企业会计档案电子化建设工作优化路径研究

孙琴琴

（浙江东方金融控股集团股份有限公司，杭州 310000）

1 引言

会计原始凭证能够真实地反映企业经济业务发生的情况，是企业不可缺少的史料和证据。针对会计档案资源构建完善的档案管理机制，并引入全新的电子化工具，完成会计档案电子化转型发展，能够利用信息化手段代替传统手工工作，促进企业历史信息的有效应用，借助信息系统的模块功能，实现会计档案电子化的管控。现阶段，我国会计档案电子化的起步较晚，在具体实践中，仍然存在着管理机制不完善、档案数据安全性不足、系统操作等方面的问题，成为限制会计档案高质量管理的重大难题。对此，有必要探究企业会计档案电子化建设的重大意义，并以创新思维构建全新的档案管理体系，完成会计档案电子化的建设，这不仅是整体化推进企业内涵建设，提升企业内部管理水平的重要抓手，更是实现企业智能化转型的必由之路。

2 会计档案电子化建设的现实意义

会计档案是按照会计科目以文字等形态记录和储存企业经济活动的档案资源。传统的会计档案以纸质资料为原始凭证，在会计部门生成的会计账本和报表，都是反映企业经纪业务的重要历史资源，有着较高的应用价值。而在信息化时代背景下，会计档案电子化建设，是将原本的纸质资料转变为在计算机等数字媒介上进行应用的电子资料，包含电子凭证、电子记账凭证、电子账本、电子文档、电子报表等。而针对这部分电子档案，落实全新的档案管理措施，能够帮助企业取得更大的经济效益、社会效益、管理效益、安全效益。经济效益的提升是指会计电子档案取消电子发票结果打印的环节，能够采用无纸化报销的方式，从而简化会计流程。数字信息储存的方式，也能够减少档案场地、货架、外包装的成本，降低企业的成本费用。社会效益的提升是指电子化能够减少企业资源的消耗，企业内部形成绿色低碳的工作模式，更为主动地践行绿色经济理念。管理效益的提升是指电子档案储存在信息系统中，能够自动化地完成数据匹配、储存、归档，还可利用系统的检索功能，跨区域地调取电子文件，从而方便企业各部门应用档案资料，提升企业内部各项工作运行效率。安全效益的提升是指在信息系统中统一储存和管理电子档案，采用电子签名、数字水印、电子印章等安全技术，对数据进行权限控制，可追溯档案应用的行为，提升档案数据的完整性和安全性。

3 企业会计档案电子化建设现状和问题

3.1 会计电子档案数据的真实性不足，存在安全隐患

企业会计信息真实可靠，是落实企业财会管理工作的重要基础，当企业会计数据和信息的完整性与真实性不足，会影响到企业会计管理流程的整体环节，并在会计核算、报表编制、管理决策等重要环节出现漏洞，降低了企业会计信息的实用性。

首先，档案数据的完整性不足。在会计档案接收、保管、利用的过程中，会计档案管理人员不能够及时地记录档案的字节数、条目、检索项目，没有在入库的过程中确保输入的数据无病毒。特别是在完成会计电子档案入库后，不能够定期地进行机读检查，不了解数据的使用情况。而一旦档案数据遭到破坏，就容易降低档案资料的完整性，为后续的应用带来一定的困扰。

其次，会计档案的技术性保护措施不完善。会计档案信息涉及商业秘密、个人隐私，保证会计档案信息不受侵害，是要积极采取技术性的措施。但是目前，会计档案数据的储存，没有设定权限，技术性的措施仍然停留在建设防火墙层面，没有形成完善的网络管理制度，容易受到不法分子的入侵，导致档案信息丢失、损坏、被修改，或是因为人为操作的失误，引发网络安全风险，从而出现一些数据不完整、缺乏真实性等问题。

3.2 企业投入不足，会计档案软硬件设施不完善

企业会计档案电子化建设需要投入较大的资金，在设备运行、软件应用、系统维护方面给予足够的支持，完成会计档案电子化初始阶段的建设。但是现实情况是企业在会计电子化建设方面投入不足，导致会计档案系统运行不畅。

一是会计档案系统软件硬件建设力度不足。企业不能根据实际产生的需求购入全新的软件设施，导致电子档案信息传递和共享过程中，容易出现软件之间不能兼容的问题，无法实现会计档案的相互传递。

二是财会档案共享速度过慢。企业内部没有打通各部门之间的信息沟通渠道，财会人员不能够参与到业务全流程中，部门之间数据难以同步更新，容易使企业内部出现信息孤岛的现象。会计档案数据延迟，导致管理层决策失效，从而降低企业各项活动运营的效率和质量。

3.3 会计档案管理人员的信息化水平有待提升

会计档案电子化产生新需求，需要会计档案管理人员了解系统升级、维护、运行办法，为会计档案电子化的建设提供技术支持。但是企业面对新的发展机遇，普遍忽视人员培训和教育工作，开展的技能操作训练过少，导致会计档案管理人员只了解基础的会计科目和简单的操作流程，对技术升级、运行、维护的方法了解不够。企业会计档案管理人员自身的专业素养的不完善，降低了会计档案数据的管理效率，也阻碍了企业财会档案电子化建设的进程。

4 企业会计档案电子化建设工作优化路径

4.1 建立健全的电子档案管理体系，保障电子档案数据安全性

建立健全的企业会计电子档案管理体系，不仅有利于提升会计档案电子化建设规范水平，还可保障电子档案安全性，促进企业会计档案电子化建设水平稳步提升。因此，应结合企业会计档案电子化建设实际情况，搭建科学的管理体系，明确会计档案电子化建设标准，推进电子化建设进程有序展开。

一是制定严谨的电子会计档案建设流程，明确提出在移交电子会计档案时，要做到数据完整、内容准确、编目规范、账目一致。管理者接收后需进行统一编目、保管、开发利用，要求电子会计档案的字节数、检索条目等注入项目与登记一致，保证百分百准确率。

二是针对入库后的电子会计档案，做好机读抽查和检测工作，定期审核电子会计档案是否存有损坏、遗失等问题，以便及时发现问题并补救。

三是针对一些重要会计档案，需设置严格的权限管理程序，只有通过审核的人员才能访问、阅览会计档案，保障会计数据可访问性、可操作性以及安全性。

4.2 完善电子会计档案规章制度，提升档案建设规范化水平

第一，制定明确的岗位责任制、责任追究制、会计档案电子化建设制度等一系列制度，明确相关责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密集、保管期限、硬件与软件环境等内容。并利用制度明确电子会计档案移交和保管时间，利用制度形成约束机制，加大规范与管控力度。

第二，建立科学的评估与考核制度，针对会计电子档案建设要求和目标，制定人性化考核评估机制，设计综合性考核评估指标，将会计电子档案建设质量、利用率、更新速度、完整度等纳入考评体系。将考评结果与员工绩效挂钩，以充分激发员工积极性和主动性，从根本上保证会计电子档案建设质量和效率，促进会计档案电子化建设工作规范、有序展开。

第三，对于会计凭证、会计账簿、银行回单、会计报表以及会计收据等一切档案数据的管理，都要建立严谨的电子档案管理条例，制定配套审核与奖惩制度，以提高各部门人员对于保护电子会计档案的重视程度。

4.3 开发功能完善的电子档案系统，实现会计档案电子化建设

开发功能完善的电子档案系统，对于推进企业会计档案电子化建设，为企业提供优质且高效的电子化档案管理服务，助推企业长久可持续发展具有重要作用。电子化会计档案系统建设功能，主要包括档案接收与归档功能、档案管理与利用功能、系统监控与审计预警功能。其中，会计档案接收模块，主要分为在线接收和离线接收两种方式，支持多种方式录入档案数据，保存接收处理记录。能够通过该系统根据不同接口识别规则，自动将企业内外部相关系统推送来的会计资料，如会计凭证、合同原件和会计报表等自动归属于相应会计资料类别，显示题名、来源和关键词，方便会计人员查询审核。离线接收即便是在断电断网的情况下也会进行断点续存，避免档案文件信息在传输过程中遇到断电断网问题，造成数据泄露或损坏。归档模块主要包括档案立卷、组建分类、编号编目、档案著录等功能，需要档案管理人员深入分析各个渠道接收到的档案数据，将有价值的档案进行归档，纳入整理库中，按多维方式进行整理。档案管理模块包括档案鉴定、档案移交、档案销毁三大功能，通过对会计档案密级、保管期限、权限和销毁鉴定，确定档案文件性质和保存价值。根据档案文件保存年限要求和具体价值选择向上级单位进行移交，不具有保存价值的文件，需进入销毁清单，同时生成档案销毁清册。档案利用模块包括档案查询、档案借阅、档案归还三大功能，是会计档案电子化建设重要意义所在。档案接收和保存也是为方便档案的后续利用，是促进会计档案价值发挥最大化的关键环节。完善电子档案系统中的实时监控与预警功能，动态监测电子会计档案利用和储存情况。其中，可通过会计档案电子化系统读取系统内部文件信息与原数据动态，生成实时更新的会计档案看板和报表，及时对档案归档数量、归档类型、档案移交和销毁数量进行统计，借助可视化图表形式展现数据，便于管理人员实时监测电子会计档案具体运用情况。

4.4 培育高素质会计档案管理团队，提高档案电子化建设水平

为进一步提高企业会计档案电子化建设水平，为强化会计档案电子化建设与管理奠定基础，必须要重视打造一支专业水平高、业务能力强、综合素质好的会计档案管理团队。明确要求会计档案保管人员不仅要具备良好的职业道德情操，精通会计专业知识，同时还要掌握扎实的档案理论知识与计算机操作技能，才能更好地胜任会计档案电子化建设工作。基于此，企业在组建会计档案电子化建设团队时，需坚持内部培训和外部引进的方式，加强现有人才职业培训，不断更新其能力结构与知识储备，提高技能水平。并通过聘请专业化会计档案电子化建设人才，为现有工作队伍注入新鲜血液，实现以新带旧，助推会计档案电子化建设工作高质量开展。一方面，加强在职人员的职业技能培训。在会计档案电子化建设过程中，企业需针对现有会计档案保管人员开展专业化、常态化职业技能培训，聘请专业的培训团队，为会计档案保管人员提供档案理论知识、会计知识、计算机操作技能、会计档案电子化建设、信息素养、大数据思维等一系列知识与技能培训。通过培训不断提升会计档案保管人员职业技能水平，使之能够更好地借助计算机设备与信息技术开展会计档案电子化建设工作。还可通过为会计档案保管人员提供在职进修、继续教育、挂职锻炼、座谈会等学习培训方式，优化知识结构，提升专业水平，为会计档案电子化建设奠定基础。同时，应制定科学的技能评估机制，将会计档案保管人员整体技能水平纳入评估机制，根据评估结果落实激励和淘汰措施，淘汰不合格人员，激励能力优秀人员，打造一支真正具有现代化管理水平与计算机应用水平的会计档案电子化管理人才队伍。另一方面，加强优秀人才引进。相关企业可通过优化会计档案保管人员的薪资、待遇、福利，吸引优质人才来企应聘，通过设置技能考核机制，保证筛选到的人才符合自身岗位实际需求，并通过落实岗前培训办法，通过岗前培训将企业会计档案电子化收集、整理、保存、归档以及企业文化传授给新引进的人才，使之能够提前适应工作岗位，快速进入工作状态，减少会计档案电子化风险。这样能够确保企业所组建的人才队伍始终掌握最先进的管理理念，及时学习到最高效的管理方法，促进其工作质量和效率得到持续性提升。

5 结语

总而言之，企业会计档案电子化建设是企业数字化转型的重要环节，利用数字化的工具，能够实现会计档案快速检索、安全储存、实时共享，提升档案数据的应用效率，也为企业决策层提供准确的数据参考。当前，企业在转型发展中，重视会计档案系统的建设，但是在具体实践中，仍然存在着管理机制不完善、忽视数据安全保护、数据共享效率低等问题。对此，在日后的工作中，需要企业建立完善的电子档案管理体系，并加大电子档案系统的投入，开发功能完善的软件系统，完成会计档案电子化的建设。针对电子档案应用上的要求，优化电子档案储存和保管流程，促进档案管理、储存、应用等流程的规范化运行，并通过提升财会人员的信息化水平，保障会计电子档案信息的合理应用，增强会计档案数据的可靠性、完整性、安全性，发挥会计档案资源的重要价值，推动企业智能财会工作的有序落实。