论不动产登记档案管理中存在的安全保密风险与规避对策

文/李 杰

伴随着社会的快速发展，不动产登记工作得到了很大关注，它可以有效地保障人民群众的合法权益，降低社会发展过程中出现的各类矛盾与冲突。不动产登记档案的管理工作是一种对不动产进行准确、合法的管理，保护不动产权利人的切身利益的一种重要的行政管理服务，关系到国计民生，做好不动产登记档案的管理工作，有利于维护不动产产权人的合法权益，维护市场经济的稳定，促进和谐社会的建设。在此基础上，本文探讨了如何有效防范和控制不动产登记档案的风险，为不动产登记档案管理工作的健康发展提供了新的思路和方法。

一、不动产登记档案管理中存在的安全保密风险

1.安全性风险

在对不动产登记档案进行管理时，一定要注意对其进行安全管理，否则就会对不动产登记档案的安全性造成严重影响，从而导致出现档案丢失、档案泄露等情况。尤其是随着不动产登记档案的信息化，不动产登记档案的管理正面临着各种网络安全隐患，如黑客攻击、非法访问、病毒攻击等，如果不能得到及时的解决，不动产登记档案的安全就会遭到严重威胁，从而损害不动产所有权人的合法利益。

2.合法性风险

《物权法》对不动产登记工作作出了明确的规定，并由县以上的行政主管部门负责指导，做好相关的监管工作：一是对行政机关管理工作进行深刻了解，并要求在不动产登记册上进行及时的登记，将不动产登记的原始凭证作为档案进行保护，保证不动产登记的合法性以及真实性；二是按照工作流程及有关规定进行登记，若产权单元、界址点、线及宗地图等资料不清楚或不准确，则会给土地所有权人的权利造成很大隐患，也不利于土地所有权登记档案的编制与管理。

3.完整性风险

由于不动产登记文件的私密性、动态性和指向性，因此，在信息提供者和不动产登记者之间，很容易出现信息不对称现象，而不动产登记文件的作用也没有得到足够的重视，因此也就不可能实现对不动产登记档案的全面收集。此外，土地所有权相对分散，为了便于档案的查询与使用，将土地所有权的档案分置于不同的主管部门，但这样就不能及时地进行整理，从而不能保证土地所有权档案的完整。如果不动产登记档案不完备，其使用价值就得不到保障，就对不动产登记工作埋下了很大的隐患[1]。

二、规避不动产登记档案管理安全保密风险的有效对策

1.健全不动产登记档案的管理体系以提高其法治化水平

为了保证不动产登记档案的合法性，必须对其进行严格的登记与管理，既要保证其合法性，又要防止因其法律性质而对财产权益的买卖与交易带来的风险造成影响，进而有效地维护社会的和谐与稳定。首先，主管部门应在《物权法》《不动产登记暂行条例》《档案法》等律法的基础上，制订《不动产登记档案管理规范》《不动产登记档案管理实施细则》等规章制度，对相关管理制度进行完善，对不动产登记档案的立卷与归档标准进行细化，并对其管理部门、职责主体、内容、程序、标准、要求进行细化，同时对不动产登记册进行规范的制作。其次，为了确保档案的采集质量，还应明确不动产登记的采集范围，包括不动产登记的申请材料、审核材料、不动产登记所需的档案、有关部门的意见、信函等。

2.做好不动产登记档案的适时收集以提高档案的完整性

在不动产登记档案管理工作中，档案收集是最基本的一环，这样，不仅可以保证不动产注册档案的正确性与完整性，也可以降低因其自身原因而产生的危险。第一，在收集档案的时候，要对档案和数据移交过程的完整性进行全面的考量，坚持“定时”和“即时”的原则。以登记业务范围为依据，在每年的相对固定的时间将上一年度办理的不动产登记档案，按照立卷归档的标准和要求，移交至档案管理部门。办理完不动产登记后，应及时办理转移手续，并保证及时交还。第二，要做好不动产档案资料的搜集。首先，明确不动产登记档案的申请对象，并据此提出不动产登记档案的申请，尤其是不动产登记申请书、申请人的身份证明档案、不动产所有权的来历档案，以及不动产的查勘报告。其次，实地调查、查看研究及报告等所产生的调查数据，和其他机关所发来的函件、提案、资料，在进行登记时须按法律予以保存。

3.加强不动产登记档案的管理以提升其安全性

近年来，我国不动产市场发展迅速，对不动产市场的发展起到了积极的推动作用，同时随着我国不动产市场改革的深入，我国不动产市场的发展也面临着新的挑战。在此基础上，本文提出了一种新的解决方案：一是建立在电子信息系统基础上的安全防护。为了防止因储存媒体的破坏而造成资料资料的遗失，可透过网络存取资料，将档案上的信息二次备份[2]。在软件上，购买正版防毒软件并定期对储存的登记档案软件进行防毒处理，以避免电脑系统被木马病毒侵入。二是要在不动产登记档案管理的基础上，制定并实施好保护制度，并严格遵守已有的不动产登记档案的标准和流程，对其进行收集、整理、编目、数据库的建设，同时还要注意对不动产登记档案的规范和安全，防止由于人为的不恰当的操作，或是人为使用了没有经过认证、检查的移动存储设备，从而造成的病毒或木马入侵。

4.加强对安全保密风险与档案管理的认知

要想在新时期实现不动产登记档案管理工作的最优发展，必须从意识上做起，要求全体工作人员都要清楚地认识到这项工作在新时期所面临的更高的要求，以及它所表现出的新特征，逐渐改变原有的工作观念，积极进行调整和转变。因此，应该对不动产登记的文件进行适当的训练和引导，让不动产的档案管理人员可以在新的时代里，正确地理解不动产的新特点和新要求，对未来工作中出现的新变化进行深刻的剖析，对工作进行主动调整，这将有助于更好地进行有关工作的优化和实施，并有效避免了原始工作模式带来的制约和干扰。比如，不动产登记档案管理人员要有很强的计算机意识，把原本的纸张管理模式转变成信息管理模式，要主动学习并掌握计算机的有关技术手段，要有较高的工作能力。在目前的不动产登记档案管理中，还需要有关新的政策和规范，让管理者能够主动地理解，并且能够更好地运用这些知识，避免在工作环境中发生严重的违法和不规范行为。当然，由于不动产登记档案管理工作的复杂程度，所以有关工作人员也必须具有一定的大局意识和协调能力，对整体工作进行过程中出现的问题和缺陷给予高度重视，并积极地参加其中，保证所有工作都可以有条不紊地进行下去。

5.制定完善的规章制度

要对有关规定进行进一步的健全，保证各项行为都要依法进行，让这一制度能够对物业登记和档案信息的安全管理起到一定的约束作用，从而有效地预防了违规风险操作。在建立不动产登记档案信息安全管理系统方面，可以请专家指点德尔菲方法来建立系统，逐步改进和试行，在得到良好的反馈后，才能在全国各地推广应用。既要确保制度的完善，又要确保绩效管理的科学性，让那些依从制度、工作表现优异的人获得绩效激励，否则就会受到惩罚，从而提高员工遵守制度、规范工作的积极性[3]。此外，还要有完善的监督机制。建立一个特别监察团队，以确保各部门不动产登记档案的规范化，尤其是规范化不动产登记档案的信息安全管理，对不正常的行为给予警示，并要求相关员工按照公司规定来规范自己的工作。如果在不动产登记档案中发现了一些存在的信息安全风险，应立即对其进行追踪，对其原因进行调查，对其是否存在故意的违规行为进行评价，并对其内部的腐败问题进行坚决的抵制。

总而言之，在不动产登记档案管理工作中，存在着许多安全保密风险，为了确保不动产登记档案管理的效率，必须要采用一种科学合理的方法来避免这些风险，要对其进行系统的完善，做好搜集工作，保证安全性，进而提升管理水平，从而让档案管理在不动产登记工作中的功能得到最大程度的发挥。