核电项目档案验收及准备工作探析

文/台山核电合营有限公司 王明华

国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发的《重大建设项目档案验收办法》总则第四条规定：项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

项目档案验收开展的一般流程为：同行评估、预验收、正式验收。同时，单位可根据项目建设进展和文档工作情况开展自行检查、阶段验收等，以便及时发现问题、改进问题，提高项目档案质量，为最后顺利通过正式验收奠定良好基础。其中，每项验收活动开展前均需将上一项验收所提出的问题完成整改，整改结果也是下一阶段验收检查的重点。

做好项目档案验收的关键是高质量的项目档案工作和完善的验收迎检准备。本文将围绕这两个方面，通过梳理单一项验收活动的组织及其前后工作的流程，介绍如何开展核电项目档案验收及其准备工作。

一、项目档案工作

（一）项目档案移交。项目档案是验收检查的主体，主要由项目前期及过程管理性档案（含招投标及合同、立项审批、土地使用等）、设计档案、设备档案、土建与安装竣工档案、调试及试运行档案、工程监理档案、竣工验收档案等组成。项目档案移交工作涉及公司内外，覆盖面广，接口协调多，归档文件量大。在工程竣工阶段，移交时间紧、任务重的矛盾尤为突出，因为该阶段既是项目档案移交高峰期，又面临着验收的时间压力。此时单位需多举措并行推进项目档案的快速、高质量归档移交。1.将项目档案移交列为重点工作，以领导关注项的方式定期跟踪、汇报；2.成立移交专项工作组、制订移交计划，文档部门和技术部门、参建监理单位紧密配合、上下游联动，积极调动各方资源、分工协作，建立收集、整理、审查移交责任制；3.制订专项协调机制、组织专项会议，针对性地解决项目档案归档、审查、移交的难点问题。

（二）其他内容。近几年来，验收越来越重视项目档案全宗卷的检查，单位需做好项目档案全宗卷的收集、整理和归档，以全宗为单位编制全宗卷，同一全宗的文件材料按照分类统一保管。全宗卷中收集的文件材料保证齐全完整性的同时，务必保证真实性。同时，编制全宗指南或全宗卷说明、作为验收迎检材料，介绍本单位全宗卷的整体情况。项目档案综合管理情况也是验收检查的内容，主要包括文档管理体系和制度规范、业务监督指导、责任考核、人员管理、文档工作纳入合同管理、档案信息化建设、设施设备配置、档案安全保管与库房规范性、项目档案验收准备及整改等。验收前，单位需针对项目档案综合管理情况开展一次全面梳理工作。

二、验收迎检准备

验收需准备的事项繁多，且与基础工作并行开展，导致验收准备时间紧、任务重。首次进行项目档案验收的单位，可在其他单位开展验收时前往观摩学习，积累验收准备和迎检的经验。为推进各项验收准备工作高效有序开展，可采取以下措施：一是编制验收工作计划，定期组织专题会议；二是成立验收工作组和领导小组，推进各项准备工作；三是细化工作组任务，成立多个专项小组（如：基础工作组、验收协调组、文档准备组、迎检支持组、后勤接待组等，具体根据各单位的人员和业务实际情况划分），并分别制订各小组工作计划；四是推动外部参建、监理单位和内部业务部门的技术支持，协调各方力量解决验收准备和迎检的难题。关于项目档案验收的主要准备工作，详情如下：

（一）完整性核查。核电项目档案的完整性主要通过核查项目档案类别是否完整、各类别档案中的主控项（即主要检查控制的项目文件）归档是否齐全、实体案卷及文件是否完整三个维度来评估。验收准备时的完整性核查主要围绕前两个维度，开展依据为《DA/T28—2018建设项目档案管理规范》（下文简称“DA/T28”）。类别完整性的主要验证材料包括项目文件归档范围表、档案分类表、案卷目录清单、卷内文件目录清单等，各类别档案主控项完整性的主要验证材料包括工程文件索引（IED）、厂房和构筑物清单、系统与子项清单、变更文件清单、合同号或合同台账、设备采购包清单、EESR描述、ECSR描述、竣工图清单、FOR USE清单等，同时结合竣工文件归档完整性说明等过程中分步控制措施，通过采用数据比对的方式进行完整性核查。其中，注意务必保证各验证材料基础清单的准确性，以确保核查结果的准确性。经过完整性核查，追溯缺少的文件并进行补充归档。如因现场业务进展（非文档工作进展）导致少量文件无法在验收前归档移交，业务部门或参建、监理单位需列出具体的尾项清单及后续移交计划。最后，编写完整性核查报告，报告含本单位项目归档文件与DA/T28附录B《建设项目文件归档范围和保管期限表》的对应表。

（二）文档材料准备。验收迎检的文档材料主要包括编研成果、全宗指南或全宗卷说明、会务指南、各类清单、首次会汇报材料和视频、讲话稿等，可按汇编类、介绍类、清单类、规范类、图册类等分文件夹整理存放在专家所使用的电脑上，以便验收时专家快速查找。同时，部分材料提前打印纸质成册，在验收时供专家查看。其中，首次会汇报材料和视频的主要内容包括建设单位项目档案（含项目情况介绍）、施工单位竣工档案和监理单位监理档案三部分，介绍重点为项目档案、切忌将重点放在生产档案，并注意突出展示本项目及项目档案工作的特色、亮点和良好实践。

（三）迎检答疑“备考”。迎检时对专家问题的检索调卷、现场答疑犹如考试的临场发挥，是几年甚至十几年项目档案工作情况的集中展现。但做好这一环节不能只靠临场发挥，需提前进行全方位“备考”：1.配备专业解答人员，由文档和技术人员共同组成，其中技术人员需覆盖公司业务部门和参建、监理单位，设置迎检技术人员专门待命区并提前确认电话保持畅通。2.配备充足且熟练的调卷人员，验收前进行调卷培训并开展多次模拟演练，以提高检索、调卷的速度，不能在迎检时出现专家所要查看的案卷、文件找不出来或查找时间较长的问题。3.总结已验收完成的各单位专家检查重点，提前准备部分前期档案、主要合同和主设备相关案卷备查。4.提前了解每位验收专家的检查特点、习惯等，并针对性地开展准备工作，如：A专家喜欢按设备流程一条线进行案卷检查，B专家在每个项目均检查了前期档案中征地、移民、报批等文件。

（四）会务接待安排。为保证迎检时答疑人员专心配合专家进行问题解答，会务、接待的工作需安排专人负责，且不与答疑人员交叉。会务接待是验收专家和答疑人员的后勤保障，各方面要安排周详，主要包括：会务指南编制，会议室预定与布置，交通、住宿、劳保、用餐、摄影、厂区参观等安排，还有票据收集及专家纪念品准备等。会务指南提前完成并发给专家，及时进行天气、交通等温馨提醒；每位专家配置一台电脑并分别贴上姓名，根据各专家检查内容分别存放迎检材料。其中，会议室工作较为繁杂琐碎，但务必精细、到位，布置应在验收的前一天完成，并进行会议电脑、投影仪、音视频播放设备、翻页笔、汇报话筒以及汇报PPT材料、视频等设施的可用性检查确认，摆放和张贴好首、末次会电梯口指示牌。会议室包括首末次会、分组检查会、专家总结会，会议室布置主要含电脑、网线、电源/插排、座椅的配置和出席人员桌签、材料、签到表、笔等物品摆放。验收期间，安排专人负责每天下班后会议室整理收尾和首、末次会议记录（尤其是专家意见和点评内容），各专家检查案卷和提出问题由迎检答疑人员分别记录。

三、验收开展

不管是同行评估还是预验收、正式验收一般开展3～4天，基本流程见表1：

表1 单次验收活动的一般流程

四、问题整改

经过为期3～4天的全面检查，专家提出问题较多且包含文件和技术两个方面，需文档部门和业务部门、参建监理单位联合共同处理。全部问题完成不仅涉及范围广而且耗时长，一般需几个月乃至半年到一年时间，因此必须分步骤有序开展、多举措并行推进。

（一）制订问题整改方案。组织文档和技术（含业务部门和参建、监理单位）人员对专家问题逐项研究、讨论，根据业务的实际情况将问题划分为建议项和改进项两类，逐项指定责任部门、责任人并确定完成时间。建议项，需对问题给出实际情况的澄清说明和佐证材料，并梳理总结经验作为后续业务和下一项目的参考反馈；改进项，则要逐项制订整改方案，必要时各整改项的责任部门、责任人需分别、多次开展讨论以确保所制订的方案既解决专家问题又切实可行（详见表2）。

表2 建议项澄清汇总模板

（二）多举措推进整改进展。改进项整改方案制订后，文档部门与各业务部门、参建监理单位高效配合，通过采取多种措施推动各改进项有序、高质量地完成整改。主要措施为：1.将整改工作设成重点任务，设置专人牵头负责，并以整改周报的方式进行每周填报和公布进展；2.牵头人日常密切关注各整改项的进展，进行到期提醒、督促，及时识别困难项并组织专题会、协调内外部支持推动解决；3.与其他已完成验收问题整改的单位汲取经验，利用好相关专家资源开展指导咨询。各改进项的整改必须有理有据，整改过程中需注意收集和保留佐证材料。整改结果的文字描述要简繁得当、条理分明、逻辑清晰，对专家问题和整改方案一一对应作答，切忌整改结果与专家问题不对应或答非所问（详见表3）。

表3 改进项整改周报模板

（三）编制整改报告。全部建议项和改进项处理完成后，将期间采取措施、管控过程和整改结果等撰写编制成问题整改报告（含佐证材料）。问题整改情况是下一阶段验收查看的重点，整改报告是下一阶段验收申请的基础材料之一，因此要务必重视各阶段验收专家所提问题的整改和整改报告的编写，为下一阶段和最终的正式验收打下扎实的基础。整改报告的编写建议从项目档案收集、整理、归档工作的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性（即档案“五性”）五个方面行文。

五、结语

高质量地做好项目档案工作，全面开展项目档案验收各项准备，保证项目档案验收的顺利通过，为工程项目档案工作画上圆满句号，也为工程项目档案验收奠定良好基础。同时，做好向生产运营阶段文档业务的有序过渡，实现为电站工程建设和生产运营、维修以及工程改造、退役整个过程利用服务的目的。