高校固定资产管理优化与信息化建设探究

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随着高校规模的不断扩大和固定资产数量的增加，固定资产管理已经成为高校一项必不可少的日常管理工作。然而，由于当前的管理手段和管理方式落后，高校固定资产管理方面存在一些问题和挑战。为了提高固定资产的利用率和管理效率，应积极推进固定资产管理的信息化建设。

一、高校固定资产管理现状分析

从资产购置需求提出的那一刻起，固定资产管理就已经开始了，随着资产的入库、使用、报废等流程的进行，固定资产管理问题逐渐凸显。总的来说，高校在固定资产管理方面主要存在以下六大问题。

（1）管理制度不完善。有些高校现行的资产管理制度已沿用多年，伴随着政策的颁布和管理方式的升级，现有的管理制度无法满足日常工作需要。再加上缺少制度宣讲和具体操作细则，缺乏有效的监督和控制方法，导致资产管理工作混乱。

（2）管理执行不到位。对于高校来说，制度的制定者和执行者存在一定的信息差，再加上人员流动频繁，制度的很难落实到位。例如，资产登记、验收、领用、报废等环节未按照制度要求进行，导致资产管理的准确性和规范性下降。

（3）资产登记和标识不准确。一些高校可能存在资产登记和标识不准确的问题，例如资产编号、名称、规格、数量等信息填写错误或同步更新不及时，资产标识模糊、缺失等，导致资产管理的准确性和可追溯性较低。

（4）验收和入库程序不规范。一些高校在固定资产验收和入库环节存在程序不规范的问题，例如验收流程不明确，相关单据填写和签字环节存在疏漏，导致无法准确记录资产的数量和质量。

（5）资产处置和报废程序不规范。一些高校在资产处置和报废的程序上存在漏洞。例如，没有明确的报废审核流程，资产报废登记和清理工作不及时，导致废弃资产的管理和处理存在漏洞。

（6）资产盘点和管理不及时。对于大多数高校来说，一年盘点一次固定资产是常见情况，暑假和寒假是盘点的集中时间。由于资产盘点周期过长，导致资产台账与实际资产出现不一致的情况，对资产的使用情况、维护情况等管理和监督不力。

二、高校固定资产管理优化策略分析

（1）使用固定资产管理信息系统，提高管理效率。通过引入专门的固定资产管理信息系统，高校可实现资产信息的信息化管理和实时更新。通过系统化的数据记录和查询功能，提高工作效率、减少人员的重复劳动，方便快速地进行资产查询、统计和分析；引入自动化技术，如自动化标识和扫码识别技术，提高资产登记和标识的准确性、效率；同时，可以考虑采用自动化设备进行资产盘点、维修保养等工作，如红外盘点机、RFID盘点机，减少人工操作的时间和人力成本。

（2）优化工作流程，减少人为操作。引入固定资产管理系统后，高校可优化固定资产管理的各个环节，如购置审批、验收入库、资产领用与归还、报废处理等流程。简化操作流程，减少工作环节，优化操作步骤，提高工作效率和管理精细度。此外，高校还可借助系统的数据分析工具和方法，挖掘和分析数据，了解资产在哪里、谁在用、残值多少、维护多少次等信息，从而为决策提供依据。结合系统提供的数据，高校可进行科学分析，从而优化资产配置、建立专门的维护计划等，提高管理决策的准确性和有效性。

职工论坛是院内文化的体现。院内职工可随时在企业号内参与论坛活动，在论坛上发布一些正能量、学术性等的文字、图片、小视频等内容，增强大家相互学习的积极性，提高医院的创效能力；此外，院内职工还可直接通过企业号查看及收发邮件，并提供职工信箱、职工诉求等渠道。

（3）加强部门之间的协作，促进信息共享。高校应加强资产管理员的日常培训，使其熟悉、掌握固定资产管理的相关知识和专业技能，以提高资产管理工作的效率和管理水平。同时，适当增加资产管理员专职岗位，保证人员配备的合理性和充足性。此外，还可构建资产管理绩效评估机制，对固定资产管理的各项指标进行评估分析，发现问题，及时改进和调整，挖掘优化空间，并确保管理效率不断提升。

三、高校固定资产管理信息化建设的重要意义

（1）高效性。通过引入资产管理信息系统，高校可实现资产信息的集中管理和实时更新，快速准确地查询、统计和分析资产数据。自动化技术的应用可以简化工作流程，减少人工操作的时间和人力成本。同时，信息化建设还可以提供便捷的数据输入和管理方式，方便了操作人员进行资产管理工作，提高了工作效率。

（2）准确性。资产管理信息系统可以实时记录和更新资产的基本信息、使用状况、维护记录等，确保资产信息的准确性。自动化技术的应用可以减少人为因素的干扰和操作失误。同时，利用数据分析工具和方法，可以对资产数据进行分析和挖掘，了解资产的使用状况、损耗情况、维护周期等信息，提高决策的准确性。

（3）安全性。通过资产管理信息系统，高校可对资产数据进行权限控制，对特定角色设置专属权限，从而确保数据的安全和保密。同时，信息系统还具备数据备份功能和网络安全措施，防止数据被篡改和丢失。

（4）数据分析和决策支持。高校可以通过信息系统的数据分析对固定资产的使用情况、维护需求、更新计划等关键指标进行深入分析和预测。这样的数据驱动决策可以帮助高校更准确地制定采购、维护和更新固定资产的策略，并优化资产的配置和使用方式。

（6）智能化和自动化管理。针对资产自动识别、自动定位、运行监测等需求，高校也可借助物联网技术，引入智能设备和传感器进行监控和预警，从而实现固定资产管理的智能化和自动化。

（7）基础设施维护和效能提升。借助物联网技术和资产管理系统，高校可通过远程监控和自动维修保养计划，实时掌握资产的工作状态、维护需求和运行效果，并及时进行维修和保养，减少停工损失和提高设备的使用寿命。

四、高校固定资产管理信息化建设的具体实践

（1）系统的选型与设计。在系统的选择方面，高校可根据自身的需求和特点，选择自主研发或采购成熟的商业软件。在选型的过程中，需要综合考量系统的功能、使用难度、安全程度、集成拓展性等。除此之外，系统设计也是重要的参考因素。由于高校资产分布广，各部门自主管理名下资产，因此系统的设计需要依据高校的实际情况，如不同角色分配不同权限，确保权限的设置能满足各级管理者和操作人员的需求。

（2）资产数据的录入与更新。系统搭建完成后，需要录入固定资产的基本信息，包括资产的名称、编号、规格、照片、使用部门、采购日期、数量、采购单价等。数据要保证准确和完整，避免错误和遗漏。同时，还需支持批量导入资产信息，减少人工操作。此外，针对新增资产的购置和原有资产的变动，系统还应及时变更资产信息，确保系统内信息与资产实物状态一致。

（3）数据的查询与分析。通过信息化系统，高校可以方便地查询和分析资产数据。管理员和操作人员可以通过系统的查询功能，快速定位和查询特定的资产信息。同时，数据分析工具的应用可以对资产数据进行挖掘和分析，了解资产的使用情况、维护需求、损耗情况等，为管理决策提供数据支持。

（4）绩效考核与优化。通过对系统资产数据的分析和指标监控，可以评估资产管理的效果。定期的数据报告和管理审计可以帮助高校改进管理决策，提高固定资产的管理效率和效能。

（5）系统维护与升级。针对自研的资产管理系统，高校还需组建专业的系统管理团队，负责系统的日常运维、备份和安全管理等工作，保障系统的稳定性和安全性。如果高校采购的是成熟的商业软件，则需考量对方的运维技术和服务团队，确保使用顺畅。

综上所述，信息化建设对高校固定资产管理至关重要，不仅能提高管理的准确性和安全性，还能减少资源的浪费和损失，助高校摸透“家底”。但信息化建设是一项长期而持续的工作，高校在引入信息化系统的同时，还需不断完善制度、加强培训与宣传，以推动固定资产管理工作的不断改进与创新，实现固定资产的高效利用，为教育事业的发展提供更多的支撑和保障。