采供血机构档案规范化管理优化策略

■王 娇

近年来，随着我国医疗保障制度不断完善和医学技术水平的不断提高，临床医疗机构对血液的需求量大幅增长，2022 年河北省有近70 万人参加无偿献血，依靠社会各界尤其是爱心人士长期的无私奉献，无偿献血事业取得了令人瞩目的成就，血液中心（站）作为公益性采供血机构，承担着向临床提供充足、安全、有效血液的重任。采供血档案涵盖着献血者筛选、登记、采集、制备、储存、发放到运输的整个过程，是关系广大人民群众切身利益的民生档案。

一、采供血机构档案的利用价值

（一）采供血档案是助力无偿献血事业高质量发展的重要组成

在无偿献血工作中，档案管理覆盖采供血、检测、科研、教学、管理、卫生行政管理以及其他各项活动的各个环节。2012 年河北省血液中心成立采供血档案管理机构，共建立献血者档案200 多万份、志愿者档案1.3 万份，为医治120 多万名患者发挥了不可替代的作用。2022 年北京冬奥会和冬残奥会期间，招募冬奥应急献血队员1761 人，其中Rh（-）献血者128 人，达菲血型献血者22 人，利用献血者档案信息系统，坚持实时跟踪、定期对接，确保了队伍的相对稳定，高标准、高质量完成冬奥会血液保障工作。通过对历年献血信息数据的全面统计、科学分析，为采供血机构制定更加合理的工作计划提供参考，为全省无偿献血工作提供数据支持和参考依据。

（二）采供血档案是血源招募和献血者队伍建设的重要保障

全面、真实的无偿献血者档案信息是动员无偿献血者再次献血的前提条件。2022 年，依托采供血档案信息和短信发送平台，河北省血液中心针对献血1-6 次的成分献血者进行预约招募，成功招募12408人，成功招募率55.2%，确保了应急用血期间随需随用，避免了用而未备。完善的无偿献血者档案针对献血者血型、是否稀有血型、献血次数等信息进行综合分类，包括献血者年龄、性别、联系方式、家庭住址等个人和身体状况等信息，确保在紧急情况下，能第一时间联系到位、动员到位、采用到位。

（三）采供血档案是维护无偿献血各方合法权益的有力支撑

采供血档案信息从小的方面说，是保障献血者、志愿者福利待遇的依据，河北省目前已为符合条件的献血者发放无偿献血荣誉卡1.5 万多张，持荣誉卡献血者可免费游览政府投资兴办的公园、风景名胜区等场所，到非营利性医疗机构就诊免交门诊挂号费，免费乘坐城市公共交通工具等。从大的方面说，档案材料涉及血液安全，包括采血安全、用血安全，事关重大，直接关系着人民群众的生命安全。对于涉及血液安全的医疗纠纷，有据可查、有源可溯的完整无偿献血档案，可为公平公正解决纠纷，维护相关方合法权益提供强有力的证据支撑。

二、影响采供血机构档案规范化管理的因素

（一）思想上，重视程度不够

档案工作对一个单位、一个行业实现高质量发展的重要性和必要性日益凸显，采供血档案管理已然成为无偿献血工作不可或缺的重要组成部分。目前，部分采供血机构对档案管理的重要性和必要性认识不够，尚未真正把采供血档案管理工作摆上桌面、纳入中心，不同程度地存在档案室建设标准不够、管理制度不够规范、“八防”设备的配套建设不到位、信息化管理水平不高等问题；有的认为档案工作看不见、摸不着，没有硬性的考核机制，满足于不泄密、不失窃、“守好摊子”；也有的对档案工作服务大局的重要性认识不足，认为是“清水衙门”、边缘部门，干工作满足于按部就班、墨守成规，凭老思路、老经验、老办法抓工作的多，紧紧围绕中心，充分发挥档案专业优势，精准创新的开展档案服务，档案工作大有可为的认识不高。

（二）专业上，业务能力有待提高

档案工作科学化、规范化开展离不开一支高素质的档案人才队伍。血液中心（站）是采集、提供临床用血的机构，在血液产品实现过程中形成了大量的文字、图表、数据记录，档案门类广，载体多，专业性强。由于采供血工作流程环节复杂，信息数据繁多，在具体的工作中容易出现数据资料不完整、查实效果不佳等问题。近年来，采供血机构档案工作已向规范化迈进，但受制于规范和标准的不统一，档案工作的整体质量不高。同时，采供血档案管理人员多为兼职，精力主要放在本职工作上，而对兼职的档案工作重视程度不够，业务能力有待提高。

（三）手段上，档案信息化水平还不能满足发展需要

采供血档案管理的数据化、信息化是大势所趋，是实现高质量发展的必由之路。目前，依托河北省采供血信息网络报销平台，省血液中心和设区市血站之间实现了信息共联共享，全省已普及用血后血费出院联网即报，各设区市之间也实现了异地报销，采供血档案信息化建设已取得了明显成果。同时，河北与山东两省血液中心签订了血液联动调剂保障协议，但仅限于应急用血调配支援等方面，省市之间的采供血信息连接尚未实现，异地网上报销更是遥遥无期，对照人民群众的需要，对照其他行业信息化建设成就，采供血档案管理信息化还有很长的路要走。

三、加强采供血机构档案规范化管理的几点思考

（一）健全完善档案管理的规章制度

目前，国家对无偿献血、采供血档案管理尚没有成型的业内标准，只是在2005 年卫生部发布的《血站管理办法》第二十八条规定，献血、检测和供血的原始记录应当至少保存10 年，且至今未修订该标准，已不能满足当前形势发展的需要。按我国城乡居民人均预期寿命78 岁计算，若献血者18 周岁献血，有60 年左右的潜在用血期，该献血者献血记录及既往血费报销记录，都需要较长时间的档案信息追溯。建立统一的、科学的规章制度和标准是采供血档案信息的收集、整理和发挥效能的前提。应顺应形势、放眼长远、立足当下，不断加强档案制度建设，规范档案管理业务工作流程，做到有章可循、依章办事，实现采供血档案管理的规范化、制度化、标准化。

（二）扩大档案收集归档范围

“血液安全无小事”，2006 年，国家卫生部相继颁布了《血液中心质量管理规范》和《血液中心实验室质量管理规范》，作为血液中心质量管理的基本准则，质量管理规范内容包括：血液中心质量管理职责、质量体系监控和持续改进的具体内容；对血液质量可能会产生影响的组织与人员、建筑、设施与环境、设备、物料、安全与卫生相关内容；采供血具体流程，即献血服务、血液检测、血液制备、血液隔离与放行、血液保存、发放与运输、血液库存管理、血液收回等；献血后质量追踪，即血液的标识及可追溯性、投诉与输血不良反应报告。由此形成了大量的质量管理体系原始资料，覆盖采供血业务所有流程、步骤和环节，有重要的参考借鉴价值及凭证作用。血液中心档案部门应扩大这部分档案的收集、归档范围。以河北省血液中心为例，凡保管期限超过5 年的质量管理体系档案均移交综合档案室集中统一管理，为血液质量与献血服务的持续改进发挥最大效能，为血液诉讼提供证据。

（三）探索档案开发利用的新模式

采供血工作流程繁多，档案内容庞杂，科学合理的分类分层归档范围、保管期限、管理权限是档案科学化、规范化管理的基础。新形势下的采供血档案管理要与时俱进，运用网络现代新技术对档案信息资源进行深度开发利用。依托采供血档案数据资源，运用大数据、云计算、智慧采供血等高科技手段以及微信、APP 等网络平台为献血者、临床医疗机构及社会公众搭建“桥梁”，实现“一网查询、多方联动”。

依托庞大的采供血档案数据资源，运用大数据、“互联网+”等高科技手段为献血者、临床医院以及社会公众搭建沟通联系的桥梁，让有献血意向的爱心人士通过微信平台就能知晓采供血机构每日血液需求计划、采血点布局及献血人员密集度，进行预约献血；让临床医院通过血液贮存类档案信息，及时了解当日各血型库存情况，把控血液用量，合理用血；让献血者享受简单快捷的献血后服务，即献血者本人或直系亲属用血后，只需一部手机几分钟内就可发起血费报销申请，血液中心通过电子档案进行身份甄别，并根据献血量计算报销额度，审核通过后，钱款自动入账。“互联网+”模式提升了采供血机构的服务水平，增加了社会各界对采供血机构的认可度。

（四）确保无偿献血者隐私不受侵犯

血液中心档案真实记录了采供血工作全过程，为精准采血及献血服务提供重要参考，是保障用血安全的重要凭据，献血者类档案涵盖了献血者的姓名、血型、有效身份证件、联系电话、血液检测结果等大量个人信息，涉及献血者的隐私，做好保密工作至关重要。无偿献血者档案中的一些事项，应当由其本人填写，并注意保持其私密性，不能随意泄露。要加强用血各环节的保密措施，应严格按权限设定血液信息查阅范围，相关信息从采集检测开始就进入保密流程，为每袋血液分配唯一条码，此条码应至少在60 年内不重复，随后血袋和标本放进冰箱低温保存，当血液被发往医院用于治疗患者的时候，医疗机构对血袋标签进行扫码，查看核对被授权的、必要的血液信息，然后根据相关操作流程严格进行血液的保存、发放、使用。这时所显示的血液信息只包含医疗所需的血型等必要信息，献血者的个人信息和其他非必要的血液信息则被保护，能有效避免个人隐私的泄露。档案部门应完善健全档案保密制度的相关标准，细化明确采供血和用血各环节的查阅权限并严格执行，做到“不该看的不看、不该用的不用”，确保献血者隐私不受侵犯。

无偿献血是一项持续性的社会公益活动，怎样做好这项工作没有固定模式，档案部门应不断增强创新意识、服务意识、大局意识，充分挖掘档案信息资源，助力提升血液保障能力，为全面推进采供血事业健康可持续发展贡献档案力量。