财务共享中心模式下企业内部控制问题与优化思路探究

■赵天捷

国能大渡河流域水电开发有限公司

如今，越来越多的企业乘经济全球化和互联网之风日渐成长，基于此，对子公司遍布多个地区的企业来说，若各子公司实行独立财务核算，势必造成更大的管理难度。尤其是在如今竞争激烈的市场环境中，如何降低经营成本、提高利润已成为许多企业面临的一个重大问题，因此，成立财务共享中心便成为各大企业“降本增效”的不二之选。尤其是在财务共享中心的运作过程中，由于其具有信息高度集成、业务逻辑集中化等特征，导致企业财务内部控制面临着诸多风险与挑战。在这种情况下，财务共享中心建设和发展过程中所暴露出来的内部控制层面存在的问题和不足也就更加值得深思和研究。

一、财务共享的特点

财务共享是一种以现代网络技术为基础，以远程集中、统一、标准的方式进行交易的新型财务运营方式。它的关键在于建立一个财务共享中心，来进行企业的财务核算，即将财务人员集中起来，利用ERP 信息系统为企业进行财务管理，各个子公司不再单独设立财务部，而是由财务共享中心为各个分支机构提供会计核算和报表。

1.数据具有统一性

在财务共享模式下，各分支机构的财务资料管理方法发生根本性的变化，使各分支机构在执行财务管理时数据缺乏一致性。财务共享中心具有会计体系统一、操作流程规范、信息系统集中的特点，下属企业可在财务共享中心进行统一的财务分析和处理。

2.管理具有规模性

财务共享中心模式的优点还在于它能够将企业的业务集中，从而在会计工作中，各个独立的业务部门无须同时具备处理复杂的会计事务和重复的业务的能力，提高企业的财务工作效率。而那些错综复杂的业务，则可以通过信息技术转移到财务共享中心，让财务共享中心能够利用更多的人力来进行更有效的整合，从而减少交易成本，节约不必要的时间。

3.人员具有专业性

财务共享中心的稳定运行，要求相关人员有强烈的财务服务意识，有能力提供优质的财务服务。相对于传统的财务职位，财务人员要适应不同的工作需求，而财务共享中心的工作人员只需完成同一任务。在这种工作性质下，财务共享中心能够确定这项工作所需要的能力，并将其指派给更多的专业人士。此外，财务人员还可以对这一领域的问题进行深入的研究，使自身的专业化水平进一步提高，从而提高工作质量。

4.服务具有技术性

在业务上，财务共享中心的业务在很大程度上取决于信息系统，从纸质账单到图像识别系统，到ERP 系统的数据处理，再到库存管理、销售管理、成本管理、税务管理等，都离不开专门的信息系统。也就是说，财务共享中心的服务建立在高水平的信息技术系统之上。

二、财务共享中心模式下内部控制建设的重要作用

1.提高财务工作的处理效率

财务人员利用财务共享中心可以减轻工作压力，而共享中心则是一个高效的信息平台。根据共享中心模式，财务人员可以将工作时间分配给不同的工作，从而使工作更快速地进行。此外，企业管理层能够及时、准确地反映信息，调整企业的策略，做出适当的财政决策。利用财务共享模式，可以使企业的财务工作脱离以往的工作模式，变得更规范、更有效，通过信息化手段，实现准确、快捷的数据传输。

2.降低内部控制成本

建立财务共享中心，可以降低企业的管理和运作费用，企业可将某些职位和类似的业务进行整合，使会计处理更加规范，也可以提升财务人员的工作质量。从企业的启动和稽核两个方面来看，传统的企业财务运作必须先在线下进行手工操作，再对所生成的纸质财务报表进行人工审核。而财务共享是一项全程在线的商业运作，可以减少许多中间环节。从会计角度来看，以往的财务工作都是人工进行，实施了财务共享后，能够实现信息的自动化和智能化管理，降低成本。

3.实现会计信息实时传递

由于传统的财务管理模式存在着多层次、多个部门间的信息传输问题，过分依靠财务人员的沟通会导致信息的处理变得缓慢，容易导致信息失真。财务共享模式通过各业务模块之间数据的传递，将各单位和部门之间的会计核算集中到一个共享平台进行处理，实现上传原始票据及相关单据，不仅防止信息丢失现象的发生，还实现了票据及时采集，优化企业整体的信息传输流程。同时，信息共享中心的各层级业务也与财务模块的数据进行了实时连接，从而使数据更加真实和准确。

4.加大财务部门对财务工作的管控力度

建设好共享财务中心，可为企业的财务工作创造良好的环境。在这一背景下，需加强对财务活动的管理，防止出现不规范的现象。通过对财务共享中心进行有效的控制，改变现有的管理制度，对整体的财务管理进行全面的调整，使之更加人性化、规范化，从而建立起更加可靠的财务管理体系，进而达到对企业管理各个环节的有效控制。

三、财务共享模式下企业内部控制存在的风险

1.业财分离形成的内部风险

财务共享中心模式能够使内部控制标准化、信息化，对企业生产经营非常重要，已成为内部控制中一个不可忽视的因素，但是对企业而言，构建财务共享中心的过程中也出现了若干问题。企业设立财务共享中心，最终目的是将企业内部的各种业务整合在一起，以提高会计信息的使用效率，降低成本，但同时也存在着因经营活动所在地较远而产生的风险。在传统的财务模式中，企业的财务人员与当地的企业有直接的联系，所以财务人员对日常和非日常事务的处理更加熟练。由于建立财务共享中心时，往往与现实中的经营活动有一定的距离，使财务人员和企业之间的交流和合作变得薄弱，从而增加信息获取的滞后性。因此，在构建财务共享中心时，在企业内部控制中，财务管理人员与经营单位的关系是否能够得到有效协调是一个核心问题。

2.人员流动性高形成的操作风险

当财务共享中心代替了传统的财务管理方式后，原来的人力资源管理转变为ERP 系统，使得财务信息的处理过程不再完整，成为“流水线”式的重复作业。在实施财务共享中心模式后，企业可以大幅减少以往烦琐、重复的会计工作，但是仍然存在一些问题需要解决。一方面，在财务共享中心内部，存在着难以调动的人员；另一方面，在流动的同时，也存在着较大的操作风险，而且这种流水线作业具有重复、单一等特点，很难对财务人员进行全面的素质培训，从而影响到其未来的发展，使其无法在工作中发挥自己的作用。

3.数据传输低效形成的信息系统风险

不同的信息系统在财务共享中心之间的数据存在着很大的相关性，除了少数具有一定规模财务信息的企业，都需要通过各种不同的信息系统来进行整合。此外，由于企业的财务信息大多储存在企业的财务系统中，当发生系统故障时，会对企业的日常会计工作造成一定的影响。有些企业ERP 系统的运算量不能满足企业的业务高峰，如果在月底大量使用ERP 系统，很容易导致系统出现故障，关账和数据传输延迟，从而导致财务数据的准确性下降。

4.涉税风险

财务共享中心通常包含不同的经营地区，尤其是各个国家。由于企业的涉税工作比较复杂，涉及各种会计准则、税收法规以及税务机关对其的解读，同时，我国现行的税务管理制度也在不断完善，这就给税务机关的税务申报带来了很大的难度。不同地区的税制存在差异，使企业在制定统一的税制方案时更加困难，特别是对跨国企业来说，面临着更为严峻的税务政策法规和合法性压力。

5.审核标准受主观影响较大

一方面，由于财务共享中心的工作人员分工不同，同一部门成员对同一业务的审查标准不同，同一部门的工作人员由于知识结构、工作经验等原因，对同一工作的审查标准不统一，从而形成不同的审计标准。另一方面，由于业务集中，各会员单位的财务人员数量有所下降，而重复、单调的文件稽核工作也使各会员单位的财务人员形成一种固有的思维模式，使其在企业初始审查阶段缺乏对风险的评价。在实际操作中，由于共享中心内部审计标准、会员单位和普通单位的审计标准不统一，致使在出现问题时，企业财务人员和会员单位的财务人员都难以判断该如何处理。

四、财务共享中心模式下内部控制的优化策略

1.加强与业务的联系，加速业财融合

为了有效提高财务共享中心的运作效率，必须把财务与业务相结合。加强财会与相关单位的联系，因为财务人员的工作趋向于标准化、集中化和重复化，因此，他们的工作与现实的业务联系较少，企业必须对财务人员进行持续的培训，让财务人员了解相关的业务模式和流程，同时也要通过案例和现场的模拟，来帮助财务人员了解业务的背景和重要性。此外，由于财务共享中心的财务人员对实际业务的了解程度不足，可以从实际业务部门选拔出有经验、有能力的财务人员加入财务共享中心，提高其与实际业务的关联性。同时，要强化财务共享中心和现实业务之间的联系，在此基础上，运用财务共享中心对各个企业的运营数据进行分析，为企业未来的发展提供参考。比如，财务共享中心按照不同经营单位的实际资本和经营规模来进行预算的优化。通过对集团信息系统的分析，对企业的经营过程进行优化，以加强与企业管理层的交流，并向企业管理层提交高品质的内部报表。

2.加强人才培养，留住人才

财务共享中心的运作必须有一支稳定的人才队伍。首先，要建立内部培训和晋升机制，完善薪酬制度，在企业内部开展培训，并与有关的法律法规相结合，制订培训计划，适时调整培训内容，并对评估范围进行适当的调整，以帮助财务人员掌握工作中所需的知识，避免操作风险。其次，要加强与财务人员的交流，减轻财务人员的心理压力，鼓励财务人员做好自己的事业计划，使其积极地学习。同时，企业还应当及时统计和公开企业的人才空缺，通过定期甄选式的内部人员竞争等手段，选择优秀的财务人员参与上级管理工作，或者将其分配到各业务部门，提高财务人员的业务水平。另外，还需要通过建立平衡计分卡、KPI、轮岗制度等措施，来激励财务人员的工作积极性，并避免岗位固化和滥用职权。

3.定期更新维护信息系统

一个强有力的信息系统能够为财务共享中心的稳定运作提供有力的支持，特别是在更新和维修方面，要进行有效的管理。企业应根据自身财务制度的需要，及时更新所用到的资料，重点关注不同信息系统与企业财务共享中心的衔接时间、过程的精确性，或是引入更加智能的S/4 HANA 等信息系统，来实现数据结构的优化、财务和产品的设计。这种信息系统能够有效地提高系统的工作效率，减少系统的操作风险。同时，做好对信息系统的维护，并与系统的常规维护和实时监控相结合，以防止服务器不能正常工作而导致产生的系统安全隐患。在进行维修后，要对新的系统进行测试，保证在达到预期的维护效果后，才能正常使用。

4.及时掌握各地税务政策，因地制宜加强与税务机关的协作

由于企业的具体业务单位遍布全球，不同地区制定的税收政策不尽相同，因此，在运用财务共享模式时，应充分考虑到各地区的政策、规定以及与第三方咨询企业或集团内部的密切关系，为财务人员提供及时的信息，避免税务风险。

5.完善内部审计制度

在企业推进工作的过程中，首先要从内部进行审计机构的设计，并聘请专门的审计人员；其次要加强对财务、审计等专业技术人才的培养。同时也要不断提升信息技术，以便将各类审计资源整合起来，从而为内部审计挖掘出更多的信息资源，为内部审计的实施奠定基础。

6.优化内部控制相关的环境建设

企业的内部控制主要是指企业的具体战略目标、企业的内部治理以及对财务风险的管理。在当今的经济形势下，企业既要面对新的挑战，又要面对新的机遇。对于现代企业来说，首先要建立科学、合理的财务风险管理观念，要对全球化背景下的相关风险做出科学、合理的评估，以提高其实际抵御风险的能力。其次要完善企业内部的监督机制和约束机制，建立健全相关的董事会制度，使其具有充分的发言权，从而在决策过程中发挥积极的促进作用，避免因决策失误而带来的各种风险。企业战略目标应该是科学、合理的，确保风险管理有效。在市场竞争日益激烈的情况下，企业需要不断调整发展战略来实现持续健康的增长。企业应正确认识自己的长处与短处，理性对待内、外部环境变化，综合考虑各种因素，理性制定合适的战略目标。

五、结语

随着我国经济社会的迅速发展，世界范围内的经济一体化程度不断提高，企业的规模不断扩大，财务共享已成为企业进行财务管理的主要方式。通过对已有的内部控制问题进行分析，提出相应的改进措施，能够有效地识别和应对潜在的风险，保证企业的正常生产和运营，达到管理目的。同时，通过对企业内部控制进行优化，保证企业的健康发展。在数字经济不断发展的今天，企业要深刻认识到要想改善企业的运营环境，就必须不断改进内部控制制度，以达到可持续发展的目的。