浅析省级公立医院科研档案的优化管理——以浙江省肿瘤医院为例

杨凝 李鸽伶/浙江省肿瘤医院

档案工作是医院工作的重要组成部分，可为医院各项工作提供决策依据与档案智慧。但在实际工作中，医院职能科室通常自行管理各自工作相关的档案，例如组织人事部管理全院人事、党建档案，医务部管理医疗档案，科研部管理科研档案等。不同科室形成的档案通常由科室自行管理，导致形成部门间的档案“信息孤岛”。档案管理没有形成合力，不利于档案的二次开发与利用。以科研档案为例，以往医院档案工作中存在着纸质档案不断堆积、无处存放，重视依据性和结果性档案而忽视过程性档案，档案管理信息化程度低，档案利用率低等问题。笔者认为，医院可以贯彻执行《档案法》《科学技术研究档案管理规定》为契机，大力推进科研档案治理的规范化、现代化、电子化工作进程，最大程度发挥科研档案对医院工作的支撑作用。

1 科研档案治理背景

《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号，以下简称《管理规定》）将科研档案定义为“科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”。科研档案具有与档案同样的原始记录性，能够真实记录科研主体在科学研究活动中直接形成的活动记录[1]。从科研档案治理实践来看，应将立项文件、项目管理文件等依据性档案，原始记录等过程性档案以及由项目产生的论文、专利、著作等结论性档案统一纳入科研档案范畴进行全流程闭环管理。

为检验医院科研档案的治理现状，笔者所在医院科研部对全院自2016年以来发表的文章及项目的原始记录、原始数据等过程性档案进行核查，全院共计1207人参与自查。针对此次自查中发现的薄弱环节，医院出台了一系列的整改措施，包括完善科研档案管理制度，优化纸质档案管理模式，上线科研电子档案系统等一系列科研档案治理方案。依据纸质及电子科研档案的不同属性，医院采用不同的治理方式，将依据性、过程性、结果性科研档案进行串联管理，形成科研档案管理的“浙肿经验”。

2 科研档案治理实践

2.1 纸质科研档案治理

科研项目的过程性档案，即科研档案的原始记录，包括试验记录、试验报告、原程序、测试数据、分析数据等，对未来科研成果的鉴定和价值判断具有非常重要的意义，缺少了这部分实质内容的科研档案就失去了保存价值[2]。原始记录是科研活动中的第一手资料，具有很强的原始性、权威性。对于科研项目及需要完成基础实验研究的SCI论文，医院科研部统一印制了一批具有统一编号、统一规格、统一要求的《实验记录本》，用于规范此类科研档案的记录、留存、回收、存档等。

科研原始记录是科研成果和研究结论的溯源资料和法律依据，为发挥原始记录在维护单位、研究人员学术声誉中的原始凭证和法律依据作用[3]，医院科研部借鉴中国科学院关于科研活动原始记录中常见问题或错误的诚信提醒，编制并在《实验记录本》扉页印制了医院“科研档案记录十提醒”，即使用医院统一编号的实验记录本；做好实验研究过程全要素记录；不可将人为处理后的记录作为原始记录保存；不得以补记方式生成“原始”记录；不得人为取舍实验数据生成“原始”记录；不可随意删除、修改或增减原始记录；使用易长时间保存的工具和介质进行原始记录；备份重要原始数据；人员变动时及时进行原始记录交接；使用按规定及时标定的实验设备生成原始记录[4]。

原始实验记录本作为科研档案的重要组成部分，科研部要求各课题组严格按照让他人根据实验记录能够重现实验过程、获得相同实验结果的标准，如实、完整地记录实验研究的全过程。为便于记录实验过程，实验记录本由课题组自行保管，在项目结题验收完成后，统一交由科研部按照科研档案进行归档保存。项目进展期间，科研部按照一定比例对全院项目的原始实验记录情况进行抽查并对发现的问题进行针对性的培训与指导，确保课题组在实验进行的第一时间记录、形成合格的科研档案。

2.2 电子科研档案治理

医院科研档案一直以来实行“双轨制”保存，即以纸质文件和电子文件同步随业务流程运转的模式与“双套制”，即实行纸质文件和电子文件两套归档的双重管理模式[5]。《管理规定》明确科研档案归档范围包含了科学数据，增加了科研电子档案的管理要求并提出了科研电子文件可实行电子化单套制归档的要求[6]。可以预见，以电子文件为主的“单轨制”管理形式[7]将成为大势所趋。在此背景下，医院对科研档案的“单轨制”管理进行了初步探索。

随着“互联网+”及大数据技术的不断发展，电子文件管理独立化观念不断深入以及医院纸质档案存取用的弊端不断显现，为解决论文尤其是SCI论文的原始数据未如实记录或记录不完整、不能溯源[8]的管理困境，同时应对大量纸质科研档案无处保存、无人管理、取用不便等难题，笔者所在医院利用互联网+手段，构建了一套“单轨制”的科研电子档案管理系统，并与全院钉钉办公平台进行深度融合，不仅可以缩短档案归档的时效，且实现了科研电子档案采集、审核、储存、利用的全链条电子化管理。

2.2.1 “单轨制”科研电子档案分类方案

在科研电子档案管理系统中，科研部按照成果类型、成果类别对科研电子档案进行分类（图1），在医院科研电子档案全宗下，论文、会议、著作、专利按成果类型组成“类”，其中论文成果分中文与SCI论文，会议成果分口头报告与壁报，著作类成果分统编教材、专著、译著及科普作品，专利类成果分国际专利、发明专利、实用新型专利、软件著作权、外观设计专利。各类型成果组成“子类”，成果证书以及原始数据等构成“件”，形成具有“浙肿”特色的科研电子档案四级分类方案。

图1 科研电子档案系统分类方案图

2.2.2 科研诚信档案治理

在以上各类型科研成果纳入系统成为科研档案前，医院科研部要求SCI及中文文章档案需上传原始数据及正式发表的含有正式刊号、卷期、页码的文章扫描件，著作档案需上传正式出版的著作封面、扉页的扫描件，专利档案需上传专利证书扫描件[9]。以上材料需经科研部审核其真实性及有效性后，方可纳入科研档案电子系统，成为“一件”科研档案。经过审核的档案，方可用于档案形成人的职称晋升、推优评先等医院决策工作。

值得一提的是，为避免出现SCI文章的科研诚信事件及专利的非正常申请事件，医院尤其注重SCI文章的原始数据及专利申请材料等原始科研档案的治理。医院科研部上线了原始数据管理平台及专利申请钉钉模块，并将上述平台与科研电子档案系统进行合并管理，要求科研人员在投稿阶段及专利申请前将相关原始数据或申请资料上传至平台，由科研部对SCI文章进行查重、对专利申请有效性及必要性进行初步审核后，方可投稿或提交申请。为保证上述数据的安全性及排他性，该平台由科研部实行封闭式管理，严控访问权限。

2.3 探索“数字智慧档案馆”

截至2022年12月，医院科研电子档案系统已收集有效电子档案989条（表1）。与医院钉钉办公平台进行深度融合后，实现了个人录入、管理部门审核、业务部门利用等核心业务全电子化的运转。在全球信息化背景下，不断累积的科研档案、科研人员对于科研档案无纸化管理的需求、职能部门对于科研档案的便捷利用等诉求，将促使科研档案管理不断向电子化、单轨制转变。

表1 科研电子档案系统档案收录情况

科研电子档案系统设立的初衷，一方面是便于科研部对全院科研成果实行全面的电子化管理，并创新性地为解决原始数据无人监管的问题提供初步解决方案，实现科研档案电子化在线审批及原始数据的封闭式管理；另一方面，将科研电子档案系统与钉钉办公平台深度融合，根据职能分工授权访问，为各职能科室快速高效调用科研档案，为医院评优、评先、考核等各项决策工作提供数据支持、贡献档案智慧，使科研档案的电子化查询与利用成为现实。

以论文成果档案管理为例，科研电子档案系统中加入了原始数据核查、论文查重、诚信承诺等功能模块，较好地实现了科研电子档案管理的核心业务全流程电子化管理，其中每一个环节可追溯、可查证；为诚实守信的科研人员保驾护航，使投机取巧者无漏洞可钻[10]，对净化学术科研环境起到一定的促进作用，对学术不端行为起到很好的预防与震慑作用。对医院的科研、人事、医务等职能部门而言，通过线上管理系统，可便捷高效地查询、检索、利用科研人员的成果档案，为各项工作提供参考而不受时间、地点的限制。科研电子档案管理系统的开放性特点使科研人员在既定分类方案下，实时更新个人档案成为可能，在职称评定、导师遴选等需要核查科研业绩时，能够即时生成并导出个人科研简历。

3 展望

笔者所在医院的科研电子档案管理系统现处于建设起步阶段，虽然在电子档案的录入、审核、利用、更新方面为个人及职能科室提供了一定的便利，但在确保电子档案“四性”方面仍有较大的改进空间。未来，系统的维护与升级可考虑运用加密技术对收录档案的真实性进行检测；通过系统校验进行完整性检测[11]；定期对系统中电子档案的元数据进行可用性检测；通过定期测试系统杀毒软件等进行安全性检测。并可以根据医院实际情况，编制覆盖科研档案从产生、保存、鉴定、保管、利用等各环节的元数据方案，以提升系统运行效率、确保电子档案真实有效。另外，可在系统内档案资源如何支持临床工作方面再下功夫。

医院将科研项目产生的过程、结果档案纳入纸质档案管理，以原始实验记录本为抓手，加强纸质科研档案的管理。同时，通过“科研电子档案管理系统”，对SCI文章的原始数据、各项成果的电子档案按照四级分类方案进行录入、审核、管理、利用。医院对科研档案采用“分而治之”的管理模式，形成了具有医院特色的“浙肿经验”，为科研档案收集的全面化、多样化，档案保管的集约化、综合化，档案维护的数据化、动态化，档案利用的深度化、智能化[12]，为省级公立医院科研档案的管理起到一定的借鉴作用。