浅析大数据背景下中职学校档案管理的信息化建设

李大贺

随着时代的发展和科技的进步，信息技术已渗透到社会各个领域，大数据技术也应运而生，越来越受到人们的关注。所谓大数据技术，是一种从纷繁复杂的各类数据中快速并准确获取有价值信息的技术，可以极大地提高人们获取信息的便捷性。随着大数据时代的到来，不论人们是否意识到大数据的存在，大数据都已经影响并改变着我们的工作和日常生活。中职学校是在义务教育基础上为国家培养数以亿计优秀技能型人才的场所，集中保存大量档案与文献。对于中职学校档案管理工作而言，大数据不仅是一个挑战，也是一个机遇。面对学校日益庞大的各类档案及由此产生的诸多问题，如果还是沿用传统的档案管理模式，很难满足大数据时代各种数据信息的管理和应用要求。所以，中职学校应该顺应时代的要求，重视并加强档案管理信息化建设，促进档案管理工作的全面发展。

1 大数据背景下中职学校档案管理信息化建设的意义

1.1 顺应大数据时代发展的必然要求

首先，中职学校档案管理信息化建设是大数据背景下适应档案工作发展与国家信息化建设的必然要求。中职学校必须对档案管理信息化有清晰的认知，深刻理解大数据时代档案信息化建设对学校各项工作的重要意义，全面推动学校档案管理信息化建设工作，实现档案管理的数字化和标准化，以更好地满足大数据时代的需要。

1.2 满足中职学校长远发展的需要

档案管理信息化是满足中职学校自身长远发展的需要。档案管理信息化与中职学校的教育教学、学生管理、行政管理都有着密切联系，是学校长远发展的必要条件。通过对学校各类档案的信息化管理，可以使得档案工作所产生的各项成本大大降低；可以为教师、学生等相关人员提供更加快捷便利的查询服务；可以让学校领导通过相关数据信息对比发现学校在发展过程中出现的问题，继而全面分析情况并做出符合学校实际的决策部署，为学校的发展和决策提供数据支撑。

1.3 提高档案管理工作的效率和质量

档案管理信息化能够提高档案管理的质量和效率。中职学校的档案内容繁多、种类复杂，不仅包括学校中各种教职员工的人事档案以及学生的学籍档案，也包括文书、教学、科研、会计等各种档案资料。同时档案管理本身就是一项烦琐枯燥、重复性极高的工作，在长时间的工作中难免会出现人为失误。通过大数据技术进行信息化管理能够简化档案管理流程，可以对档案信息自动进行分类和整理，并自动记录相关查询和借出情况，使得各个管理环节更加高效，解决了传统纸质档案只能逐一人工收集整理及查阅的问题，在降低档案工作人员的劳动强度的同时又能够最大限度地避免出现档案整理错漏或信息丢失等情况。

2大数据背景下中职学校档案管理信息化建设存在的问题

2.1 对档案信息化建设缺乏重视

在国家大数据战略的背景下，我国的档案管理信息化建设正在稳步推进。但多数中职学校目前的档案信息化建设都进展缓慢。由于当前中职学校之间办学竞争越来越激烈，为了学校的生存和发展，中职学校领导通常将更多精力用于教学、招生及校园建设等方面，对档案工作及其信息化建设则缺乏重视，没有认识到档案信息化建设对学校发展的重要意义。由于档案工作本身不能直接产生经济效益，学校领导本来就不愿意在档案建设上投入过多的人力、物力及财力。同时档案管理信息化建设属于资金密集型工程，仅建设前期在基础设施建设、各种软件硬件上的投入，就是一笔巨大的支出，对于不少本身资金就捉襟见肘的中职学校来说，更是不堪重负。加上早些年中职学校普遍招生困难，在校生人数不多，不少学校领导认为传统的档案管理方式已经足以满足工作的需求。综上，目前中职学校领导普遍对档案信息化建设缺乏重视，相关投入力度明显不足，不少学校的档案管理依旧保持着传统的人工手动收集整理方式。

2.2 档案信息管理制度不完善

档案信息化建设是一项复杂且耗时的系统工程，中职学校的档案信息化建设几乎涉及学校各个部门，涉及范围广且操作难度大。目前我国多数中职学校的档案信息化建设还处于起步阶段，缺乏科学、规范的工作机制和管理制度，电子档案收集、整理、归档、存储与调用等一系列工作不够规范，没有统一的指导纲领，没有统一的标准共享平台，工作中具有一定的主观随意性。中职学校档案信息化工作涉及学校的人事、学籍、教学等多种档案，与学校人事处、教务处、学生处、招生处等其他部门密切相关，在实际工作中必须与这些部门紧密协调、密切配合。但是不同部门的规章制度及工作要求是不相同的，虽然部分中职学校已经建立了相关的档案信息管理系统，但是在实际运行过程中，学校内部其他各部门往往不能给予积极有效的配合，档案资料大多过于分散且不能及时集中统一管理，使得档案信息化管理工作难以得到深入的开展。

2.3 档案信息化管理专业人才欠缺

要想更好地将大数据技术应用于档案管理之中，相关工作人员不仅需要具有档案管理知识，还需要具有信息资源管理、统计学等专业知识并能够熟练掌握各种计算机操作，其综合素养直接影响着工作的质量和效率。目前我国中职学校的档案工作人员大多并不是档案专业或计算机专业出身，普遍存在着专业知识与技能不足及知识结构老化的问题，在具体工作中即便学校能够提供先进的信息化管理系统，其自身也难以运用相关技术进行信息化管理操作。同时，当今中职学校普遍更加注重对学校重点发展领域的师资力量的引进及培养，对档案信息化管理人才的培养及引进则并不重视。随着如今国家越来越重视职业教育及“中考分流”政策，中职学校的规模不断扩大、在校生人数普遍剧增，各种档案如学生的学籍档案、资助档案也相应急剧增加，但从事档案管理的工作人员并没有相应增加，有限的工作人员难以对日益庞大复杂的各种档案进行系统有效的处理，档案管理工作难度越来越大。

2.4 档案管理信息化设备设施严重不足

档案管理信息化建设需要先进齐备的硬件设备以及软件技术作为基本保障。但是如前所述，由于领导不重视，目前不少中职学校的档案管理信息化建设工作所需的资金严重不足，无论是基础设施，硬件设备还是软件技术均无法满足信息化建设的基本要求。不少中职学校领导简单地认为信息化管理就是将传统纸质档案转化为数字档案，配备几台计算机再加上个扫描仪就可以完成全部信息化工作，沒有为学校档案信息化工作配备齐全复印机、服务器、高拍仪、交换机等信息化设备。同时有些中职学校虽然能够为档案信息化建设配备足够的硬件设备，但是又忽略了软件的重要性，既没有配备档案信息化建设所需的专业的档案信息化管理系统，也没有配备文字处理、影音处理等相关数据处理软件，使学校档案信息化建设停滞不前。

2.5 档案信息安全存在隐患

随着大数据技术的发展，信息的收集、整理、传递及检索查阅变得更加高效便捷，为人们提供了更大的便利。但与此同时，由于网络自身存在的开放性、共享性等特点，数据安全存在着很大的隐患，这对中职学校档案管理的信息化建设提出了更高的要求。不少中职学校在进行档案信息化建设时没有配备高强度的防护体系，同时又缺乏相关专业技术人才，无法用专业的防护技术对档案资料进行全面多方位的保护，使得档案信息安全系数较低，容易出现信息遭到恶意篡改及信息泄露等问题，不仅严重影响了档案的真实性和權威性，还有可能导致学校广大教职工及学生的个人隐私等基本权益受到侵犯。同时，信息数据的存储具有一定的不稳定性，倘若相应存储读取技术过时或者存储介质出现意外损坏，存储的信息同样会受到难以估量的损失。

3大数据背景下中职学校档案管理信息化建设的思路和对策

3.1 高度重视档案管理信息化建设

要想让档案管理的信息化建设在中职学校得到广泛深入地展开，首先必须得到学校领导的高度重视和全力支持。中职学校领导需要解放思想，与时俱进，突破原有的思维束缚，充分认识到档案管理信息化的众多优点及对中职学校发展的重要意义。虽然在信息化建设的初期会耗费大量资金，但是，中职学校领导应有长远观、大局观及战略观。如前所述，如今是信息化社会，档案信息化管理已是时代发展的必然选择，学校只有适应时代发展，才能在激烈的竞争中生存发展。所以，中职学校领导应当站在时代的高度，加大对档案信息化建设的投入，全面推进档案管理工作的发展优化。

3.2 健全档案信息化管理制度

大数据背景下，中职学校应当严格按照国家的相关规定，制订科学完善的档案工作管理制度，对档案信息化管理工作流程进行规范化处理，以确保档案信息化建设能够平稳有序进行。首先，严格依据规范要求制订相关部门档案收集、整理、归档、移交、保密与利用等工作环节的管理制度，使档案管理工作有章可循。其次，明确相关部门的工作职责，将责任落实到人。同时，学校可以根据自身的实际情况来建设大数据档案信息化服务平台，从而有效地实现各类档案信息的集中管理，促进各类档案信息的共享，更好地满足档案信息化管理的需求。

3.3 加强档案管理人才队伍建设

人才队伍建设是档案信息化建设的重要内容，大数据背景下，档案管理对工作人员有着更高的要求。中职学校档案管理工作人员必须树立大数据思维、强化大数据使用意识，不断提高自身的专业素养和对新技术的应用能力，主动地去学习计算机、信息资源管理、数据库等知识，掌握云计算、信息处理以及大数据分析思维能力，能够利用大数据思维去解决档案信息化管理过程中遇到的各种问题，并积极学习借鉴其他单位档案信息化建设的成功经验，真正将大数据技术与本校档案工作结合在一起。

同时，中职学校要正确认识到人才和团队管理的重要性，制订科学完善的人才引进政策，大力引进专业的档案管理及信息技术人才，改善现有工作队伍的知识和年龄结构，组建一支具有数据处理分析应用能力和创新意识的高素质学习型工作队伍。同时注意加强职业道德培训和法制教育并完善奖惩机制，使每一位档案管理工作人员都能够在工作中恪守职业道德，提高服务意识；能够严格遵守各项规章制度的要求，维护档案信息的安全；能够以更高的积极性和热情投身于自身的工作中，促进学校档案信息化工作更加专业、高效。

3.4加大投入力度，完善档案信息化建设软硬件设备设施

先进完备的信息化设备是档案管理信息化的重要前提，在中职学校档案信息化建设过程中，首先需要完善基础硬件设备及软件系统。中职学校要加大在档案信息化建设方面的资金投入力度，为档案信息化管理提供满足相关要求的专用机房，配置齐全高性能计算机、大容量存储器、打印机等档案信息化工作必需的设备。同时，还需要为档案管理信息化工作的开展提供可靠的软件资源、智能化的管理系统、先进的网络支撑平台，并持续性投入资金以确保学校档案管理信息化工作所需要的各种硬件设备及软件系统都能够及时地得到更新升级，为学校档案管理信息化工作能够更好、更深入地开展提供可靠的软硬件资源保障。

3.5 加强档案管理信息安全建设

在大数据时代，信息安全是中职学校实行档案信息化管理首先要解决的问题。为了保证档案信息的安全，中职学校必须制订严格的安全管理制度，提高档案工作各环节的规范性，从根本上建立防护机制以有效保护档案信息的安全。首先，在平时的档案工作中，采用权限分级等多种访问控制，对档案相关信息的录入、查阅、修改等权限进行严格的限定。其次，加强先进网络安全防护技术的引进，采用时代领先的网络安全监测、数据加密及身份识别技术做好档案信息的安全防护工作并不断更新升级学校互联网的防火墙，确保档案数字信息存储环境的稳定安全。同时，要注意做好相关数据信息防灾备份工作。一方面要对各种档案数据及时备份，同时要用不同的存储介质及云存储技术分别进行保存，以应对各种意外突发情况的发生。此外，还要配备专业技术人员定期、不定期对档案管理系统及重要档案信息数据进行监测，防止档案数据丢失或遭到网络黑客攻击，若电子档案信息遭到恶意破坏，能够第一时间发现并进行信息数据恢复，同时立即修复安全漏洞并升级防卫系统。

4 结语

总之，在大数据背景下，中职学校应全面提高对档案管理信息化内涵的认知，重视档案管理信息化的建设，加大档案管理信息化建设的投入，健全档案信息化管理制度，全面提升学校档案管理工作质量和效率，使得学校在大数据时代能够得到更好的发展。

（作者单位：河南信息工程学校）