共享仪器设备授权使用管理系统的建设

林 羽 刘斌琼 福建省农业科学院畜牧兽医研究所 福州 350013

1 为什么要建立仪器设备共享平台

近年来， 国家对科学研究的资源和财力投入不断增加， 大型仪器设备的数量也在不断增加。 如何有效提高大型仪器设备的实际使用效率， 从而实现仪器设备的使用分布、共享和可持续发展，是目前很多科研单位面临的重要问题。 一是存在重复购买的情况，有些常用设备每个实验室和每个平台都买，虽然日常都在使用，但要是把使用量平均到每台设备，却发现平均使用率其实不高，存在一定的浪费现象。二是存在“一机难求”的情况，由于学科的差异和项目资金多寡的差异， 部分高端设备和部分特定设备只有少数实验室和平台才买得起， 但这些设备在本科室的使用率并不高， 其他科研人员想用却没得用或不便用。所以，要建立一个完善的大型仪器设备共享平台， 真正发挥大型仪器设备的作用， 助力科技创新[1-2]。

2 仪器设备共享平台要解决什么问题

构建仪器设备共享平台不是简单地把仪器设备搬到一起就算大功告成， 关键还要构建好完善的管理机制，才能让仪器设备共享平台发挥应有的作用。首先，要解决科研人员的思想观念问题，把试验仪器从自家的实验室搬到公共实验室可不是一个简单的过程，关键要打消科研人员的顾虑，要从制度和技术上保障他们对试验仪器的正常使用， 要切实让他们感受到仪器设备共享有助于科研工作效率的提升，这样他们才能心甘情愿地将各自的设备投放到仪器设备共享平台。 其次， 就是要解决好仪器的管理问题，仪器的正常使用怎样保障、维护保养怎么进行、仪器损坏如何定责等都需要出台相应的管理措施。再者，就是管理成本的问题，管理就要用到人，还必须是具备试验仪器操作和维护能力的专业人员。 但在科研院所编制有限的情况下， 科研人员往往需要身兼数职， 在优先保障高质量科研成果创建任务的前提下， 很难再有富余的精力和热情投入到各类平台的共享仪器管理工作中去。最后，就是要解决好共享仪器设备的使用情况及其管理人员的工作业绩缺乏科学的考核评价办法的问题。 仪器设备的用而不记、用而漏记和记而未用等管理漏洞时有发生，以此为基础的仪器设备使用状况评价和仪器设备管理者的绩效评价自然偏差很大， 这不仅为仪器设备的建设发展提供了错误的信息， 也不能客观地考核仪器设备管理人员的业绩， 最终会导致仪器共享流于形式，难以达到调节资源、助力创新的目的。

3 建设共享仪器设备授权使用管理系统

3.1 便捷的预约审批 仪器设备共享必须是有序共享， 要保障所有用户在一定的规则内享有平等的权利，这就需要建立公开透明的预约和审批流程。在用户端， 科研人员要能清晰地了解所有参与共享使用的仪器设备的状态信息， 包括但不限于本仪器设备能够开展的试验项目、采用的分析方法、具体的使用说明以及哪个时段可以预约使用等， 为开始预约做好准备。在管理端，平台管理人员要能全面地掌握平台内所有的设备信息，同时便捷地进行审批。审批可以人工审核通过， 也可以按照一定的规则自动审批通过。 对于普通的价值不高的常用仪器就可以采用自动审批， 即用户预约的时段可用就直接审批同意。 对于价格昂贵且操作复杂的仪器设备可以使用人工审批，管理人员通过查看审批单信息，了解申请人拟开展的试验和技能操作水平， 综合判断是否通过其使用仪器设备的申请。

3.2 精准的线下管理 按时、守规、有序地使用仪器设备是共享系统正常运行的重要保障， 是实现盘活仪器设备资源、 提高使用率的重要前提条件。 所以， 仅仅只做好线上的预约和审批管理是远远不够的，必须对线下的真实使用情况也一并进行管理。如果没有对设备的线下管控能力， 那么不通过预约就使用仪器或者预约了但不按照预约的时段随意使用设备的现象就会增多， 不仅会大大增加平台的管理工作量，也会让科研人员对仪器共享工作失去信心。有鉴于此，除了建设网络端的预约系统外，必须额外在试验仪器的硬件端加装管理设备， 实现授权使用功能， 确保只有在系统中预约且通过审批的用户才能正常使用仪器。 实现该功能最简单有效的方法就是根据“共享仪器设备授权使用管理系统”的预约审批信息， 在特定的时间段内开放相应试验仪器的使用权限，可以通过在“共享仪器设备授权使用管理系统”与试验仪器之间搭建数据交换链路的方式实现。

3.3 及时的告警提示 为最大限度减轻试验仪器设备共享平台管理人员的负担， 系统需要建立完备的告警提示功能， 对于系统中不正常的操作行为和违规行为进行及时提示， 提醒试验仪器设备共享平台管理人员进行必要的查看， 为共享平台的有序高效运行提供保障。例如，可以对未预约就使用设备的行为进行告警， 对运行时间到期需要运维保养的设备进行提示， 对不按预约时段使用仪器的人员进行标记， 对超低温冰箱等重要仪器设备断电故障进行告警等。告警提示信息可以分两种方式提供，一是在软件系统中对管理人员进行告警提示， 二是通过手机语音呼叫和短信等方式告警提示。

3.4 精准的科学评价 通过仪器设备共享系统的后台数据，可以最大限度地避免用而不记、用而漏记和记而未用等管理漏洞， 从而精准地分析共享仪器设备的使用情况， 并为其管理人员的工作业绩提供科学的考核评价依据。 一是后台可自动统计每台仪器设备的预约时间、预约时段、使用人等信息，生成各种报表，如仪器预约使用排行榜、仪器使用时间排行榜等， 通过数据分析可以精准地了解哪些设备供不应求、 哪些设备利用率较低， 可以为仪器设备购置、管理、更换工作的决策提供数据支持。 二是后台对各台仪器设备的使用时长进行统计， 可以自动对需要维护保养的设备进行提示。 三是后台详细记录了每台设备的使用时间、使用人等信息，可以对发生的设备故障进行溯源，避免责任不清、相互扯皮的现象， 从另一个角度促成科研人员规范使用仪器设备习惯的养成。