浅析业务驱动模式在医院人事档案管理中的应用

摘 要：人事档案管理工作的科学化与有效性发展对医院的长远发展来说具有重要意义，但是当前，很多医院领导对人事档案管理工作不太重视，管理理念落后，管理方法、管理模式比较传统，导致人事档案管理工作质量不高。本文概述了医院人事档案管理的价值，分析了医院人事档案管理中业务驱动模式的特征，以及医院在人事档案管理方面有哪些问题，提出了业务驱动模式在医院人事档案管理中的应用措施：提升人事档案管理人员的综合素质、提高领导对人事档案管理工作的重视度、完善人事档案基础管理制度、积极利用现代技术促进人事档案管理的发展。

关键词：业务驱动模式；医院人事档案管理；现代技术；综合素质；基础管理制度

随着我国经济的快速发展与现代技术的进步，我国医院管理水平显著提高，对于医院人力资源管理尤其是人事档案管理的要求更高。业务驱动模式的医院人力资源开发是指医院立足现有人力资源、设备资源、医疗资源，结合医院发展目标，依据业务发展模式，对现阶段的人力资源情况进行分析，之后进行规划和调整，从而提高医院的人力资源管理水平，促进医院的可持续发展。

人事档案管理是医院管理工作中很重要的部分，加强人事档案管理可以将医院的管理能力提升并增强其整体竞争力。随着信息技术的不断发展，医院人事档案管理面临的挑战越大，只有不断创新医院人事档案管理模式，提升医院人事档案管理质量，才能使其更有效、更科学、更合理地服务医疗卫生事业。

一、医院人事档案管理的价值

1.医院人事档案管理的概念

人事档案是雇佣单位在管理职工的过程中所形成的以个人为单位的一种特殊档案，是单位进行组织工作、人事工作的核心参考，是详细了解员工以及对其进行考核的参考依据。现阶段，现代化发展和信息化发展均已经取得很大进步，医院人事档案管理也有很好的提升。人事档案管理工作将人才进行合理配置，使资源更加合理化，同时也可以为医院人事调动与晋升提供参考，人事档案管理由人事管理部门及其相关领导负责，需要为医院职工提供服务，为努力提升医院核心竞争力奠定基础。

2.医院人事档案管理的重要性与必要性

人事档案工作不仅是医院单位的重要组成部分，也是国家档案工作的重要部分，是保障医疗体系发展的关键，是现代化医院管理制度的支撑。为此，医院人事档案管理要积极培养专业高科技档案管理人员，应坚持与时俱进，引进先进的人事档案管理系统，促进医院的核心发展历程。

（1）规范与优化人力资源配置

在当前环境下，医院的人力资源不是静态资源，而是一种动态化资源，需要随时进行补充与更新。医院人事档案管理能有效规范与优化人力资源配置，能够为人才培养、人才利用、人才识别提供基础，也可有效掌握医院职工的成长规律与个人特征，能够成为人才引入的参考资料，可促进医院的可持续发展。

（2）提高医院信息化水平的重要保障

随着信息技术与网络技术的发展，现代技术已经深入医院管理的各个方面。人事档案管理是医院管理工作中很重要的部分，要积极利用现代技术，建立新型档案管理体系，提高档案管理的有效性与科学性。

（3）人事制度改革的强大动力

医院的人事档案是医院人事等相关管理部门根据国家相关法律、法规、政策等在人事管理活动中形成的档案记录材料，具有真实性、实时性、参考性等特征，也包括医院职工的基本信息以及相关考核记录。医院人事档案对促进职工个人发展、提高人事部门管理能力与提升医院医疗水平等有较大的促进作用。

二、医院人事档案管理中业务驱动模式的特征

1.信息网络化

应用业务驱动模式可以最大限度地节约医院人事档案的采集、整理、管理、利用等业务所需要的时间，实现人事档案网络化，确保管理的时效性与科学性，突破信息壁垒，提高管理效果。

2.现实性与流动性

现实性是指医院人事档案部门在人事档案管理中要积极利用人事档案，如人才招聘、职称评聘、评优评先、年终考核等，同时要注意保密性。流动性是指一份人事档案建立完成后，需要不断进行补充相关材料，如奖惩意见与证书等，其具有较强的流动性。

3.智能化应用

伴随着网络技术的发展，业务驱动模式要求人事档案管理向智能化方向发展，也促使人事管理部门人员要積极学会智能化应用，将自己从繁重的手工操作模式中解放出来，从而合理利用与开拓创新利用人事档案信息资源。

4.数字化存储

数字化存储就是把纸质的人事档案录入计算机数据库，也就是在业务驱动模式下以数字化的形态为用户提供服务，从而提高用户的满足度，满足医院与职工对人事档案信息的各种需求，改善管理质量。

三、医院人事档案管理中存在的问题

1.领导不重视医院人事档案管理

由于很多因素的影响，有些医院的领导并不是很看重人事档案管理工作，认为其只是一种单纯的辅助行政工作，有的甚至没有设置专职人力资源管理人员。有的医院将人事档案存放在档案室，很多年也不查看，只有需要了才会去翻找，也没有及时进行核对，导致有的记录信息前后不一致，存在大量年龄、学历等虚假情况。同时，很多领导认为人事档案管理工作是纯行政工作，不积极进行人员与资金投入，造成管理模式落后。

2.医院人事档案资料内容不够全面

首先，在当前的医院人事档案管理中，多保存学历、学习经历、奖励等内容，而对一些过失惩罚措施的内容不记录保存，导致人事档案内容记录存在漏洞，使其丧失了档案应有的真实性，也使得医院人事管理工作价值降低，无法真实评价医院的人力资源管理情况。其次，管理层不重视档案工作，导致医院人事档案管理部门职责不明确，没有一个有效的制度规范档案管理工作，容易出现档案丢失。同时，部分医院的人事档案与其他档案混用，使得档案管理中容易出现各种问题，档案管理效率不高。

3.人事档案管理机制不完善

随着信息技术的不断发展，医院人事档案管理也要跟上时代发展，也要创新。但是，很多医院的人事档案管理制度不完善，存在档案找不到对应的人，成为“死档”或者出现“人档分离”的情况，导致档案管理效率比较差。此外，有的医院人事安排出现临时岗、科室自聘岗、外包岗，难以保证严格执行医院用人制度。

4. 人事档案管理人员综合素质偏低

当前，很多医院认为人事档案管理不重要，人事档案由其他部门人员兼职管理，配套设备也比较落后。人事档案管理人员流动性也比较大，也不能享受其他在编人员的福利待遇，在医院的地位也相对比较低下，对档案管理人才的培养造成了严重障碍，导致人事档案管理人员的综合素质偏低。同时，很多医院对于人事档案的管理处于手工收集、整理、保管状态，人事档案人员专业素养不高，不利于档案资源的可持续开发利用。

四、业务驱动模式在医院人事档案管理中的应用措施

1.提高对人事档案管理工作的重视度

随着医院的不断发展，医院领导应当加强对人事档案工作的重视，设立专门的管理委员会，进行专职专责管理，将人事档案管理工作按要求落實到位，定期检查人事档案管理工作情况，将人事档案工作和医院的其他工作联系起来，为人事档案工作的开展提供指导。

一是人事档案管理人员必须树立正确的工作态度，使人事档案管理工作从被动存放向主动提供利用服务转变，建立较强的工作使命感与责任感，不断提升人事档案的工作效率。

二是医院还需要在保持隐私的前提下具有开放意识，方便职工随时调档，确保自身的可持续发展。

三是整合档案有效资源，有效规避档案管理中可能存在的风险，提高人事档案管理水平，从而为患者提供更好的医疗服务。

四是通过建立安全机制，不断提高对档案管理的重视以及认识，提高档案管理工作人员的业务素质。

五是建立一个动态的病毒防御系统，定期对人事档案数据进行检查，对系统内部的各项数据进行检测，确保医院人事档案系统的安全。

2.提升人事档案管理人员的综合素质

医院提高人事档案管理人员的整体素质是非常有必要的，建立一支有创造性、专业的人事档案管理队伍，对医院的发展具有重要意义。通过对管理人员按时开展相关的培训，提升其业务能力，加强其文化素质，增强责任意识和服务意识，同时善于使用各种现代化技术，加强人事档案管理人员的思想建设，以维护人事档案资料的真实性与可靠性。同时，对相关人员的职责进行明确划分，提升人事档案的有效归档率。

3.完善人事档案基础管理制度

医院人事档案管理工作需要做到与时俱进，积极完善人事档案基础管理制度，提高医院人事档案管理的整体水平。首先，避免不符合要求的材料归入，对于缺乏相关手续的材料，要及时补办。其次，建立健全管理考核制度，对纸质版或光盘版载体的人事档案资料进行合理编排卷宗目录，并进行科学归纳与分类，采用专用的人事档案盒进行整理与装订，确保其真实性、长期性与有效性，防止人事档案材料收集、整理出现不规范的问题。

4.积极利用现代技术推动医院人事档案管理快速发展

根据时代的发展要求，医院应进一步形成完整、科学的人事档案管理体系。

一是通过建立数据库将人事档案保存记录，加强与其他部门的沟通、协调工作。

二是充分利用现代技术，提高员工的操作水平，确保医院与人才机构形成互补关系，积极利用其中资源，更新人事档案，使医院人事档案资料的科学利用得到最大化。

三是要认识到信息化是今后医院档案管理的发展趋势，要具有全局意识、风险意识，要认识到人才培养对医院人事档案管理工作的意义。

同时，要积极加强软件设备与硬件设备的投入，加强各项基础设备设施的建设，可为人事档案管理提供基础。

五、结论

医院的人事档案管理工作对于提高医院人力资源管理的核心竞争力具有重要价值。医院需要重视人事档案管理人员业务能力的提升，人事档案管理部门应与各个相关科室紧密联系，基于人力资源开发的视角做好人事档案管理工作，时刻牢记医院的公立属性与为人民服务的属性，实现人力资源的全面优化，为医院实现可持续发展目标提供决策依据，为医院进一步发展提供重要保障。

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（作者单位：陕西省肿瘤医院）

作者简介：郑园（1977—），女，汉族，陕西西安人，本科，中级经济师，研究方向：档案信息化、档案信息资源开发与利用、档案学基础理论与发展。