档案服务外包在企业管理创新中的应用

戴春艳 广东省机电设备招标有限公司

企业档案作为企业生存和发展的真实记录，对企业的历史和未来的竞争有重要的凭证作用和参考作用。随着企业业务的迅速发展，档案业务量也越来越大，给企业档案管理工作带来很大的挑战。为更好、更专业地解决企业档案管理，越来越多的企业选择档案服务外包，在企业管理中形成创新管理模式。

一、企业档案服务外包的必要性和可行性

在当前的信息技术环境下，企业面临同时管理纸质档案和电子档案的双重困难。由于企业前期的信息系统建设没有在档案管理上投入太多资源，给电子档案的管理和利用带来巨大的影响和挑战。

从20 世纪90 年代初期产生至今，档案服务外包行业在我国已有30 多年历史，随着近年经济的高速发展，档案服务外包行业也经历了从慢到快，甚至迅猛发展的过程，成为档案服务行业的新兴力量。国家档案局发布的《档案服务外包工作规范》指出，档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务6 种业务类型[1]。由此看出，档案服务外包的业务范围基本囊括了档案的全过程管理。

档案服务外包公司在人员、管理方法和管理技术上规避了企业档案管理的不足，其专业性和效率也得到了越来越多单位的认可，档案服务外包成为企业利用外在资源进行档案管理的一个重要、有效的途径。

（一）短期内输出档案整理成果

一方面，随着企业业务的迅速增长，业务资料、凭证、单据等也呈几何级数增加，与企业原本有限的档案管理资源形成鲜明的对比，因而企业对档案服务外包的需求也日益增长。另一方面，企业由于各种各样原因，包括以往对档案重视程度不足、人手不足、库房空间不足等，造成档案资料的积压。要在短期内专业、高效地处理历史积压档案，聘请档案服务外包公司便成为首选。档案服务外包公司在人员配置、设备配置、时间安排方面有着丰富的经验，企业把积压的档案资料交由专业的外包公司集中处理，可实现在短期内输出档案整理成果的目标。

同时，对于专业性较强的档案资料，如人事档案和财务档案，考虑到专门档案的保密性，在时间充足的情况下，企业可单独聘请外包公司一两位员工进行专门整理，减少档案资料接触的范围。这样一来，既保证了档案资料的安全性和保密性，又保证了档案整理的及时性。

（二）等级评定

企业在申请档案工作等级评定时，往往需要聘请专业的档案服务外包公司协助完成。档案管理咨询服务可以弥补档案行政管理部门业务指导力量不足的情况，辅助企业的管理决策。企业在档案服务外包企业的指导下，按照等级评定的内容，如组织管理、设施设备、业务建设、开发利用等，按时按需推进，才能基本达到验收的标准。同时由于档案服务外包公司长期为机关、团体、企事业单位及其他组织提供服务，与专职档案人员有较多交流与合作，更善于处理现实工作中产生的问题，能从标准性、规范性上保证企业的档案工作符合相关标准要求。

（三）弥补企业档案资源的不足

企业使用档案服务外包，可弥补企业档案资源存在的不足，包括自身管理经验的不足、信息资源的不足和库房空间的不足。

对于新设企业或者没有专职档案人员的企业而言，对如何开展档案管理工作、如何建立规范的档案秩序没有相应的管理经验。在这种情况下，企业可以通过甄选合适的档案服务外包公司，针对企业的实际情况制定相应的解决方案。企业通过利用档案服务外包公司的档案专业技术和特定的设备资源，跟进档案管理技术的发展趋势，可以在一定程度上解决企业对档案管理专业人才的需求。同时，企业也能把主要精力放在核心业务上，达到节省人力、降低成本和提高工作效率的目的。

在企业信息资源和库房空间方面，如果企业在短期内难以跟上档案资料的产生速度，企业可应用外包公司现成的电子档案管理平台以及相对低廉的库房场地，借助档案服务外包的力量弥补企业本身资源不足的局限，降低管理成本，促进档案的规范保管。

二、借鉴学习档案服务外包管理的创新举措

档案服务外包公司对档案的管理方式进行了很多创新，有很多新的档案整理方法和技巧、管理经验可供企业借鉴学习。

（一）档案整理方法

档案服务外包的许多整理方法值得企业参考。比如简化文件著录结构和方式，还有应用一些文件扫描、文件装订的技巧等，提高了工作效率。企业在档案服务外包中应积极向档案服务外包团队学习，吸收新的工作方法和工作技巧，提升自身档案整理技能水平。

（二）库房陈列与库房管理方法

档案服务外包公司在转移档案时，采用类似物流企业的工作方式，配备相关的条码设备，转运前统一提供纸箱和条码。单位把需要外包的资料打包、贴条码后，外包公司上门收取，在收取档案资料时用集成设备直接采集数据，装车转运。外包公司在库房陈列和库房管理方面也做得很清晰，在库房定位方面用计算机辅助管理。业务单位需要调阅资料时，由专门的客服人员根据查找的档案箱条码和文件编号信息完成相应的查找，提供给业务单位利用。

（三）档案全过程管理

传统档案服务外包的做法一般需要档案服务外包人员入驻单位，在单位内部完成档案资料的整理。在新的档案全流程管理模式中，档案服务外包人员不用入驻业务单位，而是由业务单位各地办公点工作人员把新增档案直接寄到外包服务公司，在外包服务公司完成验收、整理、著录、扫描、入库等一系列操作。这样，档案工作安排在人手、时间、空间等方面更加灵活，大大提高了档案全过程管理的工作效率。

三、档案服务外包的风险点与企业管理创新应用

档案服务外包作为近些年的新生事物，与企业内部传统的档案管理还是有很大的区别。企业需及时识别档案服务外包的风险点，实现企业管理创新应用。

（一）对档案服务外包公司的甄选和评估

由于档案资料关系到企业业务的保密性和安全性，而且档案资料一旦泄露或破坏，将给企业带来不可挽回的损失，企业应对外包过程中可能产生的风险和风险的防范措施充分考虑，做好前期甄选和评估工作。在选取档案服务外包公司的过程中，要充分做好档案服务外包公司的背景调查和评估。企业可通过召开洽谈会、上门走访、实地查看等方式，考查档案服务外包机构的服务内容、服务质量、服务标准和服务价格等，详细了解档案服务外包公司的业务范围和经营状况。

企业在外包工作中，应按《档案服务外包工作规范》的要求，遵循规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进五个环节，避免外包工作的风险，保证档案服务外包工作安全。

企业在与档案服务外包机构签订合同时，要同时签署保密协议。在协议条款中，要严格规定档案业务操作人员不得损坏档案原件，不得破坏载体的完整性，不得泄露档案信息的内容等，并制定相应的风险管控措施，规定相关的负责人和职责，对外包方案进行详细的研究分析，保证档案的保密性和安全性[2]。

（二）对档案服务外包服务内容、服务方式、费用的约定

在与档案服务外包供应商的服务约定中，企业应注意对档案服务外包的服务内容、服务方式、费用进行详尽的约定，避免日后产生纠纷。

1.服务内容与服务方式

在服务范围上，企业需要根据自身的档案存量情况和检索利用情况来甄选不同的方案，例如，从保密性和资料利用频次的角度来判断档案服务外包的适用性。在服务方式上，对于档案已数字化和未数字化的不同情况，区分不同服务方式的收费。对于需要外包公司进行数字化的历史资料和新增资料，企业内部要做好档案电子数据的留存，减少后续调用资料的服务费，并明确委托企业对档案情况的知悉权和所有权，切实维护企业的实际利益。

2.通用服务与特色服务

在提供档案利用方面，如果客户单位不提出特殊要求，外包公司给客户提供的服务为通用服务，服务方式通常有电话和邮件两种方式，由档案服务外包公司安排客服人员与客户对接。这种服务方式的弊端是有时会出现同一个服务需求由多位客服人员跟进的情况。因此在前期谈判中，企业可与外包供应商沟通，要求外包公司提供一对一的特色服务，保证服务响应的专业性和及时性。

企业还应针对档案服务外包过程中容易出现的问题，如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等，或者响应时间过久、服务效率低等进行特别的约定，并要求外包机构安排档案专家解决合作中出现的质量问题，提供区别于一般客服的特色服务，保证外包服务质量。

3.服务费用

外包公司的费用通常分为两种情形，一种为相对固定的费用，包括单次资料转移的费用和每月保管租金，另一种为变动的费用，包括档案查询、档案调回等档案利用的费用，具体又分为档案下架的费用、运输的费用、人工服务费等，其中变动费用的收费水平较高。企业在前期谈判中需要根据本单位的实际情况，充分考虑企业现有资料和新增资料的存量情况、每月查找利用的频次，沟通确定最合理的费用标准。

（三）强化档案服务外包监督

在档案服务外包过程中还要强化监督。在制定外包管理方案时，要按照安全第一、预防为主的原则，建立档案服务外包管理岗位责任制。要安排档案部门、办公室和信息中心联合行动，做到人防、物防、技防，采取科学有效的安全管理措施，应用安全可靠的技术手段，对档案服务外包服务进行监督，确保档案实体和信息的绝对安全。

近年来，我国档案部门进一步加强对档案服务外包公司的沟通和指导，专门印发一系列加强档案服务外包管理的规范和规章，开展档案服务外包项目备案工作，为规范和约束档案服务外包的发展提供了有力的保障。

但外在环境的约束不意味着企业可以对外包管理工作不管不问，任由外包机构自我约束。企业只有通过事前制定有效的措施，科学防范，才能有效消除外包风险，才能充分利用档案服务外包来辅助企业档案管理。企业在外包工作中应坚持合法原则、安全原则和可控原则，制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受到损毁，或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

企业应对档案服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围。定期检查外包企业工作流程是否符合要求，如是否定期记录温湿度、定期巡检，是否制定相关安全措施来保证档案的安全性和保密性[3]。对出现较大管理问题的外包公司要停止使用，避免给企业造成更大的损失。

四、档案服务外包完成后应坚持的管理举措

（一）预防档案积压现象的反弹

档案积压给档案的查找和利用带来很大的困难，特别是积压的纸质档案没有数字化，不能实现计算机检索，使档案难以发挥它的价值。档案积压一段时间后，企业往往需要花费更多的人力和时间重新进行梳理。

解决档案积压问题，首先要认识到档案积压的原因。其包括档案空间不足、人员流动、管理制度不完善等。具体来说，包括以下情况：部分企业没有独立的档案室，或者档案库房空间不足，不能满足档案资料分类有序摆放的要求，从而造成档案混乱；部分企业档案人员为兼职档案员，在工作内容上更换频繁，导致档案人员流动性增大；部分企业没有做到从制度上和流程上去控制资料的收集整理，档案经办人离岗时没有做好资料的交接工作，导致资料在收集环节已经流失。

企业在档案服务外包工作结束后，如果不注意做好档案工作的规范控制，将造成档案积压现象的反弹，形成新的混乱局面，后期将需要投入更多的人力物力来完成梳理，或需要再次使用外包整理服务。因此档案服务外包工作结束后，企业要积极总结档案服务外包经验，实行有力的举措，防止档案积压现象的反弹。

（二）建立档案工作规范和标准

档案服务外包整理工作完成后，企业档案工作局面也焕然一新，要长期保持这种局面，就需要建立企业档案工作规范，包括相关的档案制度、管理细则、流程标准，形成档案资料有序移交、规范整理、标准入库的良好局面。

（三）档案专职人员的保证与衔接

在现实工作中，企业往往会出现对档案工作认识不足的情况，认为档案岗位属于“养老”岗位，只有在企业面临外审或法律纠纷等情况下，才会意识到原始档案的重要性。另外，由于我国每年培训的档案专业人员数量较少，加上档案工作相对单调枯燥，难以留住专业人才，造成既懂档案管理知识，又懂业务和信息技术的复合型人才少之又少。

因此，企业需要提高对档案工作重要性的认识，特别是企业领导需要高度重视档案工作，为档案管理工作提供充足的人力物力财力支持。对于档案主管部门来讲，需要保持档案专职人员的稳定性，为档案人员提供更多的工作保障，特别是工作内容安排方面，要充分保证专职档案员工作的专业性，让档案人员从非档案性工作中解放出来。在档案工作交接中，要预留更多的时间办理移交，使档案工作有序衔接。

五、结语

档案服务外包模式是档案管理发展的新趋势，企业要充分认识档案服务外包对企业管理创新的重要性，并在使用中注意对外包公司的服务、管理和监督，防范风险，充分吸收外包公司的创新管理工作方式，推进企业档案管理工作高效有序运行。