浅谈新修志书与档案利用现代化

宓静娴 /中共杭州市委党校临平区分校

根据每20年左右续修一次地方志的精神，我国新一轮续修地方志的工作先后在各地启动，这预示着大批量利用档案资料的高峰期已经到来。我们是否作好了迎接新的档案利用高峰期的准备，前两轮修志对档案利用有些什么背景和不同特点，这些都需要进行分析总结，找出档案利用中的不足之处，扬长避短，从而为新一轮修志提供优质、高效的档案信息服务。

1 档案与史志的关系

“志乃信史”，真实准确是志书的根本，档案的原始记录性或其一次文献特性保证了史志的准确性。论两者的关系，可从如下三点得到明证。

1.1 两者同出一源

寻根溯源，管理档案与编修史志在古代都是由史官承担。正是两者同源，早在1959年周恩来总理就号召档案工作者：“要学司马迁，做司马迁。”如今，浙江的衢州市、舟山市等地将档案与史志整合成一个机构，其职责之一就是：开展档案资料利用服务工作，研究、编纂、出版档案史料；开展档案、党史、地方志宣传和档案史志文化建设等。

1.2 两者都体现历史真实

两者呈现方式很容易理解“史志与档案是‘相须而成’的关系”。没有高质量的档案材料就不可能有高质量的志书。档案是史志的原始性状态，未经加工，则多为载体分散、内容繁杂、联系松散的档案文献；通过史志专家的条理化整理、系统化研究，成为具有综合性、工具性、实用性都很强且易于传播的专业史志。

1.3 两者功能相似

若没有历朝历代编修的志书，余杭两千年历史则可能成为空中楼阁，更无传承优秀传统文化的底气。历代志书总结历史经验、探寻历史规律，起到资治、教化、存史、宣传等功能。而档案作为人类各种活动的原始记录，卷卷记史存史，件件资治襄政。

2 新修志书与档案利用的重大变化

新一轮续修志书的时限，包括了改革开放40余年的历程，这段时间正是我国经济、政治、文化、科技等各项事业全面、快速发展，由计划经济向市场经济的转折时期。新一轮修志正是为了全面总结我们改革开放以来经济发展、政治稳定、文化繁荣、社会进步、基层治理等诸多方面的历史经验和成就，将我们改革开放和现代化建设的伟大进程载入史册，这是一项浩大的文化建设工程，是充分彰显社会主义文化自信的一个重要方面。与前两轮修志相比，在档案利用上各有不同特点，下面加以比较说明。

2.1 编撰人员发生了变化

第一轮修志时，尚无专业机构指导；除了可学旧志撰写的纲目和方法外，几乎没有专业知识或专业指导。其时，参与编撰的工作人员往往是草台班子，年龄结构和知识结构老化，大家摸着石头过河，半成品且错误之处甚多，大多达不到公开出版的要求。如1980年代编写《余杭党校志稿》，聘用4人忙忙碌碌地花了6年时间才完成，且质量达不到预期要求。新一轮《余杭党校校史》（2021年杭州出版社出版）时，修志人员相对年轻，知识结构互补，且有专门的史志机构指导，志书的准确性、语言的规范性、设计的精美性和印刷的美观性都得到很大提升。

2.2 收集档案资料的手段发生了改变

第一轮修志时，收集、积累档案资料的手段主要是靠纸、笔手工抄写记录为主，档案机构连复印设备尚未配备，往往是一个字一个字、一张卡一张卡地收集资料。这种方式速度慢，效率低，工作周期长，花费了修志人员大量时间和精力。新一轮修志在档案和报刊资料收集、积累工作上，因信息科技的加持，其手段也多元化了。除了旧有的收集资料办法外，新一轮修志时可采用复印机、电脑、扫描仪、数码相机、手机扫文档（功能）以及互联网上下载等较为现代化的手段来收集、整理、加工、积累资料。此外，随着本校2017年“浙江省示范数字档案室”创建成功，做到了档案文献数字化、数据化存储，查询和检索档案文献极为方便，给收集资料带来极大便利。正是得益于现代化利用手段，大大缩短查阅利用档案周期，节省修志人员大量时间和繁复劳动，本校新志仅聘用3人2年时间形成定稿。

2.3 档案资料来源渠道增多

第一轮修志时，因为众所周知的原因，早期档案资料损坏或丢失严重，档案数量少，查找资料较为困难。当时资料的来源渠道主要有三个，一个是地方综合档案馆、单位档案室的第一手原始档案，这是修志的主要资料；另一个是口传资料或口述历史，完全依靠老同志走访老校长、老教师，召开退休人员座谈会等方式回忆，还收集到一些旧教材、讲课记录、私人照片等，作为一种补充资料。档案馆、室作为编修志书利用档案的主要渠道，其当时档案信息的供给状况并不乐观。不仅档案资料数量少，而且供利用手段落后，方式单一。新一轮修志，档案资料的来源渠道较多较丰富，修志者感到困难的不再是单纯缺少档案资料问题，而是随着档案馆收藏的丰富，档案类型的多样化，要解决在浩如烟海的档案资料中挑选史料、去伪存真的问题。首先，从档案馆来看，经过第一轮修志，各项基础业务工作受到了严重挑战。为此，档案部门根据修志工作的现实需求，消灭了“三无档案”（即无目录、无页码、无备考表），提高了整理质量，编辑多种检索工具，尽量满足检索利用的需要。而且，党校档案室通过数字档案室创建，档案数据直接引用率可达70%左右。档案资源建设高质量发展和数字化转型，优化了检索界面，提升了检索功能，档案信息服务的能力大大提高。

2.4 新修志书可以利用大量音像档案

第一次修志时，党校几乎无可用的音像档案，连党校几任老校长培训时的照片都很难找全，志书形式单一，留下很多缺陷。而新一轮续修志书可采用大量有价值的图片（照片、地图、数表）资料和录像资料，做到图文并茂不再难，还可随纸质志书一起出版多媒体电子版志书，这是与第一轮修志不同的一个显著特点。

3 新时代续修志书与档案利用的供需诉求

中央领导同志曾说：方志系统要建立一个数字化的志书图书馆，通过互联网供社会各界乃至国际上使用。为与方志系统建立数字化的志书图书馆相适应，档案部门也建立了数字化档案馆系统。当新一轮修志工作到来的时候，档案利用工作将以全新的姿态展现出来，档案信息的供给与需求基本相适应。

从供给方来看，档案馆将成为档案信息资料的贮存和利用基地。档案信息加工产品多元化，既有纸质印刷品，也有方便利用的光盘等多媒体产品；档案的收集、归档、移交也将通过网络进行；档案信息检索手段全面现代化，所有档案信息的管理将实现电子化、数据化、多媒体化，信息传输网络化是新时代的基本要求。从需求方来看，编史修志利用档案资料的手段是现代化的、无纸化的；收集渠道是多方面的，档案部门提供的档案信息只不过是其获得信息的渠道之一；修志人员不必躬身前往档案馆也可以查阅到档案资料，既可以利用档案馆编辑的电子出版物，也可以通过档案信息网络查询下载相关文件（如近年编写的地方年鉴大多附有光盘或其它存储设备），还可以通过相关部门网站搜索需要的资料。总之，编史修志利用档案将更加方便快捷，不必像第一、二轮修志那样把大量时间花费在查阅档案资料上。

4 持续加强档案利用现代化推进修志便利化的建议

修志工作是以文兴区、传播知识的崇高事业，代代相传，生生息息。“一届志书完成之日，就是新一届志书开修之时。”史志事业与档案利用是相互依存、相互促进的，档案文献利用工作必须随着时代的前进而发展，才能适应包括修志事业在内的各项工作对档案信息利用的需求。因此，加强档案信息化建设、不断推进档案利用工作现代化，档案部门任重道远。笔者认为，应该从以下几个方面来推进档案利用现代化。

4.1 持续解决有档可查难题

要进一步夯实档案室基础建设，确保档案资料的连续性和完整性。档案室要积极探索并有计划、有步骤地提升档案管理水平，确保档案管理更加规范化、标准化、数字化，全面推进区直机关数字档案室建设，为提升编史修志服务质效提供坚实的档案保障。要加强档案资源整合力度，丰富修志的“资源库”。各地档案馆加大档案接收力度，认真熟悉馆藏，调研现有档案资源的保管现状，编制科学进馆名册并组织实施，以期将一切有保管价值的档案应收尽收。有了丰富的档案史料，才有完备的原料供给。

4.2 持续强化用档便利

要加快档案数字化进程，持续推进数据流动，让数据多跑路，让修志人员少跑腿。在数字化利用档案的背景下，修志部门将越来越多地利用数字档案。因此，档案部门必须对馆（室）藏纸质档案进行数字化处理，从目录信息到全文信息由近到远不断推进，并通过计算机档案信息管理系统进行有效的管理，全面实现档案信息的自动查询、智能检索等功能，让修志人员少跑档案馆（室），不断提高修志工作效率。

如，余杭区档案馆通过实施5期数字化加工项目，2016年12月，区档案馆国家数字档案馆系统测试成功。开展馆藏档案数字化加工、电子文件中心建设，以及基于局域网和政务网的数字档案馆信息管理服务平台建设等，最终建成了以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆体系。从查档大纲、验证用档手续到目录检索、档案调阅、复制档案以及满意度评价，用户在区档案馆馆藏30万卷（件）档案中检索出用户所需的档案，整个过程仅需7分钟。

4.3 持续提高音像档案占比

要切实提高音像档案的数字化供给，让新修志书图文并茂。以前，各级档案馆（室）因思想上不够重视，录音、录像、照片档案的收集与管理很不完备，数量少、质量差，管理手段落后，从而导致音像档案入志篇幅占比很低。针对新一轮修志重视利用音像档案的需求，各地档案馆以及各区直机关、事业单位档案室应该加强音像档案收集、管理和数字化建设，彻底扭转重文书档案轻音像档案的收藏格局，使之相较文书档案占比过大转为两者平分秋色。如音像档案收集的范围要扩大，除了照片档案外，本校要加强对授课老师内容、现场教学讲解、活动过程、案例讨论等音视频档案的形成和积累。要将存量音像档案数字化，可用扫描或用数码相机翻拍，经处理后存储在智慧档案管理系统；或将录音、录像、照片档案进行载体的转换，全部转换成光盘或硬盘等载体保存，且应当多做几个复本，方便修志人员借阅利用。

4.4 持续优化档案编研工作

要通过努力，注重构建点、线、面的串联和优化，以更多优秀编研成果让修志人员获得更多“现成饭”。档案原件的数量庞大、内容复杂、分散零乱等状况与修志利用者要求获得档案信息具有针对性、准确性、浓缩性、系统性之间有矛盾。

为了解决这种矛盾，档案部门既要实施系统化收集、高质量整理，又要不断推进编研工作数字化、信息化、网络化，确保修志人员查阅档案的“快、准、全”。

4.5 持续培养更多复合型人才

档案工作与编史修志有着天然的“血缘”联系。但两项工作的专业性都很强，必须有既懂档案管理和利用，又有编史修志专业知识的复合型人才。档案部门要联合修志部门同向发力，创造更多机会，输送现有人员到对口部门学习、进修、培训，提升专业素质，为编修高质量志书提供人才保障。