烟草商业档案业务指导模式探析

文/成 龙

“统一领导、垂直管理、专卖专营”的管理体制赋予陕西烟草局对下属档案工作履行业务指导职能，“条块结合以条为主的档案业务指导模式”是陕西烟草商业在档案业务指导实践中探索出的新模式。本文结合陕西烟草商业特点，对此模式进行了深入研究与探析，以期求得同业同行共识

“统一领导、垂直管理、专卖专营”的管理体制赋予省烟草局（公司）对市级局（公司）、市级局（公司）对县级局（分公司）档案工作履行业务指导职能。“条块结合以条为主的档案业务指导模式”是陕西烟草商业在档案业务指导实践中探索出的新模式。在这种模式下各级局（公司）作为业务指导的主体，承担着档案工作的烟草属性管理（如：烟草体制、职责职能、信息保密、数据存储、服务对象等），争取属地档案管理部门对烟草档案业务的具体操作（如：文件归档范围与保管期限修订，档案收集、分类、整理、保管、编研等业务规范及档案人员技能培训等）指导作为业务指导的有益补充，将纵向的行业属性管理优势与横向的属地档案管理部门专业操作优势结合起来，更好地释放二者的属性管理潜能和业务操作潜能。

一、条块结合以条为主的档案业务指导模式原由

1.档案业务指导意识淡薄。档案业务指导就是为立档单位档案工作提供档案专业知识和业务技能的服务，是各级局（公司）档案工作的重要职责。部分单位认为做好本单位的档案工作是本职，没有意识到对本系统档案工作进行业务指导同样是本职，档案业务指导意识被弱化；部分单位没有将业务指导纳入年度档案工作计划、纳入档案人员的岗位职责，档案工作的完整性缺失。

2.档案业务指导力量薄弱。一是部分单位没有专职档案人员，对业务指导投入的时间不足、对档案资料收集、整理、保管、利用、编研等业务指导标准不清；二是档案人员更换频繁，业务指导的连续性出现断层；三是档案人员年龄偏大，档案业务指导精力不足。

二、条块结合以条为主的档案业务指导模式可行性依据

1.制度安排的可行性依据。2005 年，国家档案局《关于烟草行业档案管理有关问题的复函》中，要求烟草行业将履行行政管理职能的档案按规定向各级档案馆移交，国家烟草专卖局要求烟草行业年满15 年履行行政管理职能的档案应向各级国家档案馆移交，2006 年，国家烟草专卖局印发《烟草行业向国家档案馆移交档案范围》。为保证全省烟草档案完整安全移交，各级局（公司）就必须经常与属地档案局合作，将烟草行业对案卷质量的要求与属地档案局专业规范指导结合起来，以提高移交档案的案卷质量，最大限度地延长移交档案资料的寿命。

2.地域特点的可行性依据。各级局（公司）业务指导工作者如果不了解基层单位所处的地域历史文化、烟草经济占比、烟叶种植规模、卷烟消费水平及基层单位的历史沿革、业务职能所决定的档案全宗特点，就不可能形成有针对性的指导建议。只有最大限度地联合属地档案管理部门，通过他们熟悉的地域特点、风土人情，特别是气候特征对档案保护的要求等，才能形成既符合烟草档案标准又体现地域特色的指导意见，最大限度地丰富和保护烟草档案资源。

三、条块结合以条为主的档案业务指导模式下的具体作法

1.现场指导。在每年档案整理期间邀请属地档案局专家到各级局（公司）整理现场进行监督指导，特别是对基建档案、会计档案、声像档案等专门档案及档案编研等业务流程和案卷标准进行指导，发现问题及时解决。

2.强化培训。支持档案管理人员参加属地档案部门举办的各类档案业务培训班，特别注重以数字化为主要内容的档案信息化建设的基本技能培训，为全省系统档案数字化建设提供支撑。

3.互联互动。积极参与属地档案局组建的档案业务协作组，通过定期开展的互通、互助、互查及调研活动，促进不同行业、不同领域、不同性质机关之间学习和交流，达到取长补短、相互促进的效果。

4.监督检查。主动接受属地档案局档案工作质量检查，通过检查，一是能够及时发现和解决各门类、各载体档案在整理工作中存在的问题。二是能够及时修正各级局（公司）因不同地域特点所决定的档案资料归档范围和保管期限，更好地服务符合属地实际的档案信息需求。三是能够有效防止因曾获“AAA”目标管理认证的单位对档案工作的重视程度有所减弱，避免一劳永逸现象。

四、条块结合以条为主的档案业务指导模式的实践成效

1.管理制度得以完善。在新的档案业务指导模式下，属地档案管理部门通过每年定期业务指导，及时对过期的档案管理制度进行废止、修订和完善，特别对在信息化条件下，电子文件归档及电子档案管理制度的指导完善，保证了电子档案的完整与安全。通过制度完善，真正让制度内容与时俱进、让制度执行条理顺畅、让制度管理效果显著。

2.档案安全得到加强。充分利用省局（公司）“基础设施建设向基层倾斜”政策优势，发挥属地档案部门熟悉当地气候特点等优势，指导市级局（公司）、特别是县级局（分公司）的档案保护设施建设，确保档案库房及各门类和载体的档案保护设备配置到位。指导档案信息安全规范管理，确保全省烟草商业在信息环境下的电子档案管理的系统安全、数据和数据载体安全，档案实体安全和信息安全得到加强。

3.档案业务更加规范。在新的档案业务指导模式下，全省烟草商业大都成立了综合档案室，将以前分散在业务部门的不同门类和载体的档案，特别是财务、音像、实物及专卖案件档案实行集中统一管理，档案的完整性得到了保证；完善各单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，规范文件材料收集，特别是会议材料、统计报表、重大活动、重大事件等文件材料的收集归档业务流程；指导档案编研工作，“全宗介绍、大事记、组织沿革、基础数字汇编”等基础性编研工作实现了“零”突破。

4.档案信息化步伐加快。 实施数字化转型战略，是陕西烟草商业“十四五”时期信息化建设目标。在新的档案业务指导模式下，全省烟草商业充分利用电子档案管理系统与办公自动化及烟草业务系统的无缝衔接优势，按照文件材料归档范围和保管期限规定，全面进行电子档案的收集整理；有计划地对2008 年以前的纸质档案进行数字化加工，并建立了电子目录和全文检索，优化档案查阅利用，提升档案利用效率；定期进行电子文件或目录数据备份工作，探索电子档案异地保存机制，确保档案数据绝对安全。

五、制约条块结合以条为主的档案业务指导模式优化的因素

1.长效机制尚未建立。虽然各级局（公司）与各级档案局相关部门制订了业务指导的具体方式，但双方尚未在顶层层面建立合作关系，尚未对业务指导的工作原则、人员组成、业务范围、指导周期、责任权利等形成长效机制，业务指导新模式的实施缺乏刚性规范。

2.信息化手段尚未运用。在业务指导新模式下，双方运用的指导方式主要还是现场指导、专业培训、联合互动、调研检查等原始手段，业务指导的时效性相对不高，快捷、省时、省力的信息化网络交流手段尚未运用。

3.支持激励尚未开通。在业务指导新模式下，合作仅仅是双方的相关部门，尚未上升到各级局（公司）与各级档案局层面，双方合作激励机制有待进一步建立，合作的空间有待进一步拓宽。

4.队伍建设尚需加强。各级局（公司）档案管理人员业务指导意识淡薄及人员力量薄弱已影响到业务指导新模式的进一步优化推广、影响到档案信息化建设的基础，加强档案人员队伍建设势在必行。

六、完善条块结合以条为主的档案业务指导模式的对策

1.建立长效机制。全力引导双方的合作上升到各级局（公司）与各级档案局层面，在双方顶层设计下，建立起业务指导新模式的长效机制，在业务指导工作原则、机构人员、业务范围、指导周期、责任权利等形成制度，为业务指导新模式全面运用提供制度保障。

2.运用信息化手段。在长效合作机制下，各级局（公司）尽可能多地登陆属地档案局（馆）的门户网站，利用门户网站中“信息交流”栏目进行档案业务知识咨询；或开通相关业务指导人员微信进行心得交流；或开展档案教育信息资源下载，获取档案工作相关资料或技术规范等链接，最大限度地实现资源共享。

3.建立激励渠道。双方主管部门定期向本单位领导汇报档案业务指导的重要性及业务指导新模式取得的成效，最大限度得到全方位支持；双方可探索每年联合召开一次业务指导工作交流会，表彰奖励年度先进单位和个人，以促进工作积极性。

4.加强档案团队建设。探索建立全省烟草系统档案业务指导人员信息库房，有针对性地开展继续教育，更新档案专业理论知识；强化信息化知识学习，提高现代化管理技能；加强业务交流，定期组织学术研讨或业务交流活动，为业务指导人员建立信息交流平台，取长补短，共同进步。