高要求，在具体工作中，我们一方面通过有关工作人员参与对具体公文格式调整，提高具体技能；另一方面通过开展全所范围内的业务培训，系统讲解相关业务知识。同时，还通过理论学习专题研讨、党支部业务能力与人文素养“双提升”活动，全面提高职工公文管理整体水平。经过近年来的工作实践发现，在全员培训中的专题讲座效果明显。这种专题讲座既有集中收看专家学者的远程视频讲座，又包括综合处（办公室）工作人员结合工作中实际案例的详细解读，这种与大家距离较近的案例、故事，产生了更强的带入感。

业务培训还包括选派部门负责人和有关工作人员参加上级组织的相关业务培训，随着视频会议、远程教学、现场录播等网络教学的广泛应用，进一步拓宽了培训视野。同时，还可以利用培训机会与各单位同行就公文管理中遇到的问题和心得体会进行交流，互相取长补短、共同提高。

3.3 科学规范流程管理

因为公文管理涉及的部门、工作人员多，按照流程化管理，借助网上办公系统、文件阅办单或发文审核表，将公文管理中的收文、发文、归档、利用等环节形成大家都清晰可见的流程图，有利于大家在短时间内明确各自应承担的责任和义务，对其他环节的深入了解，可以提高大家对公文管理的整体理解和把握。特别是依托网上办公系统，让公文信息动起来，这种信息流转为工作人员节约了时间和精力，更使管理过程实现了可回溯、易查询。

综合处（办公室）深度参与的公文管理流程化设计，使流程更具定制化特点。而交互式操作界面与流程的整体可视，进一步体现了工作的“事事有回音、件件有着落”。当然，在线下流转公文时，通过面对面的沟通与交流，同样能达到这一效果。2 种途径都更加直接地体现出各部门的分工负责、紧密配合，不断提高按制度管理、按程序办事的规矩意识和纪律观念。