物资采购跟踪审计系统的构建与实施

杨建忠 黄英英

[摘要]本文提出构建与实施物资采购跟踪审计系统的建设思路、功能设计和实施方法，通过设计并实时监控重点指标发现采购异常事项，利用数据查询功能针对性地开展深入检查和原因分析，要求业务人员线上及时澄清反馈，定期出具跟踪审计报告以督促整改和考核评价，实现物资采购实时跟踪审计的目标。

[关键词]物资采购   内部审计   系统   建設

一、引言

物资采购是企业业务开展的重要环节，直接影响企业生产经营成本。以公开、公平、透明为原则，通过竞争方式采购各类物资，加强物资审计，能有效促进企业降本增效。物资采购涉及大量资金使用，一旦缺乏有力监督和制约，就极易成为腐败问题的“高发区”。历史经验也表明，物资采购是企业违法违纪案件多发领域，加强对物资采购工作跟踪审计是中央企业内部审计部门的一项重点工作。

在传统商务活动中，每笔交易每个环节都有文字记录、经手人签字，业务流程线索十分清楚。内部审计人员可以从原始单据开始，对交易事项进行追踪，直到财务报表为止，形成审计顺查法；也可以从报表开始，一直追溯到原始单据，形成审计逆查法。但是实现电子采购后，代替纸质单据、凭证的是电子化存储信息，可见性业务线索减少，不可见业务线索增多，增加了以手工方式获取检查线索的难度。在企业物资采购频繁、采购项目数量巨大的情况下，传统审计方式越来越难以适应互联网电子商务审计工作的需要。企业电子采购业务的发展，迫切需要构建物资采购在线审计系统，以实时监控采购业务流程，为内部审计人员实现对物资采购工作的全过程审计提供平台，提高审计工作效率，及时发现和整改问题。

二、物资采购跟踪审计系统的建设思路

为有效开展物资采购审计工作，中国大唐集团有限公司所属某企业建设实施物资采购跟踪审计系统，将物资采购业务工作中的关键控制点作为业务监控点，在不干扰正常采购工作的情况下，实时监控物资采购业务流程，实现采购审计的自动化、实时化、信息化。

（一）系统建设依托现有资源，实施成本低、数据可靠性高

审计系统大量复用物资网现有的接口服务器、接口程序、数据通道、网络资源、机房资源和数据资源，系统建设成本低。所有数据均自动采集于物资网和资源管理系统，中间环节无人为干预，保证所有数据真实有效，所有指标计算精准，形成了物资采购与管理流程的完整闭环。

（二）自动监控重点指标，实时预警

采用流程分析技术，多部门联合识别物资采购工作中的关键控制点21项，针对关键控制点确定10项重点监控指标。物资采购跟踪审计系统实时获取业务数据，实时监控业务流程，对异常业务实时预警。

（三）为采购业务工作质量提供量化考核指标

一段时间内重点监察指标的累积数据，在一定程度上代表了采购业务的质量水平。指标数据为量化评价采购业务工作质量提供依据，为全面业绩考核提供支撑。

（四）业务数据全面追溯，提高审计工作效率

数据查询和报表功能以任意信息源为起点，查询整个业务流程，追溯问题原因，为内部审计人员提供强大工具，且不增加采购及相关部门工作量，大幅提升审计效率。

（五）建立问题数据澄清机制，落实党风廉政建设监督责任

问题数据澄清机制实现了从问题发现到问题分析，再到问题追踪处理的完整闭环管理流程。内部审计人员在发现问题后，要求采购部门在系统中逐项澄清，“说清楚”相关情况。相关责任人针对某项具体的单据、具体的问题进行澄清，澄清记录永久保存。问题澄清过程起到征求审计意见的作用，既验证审计提出问题的准确性，又及时推动整改，起到立查立改的效果。

三、物资采购跟踪审计系统的功能设计

（一）物资采购跟踪审计系统的基本功能设计

企业物资采购跟踪审计系统，包括指标监控、数据查询、报表统计、预警和问题澄清等功能，其中指标监控是整个系统的重点功能。

1.指标监控功能。能够实现对公开招标率等10个指标的数据监控。非正常需用计划提出率和紧急采购率具有月度部门（专业）数据统计功能。

2.数据查询功能。能够实现对物资需用计划、物资采购计划、物资采购招投标、物资采购订单、中标供应商等5个方面相关信息进行查询。

3.报表统计功能。能够实现10大监控指标月度和年度的数据统计。

4.预警功能。在监控数据超过警戒值时，系统能够自动提醒内部审计人员进行特别关注。

5.“澄清”功能。针对异常情况，责任单位可以按照审计部的要求就相关情况“说清楚”。

（二）实时监控指标设计

物资采购跟踪审计系统建设项目启动之后，企业审计部组织物资部、设备部、企划部以及检修分公司各单位采购相关人员开展研讨，详细分析物资采购从需求计划提出、采购计划确定到物资到货验收的全流程。通过流程分析，识别出物资采购工作中的关键控制点21项。针对关键控制点，确定以下10项重点监控指标：非正常需用计划提出率、紧急采购率、招标率、公开招标率、价格协议采购率、公开招标发布时间不足率、小于三家发标率、三家以下投标率、最低价中标率、物资网与资源管理系统订单一致率。

监控指标除提供业务流程预警作用之外，还为内部审计人员提供了统计分析工具，能够对物资采购工作的质量进行整体评价。比如：招标率、公开招标率、最低价中标率、物资网与资源管理系统订单一致率等指标越高，代表采购工作质量越好；非正常需用计划提出率、紧急采购率、小于三家发标率等指标越高，代表采购工作规范性越差。

监控指标的设置以问题为导向，以降低廉洁风险、限制个人自由裁量权、形成有效竞争为目标。通过这10项指标，内部审计人员可以实时监控到当前物资采购与管理工作的全局。系统还会针对指标超标给出预警，以便内部审计人员能够及时给予关注并展开进一步的审查、分析工作。指标包括按金额计算、按笔数计算两种计算方法。

（三）数据查询追溯

在指标出现异常报警时，内部审计人员针对导致指标异常的问题数据开展审查和分析。

物资采购业务从需用计划的提出到采购计划的编制，再到招标发布（包括价格协议）、供应商投标、决标、订单生成，共6大业务环节。将这6大业务环节相关的各项数据全部纳入统一管理，在系统中可以打通数据流程，形成全过程监控，并可进行关联分析。同时，每一单独业务环節的审批流程和处理过程也会详细记录（包括申请人、审批人、执行人、各种时间节点等），以便于对工作痕迹审查监督。

系统查询任何一种单据的详细信息，自动识别单据之间的关系，自动标示出与相关指标对应的问题单据和敏感单据，并给出参考数据。

1.需用计划查询。企业所有需用物资（燃料采购除外）必须通过华杰电力物资网按程序进行采购。物资采购必须按物资需用计划进行，物资网上采购计划以物资需用计划为依据。

在需用计划查询页面可以根据需用计划申请号、申请描述、部门、申请日期、计划类型进行查询，支持模糊查询。针对单独需用计划，还可查看对应的EAM（资产管理系统）预算工单，以及该工单的预算行信息和审批过程。

2.采购计划查询。采购计划查询页面可以根据采购计划申请号、申请描述、申请人、申请日期、批准人进行查询，支持模糊查询。

3.招投标查询。招投标查询页面可以根据招标编码、招标时间、定标时间、招标状态、招标发布状态进行筛选查询。

通过点击招标描述，可以查询详细招标信息。其中参加报价的各供应商名称以及相应报价，是监督重点。通过查询，可以了解中标单位报价的合理性，重点关注非最低价中标和报价严重偏低的中标项目。对于恶意报价、随意报价的供应商，督促物资管理部采取相应考核措施。

通过物料信息查询，能够查询招标中各物料的详细报价，以便内部审计人员进一步分析不合理报价的情况，对分项决标的合理性进行评估。

4.价格协议查询。价格协议方式采购是指企业与供货商事先协议规定价格、物品种类，进行物资交易的一种采购方式。一般通过价格协议采购的物资是市场供需关系平衡，价格相对稳定，需要频繁采购或定期采购的物资。签署价格协议的供货商应为市场信誉良好的大型企业。

通过“行信息”可以查询价格协议包含的详细采购物资以及分项报价。通过“相关信息”可以查询对应的采购计划和需用计划。

5.订单头查询。经过华杰电力物资网招标或价格协议采购之后，形成采购订单，是甲乙双方自愿达成的采购合同，具备法律效力。

通过“行信息”可进一步查询该采购订单包括的详细物资以及分项价格。通过“相关信息”可进一步追溯该订单对应的招标决标情况、价格协议、采购计划和需用计划，实现跟踪监督。

6.订单行查询。一个订单可能包含较多的订单行，每一订单行对应一种物料，为了能够以采购物料为查询起点，系统设计了订单行查询功能，可以根据订单号、物料编码、物料名称等信息查询采购物料，支持模糊查询。

（四）报表统计功能

物资采购跟踪审计系统提供了多种数据汇总报表，可方便统计各种年报、月报，也可对任意时间段进行报表统计，便于内部审计人员及时掌握全面数据情况。可生成的报表有供应商中标信息查询、月度指标分析、年度指标分析、招标分析、月度数据汇总等。

1.供应商中标信息查询。汇总某一时间段内，供应商总计中标订单数量和中标订单金额，并可分别以订单数量和订单金额排序，以分析供应商的市场份额，重点关注主要供应商。

2.月度和年度指标分析。按月度或年度汇总统计10项监控指标的情况，监控指标以流程分析和廉洁风险识别为基础确定，分别为非正常需用计划提出率、紧急采购率、招标率、公开招标率、价格协议率、公开招标发布时间不足率、少于三家邀标率、少于三家投标率、最低价中标率、物资网与资源管理系统订单一致率。

3.招标分析。招标分析报表统计汇总一定时间内招标和中标情况，包含信息丰富，是物资审计系统的核心报表。通过此报表，内部审计人员可以筛选出异常项目，要求发标人进行澄清。对于非最低价中标项目和投标人不足三家的项目，发标人应在决标时填写决标注释进行说明。如果内部审计人员经报表统计发现未进行说明的，要求发标人在华杰电力物资网上补充说明；说明不合理的，要求发标人进一步澄清。

4.月度数据汇总。分类统计汇总单月的物资采购情况，按照金额和订单数分别统计10项监控指标完成情况，作为对物资采购部门监督考核的依据。

（五）澄清功能

物资审计管理系统中加入了问题数据澄清机制，实现了从问题发现到问题分析，再到问题追踪处理的完整闭环管理流程。内部审计人员日常监察各项采购监督指标，发现异常决标项目追溯查找问题。在月度集中检查中，通过数据汇总查询和报表分析发现异常决标项目。在发现问题后，要求采购部门在系统中逐项澄清，“说清楚”相关情况。相关责任人可针对某项具体的单据、具体的问题进行澄清。澄清可挂附件，可多次澄清，澄清记录永久保存。在合理澄清后，执行已澄清操作。

四、物资采购跟踪审计系统的实施

内部审计人员利用物资采购跟踪审计系统进行跟踪审计、定期审计，对物资采购业务进行事中和事后的审计监督和考核评价。

（一）跟踪审计

内部审计人员每天登录跟踪审计系统，审查10项监控指标变动情况。在指标劣化变动时，使用数据查询功能审查导致指标劣化的具体采购业务。对于发标、决标环节产生的问题，内部审计人员可要求计划员、采购员进行澄清说明。对于恶意报价、随意报价的供应商，督促物资管理部采取相应考核措施。针对重要问题，内部审计人员根据澄清和采购业务的情况，决定是否深入审查。比如，内部审计人员关注到某询价项目由最高报价供应商中标，要求采购人员澄清原因。如果是因为供应商报价错误、低报价严重偏离市场价格等原因，经内部审计人员核实后发现符合实际情况，可以认可澄清内容；如果内部审计人员认为不符合实际情况，可以不认可澄清内容，采取调研市场价格、实地查看采购物资实物等进一步措施，查明原因，落实责任和督促整改。

（二）定期审计

内部审计人员定期对一段时间内的物资采购业务进行系统审计，收集汇总异常事项和澄清内容，系统分析问题产生的原因，对于普遍性问题从内控流程、规章制度等方面提出审计整改建议；进一步分析锁定重要异常事项进行深入审查，发现舞弊行为，对责任人员按相关规定进行处理。

（三）考核评价

审计部门按月度、季度或年度出具跟踪审计报告，揭示物资采购工作存在的主要问题，提出整改建议。同时，根据系统报表统计功能提供的指标监控数据，对物资采购工作质量和合规情况进行整体评价。

五、物资采购跟踪审计系统的实践意义

物资采购跟踪审计系统的建设实施，在不干扰物资采购部门正常工作的情况下，实时获取物资采购业务数据，大幅提高审计效率，有力推进阳光化采购，实现物资采购审计自动化、实时化、信息化。

（一）推进采购业务阳光化

物资采购跟踪审计系统建设与实施后，使巨量的采购交易信息有预警、易查询、可追溯，解决了电子商务活动的监督问题，实现了阳光化采购。

（二）提高审计工作效率

数据查询和报表功能可将需用计划、采购计划、招投标、价格协议、订单以及物资明细任一信息源作为起点，对整个业务流程进行查询，追溯出现问题的原因，为内部审计人员发挥监督职能提供了强有力的工具，在不增加物资采购人员、相关业务部门人员工作量的情况下，极大提高了审计工作效率。

（三）优化企业资源配置

物资采购审计跟踪系统通过对企业采购活动的全面监控和评估，有助于发现资源配置中的不合理现象，从而为企业优化资源配置提供有力支持。此外，审计跟踪系统还可以为企业提供历史采购数据分析，为企业制定更为合理的采购策略提供数据支持。

（四）提高企业管理水平

通过对采购活动的全程监控，企业管理者可以更加客观地了解采购部门的工作情况，进而对采购工作进行更为精细化的管理。

（五）促进落实党风廉政建设监督责任

物资采购领域廉洁风险集中，是内部审计部门的审计重点。企业内部审计部门依托物资采购跟踪审计系统，两年来发布物资采购审计报告20份，提出问题澄清要求300余项，着力强化审计整改，有效落实了内部审计部门在物资采购领域的审计监督责任。

（作者单位：中国大唐集团有限公司天津审计中心，邮政编码：300200，电子邮箱：35824908@qq.com）

主要参考文献

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[3]王曉卿.企业物资采购智能精益管理研究[J].经济师， 2022（5）：287-288

[4]张帆.浅析国有企业大宗物资采购审计的优化[J].财经界， 2022（32）：168-170